Umfang

Die Option für den Projektstart und -umfang ermöglicht es, die anfänglichen Anforderungen zur Festlegung des Projektumfangs, der Verantwortlichen, Standorte usw. zu definieren.

Das Erste, was der Benutzer sieht, ist eine Tabelle, in der verschiedene Umfänge festgelegt werden können, z. B. einer für jeden Systemtyp, Umfänge im Laufe des Lebenszyklus des Managementsystems aktualisieren usw.

Um einen neuen Umfang zu erstellen, muss die Schaltfläche 'Neu' ausgewählt werden, und anschließend erscheint der neue Umfang in der Tabelle. Um einen Umfang zu löschen, muss die Zeile oder die Zeilen ausgewählt werden, die gelöscht werden sollen, und anschließend auf die Schaltfläche 'Löschen' geklickt werden. Außerdem besteht die Möglichkeit, die Liste der Umfänge im bearbeitbaren Format (.xlsx) oder im .pdf-Format herunterzuladen, indem auf die Schaltfläche 'Herunterladen' geklickt wird.

Um die Details eines Umfangs festzulegen, muss direkt auf den Namen des Umfangs geklickt werden. Sobald auf die Details des Umfangs zugegriffen wurde, erscheint ein Formular, in dem jeder der Parameter spezifiziert werden kann.

Das Formular ermöglicht die Definition der folgenden Felder:

• Name: Beschreibender Name des Umfangs. Dieser erscheint in der Anfangstabelle mit der Liste der Umfänge.

• Umfang: Satz, der den Umfang des Systems umfasst und in den entsprechenden Zertifikaten erscheint.

• Beschreibung: Ermöglicht die detaillierte Beschreibung der Abdeckung des Umfangs.

• MS: Managementsystem, auf das dieser Umfang angewendet wird. Es können unterschiedliche Umfänge für jedes Managementsystem der Organisation vorhanden sein.

HINWEIS: Wenn das gewählte MS 'Business Continuity Management System' ist, besteht die Möglichkeit, die Dienstleistungen, die in den Umfang aufgenommen werden, basierend auf der durchgeführten Business Impact Analysis (Pre-BIA) einzugrenzen und zu rechtfertigen.

• Servicekatalog: Bietet die Möglichkeit, die Dienstleistungen festzulegen, die im Umfang enthalten sind.

• Komitee: In diesem Abschnitt werden die Ressourcen angegeben, die in die Verwaltung des Systems eingebunden sind.

• Verantwortlicher des MS: Verantwortlich für das Managementsystem und Vermittler zwischen der Geschäftsleitung und dem Managementkomitee.

• Abteilungen: Ermöglicht die Identifizierung der Abteilungen, die im Umfang des Systems enthalten sind. Abhängig von der Größe der Organisation ist es notwendig, diese zu spezifizieren.

• Organigramm: Es gibt zwei Optionen, um diesen Abschnitt auszufüllen.

  • Standort auswählen: Ermöglicht die Angabe, wo die Datei im folgenden Textfeld gespeichert ist.

  • Datei hochladen: Wenn diese Option ausgewählt wird, kann die Datei mit dem Organigramm der Organisation angehängt werden, um den Umfang besser zu verstehen. Dazu erscheint unten die Option, den Speicherort der Datei im Explorer zu durchsuchen. Sobald die Datei ausgewählt wurde, muss die Schaltfläche 'Hochladen' gedrückt werden. Nach Abschluss des Hochladens erscheint die Datei in der unteren Tabelle.

HINWEIS: Es ist nur möglich, eine Datei hochzuladen. Wenn eine andere Datei hochgeladen wird, wird das aktuelle Organigramm gelöscht.

• Physische Standorte. Ermöglicht die Identifizierung der Standorte, Niederlassungen, Filialen, die im Umfang enthalten sind.

• Schnittstellen. Wenn nicht die gesamte Organisation im Umfang enthalten ist, müssen die beteiligten Abteilungen mit diesen Teilen kommunizieren, z. B. die Kommunikation zwischen der IT-Abteilung (im Umfang) und der HR-Abteilung (außerhalb des Umfangs). Letztere muss in diesem Feld angegeben werden.

• Ausschlüsse vom Umfang Teile der Organisation, die nicht im Umfang enthalten sind, und die Begründung für ihren Ausschluss.

• Netzwerkdiagramm. Ermöglicht die Angabe des Netzwerkdiagramms, das im Umfang enthalten ist, was für sehr technische Normen erforderlich ist. Die Verwaltung dieses Feldes ist identisch mit dem Feld Organigramm.

• Interessierte Parteien Ermöglicht die Definition der interessierten Parteien, die den Projektumfang beeinflussen. Das Formular ermöglicht die folgenden Aktionen:

  • Verknüpfen: Wenn die interessierten Parteien zuvor unter Einstellungen definiert wurden, können sie mit unserem Umfang verknüpft werden, indem diese Schaltfläche verwendet wird.

  • Löschen: Ermöglicht das Löschen der generierten Zeile der interessierten Parteien.

  • Neue Anforderung: Es ist möglich, Anforderungen für jede interessierte Partei zu verknüpfen. Dazu muss die interessierte Partei ausgewählt werden, der die Anforderung zugeordnet werden soll, und anschließend muss diese Schaltfläche gedrückt werden, um die neue Anforderung hinzuzufügen.

• Kontext Bietet die Möglichkeit, den Kontext der Organisation festzulegen, der den Projektumfang beeinflussen kann.

• Zweck des Managementsystems Ermöglicht die detaillierte Beschreibung des Zwecks, für den das Managementsystem in der Organisation implementiert wird.

• Interne/Externe Faktoren Bietet die Möglichkeit, interne oder externe Elemente anzugeben, die den Umfang des Managementsystems beeinflussen können.

• Folgen Ermöglicht die Beschreibung der Folgen der Implementierung des Managementsystems basierend auf dem definierten Umfang.

Konsolidierung von Umfängen

Diese Option ermöglicht es, die verschiedenen mit der Einheit und den Untereinheiten verbundenen Umfänge zusammengefasst anzuzeigen.

Im Folgenden wird die Funktionalität jeder der verfügbaren Tabellen beschrieben.

• Servicetabelle: Ermöglicht dem Benutzer, die mit den ausgewählten Diensten verbundenen Umfänge zu filtern.

• Untereinheitentabelle: Bietet die Möglichkeit, die in den ausgewählten Untereinheiten definierten Umfänge zu filtern.

• Tag/Wert-Tabelle: Ermöglicht die Anzeige der Umfänge, die mit einem bestimmten Tag verbunden sind.

• Spezifische Filter: Bietet die Möglichkeit, die mit einem oder mehreren Managementsystemen verbundenen Umfänge anzuzeigen.

Sobald die erforderlichen Filter festgelegt wurden, muss die Abfrage generiert werden. Dazu gibt es die folgenden Optionen:

• Konsolidieren: Sobald die Schaltfläche gedrückt wird und basierend auf den festgelegten Filtern, ermöglicht sie die zusammengefasste Anzeige der Umfänge in der unteren Tabelle.

• Zurück: Bietet die Möglichkeit, zur ursprünglichen Liste der Umfänge zurückzukehren.

Die Ergebnisse werden in der unteren Tabelle 'Konsolidierungsergebnisse' angezeigt.

Die von der Tabelle bereitgestellten Informationen sind die folgenden:

• Umfang: Bericht über den festgelegten Umfangsnamen.

• MS: Ermöglicht die Anzeige des Managementsystems, mit dem der Umfang verbunden ist.

• Einheit: Bietet die Möglichkeit, die Einheit oder Untereinheit anzuzeigen, mit der der Umfang verbunden ist.