A opção de Configuração permite gerar os diferentes estados de aprovação dos documentos armazenados no Gestor Documental do Sistema de Gestão.
Ao clicar na opção de Configuração Workflow, acede-se à configuração própria do mesmo, podendo definir os seguintes parâmetros.
-
Nome: Identifica o nome do workflow que será mostrado na lista inicial.
-
Responsável pelo documento: Oferece a possibilidade de identificar o responsável pelo documento armazenado.
-
Prazo: Permite definir se queremos estabelecer um prazo de aprovação nos estados documentais.
-
Alertar Publicado: Permite definir se queremos notificar os responsáveis pelo estado publicado (último estado) quando um documento chegar a ele. Todos os alertas e notificações do gestor documental incluem um link para aceder diretamente ao ficheiro afetado.
NOTA: Se a caixa de verificação correspondente for marcada, os utilizadores recebem um e-mail com um link de acesso direto ao documento afetado.
-
Estados: Permite estabelecer os diferentes estados associados à documentação armazenada no Gestor Documental. As ações que podem ser realizadas sobre a tabela são as seguintes:
-
Novo: Permite inserir um novo estado na tabela.
-
Eliminar: Permite eliminar um estado já definido na tabela. Para isso, deve-se selecionar a linha ou linhas desejadas e clicar no botão ‘Eliminar’.
-
Subir Estado: Permite modificar a ordem (ascendente) de um estado específico uma vez definido.
-
Descer Estado: Permite modificar a ordem (descendente) de um estado específico uma vez definido.
-
As colunas mostradas na tabela permitem parametrizar os seguintes marcos:
-
Nome: Possibilita ao utilizador definir o nome do estado clicando duas vezes sobre a célula desejada.
-
Ordem: Mostra a ordem dos diferentes estados definidos. Para modificar a ordem, devem ser utilizados os botões de Subir Estado e Descer Estado desenvolvidos anteriormente.
-
Critério de aprovação: Permite identificar o número de utilizadores que devem aprovar o estado do documento. Este número deve ser igual ao número de Responsáveis identificados para o Estado selecionado.
NOTA: No caso de os critérios de aprovação não poderem ser cumpridos, a célula ficará destacada a vermelho.
-
Prazo (dias): Permite identificar o prazo de dias necessário para que os diferentes responsáveis aprovem o estado do documento, podendo ocorrer os seguintes casos:
-
Sem prazo definido: Se o utilizador não tiver estabelecido um prazo de aprovação, o documento não mudará de estado até que todos os responsáveis aprovem o estado do documento.
-
Prazo definido: Se o utilizador tiver definido um prazo de aprovação, podem ocorrer duas situações: que todos os responsáveis tenham aprovado o documento, pelo que a ferramenta não modificará o seu estado até cumprir o prazo definido, ou que o prazo tenha sido cumprido sem aprovação por parte de algum responsável, situação em que o documento voltará ao estado anterior identificado na tabela.
-
-
Voltar: Possibilita, mediante a seleção da caixa de verificação, que, uma vez passado o prazo sem que todos os responsáveis requeridos tenham aprovado a documentação, o documento regresse ao estado anterior.
-
Automático: Ao clicar na caixa de verificação de um estado, permite passar ao estado seguinte identificado sem necessidade de aprovação por parte de nenhum responsável. Esta opção permite deixar rastreabilidade dos diferentes estados pelos quais um documento passou, sem necessidade de que um estado determinado deva ser aprovado por um ou vários responsáveis.
-
Responsáveis: Possibilita determinar os papéis ou responsáveis encarregados de aprovar ou rejeitar os documentos armazenados no gestor documental. No caso de selecionar um papel, deverão ser os responsáveis associados ao mesmo os encarregados de aprovar ou rejeitar o estado documental. No caso de querer determinar responsáveis específicos, deve-se selecionar os mesmos e associá-los ao estado requerido.
-
Responsáveis superiores: Oferece a possibilidade de associar responsáveis de entidades superiores para aprovar ou rejeitar um estado documental.