Wie man Kontrollumfragen in GlobalSuite® konfiguriert

Phasen zur Durchführung von Kontrollumfragen

In dieser Anleitung werden die Phasen 1 und 2 des Prozesses zur Erstellung einer Umfrage erklärt.

Umfragemodelle

GlobalSuite® ermöglicht es, das Inventar von Elementen zu identifizieren und zu klassifizieren, Risikoanalysen durchzuführen und die Kontrollen der Organisation zu bewerten, indem Umfragen an die verschiedenen Verantwortlichen der Organisation gesendet werden. Dazu muss zunächst das gewünschte Umfragemodell erstellt werden. Es können mehrere Modelle erstellt und so konfiguriert werden, dass sie an die Bedürfnisse der Organisation angepasst werden können.

Dazu kann jedes Umfragemodell durch Angabe seines Typs konfiguriert werden. Es gibt drei Arten von Umfragen, die bei der Erstellung eines Modells berücksichtigt werden können:

• Elementenumfrage: Ermöglicht die Identifizierung, Kategorisierung und Klassifizierung der Elemente.

• Risiko-Umfrage: Ermöglicht die Identifizierung der Risiken jedes Elements (einschließlich Dienstleistungen und Prozesse) sowie deren Bewertung gemäß der Methodik der Organisation.

• Kontrollumfrage: Ermöglicht die Identifizierung der in der Organisation implementierten Kontrollen sowie deren Reifegradbewertung gemäß der entsprechenden Methodik.

In dieser Anleitung wird die Funktionsweise des Typs „Kontrollumfrage“ erklärt.

Um ein Umfragemodell zu konfigurieren, muss der Benutzer Administrator sein (Plattform-Administrator, Enterprise-Administrator oder Konfigurations-Administrator), da sich dies im Abschnitt Einstellungen> Umfragemodelle befindet.

In der Option muss ausgewählt werden, welcher Umfragemodelltyp im Button „ Neue Umfrage“ erstellt werden soll (in diesem Fall der Typ „ Elemente, Risiken und Kontrollen“). Außerdem können in dieser Option Modelle gelöscht (Button „ Löschen“) und eine Liste der konfigurierten Modelle heruntergeladen werden (Button „ Herunterladen“).

In der letzten Spalte werden die aktivierten Modelle angezeigt. Es können nur Umfragen aus den aktivierten Modellen erstellt werden.

Innerhalb des Umfragemodells können Aspekte wie Name, Abteilung oder Erstellungsdatum konfiguriert werden, sowie angegeben werden, ob das Modell aktiviert werden soll und ob „ Im letzten Status konsolidieren“ gewünscht ist, d. h., dass die Umfragedaten direkt aus dem letzten Status des Flusses im endgültigen Analysebericht konsolidiert werden können.

Es ist auch möglich, Zustände in der Umfrage zu verwenden. Die Verwendung dieser Zustände ermöglicht es, dass verschiedene Personen Informationen aus vorherigen Zuständen ausfüllen oder validieren können. Es kann automatisch von einem Zustand in einen anderen gewechselt werden, wenn der Indikator (automatisches Kontrollkästchen) markiert ist, und es kann auch auf die gleiche Weise in einen vorherigen Zustand zurückgekehrt werden, indem das entsprechende Kontrollkästchen markiert wird.

Standardmäßig sind implementierte Kontrollen markiert, damit diese Art von Kontrollen in der Umfrage angezeigt wird.

Um diese Art von Kontrolle zu deaktivieren, muss eine andere Art markiert werden. Daher kann sie nur deaktiviert werden, wenn auch die Option der Behandlungspläne markiert wird, die Kontrollen darstellen, die sich noch in der Studien- und Verbesserungsphase befinden und noch nicht implementiert wurden.

Wenn Behandlungspläne markiert werden, werden standardmäßig auch Maßnahmen markiert. Es ist nicht möglich, Behandlungspläne ohne Maßnahmen zu markieren.

Es können auch Maßnahmen für implementierte Kontrollen und Nachweise in der Umfrage sowohl für implementierte Kontrollen als auch für Behandlungspläne aufgenommen werden.

Auf diese Weise kann bei der Ausfüllung der Umfrage und der Bewertung einer Kontrolle oder der Erstellung einer neuen Kontrolle die Maßnahmen dieser Kontrolle angegeben und die Nachweise dafür angehängt werden.

Anschließend wird der zweite Abschnitt „Kontrollumfrage“ angezeigt.

Zuerst muss ausgewählt werden, welche Kontrollmethodik in der Umfrage verwendet werden soll. Bei der Auswahl der Methodik werden die darin konfigurierten Dimensionen angezeigt, wobei der Dimensionstyp und ob diese manuell oder automatisch ist, angegeben werden.

Der Benutzer kann die folgenden Optionen für jede Dimension konfigurieren:

• Sichtbar: Ermöglicht die Festlegung, ob die Dimension in die Umfrage aufgenommen wird oder nicht, indem auf die Zelle geklickt wird.

• Editierbar: Gibt an, ob die Dimension in der Umfrage geändert werden kann oder nur im Ansichtsmodus sichtbar ist.

