Umfragen Elemente, Risiken und Kontrollen (Konfiguration)

Im Falle von Umfragen des Typs Elemente, Risiken und Kontrollen ermöglicht das Tool die Definition der folgenden Parameter (die Felder und Tabellen, die in diesem Formular erscheinen, hängen vom in der Umfragevorlage ausgewählten Umfragetyp ab):

Umfrage im Formularformat

Wenn die ausgewählte Umfragevorlage nur Elemente enthält, wird die Option aktiviert, dieses Format bei der Erstellung auszuwählen.

Sprache

Diese Option ermöglicht die Konfiguration der Sprache, in der die mit den Umfragen verbundenen Benachrichtigungen gesendet werden, die diese Konfiguration verwenden.

Der Sprachwähler ist nur aktiviert, wenn in der MS mehr als eine Sprache konfiguriert ist. Standardmäßig wird die Hauptsprache der Organisation ausgewählt.

Die gewählte Sprache wird auf den Inhalt aller E-Mails, Benachrichtigungen und Umfragelinks angewendet, die an Benutzer gesendet werden, die kein Konto in GlobalSuite® haben.
Für registrierte Benutzer der Plattform wird immer die in ihrem Profil definierte Sprache verwendet, unabhängig von dem hier konfigurierten Wert.

Diese Änderung wird rückwirkend auf bestehende Konfigurationen angewendet, die als Anfangswert die Hauptsprache der Organisation übernehmen.

Falls eine zuvor konfigurierte Sprache entfernt wird, werden die Konfigurationen, die diese verwendet haben, automatisch aktualisiert und durch die Hauptsprache der Organisation ersetzt.

Vorlage

Diese Option erscheint in Umfragen zu Elementen, Umfragen zu Risiken-Kontrollen und Umfragen zu Elemente Risiken Kontrollen.

Umfragen zu Elementen:

Wenn diese Option aktiviert ist, können Umfragevorlagen definiert werden, um den direkten Versand von Elementumfragen aus Inventar > Elementtabelle basierend auf diesen Vorlagen zu ermöglichen. Dies gibt den Benutzern, auch denen ohne Umfrageverwaltungsrechte, die Möglichkeit, ein oder mehrere Elemente auszuwählen, um sie in den Umfang aufzunehmen und den Versand schnell und einfach zu konfigurieren.

Die Konfigurationen, die mit dieser Option markiert sind, stehen als Vorlagen in der Elementtabelle zur Verfügung, wo sie direkt ausgewählt und für die Verwaltung des Versands von Umfragen verwendet werden können.

Umfragen zu Risiken-Kontrollen und Umfragen zu Elemente Risiken Kontrollen. Elemente:

Wenn diese Option aktiviert ist, können Umfragevorlagen definiert werden, um den Versand aus einer Risikoanalyse basierend auf diesen Vorlagen zu ermöglichen.

Wenn diese Option ausgewählt ist, erscheint ein Feld namens „Herkunft der Risiken“, das zwei mögliche (ausschließliche) Optionen enthält:

• Risiken aus der Analyse

• Risiken aus dem Katalog

Vorlagenkonfiguration mit Risiken aus der Analyse

Wenn diese Option ausgewählt ist, verhält sich das Formular zur Konfiguration dieses Umfragetypen wie folgt:

• „Benachrichtigungen“ bleibt aktiv/aktiviert. Optional.

• „Umfrageplanung“ deaktiviert

• Empfänger:

  • Umfragen ohne konfigurierte Zustände: Das Fieldset ‚Empfänger‘ ist aktiviert/optional.

  • Umfragen mit konfigurierten Zuständen: Das Fieldset ‚Zustände‘ ist aktiviert/optional.

• „Risiken konfigurieren“ deaktiviert

Vorlagenkonfiguration mit Risiken aus dem Katalog

Vorlagen mit Risiken aus dem Katalog ermöglichen die spezifische Auswahl der Risiken, auf die die Umfrage gesendet wird.

Wenn diese Option ausgewählt ist, verhält sich das Formular zur Konfiguration dieses Umfragetypen wie folgt:

• „Benachrichtigungen“ bleibt aktiv/aktiviert. Optional.

• „Umfrageplanung“ deaktiviert

• Empfänger:

  • Umfragen ohne konfigurierte Zustände: Das Fieldset ‚Empfänger‘ ist aktiviert/optional.

  • Umfragen mit konfigurierten Zuständen: Das Fieldset ‚Zustände‘ ist aktiviert/optional.

• „Risiken konfigurieren“

  • Risikoanalyse: aktiviert und obligatorisch.

