Wie man Umfragen zu Element-Kontrollen (Methodik nach Element) in GlobalSuite® konfiguriert

Phasen zur Durchführung von Umfragen zu Element-Kontrollen

In diesem Leitfaden werden die Phasen 1 und 2 des Prozesses zur Erstellung einer Umfrage erklärt.

Umfragemodelle

GlobalSuite® ermöglicht es, das Inventar von Elementen zu identifizieren und zu klassifizieren, Risikoanalysen durchzuführen und die Kontrollen der Organisation zu bewerten, indem Umfragen an die verschiedenen Verantwortlichen der Organisation gesendet werden. Dazu muss zunächst das gewünschte Umfragemodell erstellt werden. Es können mehrere Modelle erstellt und so konfiguriert werden, dass sie an die Bedürfnisse der Organisation angepasst werden können.

Dazu kann jedes Umfragemodell durch Angabe seines Typs konfiguriert werden. Es gibt drei Arten von Umfragen, die bei der Erstellung eines Modells berücksichtigt werden können:

• Element-Umfrage: Ermöglicht die Identifikation der Elemente, deren Kategorisierung und Klassifizierung.

• Risiko-Umfrage: Ermöglicht die Identifikation der Risiken jedes Elements (einschließlich Dienstleistungen und Prozesse) sowie deren Bewertung gemäß der Methodik der Organisation.

• Kontroll-Umfrage: Ermöglicht die Identifikation der in der Organisation implementierten Kontrollen sowie deren Reifegradbewertung gemäß der entsprechenden Methodik.

In diesem Leitfaden wird die Funktionsweise des Typs „Umfrage zu Element-Kontrollen“ (Methodik nach Element) erklärt.

Um ein Umfragemodell zu konfigurieren, muss der Benutzer Administrator sein (Plattform-Administrator, Enterprise-Administrator oder Konfigurations-Administrator), da sich dies im Abschnitt Einstellungen> Umfragemodelle befindet.

In der Option muss ausgewählt werden, welcher Typ von Umfragemodell im Button „ Neue Umfrage“ erstellt werden soll (in diesem Fall der Typ „Elemente, Risiken und Kontrollen“). Außerdem können in dieser Option Modelle gelöscht (Button „ Löschen“) und eine Liste der konfigurierten Modelle heruntergeladen werden (Button „ Herunterladen“).

In der letzten Spalte werden die aktivierten Modelle angezeigt. Es können nur Umfragen aus den aktivierten Modellen erstellt werden.

Innerhalb des Umfragemodells können Aspekte wie Name, Abteilung oder Erstellungsdatum konfiguriert werden, sowie angegeben werden, ob das Modell für die Nutzung aktiviert werden soll und ob „Im letzten Zustand konsolidieren“ aktiviert werden soll, d.h., dass die Daten der Umfrage direkt aus dem letzten Zustand des Workflows in die endgültige Analyse konsolidiert werden können.

Es ist auch möglich, Zustände in der Umfrage zu verwenden. Die Verwendung dieser Zustände ermöglicht es, dass verschiedene Personen Informationen aus vorherigen Zuständen ausfüllen oder validieren können. Es kann automatisch von einem Zustand in einen anderen gewechselt werden, wenn der Indikator (automatisches Kontrollkästchen) markiert ist, und es kann auch auf die gleiche Weise in einen vorherigen Zustand zurückgekehrt werden, indem das entsprechende Kontrollkästchen markiert wird.

Im Abschnitt „Umfragetyp“ muss ausgewählt werden, welcher Typ von Umfragemodell erstellt werden soll. In diesem Fall wird der Typ „Umfrage zu Element-Kontrollen (Methodik nach Element)“ ausgewählt.

Anschließend werden drei Abschnitte angezeigt, die konfiguriert werden können.

Zuerst wird der Abschnitt „Zusätzliche Konfiguration“ angezeigt, in dem ausgewählt werden kann, welche Optionen in die Umfrage aufgenommen werden sollen.

Standardmäßig sind implementierte Kontrollen markiert, damit diese Art von Kontrollen in der Umfrage angezeigt werden.

Um diese Art von Kontrolle zu deaktivieren, muss eine andere Art markiert werden. Daher kann sie nur deaktiviert werden, wenn auch die Option der Behandlungspläne markiert wird, die Kontrollen darstellen, die sich noch in der Studien- und Verbesserungsphase befinden und noch nicht implementiert wurden.

Wenn Behandlungspläne markiert werden, werden standardmäßig auch Maßnahmen markiert. Es ist nicht möglich, Behandlungspläne ohne Maßnahmen zu markieren.

Es können auch Maßnahmen für implementierte Kontrollen und Nachweise in der Umfrage sowohl für implementierte Kontrollen als auch für Behandlungspläne aufgenommen werden.

Auf diese Weise kann bei der Ausfüllung der Umfrage und der Bewertung einer Kontrolle oder der Erstellung einer neuen Kontrolle die Maßnahmen dieser Kontrolle angegeben und die Nachweise dafür angehängt werden.

Im nächsten Abschnitt „ Element-Umfrage“ werden die im Elementinventar konfigurierten Dimensionen angezeigt, wobei der Dimensionstyp und ob diese manuell oder automatisch ist, angegeben werden.

Der Benutzer kann die folgenden Optionen für jede Dimension konfigurieren:

• Sichtbar: Ermöglicht die Definition, ob die Dimension in die Umfrage aufgenommen wird oder nicht, indem auf die Zelle geklickt wird.

• Bearbeitbar: Gibt an, ob die Dimension in der Umfrage geändert werden kann oder nur im Ansichtsmodus sichtbar ist.

• Obligatorisch: Gibt die Verpflichtung an, eine Dimension auszufüllen, wenn der Zustand gewechselt wird, falls Umfragen mit Zuständen verwendet werden.

• Frage: Im Fall von Umfragen des Typs „Formular“ (wird später erläutert) ermöglicht es, eine erklärende Frage anzuzeigen, anstatt nur den Namen der Dimension.

Wenn eine Dimension ausgewählt wird, kann die Reihenfolge, in der sie angezeigt wird, geändert werden. Mit den Schaltflächen „Nach oben“ und „Nach unten“ kann sie an die gewünschte Position verschoben werden.

Mit dem Button „ Dimensionen aktualisieren“, wie in der gelben Nachricht angegeben, wird die Liste der Dimensionen der Methodik nach Element aktualisiert, falls nach der Erstellung des Modells neue Dimensionen hinzugefügt wurden.

Die Einstellungen für die vorherigen Dimensionen, die bereits existierten, bleiben erhalten. Es erscheinen nur die neuen Dimensionen, die in der Elementemethodik erstellt wurden, um sie in die Umfrage aufnehmen zu können.

Beim Auswählen einer Dimension werden in der unteren Tabelle („Elementebenen“) die in Einstellungen > Element-Methodik . konfigurierten Ebenen informativ angezeigt.

Im dritten Abschnitt „ Kontroll-Umfrage“ muss ausgewählt werden, welche Methodik der Kontrollen in der Umfrage verwendet werden soll. Es ist zu beachten, dass nur die Methodiken angezeigt werden, die den Typ der Bewertung der Kontrollen nach Element definiert haben.

Bei der Auswahl der Methodik werden die darin konfigurierten Dimensionen angezeigt. Der Benutzer kann die Optionen genauso konfigurieren wie bei den Dimensionen der Elemente.

Bei der Auswahl der Methodik wird eine Informationsnachricht angezeigt, die darauf hinweist, dass die Dimensionen durch die der ausgewählten Methodik ersetzt werden.

Wenn eine Dimension ausgewählt wird, kann die Reihenfolge, in der sie angezeigt wird, geändert werden. Mit den Schaltflächen „Nach oben“ und „Nach unten“ kann sie an die gewünschte Position verschoben werden.

Mit dem Button „ Dimensionen aktualisieren“, wie in der gelben Nachricht angegeben, wird die Liste der Dimensionen der Methodik der Kontrollen aktualisiert, falls nach der Erstellung des Modells neue Dimensionen hinzugefügt wurden.

Die Einstellungen der vorherigen Dimensionen, die bereits existierten, bleiben erhalten. Es erscheinen nur die neuen Dimensionen, die in der Kontrollmethodik erstellt wurden, um in die Umfrage aufgenommen zu werden.

Im Abschnitt „Anhänge“ können die für die Umfrage erforderlichen Dateien angehängt werden, damit der Empfänger diese einsehen kann.

Die verfügbaren Optionen sind:

• Datei auswählen: Ermöglicht das Suchen und Auswählen einer Datei aus unserem Dateibrowser.

• Anhängen: Ermöglicht das Hochladen der ausgewählten Datei.

