Gestor Documental

O gestor documental permite centralizar e gerir toda a documentação do sistema ou sistemas de gestão da empresa selecionada.

O gestor documental adapta-se aos sistemas de gestão e ferramentas disponíveis na empresa, incorporando secções comuns para a gestão de um sistema (Pasta SG) e a opção de pastas individualizadas para cada sistema.

Por padrão, a empresa terá uma pasta SG (sistema de gestão) para a parte do ciclo PDCA das normas e pastas específicas para cada sistema de gestão disponível (ISO 27001, ISO 20000, etc.). Esta estrutura de pastas é a proposta por padrão pela GlobalSUITE, mas pode ser personalizada por cada organização.

A seguir detalha-se a funcionalidade de cada um dos botões (da esquerda para a direita) oferecidos pelo Gestor Documental na sua cabeçalho:

• Opções: Agrupa algumas das opções permitidas pelo Gestor Documental. Ao pressionar o botão "Opções", é exibido um menu de botões detalhados a seguir:

  • Nova Pasta: Permite criar novas pastas no gestor documental. Para isso, selecionamos a linha sobre a qual queremos gerar uma pasta e pressionamos o botão ‘Nova pasta’.

  • Mover: Oferece a possibilidade de mover uma pasta ou arquivo para um novo local, dentro das pastas disponíveis no gestor documental.

NOTA: Se o Workflow de aprovação estiver ativado, só será possível mover entre locais que tenham os mesmos workflows aplicados, para não perder a atribuição de responsáveis.

• Subir: Permite selecionar o documento que se deseja carregar na ferramenta, acessando o explorador de arquivos do equipamento. Se o workflow estiver ativado, deve-se selecionar previamente o workflow que se deseja utilizar através da lista suspensa localizada à esquerda do botão "Subir". Os documentos que se desejam armazenar no gestor documental devem ter um tamanho inferior a 15 MB.

Os formatos permitidos na ferramenta são:

• pdf: Adobe PDF

• doc: Microsoft Word

• docx: Microsoft Word 2007

• dot: Microsoft Word - Modelo

• ppt: Microsoft Power Point

• pps: Microsoft PowerPoint

• pptx: Microsoft Power Point 2007

• ppsx: Microsoft PowerPoint

• xls: Microsoft Excel

• xlsx: Microsoft Excel 2007

• xlsm: Microsoft Excel - Folha de cálculo com macros

• vsd: Microsoft Visio Diagram Document Format

• vst: Microsoft Visio Flowchart Format

• mpp: Microsoft Project

• mpt: Microsoft Project - Modelo

• odt: Open Office Texto

• odp: Open Office Apresentação

• ods: Open Office Folha de Cálculo

• odg: Open Office Gráficos

• txt: Texto simples

• rtf: Texto formatado

• jpg: Imagem JPG

• jpeg: Imagem JPEG

• png: Imagem PNG

• bmp: Imagem de bits padrão do Windows

• mgr: Imagem Bitmap MGR

• csv: Arquivo separado por vírgulas

• msg: Email

• eml: Email

• bpm: Bizagi Modeler

• bpmc: Bizagi Modeler

• rar: Arquivo comprimido

• 7z: Arquivo comprimido

• zip: Arquivo comprimido

• svg: Imagem vetorial

• Eliminar: Permite eliminar uma pasta ou arquivo existente. Para isso, seleciona-se a linha com a pasta ou arquivo e pressiona-se o botão ‘Eliminar’.

• Detalhes: Uma vez selecionado o documento desejado, permite ver os detalhes do documento além de geri-lo através do Workflow definido na secção ‘Ajustes /Minha empresa’.

O quadro situado à esquerda mostra todas as versões do documento armazenado. As ações que podem ser realizadas sobre o mesmo são:

• Voltar: A ferramenta retorna ao gestor documental.

• Subir: Permite acessar o explorador de arquivos para selecionar o arquivo a ser carregado.

• Visualizar: Permite ter uma visualização do arquivo ou documento, sem necessidade de ser descarregado. Isso é permitido para arquivos com extensão .pdf, .jpg, .jpeg, .bmp e .png.

• Opções: No botão opções foram agrupados os seguintes botões:

  • Eliminar: Permite eliminar uma versão de arquivo existente. Para isso, seleciona-se a linha do arquivo e pressiona-se o botão ‘eliminar’.

  • Descarregar: A opção possibilita descarregar o documento cuja linha esteja selecionada.

  • Alterar Versão Ativa: Permite, no caso de dispor de várias versões, identificar o documento em vigor. Este ficará destacado em verde e será exibido no Gestor Documental.

