Como gerir controlos no GlobalSuite®?

Gestão de controlos

O GlobalSuite® permite realizar a gestão dos controlos implementados na organização. Para isso, é necessário clicar na opção Análise> Gestão de Controlos ” e escolher uma análise de riscos. A vista que aparece por defeito é a do separador “ Controlos”.

As ações que a tabela de controlos permite realizar são as seguintes:

• Novo/Eliminar: Permite criar novos controlos ou eliminá-los.

• Adicionar Controlos: Permite importar os controlos definidos no catálogo da análise selecionada; se o controlo já existir na Gestão de Controlos, não será duplicado.

• Mostrar: Oferece a possibilidade de filtrar a lista de controlos, podendo optar por visualizar Todos (Implementados e Plano de Tratamento) ou específicos, sejam apenas os controlos Implementados ou os definidos no Plano de Tratamento. Também permite expandir ou contrair as informações que aparecem na tabela.

As informações deste menu suspenso são exibidas quando o Tipo de Avaliação de Controlos (Configurações > Metodologias > Controlos) é “Global” ou “Por Risco”:

Se o Tipo de Avaliação de Controlos for “Por Elemento”, também é exibida no botão a opção Elemento/Controlo, onde os controlos agrupados nos elementos aos quais estão associados são visualizados.

Opções - Restaurar Avaliação: Permite, no caso de a avaliação dos controlos implementados ser específica por risco, restaurar de forma geral todas as avaliações realizadas em cada um dos controlos.

Opções - Detalhes: Oferece a possibilidade de visualizar e/ou definir detalhes mais específicos do controlo.

• Dados Gerais: Permite descrever o plano, bem como o responsável pela sua implementação, custos, prazos para execução e atribuição de indicadores para acompanhamento.

• Avaliação Geral: Permite avaliar as dimensões do controlo que foram configuradas para serem exibidas no mesmo.

• Indicadores: Permite associar um ou mais indicadores definidos na seção ScoreCard> Indicadores .

• Ações: Permite estabelecer as tarefas necessárias para a implementação do controlo ou ação.

• Riscos: Permite consultar os riscos que são tratados pelo plano (controlo) definido.

• Elementos Repercutidos: Permite consultar os elementos que serão afetados pelo controlo definido.

• Evidências: Permite associar uma ou várias evidências ao controlo que está a ser definido. Para isso, através do botão "Associar Evidências" acede-se a uma janela pop-up que contém todas as evidências registadas na opção "Gestão de Evidências" do menu de Análise. É possível associar uma ou várias evidências da lista.

• Notificações automáticas: É possível configurar notificações. Este tipo de alertas é acionado quando um funcionário é designado como responsável por um controlo ou ação, e para avisar sobre o cumprimento do prazo.

• Opções - Calcular EC: Permite ao utilizador recalcular a Eficácia/Avaliação dos Controlos. Se houver alterações na metodologia de controlos, ao clicar neste botão, o valor das dimensões automáticas será recalculado.

• Opções - Resultados de Inquéritos: Permite aceder a um ecrã que mostra o resultado dos inquéritos de controlos, onde é possível rever e consolidar as informações obtidas.

• Download: Oferece a possibilidade de descarregar a lista de controlos em formato editável (.xlsx) ou em formato .PDF

Avaliação Geral

O GlobalSuite® permite avaliar as dimensões de um controlo e aplicar essas alterações em todas as análises em que o controlo esteja incluído, desde que as análises utilizem a mesma metodologia.

Para isso, é necessário clicar na opção Análise> Gestão de Controlos e clicar em “Avaliação Geral”.

As ações que esta vista permite realizar são as seguintes:

• Novo / Eliminar: Permite criar tantas avaliações quanto necessário; é necessário escolher a metodologia do controlo.

• Eliminar: Elimina as avaliações criadas.

Ao criar uma nova avaliação, ao clicar no nome, acede-se ao formulário:

No formulário, é possível modificar o nome, escolher um responsável pelo controlo criado e marcar a opção “Criar Histórico”. Se marcada, cada vez que uma avaliação for realizada, será criado um histórico do estado dos controlos.

Nesta vista, é possível realizar as seguintes ações:

• Novo: Criam-se novos controlos; por pesquisa de nome, faz-se a comparação com os controlos existentes para aplicar as alterações nas análises de riscos selecionadas.

  

• Eliminar: Permite eliminar os controlos criados.

• Avaliar:

  • Aplicar Todas as Dimensões: Atualizam-se todas as dimensões, incluindo as que estão em branco (sem avaliação), e é possível escolher se se quer aplicar a todos os controlos ou apenas aos controlos sem avaliação.

  • Aplicar Dimensões Avaliadas: Atualizam-se apenas as dimensões que estão avaliadas; é possível escolher se se quer aplicar a todos os controlos ou apenas aos controlos sem avaliação. Uma vez escolhida a forma de avaliar, são exibidas as análises que têm a mesma metodologia selecionada na avaliação para marcar em quais se quer aplicar essa avaliação:

• Limpar: Deixa em branco as avaliações realizadas no controlo.

• Recuperar controlos: Permite obter o controlo, seja através do catálogo ou da análise de riscos.