Inquéritos Elementos, Riscos e Controlos (Configuração)

No caso dos inquéritos do tipo Elementos, Riscos e Controlos, a ferramenta permite definir os seguintes parâmetros (os campos e tabelas que aparecem neste formulário dependerão do tipo de inquérito selecionado no modelo de inquérito):

Inquérito formato formulário

Se o modelo de inquérito selecionado corresponder a um inquérito apenas de elementos, será habilitada a opção de selecionar este formato ao criá-lo.

Idioma

Esta opção permite configurar o idioma em que serão enviadas as notificações associadas aos inquéritos que utilizem esta configuração.

O seletor de idioma só está habilitado quando o SG tem mais de um idioma configurado. Por padrão, é exibido o idioma principal da entidade.

O idioma escolhido será aplicado ao conteúdo de todos os e-mails, notificações e links para o inquérito destinados a utilizadores que não têm conta no GlobalSuite®.
Para os utilizadores registados na plataforma, será sempre utilizado o idioma definido no seu perfil, independentemente do valor configurado aqui.

Esta alteração aplica-se retroativamente às configurações já existentes, que adotarão como valor inicial o idioma principal da organização.

Caso um idioma previamente configurado seja eliminado, as configurações que o utilizavam serão automaticamente atualizadas, substituindo-o pelo idioma principal da organização.

Modelo

Esta opção aparece em inquéritos de Elementos, inquéritos de Riscos-Controlos e Inquéritos de Elementos Riscos Controlos.

Inquéritos de Elementos:

Ao marcar esta opção, poderão ser definidas templates de inquéritos para permitir o envio direto de inquéritos de elementos desde Inventário > Tabela de elementos, a partir destas templates. Isto oferece aos utilizadores, mesmo aqueles sem privilégios de administração de inquéritos, a capacidade de selecionar um ou vários elementos para incluir no alcance e configurar o envio de forma rápida e simples.

As configurações marcadas com esta opção estarão disponíveis como templates na Tabela de elementos, onde poderão ser selecionadas e utilizadas diretamente para gerir o envio de inquéritos.

Inquéritos de Riscos-Controlos e Inquéritos de Elementos Riscos Controlos. Elementos:

Ao marcar esta opção, poderão ser definidas templates de inquéritos para permitir o envio desde uma Análise de Riscos a partir destas templates.

Ao selecionar esta opção, aparece um campo chamado “Origem dos riscos”, que inclui duas opções possíveis (excludentes):

• Riscos desde a Análise

• Riscos desde o Catálogo

Configuração de Template com Riscos desde a Análise

Ao selecionar esta opção, o formulário para configurar este tipo de inquéritos comporta-se da seguinte forma:

• “Notificações” mantém-se ativo/habilitado. Opcional.

• “Programação de inquéritos” desabilitado

• Destinatários:

  • Inquéritos sem estados configurados: O fieldset ‘Destinatários’ habilitado/opcional.

  • Inquéritos com estados configurados: O fieldset ‘Estados’ habilitado/opcional.

• “Configurar Riscos” desabilitado

Configuração de Template com Riscos desde o Catálogo

As templates com Origem dos riscos desde o Catálogo permitem selecionar especificamente os riscos sobre os quais será enviado o inquérito.

Ao selecionar esta opção, o formulário para configurar este tipo de inquéritos comporta-se da seguinte forma:

• “Notificações” mantém-se ativo/habilitado. Opcional.

• “Programação de inquéritos” desabilitado

• Destinatários:

  • Inquéritos sem estados configurados: O fieldset ‘Destinatários’ habilitado/opcional.

  • Inquéritos com estados configurados: O fieldset ‘Estados’ habilitado/opcional.

• “Configuração Riscos”

  • Análise de Riscos: habilitado e obrigatório.

  • Tabela de Riscos de Catálogo: Habilitado e obrigatório selecionar pelo menos um risco

Programação de inquéritos

Esta seção permite programar a criação e lançamento de inquéritos de Elementos, Riscos e Controlos de forma periódica. Como principais características:

• Será possível planear o envio para que seja feito através de uma publicação (de forma anónima mediante um link único) ou internamente, para o qual o destinatário precisará de um utilizador com privilégios para poder completar o inquérito.

• Os inquéritos serão lançados em função da frequência programada, podendo ser Mensal, Trimestral, Semestral ou Anual.

• Este lançamento automático é compatível com a criação de inquéritos de forma manual, já que a próxima data de envio é obtida a partir do último inquérito lançado.

