Este tutorial explica como configurar e gerir a sincronização entre o GlobalSuite® e o FACT24, a plataforma de gestão de emergências e comunicação de crises.
O objetivo é permitir a integração automática de informação entre ambas as ferramentas: desde a conexão inicial e o mapeamento de entidades, até à sincronização de comités, funções, colaboradores e alarmes. Desta forma, os utilizadores poderão ativar planos, atualizar dados de contacto e coordenar alertas críticos em tempo real a partir do GlobalSuite®.
Configuração de conexão ao FACT24
A configuração da conexão ao FACT24 a partir do GlobalSuite® permite começar a trabalhar rapidamente.
O único necessário é definir os parâmetros de configuração e a conta utilizada para sincronizar.
Também será possível relacionar os dispositivos de alerta utilizados pelo FACT24 com os campos de informação de contacto do GlobalSuite®. Isto permitirá a atualização automática da informação.
Tanto no GlobalSuite como no FACT24, é possível dispor de uma estrutura hierárquica de Entidades ou Unidades Organizativas que possuem ambientes independentes. Por isso, é possível estabelecer uma correspondência entre estas entidades nas duas plataformas.
Além disso, para cada uma, é possível estabelecer a correspondência de dispositivos ou campos para sincronizar a informação de contacto de cada pessoa. Estes dispositivos no FACT24 podem ser de diferentes tipos:
-
Telefone (emailDevice)
-
Correio (emailDevice)
-
SMS (smsDevice)
No GlobalSuite, existem campos de correio eletrónico (principal e alternativo) e diferentes tipos de telefone que podem ser configurados.
De acordo com esta correspondência, os dados de contacto dos colaboradores do GlobalSuite serão atualizados nos dispositivos correspondentes das pessoas do FACT24.
Sincronização de Comités e Equipas de Pessoal Crítico
O GlobalSuite® permite atualizar automaticamente os diferentes comités e equipas definidos para configurá-los como Grupos no FACT24. Estes grupos serão os que serão alertados em diferentes situações de emergência.
Podemos simplesmente sincronizar os comités e equipas de pessoal crítico, com o que serão incorporados no FACT24 os comités que tenham sido criados novos no GlobalSuite®, serão atualizados os modificados e eliminados os que já não existam, assim como modificar os membros de cada um.
Nota
Se marcarmos “Sincronizar colaboradores” será também atualizada a informação de contacto desses membros num único passo, embora possa ser feito de forma independente.
Os membros do comité, tanto titulares como alternativos ou substitutos, serão incorporados no Grupo do FACT24, com a precedência indicada.
Os membros principais do comité do GlobalSuite® serão incluídos no grupo do FACT24 para serem avisados em primeira instância, enquanto os substitutos serão incluídos com um atraso de 2 minutos para que, caso os titulares não respondam ao alerta, o FACT24 comunique com os alternativos.
Além disso, para cada pessoa será atualizada a sua informação de contacto de forma automática de acordo com a configuração que tenhamos realizado.
Ativações de Planos e Alarmes
Além da atualização da informação do pessoal envolvido, comités e equipas definidas, o GlobalSuite permite relacionar a ativação de Alarmes no FACT24 com a ativação de Planos de Gestão de Crises e Planos de Recuperação.
Esta ativação pode ser realizada a partir do próprio GlobalSuite, e o FACT24 encarregar-se-á da comunicação a todas as pessoas implicadas. Também permite que as ativações realizadas a partir do FACT24 sejam registadas no GlobalSuite para a sua gestão e acompanhamento a partir da própria ferramenta.
Relação de Planos de Gestão de Crises e Planos de Recuperação com Alarmes
Para cada um dos Planos de Gestão de Crises (PGC) e dos Planos de Recuperação (PRC) é possível vinculá-los a um ou vários alarmes configurados no FACT24.
Pode-se decidir quais os planos que se pretende utilizar alertas do FACT24 e quais utilizar alertas do GlobalSuite (que são enviados por correio eletrónico), ou ambos. No caso de utilizar alertas do FACT24, poderemos selecionar quais ativar quando o próprio plano for ativado.
Sincronização e atualização de informação
O GlobalSuite® permite conectar e atualizar a informação de diferentes partes a partir do Directório Ativo da organização.
Isto permite transferir a informação de um sistema para outro automaticamente, evitando duplicidades e inconsistências.
A seguir mostramos os elementos que podem ser conectados:
