Como configurar inquéritos de elementos-riscos no GlobalSuite®

Fases para a realização de Inquéritos de Elementos-Riscos

Neste guia serão explicadas as fases 1 e 2 do processo de criação de um inquérito.

Modelos de Inquéritos

O GlobalSuite® permite identificar e classificar o inventário de elementos, realizar a análise de riscos e avaliar os controlos da organização através de inquéritos enviados aos diferentes responsáveis da organização. Para isso, em primeiro lugar, deve-se criar o modelo de inquérito que se deseja enviar. É possível criar vários modelos e, além disso, podem ser configurados para se adaptarem às necessidades da organização.

Para isso, cada modelo de inquérito pode ser configurado indicando o tipo do mesmo. Existem três tipos de inquéritos que podem ser considerados ao criar um modelo:

• Questionário de Elementos: Permite a identificação dos elementos, categorização dos mesmos e sua classificação.

• Inquérito de Riscos: Permite a identificação dos riscos de cada elemento (incluindo serviços e processos) bem como a sua avaliação segundo a metodologia da organização.

• Inquérito de Controlos: Permite a identificação dos controlos implementados na organização, bem como a sua avaliação de maturidade segundo a metodologia correspondente.

Neste guia será explicado o funcionamento do tipo “Inquérito de Elementos-Riscos”.

Para configurar um modelo de inquérito, deve ser um utilizador Administrador (Administrador Plataforma, Administrador Enterprise ou Administrador Configuração), pois encontra-se na secção de Definições> Modelos de Inquéritos

Na opção, deve-se escolher que tipo de modelo de inquérito se quer criar no botão “ Novo Inquérito” (neste caso, o tipo “ Elementos, Riscos e Controlo”). Além disso, nesta opção, será possível eliminar modelos (botão “ Eliminar”) e descarregar uma lista dos modelos configurados (botão “ Descarregar”).

Na última coluna será mostrado os modelos que estão habilitados. Só poderão ser criados inquéritos dos modelos habilitados.

Dentro do modelo de inquérito, é possível configurar aspetos como o nome, o departamento ou a data de criação, bem como indicar se é necessário que o modelo esteja habilitado para a sua utilização e se se deseja “ Consolidar no último estado”, ou seja, que a partir do último estado do fluxo se possa consolidar diretamente os dados do inquérito na análise definitiva.

Também é possível utilizar estados no inquérito, a utilização destes estados permite que diferentes pessoas possam preencher ou validar informações introduzidas em estados anteriores. Pode-se passar de um estado para outro de forma automática se o indicador (check automático) for marcado e também se pode voltar a um estado anterior da mesma forma, marcando o indicador correspondente (check retrocesso).

Na secção “ Tipo de Inquérito” deve-se escolher que tipo de modelo se quer criar. Neste caso, será selecionado o tipo “ Inquérito de Elementos-Riscos”.

De seguida, visualiza-se a secção “Taxonomia” (Tipos / Agrupação de Riscos), onde se pode selecionar a sua configuração. Pode-se selecionar se se deseja que seja visível e editável no inquérito. Também é possível indicar em que ordem se deseja visualizar.

Na secção seguinte “ Inquérito de Elementos”, são mostradas as dimensões configuradas no inventário de elementos, indicando o tipo de dimensão e se esta é manual ou automática.

O utilizador pode configurar as seguintes opções de cada dimensão:

• Visível: permite definir se a dimensão será incluída no inquérito ou não, pressionando sobre a célula.

• Editável: indica se a dimensão poderá ser modificada no inquérito, ou apenas será visível em modo de consulta.

• Obrigatória: indica a obrigatoriedade de preencher uma dimensão ao passar de estado, no caso de se utilizarem inquéritos com estados.

• Pergunta: no caso de inquéritos do tipo "Formulário" (será visto mais adiante), permite exibir uma pergunta explicativa, em vez de apenas o nome da dimensão.

Se uma dimensão for selecionada, é possível alterar a ordem em que aparecerá, utilizando os botões “Subir” e “Descer” para posicioná-la no lugar desejado.