• Os campos disponíveis nesta seção são:

  • Automático: Permite habilitar ou desabilitar o lançamento automático de inquéritos

  • Tipo Envio: Dispõe de duas opções

  • Link externo: Será criada uma publicação (e será ativada) para que o destinatário possa aceder de forma anónima.

  • Acesso interno: Será criado um inquérito interno que será acessível mediante utilizador, na opção Gestão de Inquéritos

  • Periodicidade: Indica a frequência com que será lançado o inquérito. Poderá ser Mensal, Trimestral, Semestral, Anual

  • Data de início: No caso de uma configuração a partir da qual não tenha sido lançado nenhum inquérito, indicará a data de referência a partir da qual será programado o lançamento)

  • Data último envio: Indica a data de lançamento mais recente de um inquérito para esta configuração (se não existir nenhum inquérito, aparecerá vazio)

  • Data próximo envio: Calcula a previsão de lançamento do próximo inquérito, a partir da frequência indicada

Destinatários

Se o Modelo de Inquérito não tiver estados configurados (nesse caso é necessário definir o responsável para cada estado), poderão ser definidas as pessoas, selecionadas de Empregados, que receberão o inquérito criado a partir desta configuração. No caso de incluir mais de um destinatário, será criado um inquérito independente para cada um deles.

• Ao pressionar o botão "Adicionar" abre-se uma janela com a lista de empregados do sistema, podendo selecionar os que se queiram incorporar.

• Análise de Riscos: Permite selecionar a análise de riscos sobre a qual será realizado o inquérito. As análises de riscos são configuradas na opção 'Análise/Análise de Riscos'.

• Riscos de catálogos: Mostra os catálogos de riscos incluídos na análise selecionada. Estes catálogos serão os que poderão Recuperar Riscos no inquérito.

• Elementos: Permite estabelecer os elementos concretos sobre os quais será realizado o inquérito.

• Riscos: Permite selecionar os riscos concretos dos elementos sobre os quais será realizado o inquérito. Nesta tabela aparecem os riscos que já existem para os elementos selecionados.

• Controlos: Permite definir os controlos concretos sobre os quais será realizado o inquérito. Dependendo de se no tipo de inquérito os controlos são avaliados de maneira geral, por risco, ou por elemento, será exibida a lista total de controlos da análise, os controlos do risco selecionado, ou uma árvore de controlos por elemento, respetivamente.
  

Evidências

No caso de o inquérito ser do tipo "Inquérito de Elemento-Controlos (Metodologia Por Elemento)" e se marcar o check de Incluir Evidências, no final aparecerá uma tabela de Evidências para selecionar as que se queiram incluir no inquérito, o que se realiza marcando-as na própria tabela.

Também podem ser incluídas automaticamente em função dos controlos que serão avaliados (ver tabela anterior). Para isso, ao pressionar o botão "Incluir Evidências Controlos" serão marcadas todas as evidências que estejam associadas aos controlos que serão avaliados.

Documentação Evidência

No caso de se marcar a opção Incluir documentação evidências no modelo de inquérito, será habilitada esta opção, para poder configurar a visibilidade dos documentos necessários nos inquéritos.

Configuração de visibilidade e consolidação de documentação

Existem duas opções para gerir a visibilidade dos documentos exibidos nos inquéritos:

• Visibilidade total da documentação da evidência > Sem pasta associada

  • Se não for selecionada nenhuma pasta e se incluir mais de um elemento no alcance, no inquérito serão exibidos todos os documentos das evidências.

  • A consolidação do inquérito é realizada na pasta "Evidências Inquéritos".

• Restringir a visibilidade da documentação das evidências > Associar pasta

  • Os documentos visíveis no inquérito serão apenas os que estiverem incluídos na pasta selecionada e que estejam associados à evidência.

  • A consolidação do inquérito é realizada na mesma pasta selecionada.

Opção TPRM

Para os utilizadores do módulo de TPRM, é oferecida uma opção que simplifica a criação de pastas para cada fornecedor. Em vez de ter que criar manualmente uma pasta para cada um, a pasta será gerada automaticamente ao consolidar o inquérito.

Quando não se seleciona nenhuma pasta no campo Associar pasta e apenas se inclui um único elemento no inquérito, será criada automaticamente uma pasta na raiz do Gestor Documental com o nome do elemento incluído (Fornecedor). Se essa pasta já existir, não será criada uma nova.

Além disso, ao consolidar-se o inquérito, a documentação será consolidada nessa mesma pasta gerada.

Anexos

Na configuração de Inquérito, é possível carregar ficheiros e documentos com ajudas, guias ou uma explicação detalhada, que serão enviados por e-mail aos destinatários dos inquéritos quando forem lançados, além de estarem disponíveis no próprio inquérito para consulta.