• Löschen: Ermöglicht das Löschen einer in der Tabelle „Zugehörige Dokumentation“ ausgewählten Datei.

• Herunterladen: Ermöglicht das Herunterladen der in der Tabelle „Zugehörige Dokumentation“ ausgewählten Datei.

• Anzeigen: Ermöglicht das Anzeigen der in der Tabelle „Zugehörige Dokumentation“ ausgewählten Datei direkt im Browser. Es können nur Dateien mit den Erweiterungen .pdf, .jpeg, .jpg, .bmp oder .png angezeigt werden.

  

Umfragekonfiguration

Sobald das Umfragemodell konfiguriert ist, kann es verwendet werden, um so viele Umfragen wie erforderlich zu konfigurieren. Dazu muss man die Option unter Verwaltung> Umfragen aufrufen.

Um die Konfiguration einer Umfrage zu erstellen, muss nach dem Umfragetyp gefiltert und anschließend das gewünschte Modell ausgewählt werden.

Durch Klicken auf den Button „ Neu“ wird eine Umfrage des ausgewählten Typs und Modells erstellt. Wenn Sie die Konfiguration einer Umfrage löschen möchten, müssen Sie auf den Button „ Löschen“ klicken. Es ist zu beachten, dass beim Löschen einer Konfiguration alle auf dieser Konfiguration basierenden Umfragen ebenfalls gelöscht werden.

Es ist auch möglich, die Liste der Umfragekonfigurationen sowohl im Excel- als auch im PDF-Format herunterzuladen.

Beim Zugriff auf die Umfragekonfiguration erscheinen eine Reihe von Abschnitten, die deren Konfiguration ermöglichen.

Im ersten Abschnitt „Allgemeine Konfigurationsdaten“ können der Name der Konfiguration identifiziert, der Typ und das Modell der Umfrage angezeigt, das Datum geändert und auch der Check „ Aktiviert“ aktiviert oder deaktiviert werden, um anzugeben, ob die Konfiguration zur Erstellung neuer Umfragen verwendet werden kann.

Wenn im Modellierungsprozess Zustände (Workflow) enthalten sind, erscheint in der Konfiguration auch der Abschnitt „Zustände“, um jedem Zustand einen Verantwortlichen zuzuweisen.

Im Abschnitt „ Risiko-Konfiguration“ erscheinen die Informationen zu den Elementen und Kontrollen. Es muss die Risikoanalyse ausgewählt werden, mit der die Umfrage durchgeführt werden soll, und sobald diese ausgewählt ist, können die Elemente dieser Analyse über den Button „ Elemente hinzufügen“ hinzugefügt und auch über den Button „ Elemente löschen“ entfernt werden.

Sobald die Analyse ausgewählt wurde, muss angegeben werden, welche Elemente in die Umfrage aufgenommen werden sollen. Dazu müssen sie über den Button „ Elemente hinzufügen“ hinzugefügt und können auch über den Button „ Elemente löschen“ entfernt werden.

Durch Klicken auf den Button „ Elemente hinzufügen“ wird ein Popup-Fenster mit allen Elementen geöffnet, die Teil des Elementinventars sind. Es können Filter verwendet werden, entweder nach Elementname oder Kategorie, wie im folgenden Bild gezeigt:

Um die Elemente auszuwählen, die aufgenommen werden sollen, muss das Kontrollkästchen, das sich links von jedem Element befindet, aktiviert werden, und nachdem sie markiert wurden, muss die Schaltfläche „Elemente auswählen“ gedrückt werden.

Mit dem Button „ Abhängigkeitsansicht“ werden die Elemente im Elementbaum angezeigt, um die Beziehungen zwischen ihnen zu sehen.

Sobald die Elemente ausgewählt wurden, kann in der unteren Tabelle „Kontrollen“ die Beziehung zwischen Element und Kontrolle angezeigt werden, und über das Kontrollkästchen auf der linken Seite kann ausgewählt werden, welche Kontrollen in die Umfrage aufgenommen werden sollen.

Sobald die Konfigurationsdaten ausgefüllt sind, wird „Speichern“ gedrückt, und die Konfiguration ist bereit zur Verwendung.

Im Abschnitt „ Anhänge“ können spezifische Dokumente zur Konfiguration hinzugefügt werden. Gleichzeitig können die vom Umfragemodell geerbten Dokumente angezeigt und/oder verwaltet werden.