Com o botão “ Atualizar Dimensões”, tal como indica a mensagem em amarelo, atualiza-se a lista das dimensões da metodologia de elementos caso tenham sido adicionadas novas dimensões após a criação do modelo.

Os ajustes sobre as dimensões anteriores que já existiam são mantidos, apenas aparecem as novas dimensões que tenham sido criadas na metodologia de elementos para poderem ser incluídas no inquérito.

Ao marcar uma dimensão de tipo qualitativa, na tabela inferior (“Níveis de Elementos”) são mostrados, a título informativo, os níveis configurados em Definições> Metodologia Elementos.

Na última secção “ Inquérito de Riscos”, em primeiro lugar, deve-se selecionar que metodologia de riscos se quer utilizar no inquérito. Ao selecionar a metodologia, são mostradas as dimensões configuradas na mesma, indicando o tipo de dimensão e se esta é manual ou automática. O utilizador pode configurar as opções da mesma forma que com as dimensões dos elementos.

Ao escolher a metodologia, é exibida uma mensagem informativa indicando que as dimensões serão alteradas para as da metodologia selecionada.

Na secção “ Anexos” será possível anexar ao inquérito os ficheiros necessários para que o recetor do mesmo possa consultar.

As opções disponíveis são:

• Selecionar ficheiro: permite procurar e selecionar um ficheiro no nosso explorador de ficheiros.

• Anexar: permite carregar o ficheiro selecionado.

• Eliminar: permite eliminar um ficheiro selecionado na tabela “Documentação Associada”.

• Descarregar: permite descarregar o ficheiro selecionado na tabela “Documentação Associada”.

• Visualizar: permite visualizar no navegador o ficheiro selecionado na tabela “Documentação Associada”. Apenas é possível visualizar ficheiros com as extensões .pdf, .jpeg, .jpg, .bmp ou .png.

Configuração de Inquéritos

Uma vez configurado o modelo de inquérito, este pode ser utilizado para configurar tantos inquéritos quanto necessário. Para isso, deve-se ir à opção Gestão> Inquéritos

Para criar a configuração de um inquérito deve-se filtrar pelo tipo de inquérito e posteriormente escolher o modelo desejado.

Ao pressionar o botão “ Novo” será criado um inquérito do tipo e modelo escolhido. Se desejar eliminar a configuração de um inquérito, deve pressionar o botão “ Eliminar”. Deve-se ter em conta que, se uma Configuração for eliminada, todos os inquéritos criados a partir dessa Configuração também serão eliminados.

Também é permitido descarregar a lista de configurações de inquéritos tanto em formato Excel como PDF.

Ao aceder à configuração do inquérito, aparecem um conjunto de secções que permitem a sua configuração.

Na primeira secção, “Dados Gerais Configuração”, pode-se identificar o nome da configuração, visualizar o tipo e modelo de inquérito, alterar a data e também permite ativar ou não o check “ Habilitado” que indica se a Configuração pode ser utilizada para gerar novos inquéritos.

Se no modelamento foram incluídos estados (workflow), então na configuração aparece também a secção de “Estados” para poder atribuir um responsável a cada estado:

Na secção “Configuração Riscos”, aparece a informação relacionada com os Elementos e os Riscos. Deve-se selecionar a análise de riscos que se quer utilizar no inquérito. Ao selecionar a análise, é mostrado o catálogo de riscos associado para consulta, se necessário.

Uma vez selecionada a análise, devem-se escolher os elementos, pressionando o botão “Adicionar Elementos”, dos quais se queira avaliar os riscos associados.

Quando se seleciona o elemento adicionado, na parte inferior, são mostrados os riscos associados. Se se quiser incluir esses riscos no inquérito ou não, deve-se indicar marcando ou desmarcando o check à esquerda.

Uma vez que todos os passos do formulário foram concluídos, clica-se no botão “Guardar” e a configuração está pronta para ser utilizada.

Na secção “ Anexos”, será possível adicionar documentos específicos à própria configuração. Por sua vez, será possível visualizar e/ou gerir os documentos herdados provenientes do modelo de inquérito.