• Obligatorisch: Gibt die Verpflichtung an, eine Dimension auszufüllen, um den Status zu ändern, falls Umfragen mit Status verwendet werden.

• Frage: Im Fall von Umfragen des Typs „Formular“ (wird später erläutert) kann eine erklärende Frage anstelle des Namens der Dimension angezeigt werden. In diesem Fall ist dies nicht anwendbar, da bei Kontrollumfragen die Anzeigeart nicht ausgewählt werden kann und standardmäßig im Tabellenformat angezeigt wird.

Bei Auswahl der Methodik wird eine Informationsmeldung angezeigt, die darauf hinweist, dass die Dimensionen durch die der ausgewählten Methodik ersetzt werden.

Wenn eine Dimension ausgewählt wird, kann die Reihenfolge, in der sie angezeigt wird, geändert werden. Mit den Schaltflächen „Nach oben“ und „Nach unten“ kann sie an die gewünschte Position verschoben werden.

Mit dem Button „Dimensionen aktualisieren“, wie in der gelben Nachricht angegeben, wird die Liste der Dimensionen der Kontrollmethodik aktualisiert, falls nach der Erstellung des Modells neue Dimensionen hinzugefügt wurden.

Die Einstellungen der vorherigen Dimensionen, die bereits existierten, bleiben erhalten. Es erscheinen nur die neuen Dimensionen, die in der Kontrollmethodik erstellt wurden, um in die Umfrage aufgenommen zu werden.

Wenn eine qualitative Dimension markiert wird, werden in der unteren Tabelle („Kontrollniveaus“) die in Einstellungen > Kontrollmethodiken konfigurierten Niveaus informativ angezeigt.

Im Abschnitt „ Anhänge“ können die für die Umfrage erforderlichen Dateien angehängt werden, damit der Empfänger diese einsehen kann.

Die verfügbaren Optionen sind:

• Datei auswählen: Ermöglicht das Suchen und Auswählen einer Datei aus unserem Dateiexplorer.

• Anhängen: Ermöglicht das Hochladen der ausgewählten Datei.

• Löschen: Ermöglicht das Löschen einer in der Tabelle „Zugehörige Dokumentation“ ausgewählten Datei.

• Herunterladen: Ermöglicht das Herunterladen der in der Tabelle „Zugehörige Dokumentation“ ausgewählten Datei.

• Anzeigen: Ermöglicht das Anzeigen der in der Tabelle „Zugehörige Dokumentation“ ausgewählten Datei im Browser. Es können nur Dateien mit den Erweiterungen .pdf, .jpeg, .jpg, .bmp oder .png angezeigt werden.

Umfragekonfiguration

Sobald das Umfragemodell konfiguriert ist, kann es verwendet werden, um so viele Umfragen wie erforderlich zu konfigurieren. Dazu muss man zur Option im Abschnitt Verwaltung> Umfragen gehen.

Um die Konfiguration einer Umfrage zu erstellen, muss nach dem Umfragetyp gefiltert und anschließend das gewünschte Modell ausgewählt werden.

Durch Drücken des Buttons „ Neu“ wird eine Umfrage des ausgewählten Typs und Modells erstellt. Wenn Sie die Konfiguration einer Umfrage löschen möchten, müssen Sie den Button „ Löschen“ drücken. Beachten Sie, dass beim Löschen einer Konfiguration alle auf dieser Konfiguration basierenden Umfragen ebenfalls gelöscht werden.

Es ist auch möglich, die Liste der Umfragekonfigurationen sowohl im Excel- als auch im PDF-Format herunterzuladen.

Beim Zugriff auf die Umfragekonfiguration erscheinen eine Reihe von Abschnitten, die deren Konfiguration ermöglichen.

Im ersten Abschnitt „Allgemeine Konfigurationsdaten“ können der Name der Konfiguration identifiziert, der Typ und das Modell der Umfrage angezeigt, das Datum geändert und auch der Check „ Aktiviert“ aktiviert oder deaktiviert werden, um anzugeben, ob die Konfiguration zur Erstellung neuer Umfragen verwendet werden kann.

Wenn im Modellierungsprozess Status (Workflow) enthalten sind, erscheint in der Konfiguration auch der Abschnitt „Status“, um jedem Status einen Verantwortlichen zuzuweisen:

Im Abschnitt „Risiko-Konfiguration“ erscheinen die Informationen zu den Kontrollen. Es muss die Risikoanalyse ausgewählt werden, mit der die Umfrage durchgeführt werden soll, und sobald diese ausgewählt ist, werden alle Kontrollen dieser Analyse angezeigt. Ob diese Kontrollen in die Umfrage aufgenommen werden sollen oder nicht, wird durch Markieren oder Deaktivieren des Kontrollkästchens links angegeben.

Nachdem alle Schritte des Formulars abgeschlossen sind, wird die Schaltfläche „Speichern“ gedrückt, und die Konfiguration ist bereit zur Verwendung.

Im Abschnitt „ Anhänge“ können spezifische Dokumente zur eigenen Konfiguration hinzugefügt werden. Gleichzeitig können die vom Umfragemodell geerbten Dokumente angezeigt und/oder verwaltet werden.