Wie automatisiert man die Bewertung von Risiken und Kontrollen über die Umfragen-Option von GlobalSuite®?

Mit der Automatisierung von Umfragen und der Konfiguration von Benachrichtigungen sparen Sie Zeit bei allen Bewertungen von Vermögenswerten, Risiken und Kontrollen in Ihrem Unternehmen. Sie können den Versand dieser Umfragen planen, und GlobalSuite® sendet die Umfrage direkt mit einer definierten Häufigkeit an die für die Bewertung verantwortliche Person. Wenn Sie monatliche und/oder jährliche Bewertungen haben, müssen Sie nur die Häufigkeit einstellen und die Nachverfolgung über die erhaltenen Benachrichtigungen durchführen. Sparen Sie Zeit bei der operativen Arbeit, um sich auf die Schlussfolgerungen der erzielten Ergebnisse zu konzentrieren.

Mit dem automatischen Versand können Sie zudem verschiedene Arten von Benachrichtigungen konfigurieren, um den Verantwortlichen für die Beantwortung von Risiken und Kontrollen zu erinnern und die Nachverfolgung zu erleichtern. Es handelt sich um zwei Funktionen, die individuell konfiguriert werden können, aber mit einer gemeinsamen Konfiguration können Sie deren Potenzial maximal ausschöpfen.

Wie automatisiert man die Bewertung von Risiken und Kontrollen über die Umfragen-Option von GlobalSuite® sowie die Optionen zur Umfrageplanung und Benachrichtigungen?

Im ersten Schritt konfigurieren und automatisieren wir den Versand von Umfragen. Dieser Versand kann für Umfragen mit externem Link oder Umfragen mit internem Link automatisiert werden. Umfragen mit externem Link können von Mitarbeitern beantwortet werden, die keinen Zugang zu GlobalSuite® haben. Dies ermöglicht auch eine erhebliche Zeitersparnis bei der Konfiguration der Anwendung, da die Person, die die E-Mail mit dem Link erhält, darauf zugreifen kann. Die Umfrage mit externem Link ist mit einem Token gesichert.

Wenn Sie hingegen die Option des internen Links nutzen möchten, können Sie einen Benutzer der Anwendung auswählen, der diese Umfrage erhält.

In diesem vollständigen Beispiel wird die Automatisierung mit externem Link gezeigt.

Wie konfiguriert man die Umfragevorlage?

Zunächst denken Sie daran, dass Sie ein Umfragemodell haben müssen, das unter Einstellungen > Umfragemodelle konfiguriert wird. In dieser Option müssen Sie die Umfrage vom Typ Element, Risiko und Kontrolle auswählen.

Sobald das Modell konfiguriert und erstellt ist, wird die Umfrage konfiguriert. Ziel dieser Option ist es, anzugeben, auf welche Elemente, Risiken und Kontrollen (es kann auch auf einzelne Elemente oder nur auf Kontrollen angewendet werden, die Konfiguration bleibt unabhängig vom gewählten Modell gleich) die Umfrage angewendet werden soll. Von dieser Option aus können Sie auswählen, auf welche Risikoanalysen, Elemente, Risiken und Kontrollen sie angewendet werden soll, und Sie können auswählen, an welche Person diese Informationen gesendet werden sollen. Mit dieser Konfiguration wird die Umfrage gemäß der definierten Häufigkeit gesendet. Dazu sind folgende Schritte erforderlich:

Gehen Sie zu Verwaltung > Umfragen > Umfragen konfigurieren und wählen Sie den Umfragetyp und das Modell aus, das ausgewählt werden soll.

Beim Zugriff können Sie neben der Auswahl des Bewertungsumfangs oder der spezifischen Daten der Umfrage auch regelmäßige Benachrichtigungen konfigurieren und die Umfrage so planen, dass sie ab dem ersten Versand automatisch gesendet wird.

Ist es möglich, Umfragen nach einer bestimmten Häufigkeit zu planen?

Um eine Umfrage automatisch zu konfigurieren, müssen wir zum Abschnitt Umfrageplanung gehen, und das erste, was zu tun ist, ist die Option Automatisch zu markieren. Mit diesem Schritt werden die spezifischen und für den Versand erforderlichen Felder aktiviert.

Die Felder für die Definition sind:

• Versandart: Externer Link oder interner Link. Für den externen Link wird die Option Umfragen veröffentlichen verwendet, und der Empfänger benötigt keinen Benutzer.

• Häufigkeit: Wählen Sie zwischen monatlich, vierteljährlich, halbjährlich und jährlich.

