Inquéritos Elementos, Riscos e Controlos (Configuração)

No caso dos inquéritos do tipo Elementos, Riscos e Controlos, a ferramenta permite definir os seguintes parâmetros (os campos e tabelas que aparecem neste formulário dependerão do tipo de inquérito selecionado no modelo de inquérito):

Dados Gerais Configuração

Ao aceder a um elemento da tabela (configuração de um inquérito), a ferramenta permite definir os seguintes parâmetros para qualquer tipo de inquérito:

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• Nome: Permite identificar o nome do inquérito. Este nome será exibido na lista inicial de inquéritos.

• Tipo: Permite visualizar a tipologia do inquérito.

• Modelo: Permite visualizar a tipologia do inquérito.

• Data: Identifica a data de criação do inquérito.

• Comentários: Este campo permite incluir informações ou instruções para completar o inquérito, que serão recebidas pelos destinatários dos inquéritos.

• Habilitado: Permite mostrar o inquérito no Portal de Clientes.

• Bloquear Acompanhamentos

• Idioma: Esta opção permite configurar o idioma em que serão enviadas as notificações associadas aos inquéritos que utilizem esta configuração.
  O seletor de idioma só está habilitado quando o SG tem mais de um idioma configurado.
  Por padrão, é exibido o idioma principal da entidade.
  O idioma escolhido será aplicado ao conteúdo de todos os e-mails, notificações e links para o inquérito destinados a utilizadores que não têm conta no GlobalSuite®. Para os utilizadores registados na plataforma, será sempre utilizado o idioma definido no seu perfil, independentemente do valor configurado aqui.
  Caso um idioma previamente configurado seja eliminado, as configurações que o utilizavam serão atualizadas automaticamente, substituindo-o pelo idioma principal da organização.

• Usar como Modelo: Esta opção aparece em inquéritos de Elementos, inquéritos de Riscos-Controlos e inquéritos de Elementos, Riscos e Controlos.

  Indica que o inquérito poderá ser utilizado como modelo para o envio de inquéritos a partir dos módulos de Inventário e Análise de Riscos.

  Conforme esta opção seja marcada ou não, a configuração do inquérito variará. O seu funcionamento é detalhado mais adiante.

Notificações

É possível configurar o envio de alertas ao destinatário para notificar que tem inquéritos atribuídos pendentes. Estas notificações são configuradas tanto para inquéritos internos como externos e estão disponíveis para todos os tipos de inquéritos. A configuração permite definir a periodicidade do envio e o tempo durante o qual a notificação permanecerá ativa, iniciando-se a sua aplicação a partir da data de lançamento do inquérito. Os alertas são enviados sempre que o inquérito não esteja finalizado.

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As opções são as seguintes:

• Ativar: Ao marcar esta opção será ativada a seção para configurar o envio das notificações.

• Periodicidade: Poderá ser configurada

  • Diária

  • Semanal

  • Mensal

• Dias Ativados: Serão indicados os dias durante os quais as notificações estarão ativas, tendo em conta a periodicidade.

Programação de inquéritos

A seção Programação de inquéritos, localizada dentro da configuração do inquérito, permite programar a criação e lançamento de inquéritos de Elementos, Riscos e Controlos de forma periódica.

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Para habilitar esta funcionalidade, está disponível a opção Automático, que por padrão está desmarcada. Ao ativá-la, os campos de parametrização da programação serão habilitados.

Os campos disponíveis são os seguintes:

• Tipo de envio: Permite definir a modalidade de envio do inquérito:

  • Link externo: o inquérito será enviado através de um link externo, sob o funcionamento de Publicação.

  • Acesso interno: o inquérito será gerido a partir do módulo de Gestão de Inquéritos.

• Periodicidade: Permite estabelecer a frequência com que será realizado o lançamento automático:

  • Mensal: será lançado no mesmo dia do mês seguinte (ex: 15 de janeiro → 15 de fevereiro)

  • Trimestral: será lançado no mesmo dia do mês, três meses depois (ex: 15 de janeiro → 15 de abril)

  • Semestral: será lançado no mesmo dia do mês, seis meses depois

  • Anual: será lançado no mesmo dia do mês, um ano depois

• Data de início: Indica a data a partir da qual começará a ser executada a programação definida.

