Konfiguration von Warnungen

In diesem Abschnitt werden die verschiedenen Warnungen konfiguriert, die den Mitarbeitern des Kundenunternehmens zur Verfügung stehen.

Um die Warnungen dem Kunden zuzuordnen, müssen diese in der Tabelle ausgewählt werden. Die von GlobalSUITE angebotenen Warnungen sind die folgenden:

• Benachrichtigung über den Abschluss von Maßnahmen des Behandlungsplans: Sendet eine E-Mail an die definierte Adresse, wenn eine Maßnahme des Risikobehandlungsplans abgeschlossen wurde.

• Tägliche Benachrichtigungen: Benachrichtigt über ausstehende Aufgaben, die täglich im Tool generiert wurden.

• Wöchentliche Benachrichtigungen: Benachrichtigt über ausstehende Aufgaben, die wöchentlich im Tool generiert wurden.

• Monatliche Benachrichtigungen: Benachrichtigt über ausstehende Aufgaben, die monatlich im Tool generiert wurden.

• Benachrichtigung über Vertragsende 7 Tage vorher: Benachrichtigt über Verträge, die in einer Woche oder weniger enden. Die Warnung wird nur gesendet, wenn mindestens ein Vertrag kurz vor dem Abschluss steht.

• Benachrichtigung über Vertragsende: Benachrichtigt über Verträge, die am aktuellen Tag enden. Die Warnung wird nur gesendet, wenn mindestens ein Vertrag am Tag endet.

• Versand neuer Nachrichten: Sendet eine Warnung, jedes Mal wenn eine neue Nachricht in GlobalSUITE® erstellt wird.

• Hinzufügen von Einträgen zu Metriken: Sendet eine Warnung, jedes Mal wenn neue Einträge zu einer Metrik hinzugefügt werden müssen, basierend auf der definierten Periodizität. Derzeit wird für jede definierte Metrik, die aktualisiert werden muss, eine Warnung gesendet. Diese E-Mail wird auch an die verantwortliche Person der Metrik gesendet.

• Dokumentationsweitergabe: Sendet eine Warnung, wenn Dokumentation von einer Entität auf eine andere übertragen wird. Die Mitarbeiter der Entität, die diese Warnung aktiviert haben, erhalten eine Benachrichtigungs-E-Mail.

• Workflow-Weitergabe: Diese Warnung wird gesendet, wenn ein Dokumenten-Workflow weitergegeben wurde. Die Mitarbeiter der Entität, die den Workflow erhält, werden benachrichtigt, wenn sie diese Warnung aktiviert haben.

• Änderung des Workflow-Status: Die Warnung bezieht sich auf Benachrichtigungen, die gesendet werden, wenn sich der Status eines Dokuments ändert, ein neues Dokument hochgeladen wird oder die Version geändert wird. Die Mitarbeiter, die die Benachrichtigung erhalten, sind diejenigen, die dem neuen Status des Dokuments zugeordnet sind und diese Warnung konfiguriert haben. Die Benachrichtigung wird zum Zeitpunkt der Statusänderung gesendet.

• Zielverfolgung: Sendet eine Warnung, wenn die Bewertung eines Ziels durchgeführt und ein Wert dafür festgelegt wird.

• Verfolgung von Maßnahmen der Kontrollen des Behandlungsplans: Sendet eine Warnung, wenn sich der Status einer Kontrolle ändert, die im Risikobehandlungsplan enthalten ist.

• Erinnerung an ausstehende Aufgaben: Tägliche Warnungen werden gesendet, um an ausstehende Aufgaben eines Benutzers zu erinnern.

• Benachrichtigung über Dokumentstatusänderung: Sendet eine Warnung, wenn sich der Status der aktiven Version eines im Dokumentenmanager gespeicherten Dokuments ändert, ein neues Dokument hochgeladen wird oder die Version geändert wird. Diese Warnung ist zusätzlich zu den Benachrichtigungen der Verantwortlichen des Genehmigungs-Workflows (Warnung "Änderung des Workflow-Status").

• Einhaltung der Frist für Kontrollen (Verantwortlicher): Sendet eine Warnung an den Verantwortlichen einer Kontrolle, wenn die festgelegte Frist erreicht ist. Damit die Benachrichtigung empfangen wird, muss der Verantwortliche dieser Warnung zugeordnet sein.

• Einhaltung der Frist für Maßnahmen (Verantwortlicher): Sendet eine Warnung an den verantwortlichen Mitarbeiter einer Maßnahme, wenn die festgelegte Frist erreicht ist. Damit die Benachrichtigung empfangen wird, muss der Verantwortliche dieser Warnung zugeordnet sein.

• Einhaltung der Frist für Maßnahmen (Verantwortlicher der zugehörigen Kontrolle): Sendet eine Warnung an den verantwortlichen Mitarbeiter einer Kontrolle, wenn die festgelegte Frist für eine der Maßnahmen dieser Kontrolle erreicht ist.

• Benachrichtigung über Änderungen der Risikoanalyse durch den Verantwortlichen des Elements: Sendet eine Warnung an den Verantwortlichen des Elements (definiert in der Option Inventar), wenn Änderungen an einem der identifizierten Risiken für dieses Element in der Risikoanalyse vorgenommen werden.

• Benachrichtigung über Änderungen der Kontrollbewertung durch den Verantwortlichen des Elements: Sendet eine Warnung an den Verantwortlichen des Elements (definiert in der Option Inventar), wenn Änderungen an einer der auf Risiken des Elements angewendeten Kontrollen vorgenommen werden.

• Benachrichtigung über die Konsolidierung von Umfragen durch den Managementverantwortlichen: Sendet eine Warnung an den Verantwortlichen der Dienste (definiert in der Option Dienstkatalog), wenn Umfragen zu Elementen, Risiken und Kontrollen konsolidiert werden, die Elemente betreffen, die unter diese Dienste fallen.