O separador Workflow do gestor documental permite gerar os diferentes estados de aprovação dos documentos armazenados no Gestor Documental do Sistema de Gestão.
A partir deste ecrã é possível localizar workflows existentes, rever informações resumidas de cada um e aceder à criação de novos fluxos.
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O ecrã mostra uma lista de cartões, onde cada um corresponde a um workflow.
Em cada cartão visualiza-se informação resumida do fluxo, como o seu nome, o número de estados, os responsáveis, se tem prazo ativado e a quantidade de documentos e pastas associadas.
Além disso, é indicado se o workflow está corretamente configurado ou em estado de rascunho:
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Os workflows em rascunho são aqueles que não estão completamente definidos (por exemplo, sem responsáveis ou outras configurações obrigatórias).
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Apenas os workflows corretamente configurados poderão ser utilizados no gestor documental.
Ao clicar sobre o nome de um WF, abre-se o seu detalhe.
Configurar WF
Informação geral
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Nome: Identifica o nome do workflow que será exibido na lista inicial.
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Responsável pelo documento: Oferece a possibilidade de identificar o responsável pelo documento armazenado.
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Prazos de aprovação nos estados: Permite definir se queremos estabelecer um prazo de aprovação nos estados documentais.
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Estados
Os estados representam as diferentes fases do ciclo de vida de um documento.
Cada estado pode ter responsáveis associados e condições de aprovação. Para que um workflow seja válido, todos os estados devem estar corretamente configurados.
Se um estado não tiver responsáveis atribuídos, o workflow será guardado como rascunho e não poderá ser utilizado.
Ações
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Adicionar estado: Permite criar um novo estado dentro do workflow.
O estado é inserido no início do fluxo, sendo o primeiro estado pelo qual o documento passará.Unknown Attachment
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Editar Nome: Permite ao utilizador definir o nome do estado. Para realizar a alteração, é necessário posicionar-se sobre o nome e pressionar o lápis.
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Modificar a ordem: Permite definir a ordem em que os estados são executados dentro do workflow.
O fluxo de estados é representado na parte esquerda em forma de sequência vertical numerada, indicando a ordem pela qual o documento passará (por exemplo: 1. Rascunho → 2. Revisão → 3. Publicado).
Ao posicionar-se sobre um estado, na parte inferior aparecem as opções de ordenação:
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Subir estado: permite mover o estado para uma posição anterior dentro do fluxo.
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Descer estado: permite mover o estado para uma posição posterior dentro do fluxo.
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Eliminar estado: Permite eliminar um estado do WF. Para isso, deve-se selecionar a linha ou linhas desejadas e clicar no botão ‘Eliminar’.
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Associar/desassociar responsáveis: Permite definir os responsáveis encarregados de aprovar ou rejeitar os documentos nesse estado.
Podem ser atribuídos:-
Funções, caso em que os utilizadores associados a essa função serão os responsáveis.
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Utilizadores específicos, selecionando-os diretamente.
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Atributos dos Responsáveis:
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Aprovador obrigatório: permite indicar qual responsável deve obrigatoriamente aprovar o estado. Esta opção não está disponível em estados automáticos nem no estado final do documento.
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Permissão para eliminar: permite definir quais responsáveis podem eliminar o documento nesse estado. Os responsáveis pelo primeiro estado terão sempre esta permissão ativa e não pode ser desmarcada.
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Notificar a todos: disponível apenas no último estado do workflow, permite definir se será enviada uma notificação aos responsáveis quando o documento alcançar o estado publicado.
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As notificações do gestor documental incluem um link direto para o documento afetado.
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Ativar responsáveis superiores: Permite incluir responsáveis de entidades superiores no processo de aprovação.
Esta opção só está disponível caso sejam utilizadas subentidades. Ao ativá-la, poderão ser atribuídos responsáveis de entidades superiores para aprovar ou rejeitar o estado. -
Estado Automático: Ao clicar em “Estado automático” de um estado, permite passar ao estado seguinte identificado sem necessidade de aprovação por qualquer responsável. Esta opção permite manter a rastreabilidade dos diferentes estados pelos quais um documento passou, sem necessidade de que um estado específico deva ser aprovado por um ou mais responsáveis.
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Pessoas necessárias para aprovar: permite indicar quantos responsáveis devem aprovar o estado do documento para que este avance para o estado seguinte, desde que não se trate de um estado automático.
O valor informado deve ser igual ou inferior ao número de responsáveis associados ao estado. Se for introduzido um valor superior, o sistema ajustará automaticamente ao máximo permitido.Se nenhum valor for informado, entender-se-á que todos os responsáveis do estado devem aprovar o documento.
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Prazo (dias): Se for marcado “Prazos de aprovação nos estados” nos dados gerais, permite identificar o prazo de dias necessário para que os diferentes responsáveis aprovem o estado do documento, podendo ocorrer os seguintes casos:
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Sem prazo definido: Se o utilizador não tiver estabelecido um prazo de aprovação, o documento não mudará de estado até que todos os responsáveis aprovem o estado do documento.
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Prazo definido: Se o utilizador tiver definido um prazo de aprovação, podem ocorrer duas situações: que todos os responsáveis tenham aprovado o documento, pelo que a ferramenta não modificará o seu estado até cumprir o prazo definido, ou que o prazo tenha sido cumprido sem aprovação por parte de algum responsável, situação em que o documento voltará ao estado anterior identificado na tabela.
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Voltar: Permite, uma vez passado o prazo sem que todos os responsáveis requeridos tenham aprovado a documentação, regressar ao estado anterior do documento.
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