Como configurar e gerir inquéritos de elementos no GlobalSuite®

Fases para a realização de Inquéritos de Elementos

Neste guia serão explicadas as fases 1 e 2 do processo de criação de um inquérito.

Modelos de Inquéritos

O GlobalSuite® permite identificar e classificar o inventário de elementos, realizar a análise de riscos e avaliar os controlos da organização através de inquéritos enviados aos diferentes responsáveis da organização. Para isso, em primeiro lugar, deve-se criar o modelo de inquérito que se deseja enviar. É possível criar vários modelos e, além disso, podem ser configurados para se adaptarem às necessidades da organização.

Para isso, cada modelo de inquérito pode ser configurado indicando o tipo do mesmo. Existem três tipos de inquéritos que podem ser considerados ao criar um modelo:

• Inquérito de Elementos: Permite a identificação dos elementos, categorização dos mesmos e sua classificação.

• Inquérito de Riscos: Permite a identificação dos riscos de cada elemento (incluindo serviços e processos) bem como a sua avaliação de acordo com a metodologia da organização.

• Inquérito de Controlos: Permite a identificação dos controlos implementados na organização bem como a sua avaliação de maturidade de acordo com a metodologia correspondente.

Neste guia será explicado o funcionamento do tipo “Inquérito de Elementos”.

Para configurar um modelo de inquérito, deve ser um utilizador Administrador (Administrador Plataforma, Administrador Enterprise ou Administrador Configuração), pois encontra-se na secção de Definições> Modelos de Inquéritos

Na opção, deve-se escolher que tipo de modelo de inquérito se quer criar no botão “ Novo Inquérito” (neste caso, o tipo “ Elementos, Riscos e Controlos”). Além disso, nesta opção será possível eliminar modelos (botão “ Eliminar”) e descarregar uma lista dos modelos configurados (botão “ Descarregar”).

Na última coluna será mostrado os modelos que estão habilitados. Só poderão ser criados inquéritos dos modelos habilitados.

Dentro do modelo de inquérito, é possível configurar aspetos como o nome, o departamento ou a data de criação, bem como indicar se é necessário que o modelo esteja habilitado para sua utilização e se se deseja “ Consolidar no último estado”, ou seja, que a partir do último estado do fluxo seja possível consolidar diretamente os dados do inquérito na análise definitiva.

Também é possível utilizar estados no inquérito, a utilização destes estados permite que diferentes pessoas possam preencher ou validar informações introduzidas em estados anteriores. Pode-se passar de um estado para outro de forma automática se o indicador (check automático) for marcado e também se pode voltar a um estado anterior da mesma forma, marcando o indicador correspondente (check retrocesso).

Na secção “ Tipo de Inquérito” deve-se escolher que tipo de modelo se quer criar. Neste caso, será selecionado o tipo “Inquérito de Elementos”.

A seguir, é visualizada uma secção que permite a sua configuração.

São mostradas as dimensões configuradas no inventário de elementos indicando o tipo de dimensão e se esta é manual ou automática.

Se uma dimensão for selecionada, é permitido alterar a ordem em que vai aparecer, utilizando os botões “Subir” e “Descer” pode-se posicioná-la no lugar desejado.

Com o botão “Atualizar Dimensões”, tal como indica a mensagem em amarelo, atualiza-se a lista das dimensões da metodologia de elementos caso tenham sido adicionadas novas dimensões após a criação do modelo. Ao pressionar este botão, é exibida a seguinte mensagem:

Os ajustes sobre as dimensões anteriores que já existiam são mantidos, apenas aparecem as novas dimensões que tenham sido criadas na metodologia de elementos para poderem ser incluídas no inquérito.

O utilizador pode configurar as seguintes opções de cada dimensão:

• Visível: permite definir se a dimensão será incluída no inquérito ou não, clicando sobre a célula.

• Editável: indica se a dimensão poderá ser modificada no inquérito, ou apenas será visível em modo de consulta.

• Obrigatória: indica a obrigatoriedade de preencher uma dimensão ao passar de estado, no caso de se utilizarem inquéritos com estados.

• Pergunta: no caso de inquéritos do tipo "Formulário" (será visto mais adiante), permite mostrar uma pergunta explicativa, em vez de apenas o nome da dimensão.

Ao marcar uma dimensão de tipo qualitativo, na tabela inferior (“Níveis de Elementos”) são mostrados, a título informativo, os níveis que estão configurados em Definições > Metodologia Elementos .

Na secção “ Anexos” será possível anexar ao inquérito os ficheiros necessários para que o recetor do mesmo possa consultar.

As opções disponíveis são:

• Selecionar ficheiro: permite procurar e selecionar um ficheiro no nosso explorador de ficheiros.

• Anexar: permite carregar o ficheiro selecionado.

• Eliminar: permite eliminar um ficheiro selecionado na tabela “Documentação Associada”.

• Descarregar: permite descarregar o ficheiro selecionado na tabela “Documentação Associada”.

• Visualizar: permite visualizar no navegador o ficheiro selecionado na tabela “Documentação Associada”. Apenas é possível visualizar ficheiros com as extensões .pdf, .jpeg, .jpg, .bmp ou .png.

Configuração de Inquéritos

Uma vez configurado o modelo de inquérito, este pode ser utilizado para configurar tantos inquéritos quanto forem necessários. Para isso, deve-se ir à opção localizada em Gestão> Inquéritos

Para criar a configuração de um inquérito deve-se filtrar pelo tipo de inquérito e posteriormente escolher o modelo desejado.

Ao pressionar o botão “ Novo” será criado um inquérito do tipo e modelo escolhido. Se desejar eliminar a configuração de um inquérito, deve pressionar o botão “ Eliminar”. Deve-se ter em conta que, se uma Configuração for eliminada, todos os inquéritos criados a partir dessa Configuração também serão eliminados.

Também é possível descarregar a lista de configurações de inquéritos tanto em formato Excel como pdf.

Ao aceder à configuração do inquérito, aparecem um conjunto de secções que permitem a sua configuração.

Na primeira secção, “Dados Gerais Configuração”, é possível identificar o nome da configuração, visualizar o tipo e modelo de inquérito, alterar a data e também permite ativar ou não o check “ Habilitado” que indica se a Configuração pode ser utilizada para gerar novos inquéritos.

Se no modelamento foram incluídos estados (workflow), então na configuração aparece também a secção de “ Estados” para poder atribuir um responsável a cada estado:

Na secção “Configuração Riscos”, aparece a informação relacionada com os Elementos. Podem ser adicionados os elementos que se querem avaliar no inquérito através do botão “ Adicionar Elementos”, também podem ser eliminados com o botão “ Eliminar Elementos”.

Ao pressionar o botão “ Adicionar Elementos”, abre-se uma janela emergente com todos os elementos que fazem parte do inventário de elementos. Podem ser utilizados filtros, seja pelo nome do elemento ou pela categoria, como mostrado na imagem seguinte:

Para selecionar os elementos que se querem incluir, deve-se pressionar o check que cada elemento tem na parte esquerda e, uma vez marcados, pressionar o botão “Selecionar Elementos”.

Com o botão “Vista Dependências”, são mostrados os elementos na árvore de elementos para que se possam ver as relações entre eles.

Uma vez completados os dados da configuração, pressiona-se “Guardar” e já estará pronta para ser utilizada.

Na secção “ Anexos”, será possível adicionar documentos específicos à própria configuração. Por sua vez, será possível visualizar e/ou gerir os documentos herdados provenientes do modelo de inquérito.