Como configurar questionários de controlos no GlobalSuite®

Fases para a realização de Questionários de Controlos

Neste guia serão explicadas as fases 1 e 2 do processo de criação de um inquérito.

Modelos de Inquéritos

O GlobalSuite® permite identificar e classificar o inventário de elementos, realizar a análise de riscos e avaliar os controlos da organização através de inquéritos enviados aos diferentes responsáveis da organização. Para isso, em primeiro lugar, deve-se criar o modelo de inquérito que se deseja enviar. É possível criar vários modelos e, além disso, podem ser configurados para se adaptarem às necessidades da organização.

Para isso, cada modelo de inquérito pode ser configurado indicando o tipo do mesmo. Existem três tipos de inquéritos que podem ser considerados ao criar um modelo:

• Questionário de Elementos: Permite a identificação dos elementos, categorização dos mesmos e sua classificação.

• Inquérito de Riscos: Permite a identificação dos riscos de cada elemento (incluindo serviços e processos) bem como a sua avaliação segundo a metodologia da organização.

• Questionário de Controlos: Permite a identificação dos controlos implementados na organização, bem como a sua avaliação de maturidade segundo a metodologia correspondente.

Neste guia será explicado o funcionamento do tipo “Questionário de Controlos”.

Para configurar um modelo de questionário, deve ser um utilizador Administrador (Administrador Plataforma, Administrador Enterprise ou Administrador Configuração), já que se encontra na secção Definições> Modelos Questionários .

Na opção deve-se escolher que tipo de modelo de questionário se quer criar no botão “ Novo Questionário” (neste caso, o tipo “ Elementos, Riscos e Controlos”). Além disso, nesta opção será possível eliminar modelos (botão “ Eliminar”) e descarregar uma lista dos modelos configurados (botão “ Descarregar”).

Na última coluna será mostrado os modelos que estão habilitados. Só poderão ser criados inquéritos dos modelos habilitados.

Dentro do modelo de questionário é permitido configurar aspetos como o nome, o departamento ou a data de criação, bem como indicar se é necessário que o modelo esteja habilitado para a sua utilização e se se deseja “ Consolidar no último estado”, ou seja, que a partir do último estado do fluxo se possa consolidar diretamente os dados do questionário na análise definitiva.

Também é possível utilizar estados no inquérito, a utilização destes estados permite que diferentes pessoas possam preencher ou validar informações introduzidas em estados anteriores. Pode-se passar de um estado para outro de forma automática se o indicador (check automático) for marcado e também se pode voltar a um estado anterior da mesma forma, marcando o indicador correspondente (check retrocesso).

Por defeito, vêm marcados controlos implementados para que no questionário sejam mostrados este tipo de controlos.

Para poder desmarcar este tipo de controlo, é necessário marcar outro tipo, por isso, apenas será possível desmarcar quando também se marcar a opção dos planos de tratamento, que são controlos que estão em processo de estudo e melhoria e ainda não foram implementados.

Quando se marcam os planos de tratamento, por defeito também se marcam as ações, não é possível marcar planos de tratamento sem ações.

Podem ser incluídas também ações para os controlos implementados e evidências no questionário tanto para controlos implementados como para planos de tratamento.

Desta forma, quando se estiver a completar o questionário e a avaliar um controlo, ou a criar um novo, será possível indicar as ações desse controlo e anexar as evidências do mesmo.

Depois é mostrada a segunda secção “Questionário de Controlos”.

Primeiro deve-se selecionar que metodologia de controlos se quer utilizar no questionário. Ao selecionar a metodologia, são mostradas as dimensões configuradas na mesma, indicando o tipo de dimensão e se esta é manual ou automática.

O utilizador pode configurar as seguintes opções de cada dimensão:

• Visível: permite definir se a dimensão será incluída no inquérito ou não, clicando sobre a célula.

• Editável: indica se a dimensão poderá ser modificada no inquérito, ou apenas será visível em modo de consulta.

