Gestão de Requisitos

Ao acessar, a opção "Requisitos" é carregada por padrão, contendo a estrutura de requisitos do catálogo compliance. As opções disponíveis sobre o catálogo são as seguintes:

• Associar - Associar documentação: Permite associar um ou vários documentos do gestor documental aos requisitos do catálogo compliance. Para isso, deve-se selecionar a linha desejada e clicar no botão ‘Associar documentação’, que abre o seguinte ecrã:

A tela mostra a árvore de documentos armazenados no Gestor Documental (Seções/Gestor Documental). Para associar a documentação, deve-se selecionar a(s) checkbox dos documentos desejados e clicar no botão ‘Guardar alterações’.

Se o utilizador desejar fazer referência a um ou vários documentos não armazenados no Gestor Documental, a ferramenta permite identificar os documentos no quadro situado à direita, para que fiquem identificados no controlo desejado.

Caso queira eliminar uma associação, o utilizador deve acessar a árvore documental, desmarcar a(s) checkbox desejada(s) e clicar no botão ‘Guardar alterações’.

• Associar - Associar Controlo: Permite associar um ou vários controlos, registados na opção "Gestão de Controlos", aos requisitos do catálogo compliance. Para isso, deve-se selecionar a linha desejada e clicar no botão 'Associar Controlo', que abre o seguinte ecrã:

A tela mostra a lista de controlos definidos na seção 'Análise/Gestão de Controlos'. Para associar um ou vários controlos, deve-se selecionar a(s) checkbox dos controlos desejados e clicar no botão ‘Associar Controlos’.

Caso queira eliminar uma associação, o utilizador deve acessar a lista de controlos, desmarcar a(s) checkbox desejada(s) e clicar no botão ‘Associar Controlos’.

• Associar - Associar Não Conformidade: Permite associar uma ou várias não conformidades aos requisitos do catálogo compliance.

• Expandir: Expande a lista de todos os requisitos/controlos do catálogo.

• Contrair: Contrai a lista de todos os requisitos/controlos do catálogo.

• Voltar: Permite voltar à lista inicial de catálogos compliance.

• Data de fim: Permite indicar a data de finalização da gestão do catálogo.

• Descarregar: Permite descarregar o catálogo compliance, disponível em dois formatos

  • Relatório Docx.

  • Relatório CSV.

• Mostrar Gráficos: Permite visualizar diferentes gráficos que mostram o estado de implementação dos controlos.

• Consolidar: Permite a consolidação dos resultados dos questionários de compliance realizados.

A janela de Consolidação de Questionários de Compliance é composta principalmente por dois painéis, um que permite realizar uma consolidação com critérios globais para todos os requisitos ou controlos do catálogo de conformidade, e outro que permite realizar a consolidação particularizando o critério de consolidação para cada um dos requisitos ou controlos do catálogo.

Na secção de "Consolidação Global Compliance" é permitido realizar uma consolidação com o mesmo critério para todos os requisitos ou controlos. Neste tipo de consolidação encontram-se as seguintes opções:

• Questionários: Permite selecionar os questionários que serão consolidados.

• Critérios Consolidação Global Aplicabilidade: Permite definir o critério de consolidação considerando o campo Aplicabilidade dos controlos ou requisitos dos questionários de compliance. Pode-se considerar apenas os controlos que Aplicam, apenas os que Não aplicam ou ambos com a opção de "Não Consolida".

• Critérios Consolidação Global Estados: Permite selecionar o cálculo do estado final da consolidação tomando o valor mínimo de todos os questionários, tomando o valor máximo de todos os questionários ou realizando o cálculo da média de estados entre todos os questionários.

Na secção de "Consolidação por Requisito de Compliance", é permitido realizar a consolidação particularizando por requisito ou controlo, em vez de realizar uma consolidação global igual para todos os requisitos. Neste tipo de consolidação encontram-se as seguintes opções:

• Controlos: É exibida uma tabela na parte esquerda deste painel com a lista dos controlos do catálogo, bem como Aplicabilidade, Estado e Justificação. Clicando em qualquer uma das linhas da tabela, pode-se personalizar o tipo de consolidação a realizar sobre o controlo ou requisito selecionado, sendo exibida na parte direita deste painel a seguinte informação e opções:

  • Resumo: Mostra a informação completa sobre o controlo selecionado.

  • Aplicabilidade: Permite definir o critério de consolidação do campo "Aplicabilidade" dos questionários para o controlo selecionado. Os critérios são os mesmos que na consolidação global, mas neste caso só se aplicam ao controlo selecionado.

  • Estados: Permite definir o critério de consolidação do campo "Estado" dos questionários para o controlo selecionado. Os critérios são os mesmos que na consolidação global, mas neste caso só se aplicam ao controlo selecionado.

