Auditorias

A opção Auditoria permite estabelecer a programação de auditoria a realizar, todas aquelas que foram realizadas, bem como estabelecer todos aqueles pontos do Sistema de Gestão que serão auditados e o relatório gerado da auditoria.

Na tela principal da opção de Auditoria são exibidas por padrão as auditorias que estão aprovadas e planejadas, as encerradas não aparecem. Para visualizá-las, é necessário clicar no botão "Mostrar" e selecionar "Todos".

Além de poder identificar as auditorias anteriormente indicadas, também dispõe de uma série de opções identificadas a seguir:

• Controlos: No presente menu suspenso aparecerão todos aqueles sistemas de gestão que são mantidos com o GlobalSuite. Desta forma, permite determinar de forma automática todos aqueles marcos exigidos para o cumprimento da norma sobre a qual se realiza a auditoria.

• Nova: Permite gerar uma nova auditoria para definir todas as informações necessárias de cada uma destas.

• Eliminar: Permite eliminar planos de auditorias definidos.

• Gerar relatórios: Por meio desta opção será gerado um relatório em formato Word, onde será estabelecida a informação que foi definida na aba de Planeamento, bem como os dados correspondentes à empresa auditada e os dados correspondentes à auditoria.

Dentro de cada uma das auditorias geradas nesta opção aparecem 3 abas diferentes, Planeamento, Controlos e Relatório de auditoria, que permitem gerir qualquer informação derivada da auditoria em questão.

Na aba de Planeamento foi incluído um novo botão no menu:

• Copiar alcance: sua função é copiar a informação que foi modificada no campo "Alcance" desta aba para o mesmo campo da aba "Relatório de auditoria".

Dentro da aba Planeamento são apresentadas as seguintes opções organizadas por seções:

Informação Preliminar

• Código: Permite estabelecer a codificação que permita determinar a qual auditoria corresponde a definida na presente opção.

• Nome: Permite atribuir uma determinada denominação à auditoria em questão.

• Descrição: Permite definir qualquer informação adicional que se considere necessária para determinar essa auditoria.

• Versão: Permite estabelecer a versão da informação definida na auditoria.

• Data prevista de realização: Data em que se prevê realizar a auditoria correspondente.

• Data de realização: Permite estabelecer a data de realização.

Informação detalhada

• Alcance: Permite determinar o alcance a auditar da norma que corresponda.

• Pessoal auditado: Permite estabelecer a quais departamentos e que pessoal será auditado.

• Documentação auditada: Permite determinar ou fazer referência a toda a documentação necessária e a ser considerada para a realização da auditoria.

Plano de Auditoria

Este campo permite determinar, ou o nome do plano de auditoria ou a localização do mesmo.

Dentro da aba de Controlos, aparecerão todos aqueles controlos ou marcos que representam os critérios que devem ser cumpridos para evidenciar o cumprimento da norma que está sendo auditada.

Todos os controlos aparecem de forma automática, em função do Sistema de Gestão que foi selecionado ao gerar a Auditoria correspondente. Nos controlos identificados nesta aba, podem ser feitas referências, no campo Observações do Auditor, a todas as recomendações ou observações realizadas durante a realização da auditoria.

A aba de Relatório de auditoria permite gerar o Relatório correspondente à auditoria realizada. Esta encontra-se estruturada em três seções diferentes: Dados da Empresa Auditada, Dados da Auditoria e Avaliações. Estas seções permitem registrar todas as informações necessárias para gerar adequadamente o relatório correspondente à auditoria realizada.

Dados da Empresa Auditada

As informações que podem ser registradas a partir da seção Dados da Empresa Auditada:

• Organização: Permite estabelecer o nome da organização à qual se realiza a auditoria.

• Endereço: Permite estabelecer o endereço ou endereços das localizações onde se procede a realizar a auditoria.

• Norma: Permite indicar a norma sobre a qual se realiza a auditoria.

