Dokumentenmanager

Der Dokumentenmanager ermöglicht es, die gesamte Dokumentation des ausgewählten Unternehmenssystems oder der Systeme zentralisiert und verwaltet zu führen.

Der Dokumentenmanager passt sich an die Managementsysteme und Werkzeuge an, die das Unternehmen besitzt, und integriert gemeinsame Abschnitte für die Verwaltung eines Systems (MS-Ordner) sowie die Option für individualisierte Ordner für jedes System.

Standardmäßig verfügt das Unternehmen über einen MS-Ordner (Managementsystem) für den PDCA-Zyklus der Normen und spezifische Ordner für jedes verfügbare Managementsystem (ISO 27001, ISO 20000 usw.). Diese Ordnerstruktur wird standardmäßig von GlobalSUITE vorgeschlagen, kann jedoch von jeder Organisation angepasst werden.

Im Folgenden wird die Funktionalität jedes einzelnen Buttons (von links nach rechts) beschrieben, die der Dokumentenmanager in seiner Kopfzeile bietet:

• Optionen: Gruppiert einige der Optionen, die der Dokumentenmanager bietet. Beim Klicken auf den Button "Optionen" wird ein Menü mit Buttons angezeigt, die im Folgenden beschrieben werden:

  • Neuer Ordner: Ermöglicht das Erstellen neuer Ordner im Dokumentenmanager. Dazu wählen wir die Zeile aus, in der wir einen Ordner erstellen möchten, und klicken auf den Button ‚Neuer Ordner‘.

  • Verschieben: Bietet die Möglichkeit, einen Ordner oder eine Datei an einen neuen Speicherort innerhalb der verfügbaren Ordner im Dokumentenmanager zu verschieben.

HINWEIS: Falls der Genehmigungs-Workflow aktiviert ist, können Dateien nur zwischen Speicherorten verschoben werden, die denselben Workflow angewendet haben, um die Zuweisung von Verantwortlichen nicht zu verlieren.

• Hochladen: Ermöglicht die Auswahl des Dokuments, das in das Tool hochgeladen werden soll, indem auf den Datei-Explorer des Geräts zugegriffen wird. Wenn der Workflow aktiviert ist, muss zuvor der Workflow ausgewählt werden, der über die Dropdown-Liste links neben dem Button "Hochladen" verwendet werden soll. Die Dokumente, die im Dokumentenmanager gespeichert werden sollen, dürfen eine Größe von 15 MB nicht überschreiten.

Die in dem Tool zulässigen Formate sind:

• pdf: Adobe PDF

• doc: Microsoft Word

• docx: Microsoft Word 2007

• dot: Microsoft Word - Vorlage

• ppt: Microsoft PowerPoint

• pps: Microsoft PowerPoint

• pptx: Microsoft PowerPoint 2007

• ppsx: Microsoft PowerPoint

• xls: Microsoft Excel

• xlsx: Microsoft Excel 2007

• xlsm: Microsoft Excel - Arbeitsblatt mit Makros

• vsd: Microsoft Visio Diagramm-Dokumentformat

• vst: Microsoft Visio Flussdiagramm-Format

• mpp: Microsoft Project

• mpt: Microsoft Project - Vorlage

• odt: Open Office Text

• odp: Open Office Präsentation

• ods: Open Office Kalkulationstabelle

• odg: Open Office Grafiken

• txt: Unformatierter Text

• rtf: Rich Text Format

• jpg: JPG-Bild

• jpeg: JPEG-Bild

• png: PNG-Bild

• bmp: Standard-Windows-Bitmap-Bild

• mgr: MGR Bitmap-Bild

• csv: Kommagetrennte Datei

• msg: E-Mail

• eml: E-Mail

• bpm: Bizagi Modeler

• bpmc: Bizagi Modeler

• rar: Komprimierte Datei

• 7z: Komprimierte Datei

• zip: Komprimierte Datei

• svg: Vektorgrafik

• Löschen: Ermöglicht das Löschen eines vorhandenen Ordners oder einer Datei. Dazu wird die Zeile mit dem Ordner oder der Datei ausgewählt und der Button ‚Löschen‘ gedrückt.

• Details: Nach Auswahl des gewünschten Dokuments können die Details des Dokuments angezeigt und das Dokument über den im Abschnitt ‚Einstellungen / Mein Unternehmen‘ definierten Workflow verwaltet werden.

Das Feld auf der linken Seite zeigt alle Versionen des gespeicherten Dokuments an. Die Aktionen, die darauf ausgeführt werden können, sind:

• Zurück: Das Tool kehrt zum Dokumentenmanager zurück.

• Hochladen: Ermöglicht den Zugriff auf den Datei-Explorer, um die hochzuladende Datei auszuwählen.

• Anzeigen: Ermöglicht eine Vorschau der Datei oder des Dokuments, ohne dass es heruntergeladen werden muss. Dies ist für Dateien mit den Erweiterungen .pdf, .jpg, .jpeg, .bmp und .png möglich.

• Optionen: Im Button Optionen wurden die folgenden Buttons gruppiert:

  • Löschen: Ermöglicht das Löschen einer vorhandenen Dateiversion. Dazu wird die Zeile der Datei ausgewählt und der Button ‚Löschen‘ gedrückt.

  • Herunterladen: Die Option ermöglicht das Herunterladen des Dokuments, dessen Zeile ausgewählt ist.

  • Aktive Version ändern: Ermöglicht es, bei mehreren Versionen das aktuelle Dokument zu identifizieren. Dieses wird grün hervorgehoben und im Dokumentenmanager angezeigt.