Uma vez estabelecidos os critérios Globais e/ou os critérios personalizados por Controlo, deve-se clicar no botão "Consolidar" para que a consolidação comece.

Adicionalmente às opções anteriores, é permitido editar as diferentes colunas da tabela que contém o catálogo compliance. A função de cada uma das colunas é a seguinte:

• Aplica: Permite identificar se o requisito ou controlo aplica ou não aplica dentro da organização. Para estabelecer o valor, deve-se clicar duas vezes sobre a célula e selecionar a opção desejada no menu suspenso. A ferramenta permite estabelecer como "Aplica" ou "Não aplica" a um grupo de requisitos ou controlos, de forma que todos os requisitos/controlos que se encontram em níveis inferiores são estabelecidos com o mesmo valor.

• Justificação ou Controlo: Permite indicar uma justificação de aplicabilidade ou não aplicabilidade do controlo. Para isso, deve-se clicar duas vezes sobre a célula, aparecendo uma caixa de texto onde se pode escrever.

• Estado Atual: Permite indicar o estado de implementação do requisito ou do controlo dentro da organização. Clicando sobre a célula, será exibido um menu suspenso com as opções disponíveis para definir o estado, em função dos estados configurados para o catálogo compliance. A ferramenta oferece uma série de estados por padrão para os catálogos, mas esses estados são configuráveis tanto na opção "Catálogos Compliance" da secção de Ajustes como no próprio catálogo na opção superior "Estados" (ver secção seguinte).

• Data: Permite estabelecer uma data para o requisito ou controlo. Esta data pode ser utilizada, por exemplo, para identificar a data da avaliação do requisito ou a data de implementação do mesmo (conforme desejado).

• Documentação: Mostra os documentos associados ao requisito ou controlo, podendo-se descarregar os documentos clicando diretamente sobre o link. Para associar documentos a um requisito, deve-se selecionar o requisito e clicar no botão "Associar Documentação" disponível na parte superior.

• Observações: Permite incluir as observações e dados relevantes para justificar o estado do controlo.

• Controlos Agrupados: Mostra os controlos, da opção "Gestão de Controlos", associados ao requisito, podendo-se aceder ao detalhe do controlo clicando diretamente sobre o link. Para associar controlos a um requisito, deve-se selecionar o requisito e clicar no botão "Associar Controlo" disponível na parte superior.

Nota: Esta coluna está oculta por padrão. Para visualizar a coluna, deve-se clicar com o botão direito do rato sobre o cabeçalho da tabela, permitindo adicionar a coluna.

• Não Conformidades: Mostra as não conformidades associadas ao requisito, podendo-se aceder ao detalhe da não conformidade clicando diretamente sobre o link. Para associar não conformidades a um requisito, deve-se selecionar o requisito e clicar no botão "Associar Não conformidade" disponível na parte superior.

Nota: Esta coluna está oculta por padrão. Para visualizar a coluna, deve-se clicar com o botão direito do rato sobre o cabeçalho da tabela, permitindo adicionar a coluna.

Por último, na parte superior é permitido associar o catálogo compliance aos ativos da organização. Clicando sobre o link "Ativos Relacionados", será exibida uma tabela que permite associar os ativos que aparecem na opção "Inventário".

Ao clicar no botão "Adicionar Ativos", aparece uma janela com a árvore de dependências definida na opção "Inventário". Esta janela permite adicionar todos os ativos relacionados com o catálogo compliance, incluindo os serviços e processos registados.

Assistente IA Compliance

Funcionalidades principais

• Resumir e analisar os requisitos de uma normativa, destacando os controlos chave ou com baixo nível de desempenho.

• Avaliar a percentagem de cumprimento tanto geral como por categoria.

• Determinar a aplicabilidade dos requisitos, diferenciando entre obrigatórios e opcionais.

• Identificar lacunas ao comparar o grau de implementação com a aplicabilidade.

• Listar ações pendentes, incluindo planos de ação e requisitos de auditoria.

• Comparar com qualquer outra normativa para estabelecer sinergias e controlos equivalentes.

• Propor controlos ou evidências necessárias para melhorar o nível de cumprimento.

• Revisar tendências e evolução do cumprimento com versões históricas.

Automatização de propostas e controlos

Adicionalmente, o Assistente IA de Compliance permite incluir automaticamente as propostas em ações e controlos dentro do GlobalSuite®.

• Mostrar propostas de ações em formato tabela, com a possibilidade de selecioná-las para incluí-las numa análise de riscos, seja como plano de tratamento ou como controlo implementado.

• Associar os controlos criados diretamente aos requisitos da normativa.