• Representante: Permite determinar quem é o responsável ou interlocutor do sistema de gestão que é auditado.

• Localizações auditadas: Permite estabelecer todas as localizações onde se realiza a auditoria.

• Data da Auditoria: Permite estabelecer a data na qual se realiza a auditoria.

• Auditor Chefe: Estabelece o auditor encarregado ou responsável pela auditoria realizada ou a realizar.

• Outros Membros da Equipa Auditora: Permite determinar se houve algum outro auditor participante na auditoria realizada.

Dados da Auditoria

A seção de Dados da Auditoria permite determinar tanto os dados de entrada, que permitem fixar o alcance da auditoria, como todos os dados obtidos após a realização da mesma. Tendo em conta tudo o anterior, o GlobalSUITE apresenta as seguintes ferramentas:

• Objetivos da Auditoria: Permite estabelecer o porquê ou com que finalidade se realiza a auditoria.

• Alcance: Permite determinar o que será revisado durante a auditoria.

• Evidências: Permite resumir ou enumerar as desvios ou incumprimentos detectados durante a auditoria.

• Não Conformidades: Permite indicar, detalhar ou resumir todas as não conformidades, tanto menores como maiores, que foram detectadas durante a auditoria.

• Observações: Permite indicar, detalhar ou resumir todas aquelas desvios pontuais que foram detectados durante a realização da auditoria.

• Conclusões: Permite determinar ou estabelecer quaisquer decisões ou considerações do auditor com respeito à auditoria realizada.

• Limitações da auditoria: Permite estabelecer se existe alguma parte do Sistema de Gestão que não pode ser auditada ou fica fora dessa auditoria por qualquer circunstância.

• Fortalezas: Permite evidenciar todos aqueles pontos fortes ou a destacar que foram evidenciados durante a auditoria.

• Pontos de Melhoria: Permite registrar todas aquelas recomendações ou pontos a melhorar realizados pelo auditor com respeito ao sistema de gestão auditado.

Avaliações

A partir da seção avaliações é permitido vincular com o relatório de auditoria gerado, a gestão dos desvios e melhorias identificados ou detectados durante a mesma.

NOTA: Na auditoria de exemplo utilizada nas imagens foi detectada uma não conformidade, que foi aberta a partir da seção avaliações onde será gerida, vinculando diretamente com a opção Gestão do GlobalSUITE.

Consolidação Auditoria

A presente opção permite visualizar de maneira resumida as diferentes auditorias associadas à entidade e subentidades.

A seguir, desenvolve-se a funcionalidade que cada uma das tabelas disponíveis oferece.

• Tabela Serviços: Permite ao utilizador filtrar as auditorias associadas aos Serviços selecionados.

• Tabela Subentidades: Oferece a possibilidade de filtrar as auditorias definidas nas subentidades selecionadas.

• Tabela Etiqueta/Valor: Permite visualizar as auditorias que têm associada uma etiqueta determinada.

Uma vez estabelecidos os filtros necessários, é necessário gerar a consulta; para isso, existem as seguintes opções:

• Consolidar: Uma vez pressionado o botão e em função dos filtros estabelecidos, permite visualizar de maneira resumida as auditorias de cumprimento na tabela inferior.

• Voltar: Oferece a possibilidade de regressar à lista inicial de auditorias.

Os resultados são exibidos na tabela inferior 'Resultados de consolidação'

A informação apresentada na tabela é a seguinte:

• Alcance: Oferece a possibilidade de visualizar a entidade ou subentidade à qual está associada a auditoria.

• Data Auditoria: Permite visualizar a data em que foi realizada a auditoria.

• Nome: Permite visualizar o nome que foi estabelecido para a auditoria

• Presencial: Permite visualizar se a auditoria foi ou não presencial

• Documental: Oferece a possibilidade de visualizar se há registo documental da auditoria

• Estado: Permite visualizar se a auditoria está planeada, aprovada, finalizada, etc.