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Benachrichtigungseinstellungen

Die von GlobalSuite® angebotenen Benachrichtigungen sind die folgenden:

  • Benachrichtigung über Abschluss von Maßnahmen des Behandlungsplans: Sendet eine E-Mail an die definierte Adresse, wenn eine Maßnahme des Risikobehandlungsplans abgeschlossen wurde.

  • Tägliche Benachrichtigungen: Benachrichtigt über ausstehende Aufgaben, die täglich im Tool generiert wurden.

  • Wöchentliche Benachrichtigungen: Benachrichtigt über ausstehende Aufgaben, die wöchentlich im Tool generiert wurden.

  • Monatliche Benachrichtigungen: Benachrichtigt über ausstehende Aufgaben, die monatlich im Tool generiert wurden.

  • Benachrichtigung über Vertragsende 7 Tage vorher: Benachrichtigt über Verträge, die in einer Woche oder weniger enden. Die Benachrichtigung wird nur gesendet, wenn mindestens ein Vertrag kurz vor dem Abschluss steht.

  • Benachrichtigung über Vertragsende: Benachrichtigt über Verträge, die am aktuellen Tag enden. Die Benachrichtigung wird nur gesendet, wenn mindestens ein Vertrag am Tag endet.

  • Versand neuer Nachrichten: Sendet eine Benachrichtigung, wenn eine neue Nachricht in GlobalSuite® erstellt wird.

  • Hinzufügen von Einträgen zu Metriken: Sendet eine Benachrichtigung, wenn neue Einträge zu einer Metrik gemäß der definierten Periodizität hinzugefügt werden müssen. Derzeit wird für jede definierte Metrik, die aktualisiert werden muss, eine Benachrichtigung gesendet. Diese E-Mail wird auch an die verantwortliche Person der Metrik gesendet.

  • Dokumentationsweitergabe: Sendet eine Benachrichtigung, wenn Dokumentation von einer Einheit an eine andere weitergegeben wird. Die Mitarbeiter der Einheit, die diese Benachrichtigung aktiviert haben, erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung.

  • Workflow-Weitergabe: Diese Benachrichtigung wird gesendet, wenn ein Dokumenten-Workflow weitergegeben wurde. Die Mitarbeiter der empfangenden Einheit werden benachrichtigt, wenn sie diese Benachrichtigung aktiviert haben.

  • Änderung des Workflow-Status: Die Benachrichtigung bezieht sich auf Warnungen, die gesendet werden, wenn sich der Status eines Dokuments ändert, ein neues Dokument hochgeladen wird oder die Version geändert wird. Die Mitarbeiter, die die Benachrichtigung erhalten, sind diejenigen, die dem neuen Status des Dokuments zugeordnet sind und diese Benachrichtigung konfiguriert haben. Die Benachrichtigung wird zum Zeitpunkt der Statusänderung gesendet.

    Es wird auch eine wöchentliche Benachrichtigung (montags) über neue Dokumente gesendet, die in den letzten 7 Tagen veröffentlicht wurden (oder bei denen eine neue Version veröffentlicht wurde). Die Empfänger dieser Benachrichtigung sind die Verantwortlichen des letzten Status des Workflows, die ebenfalls für diese Benachrichtigung registriert sind, und sie erhalten eine Zusammenfassungs-E-Mail über alle veröffentlichten Dokumente.

  • Zielverfolgung: Sendet eine Benachrichtigung, wenn die Bewertung eines Ziels durchgeführt und ein Wert dafür festgelegt wird.

  • Verfolgung von Maßnahmen der Kontrollen des Behandlungsplans: Sendet eine Benachrichtigung, wenn sich der Status einer Kontrolle im Risikobehandlungsplan ändert.

  • Erinnerung an ausstehende Aufgaben: Tägliche Benachrichtigungen werden gesendet, um an ausstehende Aufgaben eines Benutzers zu erinnern.

