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BIA-Umfragen (Konfiguration)

Allgemeine Daten der Konfiguration

Allgemeine Daten Konfiguration

Beim Zugriff auf ein Element der Tabelle (Konfiguration einer Umfrage) ermöglicht das Tool die Definition der folgenden Parameter für jeden Umfragetyp:

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  • Name: Ermöglicht die Identifizierung des Namens der Umfrage. Dieser Name wird in der Anfangsliste der Umfragen angezeigt.

  • Typ: Ermöglicht die Anzeige der Typologie der Umfrage.

  • Modell: Ermöglicht die Anzeige der Typologie der Umfrage.

  • Datum: Identifiziert das Erstellungsdatum der Umfrage.

  • Kommentare: Dieses Feld ermöglicht das Hinzufügen von Informationen oder Anweisungen zum Ausfüllen der Umfrage, die die Empfänger der Umfragen erhalten.

  • Aktiviert: Ermöglicht die Anzeige der Umfrage im Kundenportal.

  • Verfolgungen sperren

  • Sprache: Diese Option ermöglicht die Konfiguration der Sprache, in der die Benachrichtigungen zu den Umfragen, die diese Konfiguration verwenden, gesendet werden.
    Der Sprachwähler ist nur aktiviert, wenn die MS mehr als eine konfigurierte Sprache hat.
    Standardmäßig ist die Hauptsprache der Organisation ausgewählt.
    Die gewählte Sprache wird auf den Inhalt aller E-Mails, Benachrichtigungen und Links zur Umfrage angewendet, die an Benutzer gesendet werden, die kein Konto bei GlobalSuite® haben. Für registrierte Benutzer der Plattform wird immer die in ihrem Profil definierte Sprache verwendet, unabhängig vom hier konfigurierten Wert.
    Falls eine zuvor konfigurierte Sprache gelöscht wird, werden die Konfigurationen, die diese verwendet haben, automatisch aktualisiert und durch die Hauptsprache der Organisation ersetzt.

  • Als Vorlage verwenden: Gibt an, dass die Umfrage als Vorlage für das Versenden von Umfragen aus Inventar und Risikoanalyse verwendet werden kann.

Benachrichtigungen

Es kann konfiguriert werden, dass Benachrichtigungen an den Empfänger gesendet werden, um ihn darüber zu informieren, dass ihm Umfragen zugewiesen wurden, die noch ausstehen. Diese Benachrichtigungen werden sowohl für interne als auch externe Umfragen konfiguriert und sind für alle Umfragetypen verfügbar. Die Konfiguration ermöglicht die Definition der Häufigkeit des Versands und der Zeit, während der die Benachrichtigung aktiv bleibt, beginnend ab dem Startdatum der Umfrage. Die Benachrichtigungen werden immer gesendet, solange die Umfrage nicht abgeschlossen ist.

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Die Optionen sind wie folgt:

  • Aktivieren: Durch Aktivieren dieser Option wird der Abschnitt zur Konfiguration des Versands von Benachrichtigungen aktiviert.

  • Häufigkeit: Kann konfiguriert werden

    • Täglich

    • Wöchentlich

    • Monatlich

  • Aktivierungstage: Die Tage werden angegeben, an denen die Benachrichtigungen aktiv sind, unter Berücksichtigung der Häufigkeit.

HINWEIS: Der maximal festgelegte Wert für dieses Feld beträgt 365 Tage.

Umfrageplanung

Der Abschnitt Umfrageplanung, der sich innerhalb der Umfragekonfiguration befindet, ermöglicht die Definition des automatischen Starts von Umfragen oder Veröffentlichungen, wodurch deren manueller Versand vermieden wird.

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Um diese Funktion zu aktivieren, steht das Kontrollkästchen Automatisch zur Verfügung, das standardmäßig deaktiviert ist. Durch Aktivieren werden die Felder zur Parametrierung der Planung freigeschaltet.

Die verfügbaren Felder sind wie folgt:

  • Versandart: Ermöglicht die Definition der Versandmodalität der Umfrage:

    • Externer Link: Die Umfrage wird über einen externen Link versendet, basierend auf der Funktionsweise der Veröffentlichung.

    • Interner Zugriff: Die Umfrage wird über das Modul Umfragenverwaltung verwaltet.