• Data do último envio: Mostra a data em que foi realizado o último lançamento automático (se não existir nenhum inquérito, aparecerá vazio).

• Data do próximo envio: Mostra a data prevista para o próximo lançamento de acordo com a periodicidade configurada.

Destinatários

Se o Modelo de Inquérito não tiver estados configurados (nesse caso será necessário definir o responsável para cada estado), será possível definir quais pessoas, selecionadas de Empregados, receberão o inquérito criado a partir desta configuração. Caso sejam incluídos mais de um destinatário, será criado um inquérito independente para cada um deles.

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• Ao pressionar o botão "Associar" será aberta uma janela com a lista de empregados do sistema, podendo selecionar os que se deseja incorporar.

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Estados

Se o Modelo de Inquérito tiver estados configurados, a configuração do inquérito exibirá uma seção denominada "Estados" que contém uma tabela com os estados configurados e os empregados atribuídos como responsáveis por cada estado. Esta tabela permite, portanto, atribuir um empregado como responsável por cada estado do inquérito, de forma que, dependendo do estado do inquérito, a ferramenta atribuirá como responsável o empregado indicado.

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A atribuição de um responsável a cada estado é realizada selecionando um estado da tabela e clicando no botão "Associar Responsável". Ao realizar esta ação, será exibida uma janela pop-up contendo todos os colaboradores da organização, permitindo a seleção de um deles e clicando no botão "Associar Colaboradores" para atribuí-lo.

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Configuração de Riscos.

A configuração do formulário do inquérito variará em função do tipo de inquérito selecionado. Com base nesta tipologia, serão habilitadas as diferentes seções de parametrização, tais como Elementos, Riscos e Controlos, bem como as relações existentes entre eles.

A disponibilidade, conteúdo e comportamento de cada seção dependerão da configuração definida no modelo de inquérito e das dependências estabelecidas dentro da análise selecionada. Desta forma, o formulário exibirá apenas as informações necessárias para o preenchimento do inquérito de acordo com o seu alcance.

Análise de Riscos

Nos inquéritos que contemplam a avaliação de Riscos e/ou Controlos, a primeira seção visível será Análise de riscos.

Neste campo, deverá ser selecionada a análise de riscos sobre a qual o inquérito será configurado. Esta seleção determinará as informações disponíveis nas seções posteriores, tais como catálogos, elementos, riscos e controlos associados.

Com base na análise selecionada, o sistema exibirá apenas os registos vinculados à mesma, permitindo delimitar o alcance do inquérito ao contexto definido.

Elementos

Nos inquéritos de apenas Elementos, ao pressionar “Adicionar” aparecerão os elementos do Inventário de Elementos sobre os quais será realizado o inquérito. Se deixado em branco, ainda será possível preencher o inquérito criando novos elementos a partir do mesmo.

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Inquéritos de Riscos

Nos inquéritos de Riscos, a primeira seção visível é Análise de riscos.
Após a sua seleção, serão exibidos os catálogos associados e a seção de Elementos, a partir da qual poderão ser selecionados os elementos sobre os quais será realizada a avaliação.

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Uma vez adicionados os elementos, ao clicar sobre cada um será exibida, na parte inferior, a lista de riscos associados a esse elemento. Estes aparecerão marcados por padrão; no entanto, poderão ser desmarcados, se desejado. Além disso, no inquérito poderão ser criados novos riscos, caso necessário.

• Controlos: Permite definir os controlos concretos sobre os quais será realizado o inquérito. Dependendo de se, no tipo de inquérito, os controlos são avaliados de forma geral, por risco ou por elemento, será exibida a lista total de controlos da análise, os controlos do risco selecionado ou uma árvore de controlos por elemento, respetivamente.

Evidências

No caso de o inquérito ser do tipo "Inquérito de Elemento-Controlos (Metodologia Por Elemento)" e a opção de Incluir Evidências ser marcada, no final aparecerá uma tabela de Evidências para selecionar as que se deseja incluir no inquérito, o que é feito marcando-as na própria tabela.

Também podem ser incluídas automaticamente em função dos controlos que serão avaliados (ver tabela anterior). Para isso, ao pressionar o botão "Incluir Evidências Controlos" serão marcadas todas as evidências associadas aos controlos que serão avaliados.