• Obrigatória: indica a obrigatoriedade de preencher uma dimensão ao passar de estado, no caso de se utilizarem inquéritos com estados.

• Pergunta: no caso de questionários do tipo "Formulário" (será visto mais adiante), permite mostrar uma pergunta explicativa, em vez de apenas o nome da dimensão. Neste caso, não se aplica, já que nos questionários de controlos não é possível selecionar o tipo de visualização, por defeito é mostrado em formato tabela.

Ao escolher a metodologia, é exibida uma mensagem informativa indicando que as dimensões serão alteradas para as da metodologia selecionada.

Se uma dimensão for selecionada, é possível alterar a ordem em que aparecerá, utilizando os botões “Subir” e “Descer” para posicioná-la no lugar desejado.

Com o botão “Atualizar Dimensões”, tal como indica a mensagem em amarelo, atualiza-se a lista das dimensões da metodologia de controlos caso tenham sido adicionadas novas dimensões após a criação do modelo.

Os ajustes sobre as dimensões anteriores que já existiam são conservados, apenas aparecem as novas dimensões que tenham sido criadas na metodologia de controlos para poderem ser incluídas no questionário.

Ao marcar uma dimensão de tipo qualitativa, na tabela inferior (“Níveis de Controlos”) são mostrados, a título informativo, os níveis que estão configurados em Definições > Metodologias Controlos

Na secção “ Anexos” será possível anexar ao questionário os ficheiros necessários para que o recetor do mesmo possa consultar.

As opções disponíveis são:

• Selecionar ficheiro: permite procurar e selecionar um ficheiro no nosso explorador de ficheiros.

• Anexar: permite carregar o ficheiro selecionado.

• Eliminar: permite eliminar um ficheiro selecionado na tabela “Documentação Associada”.

• Descarregar: permite descarregar o ficheiro selecionado na tabela “Documentação Associada”.

• Visualizar: permite visualizar no navegador o ficheiro selecionado na tabela “Documentação Associada”. Apenas é possível visualizar ficheiros com as extensões .pdf, .jpeg, .jpg, .bmp ou .png.

Configuração de Inquéritos

Uma vez configurado o modelo de questionário, este pode ser utilizado para configurar tantos questionários quanto necessário. Para isso, é necessário dirigir-se à opção localizada em Gestão> Questionários ”.

Para criar a configuração de um inquérito deve-se filtrar pelo tipo de inquérito e posteriormente escolher o modelo desejado.

Ao pressionar o botão “ Novo” será criado um questionário do tipo e modelo escolhido. Se desejar eliminar a configuração de um questionário, deve pressionar o botão “ Eliminar”. Deve-se ter em conta que, se uma Configuração for eliminada, todos os questionários criados a partir dessa Configuração também serão eliminados.

Também é permitido descarregar a lista de configurações de questionários tanto em formato Excel como pdf.

Ao aceder à configuração do inquérito, aparecem um conjunto de secções que permitem a sua configuração.

Na primeira secção, “Dados Gerais da Configuração”, é possível identificar o nome da configuração, visualizar o tipo e modelo de inquérito, alterar a data e também ativar ou não o check “ Habilitado” que permite indicar se a Configuração pode ser utilizada para gerar novos inquéritos.

Se no modelamento foram incluídos estados (workflow), então na configuração aparece também a secção de “Estados” para poder atribuir um responsável a cada estado:

Na secção “Configuração Riscos”, aparece a informação relacionada com os Controlos. Deve-se selecionar a análise de riscos com a qual se quer realizar o questionário, e uma vez escolhida, são mostrados todos os controlos dessa análise. Se se deseja incluir estes controlos no questionário ou não, indica-se marcando ou desmarcando o check à esquerda.

Uma vez que todos os passos do formulário foram concluídos, clica-se no botão “Guardar” e a configuração está pronta para ser utilizada.

Na secção “ Anexos”, será possível adicionar documentos específicos à própria configuração. Por sua vez, será possível visualizar e/ou gerir os documentos herdados provenientes do modelo de questionário.