  • Periodizität: Ermöglicht die Festlegung der Häufigkeit, mit der der automatische Start durchgeführt wird:

    • Monatlich: Wird am gleichen Tag des Folgemonats gestartet (z. B.: 15. Januar → 15. Februar)

    • Vierteljährlich: Wird am gleichen Tag des Monats, drei Monate später gestartet (z. B.: 15. Januar → 15. April)

    • Halbjährlich: Wird am gleichen Tag des Monats, sechs Monate später gestartet

    • Jährlich: Wird am gleichen Tag des Monats, ein Jahr später gestartet

  • Startdatum: Gibt das Datum an, ab dem die definierte Planung ausgeführt wird.

  • Datum der letzten Sendung: Zeigt das Datum an, an dem der letzte automatische Start durchgeführt wurde.

  • Datum der nächsten Sendung: Zeigt das geplante Datum für den nächsten Start gemäß der konfigurierten Periodizität an.

Zustände

Wenn das ausgewählte Umfragemodell konfigurierte Zustände enthält, zeigt die Umfragekonfiguration einen Abschnitt namens "Zustände", der eine Tabelle mit den konfigurierten Zuständen und den Mitarbeitern enthält, die als Verantwortliche für jeden Zustand zugewiesen sind. Diese Tabelle ermöglicht es daher, einem Mitarbeiter die Verantwortung für jeden Zustand der Umfrage zuzuweisen, sodass je nach Zustand der Umfrage das Tool den angegebenen Mitarbeiter als Verantwortlichen zuweist.

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Die Zuweisung eines Verantwortlichen zu jedem Zustand erfolgt durch Auswahl eines Zustands aus der Tabelle und Drücken der Schaltfläche "Verantwortlichen zuweisen". Bei dieser Aktion wird ein Popup-Fenster angezeigt, das alle Mitarbeiter der Organisation enthält, sodass einer von ihnen ausgewählt und die Schaltfläche "Mitarbeiter zuweisen" gedrückt werden kann, um ihn zuzuweisen.

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Sprache

Diese Option ermöglicht die Konfiguration der Sprache, in der die Benachrichtigungen zu den Umfragen, die diese Konfiguration verwenden, gesendet werden.

Der Sprachwähler ist nur aktiviert, wenn die MS mehr als eine konfigurierte Sprache hat. Standardmäßig ist die Hauptsprache der Organisation ausgewählt.

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Die gewählte Sprache wird auf den Inhalt aller E-Mails, Benachrichtigungen und Links zur Umfrage angewendet, die an Benutzer gesendet werden, die kein Konto bei GlobalSuite® haben.
Für registrierte Benutzer der Plattform wird immer die in ihrem Profil definierte Sprache verwendet, unabhängig vom hier konfigurierten Wert.

Diese Änderung wird rückwirkend auf bereits bestehende Konfigurationen angewendet, die als Anfangswert die Hauptsprache der Organisation übernehmen.

Falls eine zuvor konfigurierte Sprache gelöscht wird, werden die Konfigurationen, die diese verwendet haben, automatisch aktualisiert und durch die Hauptsprache der Organisation ersetzt.

BIA-Konfiguration.

Für den Fall von BIA-Umfragen erscheinen die folgenden Felder:

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  • Geschäftsprozess: Ermöglicht die Festlegung des Geschäftsprozesses, über den die Umfrage durchgeführt wird.

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  • BIA: Ermöglicht die Möglichkeit, eine Umfrage nach Zeit oder nach Auswirkungen basierend auf den Daten eines bereits erstellten BIA zu erstellen, sowohl individuell als auch konsolidiert für den ausgewählten Geschäftsprozess. Diese Option ermöglicht es dem Empfänger, nur die seit der letzten Aktualisierung vorgenommenen Änderungen zu aktualisieren. Auf diese Weise wird von den aktuellen Informationen ausgegangen und die Konsolidierung vereinfacht.


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  • Unterprozesse: Beim Auswählen eines Prozesses im oberen Fenster werden die unteren Prozesse, die im Prozessbaum definiert sind, in der Tabelle geladen.

Diese Prozesse können ausgewählt werden, um sie in die Konfiguration einzubeziehen. In diesem Fall wird beim Generieren von Umfragen basierend auf dieser Konfiguration eine Umfrage für jeden der markierten Unterprozesse sowie für den Hauptprozess erstellt.