Die Dokumentenansicht wird wie im folgenden Bild angezeigt:

Das Feld auf der rechten Seite zeigt die allgemeinen Daten des Dokuments und die verschiedenen Informationen, die darüber verwaltet werden können, wie z. B.:

• Workflow-Informationen: Zeigt die Informationen des Workflows an, dem der Dokumentenmanager zugeordnet ist, in dem die verschiedenen Dokumentenstatus, Genehmigungskriterien und Fristen festgelegt wurden.

• Versionsname: Identifiziert den Namen des Dokuments.

• Versionsdatum: Ermöglicht die Definition des Erstellungsdatums des Dokuments.

• Version: Ermöglicht die Angabe der Version des ausgewählten Dokuments.

• Änderungen: Textfeld, das es ermöglicht, zusätzliche Anmerkungen zum Dokument zu identifizieren.

• Statusbewertung: Liste der Verantwortlichen, die für die Genehmigung und Ablehnung des Status und der Version des Dokuments zuständig sind.

• Nachverfolgungen: Bietet die Möglichkeit, verschiedene Anmerkungen zum ausgewählten Dokument einzufügen.

Die Optionen, die das Tool für diese Tabelle bietet, sind:

• Speichern: Ermöglicht das Speichern aller Änderungen, die an einem Dokument vorgenommen wurden:

• Status ändern: Bietet die Möglichkeit, zum nächsten Dokumentenstatus überzugehen, sobald die zugeordneten Verantwortlichen diesen genehmigt haben.

Fortsetzung der Dokumententabelle und der Optionen in der Kopfzeile des Dokumentenmanagers, weitere Optionen, die durchgeführt werden können, sind die folgenden:

• Anzeigen: Ermöglicht eine Vorschau der Datei oder des Dokuments, ohne dass es heruntergeladen werden muss. Dies ist für Dateien mit den Erweiterungen .pdf, .jpg, .jpeg, .bmp und .png möglich.

• Mit KI verarbeiten: aktiviert den intelligenten Assistenten von GlobalSuite, der es ermöglicht, den Inhalt der Datei automatisch zu analysieren und relevante Informationen schnell und kontextbezogen zu erhalten.

  Zu den aktuellen Fähigkeiten gehören:

  • Zusammenfassung des Inhalts.

  • Extraktion von Schlüsseldaten.

  • Analyse strukturierter Dateien.

  • Antworten auf spezifische Fragen.

  • Vergleich mit normativen Modellen.

  • Rechtschreibprüfung.

  • Verbesserungsvorschläge.

Die für die Analyse unterstützten Dateitypen sind: pdf, doc, docx, txt, pptx, xlsx, png, jpg, jpeg, csv und zip.

Die Nutzung des Assistenten-Chats hängt von der Verfügbarkeit der im Umfeld zugewiesenen Tokens ab. Wenn keine Tokens verfügbar sind, wird der Zugriff vorübergehend als deaktiviert angezeigt.

• Download: Ermöglicht das Herunterladen aller in den Katalog hochgeladenen Dokumente im komprimierten Format (Ordner) oder eine Liste der hochgeladenen Dokumente im bearbeitbaren Format (CSV-Bericht).

  • Ordner: Ermöglicht das Herunterladen aller Inhalte auf der aktuellen Ebene und den Unterebenen. Der gesamte Inhalt wird in einer Zip-Datei heruntergeladen und ist in der Option "Ausstehende Downloads" verfügbar.

  • CSV-Bericht: Ermöglicht das Herunterladen eines Berichts, in dem die verschiedenen Ebenen, Ordner und Dateien im Manager strukturiert angezeigt werden, unter Berücksichtigung der angewendeten Filter, falls vorhanden. Enthält Informationen zum Pfad jeder Datei oder jedes Ordners, Verantwortlichen, Status, zugeordneten Workflows. Der Bericht ist in der Option "Ausstehende Downloads" verfügbar.

Für eine bessere Verwaltung der Tabelle ermöglicht das Tool die folgenden Aktionen:

• Filtern: Ermöglicht das Auffinden von Dateien oder Ordnern nach beliebigen Parametern und auf jeder unteren Ebene, mit direktem Zugriff darauf oder auf den Pfad über einen Link in der Spalte "Speicherort". Um die Filter zu entfernen, muss auf den Button "Filter löschen" geklickt werden.

Außerdem, wenn die Verwendung von Workflow in der Konfiguration des Dokumentenmanagers aktiviert ist, kann eine Suche nach dem Verantwortlichen des Dokuments im aktuellen Status, in jedem Pfad des Managers durchgeführt werden, und es wird auch möglich sein, nach dem Datum des Dokuments im Abschnitt "Suche" oben in der Tabelle zu filtern.

Die angewendeten Filter können über die Schaltfläche "Filter löschen" entfernt werden.

• Workflow zuordnen/entfernen: Wenn ein bestimmter Workflow einem Ordner des Dokumentenmanagers zugeordnet wird, können alle dem Workflow zugewiesenen Personen in allen seinen Zuständen den Ordner einsehen, während die Einsicht für andere Benutzer, die Zugriff auf den Dokumentenmanager haben, unmöglich gemacht wird. Dazu muss der Ordner ausgewählt und doppelt auf die Spalte "Workflow" geklickt werden. Es öffnet sich ein Fenster, in dem die Workflows, die zugeordnet oder entfernt werden sollen, ausgewählt und anschließend die Schaltfläche "Akzeptieren" gedrückt werden muss.

• Datei herunterladen: Die Option ermöglicht das Herunterladen von Dateien, indem auf deren Namen geklickt wird.

• Umbenennen: Ermöglicht das Umbenennen einer Datei oder eines Ordners, indem auf das Symbol mit Papier und Stift neben jedem Eintrag geklickt wird.