• Startdatum: Datum, das für den ersten Versand verwendet wird. Für diesen ersten Versand wird das Startdatum und die Häufigkeit addiert. Dieser erste Versand kann auch manuell über Veröffentlichung erfolgen. Wenn Sie alles vorbereiten möchten, um es an einem bestimmten Datum zu starten, können Sie das Startdatum so konfigurieren, dass das Datum des nächsten Versands der Tag des Umfrageversands ist.

• Datum des letzten Versands: Datum, an dem der letzte Versand dieser Umfragekonfiguration erfolgte.

• Datum des nächsten Versands: Datum, das basierend auf der Häufigkeit und dem Versanddatum berechnet wird.

Zusätzlich gibt es zwei Felder, die für diese Art von Versand erforderlich sind. Das Feld Kommentare, das, wenn es ausgefüllt ist, mit der Benachrichtigung gesendet wird, sodass Sie es mit Anweisungen zur Risikobewertungs- und Kontrollkampagne, zur Bewertungsmethodik oder zu anderen relevanten Themen ausfüllen können. Das zweite Feld entspricht dem Feld Verantwortlicher, in dem die Person oder Personen hinzugefügt werden müssen, an die diese Umfrage gesendet werden soll. Sie können Genehmigungs-Workflows oder nur einen Status verwenden.

Wie konfiguriert man Umfragebenachrichtigungen zur Nachverfolgung?

Im Rahmen dieses Prozesses verfügt GlobalSuite® über verschiedene Arten von Benachrichtigungen, die es ermöglichen, die Nachverfolgung durchzuführen und das Zieltermin für den Verantwortlichen der Veröffentlichung und den Empfänger der Umfrage nicht zu verpassen. Alle Verantwortlichen, die an diesem Bewertungsprozess teilnehmen, erhalten automatische Benachrichtigungen, wenn sie für die Beantwortung verantwortlich sind. Auf diese Weise sendet GlobalSuite® bei jedem Versand einer Umfrage, Abschluss einer Umfrage oder Statusänderung des WF in diesem Moment eine Benachrichtigung. Zusätzlich zu diesen Benachrichtigungen können regelmäßige Benachrichtigungen konfiguriert werden, die basierend auf den definierten Daten gesendet werden.

Wie kann ich regelmäßige Benachrichtigungen basierend auf dem Startdatum konfigurieren?

Diese Benachrichtigung wird an den Empfänger der Umfrage als Nachverfolgung gesendet. Es handelt sich um eine regelmäßige Benachrichtigung, die basierend auf einer definierten Häufigkeit gesendet wird. Obwohl eine Antwortfrist festgelegt wird, kann der Benutzer diese Benachrichtigung als Erinnerung konfigurieren, und sie wird an den Empfänger gesendet, um zu vermeiden, dass die Umfrage bis zur festgelegten Frist nicht überprüft wird. Diese Benachrichtigung funktioniert sowohl für externe als auch für interne Links.

Dazu müssen Sie diesen Abschnitt aktivieren und die Häufigkeit sowie die Tage konfigurieren, an denen Sie diese Benachrichtigung aktiv haben möchten. Im Beispiel ist eine wöchentliche Häufigkeit (jeden Montag) über 30 Tage zu sehen, was die Frist ist, die die Verantwortlichen für Risiken und Kontrollen für diese Umfrage haben.

Wie konfiguriert man Benachrichtigungen zum Fristende?

Zusätzlich zu den regelmäßigen Benachrichtigungen gibt es weitere Benachrichtigungen, die helfen, die festgelegte Frist zu kontrollieren, um Antworten zu Elementen, Risiken und Kontrollen zu erhalten. Diese Benachrichtigungen sind nur verfügbar, wenn in der Konfiguration Externer Link oder die Option Umfragen veröffentlichen ausgewählt wurde.

Um zu dieser Option zu gelangen, müssen Sie auf Umfragen > Umfragen veröffentlichen klicken. Beim Zugriff können Sie definieren, welche Fristbenachrichtigungen sowohl an den Empfänger als auch an den Verantwortlichen der Veröffentlichung gesendet werden sollen, der für die Überprüfung der Umfrageergebnisse verantwortlich ist.

Diese Benachrichtigung ist sehr nützlich für den Verantwortlichen der Veröffentlichung, da er normalerweise mehrere Veröffentlichungen hat, die er nachverfolgen muss. Auf diese Weise führt GlobalSuite® die Nachverfolgung basierend auf dem Abschlussdatum durch.

Eine der Benachrichtigungen für den Verantwortlichen der Umfrage ist die 1 Tag nach dem Abschlussdatum. Mit dieser Benachrichtigung kann festgestellt werden, welche Umfragen abgeschlossen sind, welche Umfragen noch ausstehen und dass der Link zur Umfrage abgelaufen ist. Dies wird dazu führen, dass der Kontakt mit dem zugehörigen Empfänger aufgenommen wird, um den Zeitraum zu verlängern.