Documentação de Evidência

No caso de a opção Incluir documentação de evidências ser marcada no modelo de inquérito, esta opção será habilitada para configurar a visibilidade dos documentos necessários nos inquéritos.

Configuração de visibilidade e consolidação de documentação

Existem duas opções para gerir a visibilidade dos documentos exibidos nos inquéritos:

• Visibilidade total da documentação da evidência > Sem pasta associada

  • Se nenhuma pasta for selecionada e mais de um elemento for incluído no alcance, no inquérito serão exibidos todos os documentos das evidências.

  • A consolidação do inquérito é realizada na pasta "Evidências Inquéritos".

• Restringir a visibilidade da documentação das evidências > Associar pasta

  • Os documentos visíveis no inquérito serão apenas os que estiverem incluídos na pasta selecionada e que estejam associados à evidência.

  • A consolidação do inquérito é realizada na mesma pasta selecionada.

Opção TPRM

Para os utilizadores do módulo de TPRM, é oferecida uma opção que simplifica a criação de pastas para cada fornecedor. Em vez de criar manualmente uma pasta para cada um, a pasta será gerada automaticamente ao consolidar o inquérito.

Quando nenhuma pasta é selecionada no campo Associar pasta e apenas um único elemento é incluído no inquérito, será criada automaticamente uma pasta na raiz do Gestor Documental com o nome do elemento incluído (Fornecedor). Se essa pasta já existir, não será criada uma nova.

Além disso, ao consolidar o inquérito, a documentação será consolidada nessa mesma pasta gerada.

Anexos

Na configuração do Inquérito, é possível carregar ficheiros e documentos com ajudas, guias ou uma explicação detalhada, que serão enviados por e-mail aos destinatários dos inquéritos quando forem lançados, além de estarem disponíveis no próprio inquérito para consulta.

Modelo

Esta opção aparece em inquéritos de Elementos, inquéritos de Riscos-Controlos e Inquéritos de Elementos Riscos Controlos.

Inquéritos de Elementos:

Ao marcar esta opção, será possível definir modelos de inquéritos para permitir o envio direto de inquéritos de elementos a partir de Inventário > Tabela de elementos, com base nesses modelos. Isso oferece aos utilizadores, mesmo aqueles sem privilégios de administração de inquéritos, a capacidade de selecionar um ou vários elementos para incluir no alcance e configurar o envio de forma rápida e simples.

As configurações marcadas com esta opção estarão disponíveis como modelos na Tabela de elementos, onde poderão ser selecionadas e utilizadas diretamente para gerir o envio de questionários.

Questionários de Riscos-Controlos e Questionários de Elementos Riscos controlos. Elementos:

Ao marcar esta opção, será possível definir modelos de questionários para permitir o envio a partir de uma Análise de Riscos com base nesses modelos.

Ao selecionar esta opção, aparece um campo chamado “Origem dos riscos”, que inclui duas opções possíveis (excludentes):

• Riscos a partir da Análise

• Riscos a partir do Catálogo

Configuração de Modelo com Riscos a partir da Análise

Ao selecionar esta opção, o formulário para configurar este tipo de questionários comporta-se da seguinte forma:

• “Notificações” mantém-se ativo/habilitado. Opcional.

• “Programação de questionários” desativado

• Destinatários:

  • Questionários sem estados configurados: O fieldset ‘Destinatários’ habilitado/opcional.

  • Questionários com estados configurados: O fieldset ‘Estados’ habilitado/opcional.

• “Configurar Riscos” desativado

Configuração de Modelo com Riscos a partir do Catálogo

Os modelos com Origem dos riscos a partir do Catálogo permitem selecionar especificamente os riscos sobre os quais o questionário será enviado.

Ao selecionar esta opção, o formulário para configurar este tipo de questionários comporta-se da seguinte forma:

• “Notificações” mantém-se ativo/habilitado. Opcional.

• “Programação de questionários” desativado

• Destinatários:

  • Questionários sem estados configurados: O fieldset ‘Destinatários’ habilitado/opcional.

  • Questionários com estados configurados: O fieldset ‘Estados’ habilitado/opcional.

• “Configuração Riscos”

  • Análise de Riscos: habilitado e obrigatório.

  • Tabela de Riscos do Catálogo: Habilitado e obrigatório selecionar pelo menos um risco