  • Benachrichtigung über Weitergabe von Nichtkonformitäten: Sendet eine Benachrichtigung, wenn eine Nichtkonformität von einer Einheit an eine andere weitergegeben wird. Die Mitarbeiter der Einheit, die diese Benachrichtigung aktiviert haben, erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung.

  • Benachrichtigung über Statusänderung eines Dokuments: Sendet eine Benachrichtigung, wenn sich der Status der aktiven Version eines im Dokumentenmanager gespeicherten Dokuments ändert, ein neues Dokument hochgeladen wird oder die Version geändert wird. Diese Benachrichtigung ist zusätzlich zu den Benachrichtigungen der Verantwortlichen des Genehmigungs-Workflows (Benachrichtigung "Änderung des Workflow-Status").

  • Einhaltung der Frist für Kontrollen (Verantwortlicher): Sendet eine Benachrichtigung an den Verantwortlichen einer Kontrolle, wenn die festgelegte Frist erreicht ist. Diese Benachrichtigung wird selektiv für jede Kontrolle im Formular Details einer Kontrolle aktiviert.

  • Einhaltung der Frist für Maßnahmen (Verantwortlicher): Sendet eine Benachrichtigung an den verantwortlichen Mitarbeiter einer Maßnahme, wenn die festgelegte Frist erreicht ist. Diese Benachrichtigung wird selektiv für jede Kontrolle im Formular Details einer Kontrolle aktiviert.

  • Einhaltung der Frist für Maßnahmen (Verantwortlicher der zugehörigen Kontrolle): Sendet eine Benachrichtigung an den verantwortlichen Mitarbeiter einer Kontrolle, wenn die festgelegte Frist für eine der Maßnahmen dieser Kontrolle erreicht ist.

  • Benachrichtigung über Änderung der Risikoanalyse durch den Verantwortlichen des Elements: Sendet eine Benachrichtigung an den Verantwortlichen des Elements (definiert in der Option Inventar), wenn eine Änderung an einem der für dieses Element identifizierten Risiken in der Risikoanalyse vorgenommen wird.

  • Benachrichtigung über Änderung der Bewertung von Kontrollen durch den Verantwortlichen des Elements: Sendet eine Benachrichtigung an den Verantwortlichen des Elements (definiert in der Option Inventar), wenn eine Änderung an einer der auf Risiken des Elements angewendeten Kontrollen vorgenommen wird.

  • Benachrichtigung über Konsolidierung von Umfragen durch den Managementverantwortlichen: Sendet eine Benachrichtigung an den Verantwortlichen der Dienste (definiert in der Option Dienstkatalog), wenn Umfragen zu Elementen, Risiken und Kontrollen konsolidiert werden, die Elemente betreffen, die unter diese Dienste fallen.


Die Aktionen, die in der Tabelle durchgeführt werden können, sind die folgenden:

  • Zuweisen: Ermöglicht die Definition der Benutzer, die benachrichtigt werden. Dazu muss die Schaltfläche gedrückt und die Rolle/der Mitarbeiter ausgewählt werden, der die Benachrichtigung erhalten soll.

  • Löschen: Bietet die Möglichkeit, eine durchgeführte Zuordnung zu löschen. Dazu muss der gewünschte Mitarbeiter ausgewählt und die Schaltfläche 'Löschen' gedrückt werden.

  • Erweitern: Ermöglicht das Erweitern der Liste der Benachrichtigungen und der damit verbundenen Mitarbeiter.

  • Reduzieren: Ermöglicht das Reduzieren der Liste der Benachrichtigungen und der damit verbundenen Mitarbeiter.

  • Herunterladen: Bietet die Möglichkeit, die Liste der Benachrichtigungen im bearbeitbaren Format (xlsx) oder im PDF-Format herunterzuladen.

HINWEIS: Einige Benachrichtigungen können auch in der Option von GlobalSuite® konfiguriert werden, in der sie zugeordnet sind. In diesem Fall erscheinen die Mitarbeiter automatisch in der Liste der globalen Benachrichtigungen.