A visualização do documento é exibida como aparece na imagem a seguir:

O quadro situado à direita mostra os dados gerais do documento e as diferentes informações que podem ser geridas sobre o mesmo, como:

• Informação do Workflow: Mostra a informação do workflow ao qual está associado o gestor documental, onde foram estabelecidos os diferentes estados do documento, os critérios de aprovação e prazos.

• Nome da versão: Identifica o nome do documento.

• Data da versão: Permite definir a data de criação do documento.

• Versão: Possibilita indicar a versão do documento selecionado.

• Alterações: Campo de texto que permite identificar qualquer anotação adicional sobre o documento.

• Avaliação de estado: Lista de responsáveis encarregados de aprovar e rejeitar o estado e a versão do documento.

• Acompanhamentos: Oferece a possibilidade de inserir diferentes anotações relativas ao documento selecionado.

As opções que a ferramenta permite sobre esta tabela são:

• Guardar: Permite guardar todas as alterações realizadas sobre um documento:

• Passar de Estado: Oferece a possibilidade de passar para o próximo estado documental uma vez que os responsáveis associados tenham aprovado o mesmo.

Continuando com a tabela de documentos e as opções do cabeçalho do Gestor Documental, outras opções permitidas são as seguintes:

• Visualizar: Permite ter uma visualização do arquivo ou documento, sem necessidade de ser descarregado. Isso é permitido para arquivos com extensão .pdf, .jpg, .jpeg, .bmp e .png.

• Processar com IA: ativa o assistente inteligente do GlobalSuite, que permite analisar automaticamente o conteúdo do arquivo e obter informações relevantes de forma rápida e contextualizada.

  Entre as suas capacidades atuais incluem-se:

  • Resumo do conteúdo.

  • Extração de dados-chave.

  • Análise de arquivos estruturados.

  • Respostas a perguntas específicas.

  • Comparação com modelos normativos.

  • Revisão ortográfica.

  • Sugestões de melhoria.

Os tipos de arquivo suportados para análise são: pdf, doc, docx, txt, pptx, xlsx, png, jpg, jpeg, csv e zip.

O uso do chat do assistente estará disponível em função da disponibilidade de tokens atribuídos no ambiente. Quando não houver tokens disponíveis, o acesso será exibido como temporariamente desativado.

• Descarregar: Possibilita o descarregamento de todos os documentos carregados no catálogo em formato comprimido (Pasta) ou uma lista de documentos carregados em formato editável (Relatório CSV)

  • Pasta: Permite descarregar tudo o que é visto no nível em que nos encontramos e nos subníveis. Todo o conteúdo é descarregado em um arquivo zip e estará disponível na opção "Descargas pendentes".

  • Relatório CSV: Permite descarregar um relatório no qual serão estruturados os diferentes níveis, pastas e arquivos que estão no gestor, considerando os filtros aplicados, se houver. Inclui informações sobre o caminho de cada arquivo ou pasta, responsável, estado, workflows associados. O relatório estará disponível na opção "Descargas pendentes".

Para uma melhor gestão da tabela, a ferramenta permite realizar as seguintes ações:

• Filtrar: Permite localizar arquivos ou pastas por qualquer parâmetro e em qualquer nível inferior, tendo acesso direto ao mesmo ou ao caminho, através de um link na coluna "Localização". Para remover os filtros, deve-se pressionar o botão "Limpar Filtros"

Além disso, se estiver ativado o uso de Workflow na Configuração do Gestor Documental , será possível realizar uma pesquisa por responsável do documento no estado atual, em qualquer rota do gestor e também será possível filtrar por data do documento na seção "Pesquisa" localizada na parte superior da tabela.

Os filtros aplicados podem ser limpos através do botão "Limpar Filtros"

• Associar/Desassociar workflow: Ao associar um workflow específico a uma pasta do gestor documental, permite que todas as pessoas atribuídas ao workflow, em todos os seus estados, possam visualizar a pasta, impossibilitando a visualização para os demais utilizadores que tenham acesso ao gestor documental. Para isso, deve-se selecionar a pasta e dar duplo clique na coluna "Workflow". Abrirá uma janela na qual se deve selecionar o(s) workflow(s) que se deseja associar ou desassociar e, em seguida, pressionar o botão "Aceitar"

• Descarregar Arquivo: A opção possibilita descarregar os arquivos clicando no nome dos mesmos.

• Alterar Nome: Permite renomear um arquivo ou pasta clicando no ícone de papel e lápis ao lado de cada registo.