  • Risikotabelle aus dem Katalog: Aktiviert und obligatorisch, mindestens ein Risiko auszuwählen

Umfrageplanung

Dieser Abschnitt ermöglicht die Planung der Erstellung und des Starts von Umfragen zu Elementen, Risiken und Kontrollen in regelmäßigen Abständen. Zu den Hauptmerkmalen gehören:

• Der Versand kann so geplant werden, dass er über eine Veröffentlichung (anonym über einen eindeutigen Link) oder intern erfolgt, wobei der Empfänger ein Benutzer mit Berechtigungen sein muss, um die Umfrage auszufüllen.

• Die Umfragen werden basierend auf der geplanten Häufigkeit gestartet, die monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich sein kann.

• Dieser automatische Start ist mit der manuellen Erstellung von Umfragen kompatibel, da das nächste Versanddatum aus der zuletzt gestarteten Umfrage abgeleitet wird.

• Die in diesem Abschnitt verfügbaren Felder sind:

  • Automatisch: Ermöglicht das Aktivieren oder Deaktivieren des automatischen Starts von Umfragen

  • Versandart: Es stehen zwei Optionen zur Verfügung

  • Externer Link: Es wird eine Veröffentlichung erstellt (und aktiviert), damit der Empfänger anonym darauf zugreifen kann.

  • Interner Zugriff: Es wird eine interne Umfrage erstellt, die über den Benutzer in der Option Umfrageverwaltung zugänglich ist.

  • Häufigkeit: Gibt an, wie oft die Umfrage gestartet wird. Sie kann monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich sein.

  • Startdatum: Wenn eine Konfiguration vorliegt, aus der noch keine Umfrage gestartet wurde, gibt dies das Referenzdatum an, ab dem der Start geplant wird.

  • Datum des letzten Versands: Gibt das letzte Startdatum einer Umfrage für diese Konfiguration an (wenn keine Umfrage existiert, bleibt es leer).

  • Datum des nächsten Versands: Berechnet die voraussichtliche Startzeit der nächsten Umfrage basierend auf der angegebenen Häufigkeit.

Empfänger

Wenn das Umfragemodell keine Zustände konfiguriert hat (in diesem Fall muss der Verantwortliche für jeden Zustand definiert werden), können die Personen definiert werden, die aus den Mitarbeitern ausgewählt werden und die die Umfrage erhalten, die aus dieser Konfiguration erstellt wird. Wenn mehr als ein Empfänger hinzugefügt wird, wird für jeden von ihnen eine separate Umfrage erstellt.

• Wenn Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen" klicken, wird ein Fenster mit der Liste der Mitarbeiter im System geöffnet, aus der Sie diejenigen auswählen können, die hinzugefügt werden sollen.

• Risikoanalyse: Ermöglicht die Auswahl der Risikoanalyse, auf der die Umfrage basieren wird. Die Risikoanalysen werden in der Option 'Analyse/Risikoanalyse' konfiguriert.

• Risiken aus Katalogen: Zeigt die Risikokataloge an, die in der ausgewählten Analyse enthalten sind. Diese Kataloge sind diejenigen, aus denen Risiken in der Umfrage abgerufen werden können.

• Elemente: Ermöglicht die Festlegung der spezifischen Elemente, auf die sich die Umfrage beziehen wird.

• Risiken: Ermöglicht die Auswahl der spezifischen Risiken der Elemente, auf die sich die Umfrage beziehen wird. In dieser Tabelle werden die Risiken angezeigt, die bereits für die ausgewählten Elemente existieren.

• Kontrollen: Ermöglicht die Definition der spezifischen Kontrollen, auf die sich die Umfrage beziehen wird. Abhängig davon, ob in der Umfrageart die Kontrollen allgemein, nach Risiko oder nach Element bewertet werden, wird die Gesamtliste der Kontrollen der Analyse, die Kontrollen des ausgewählten Risikos oder ein Kontrollbaum nach Element angezeigt.
  

Nachweise

Wenn die Umfrage vom Typ "Element-Kontrollen-Umfrage (Methodik nach Element)" ist und das Kontrollkästchen Nachweise einfügen aktiviert ist, wird am Ende eine Tabelle mit Nachweisen angezeigt, aus der die gewünschten Nachweise für die Umfrage ausgewählt werden können, indem sie in der Tabelle markiert werden.

Sie können auch automatisch basierend auf den zu bewertenden Kontrollen eingefügt werden (siehe vorherige Tabelle). Dazu werden durch Klicken auf die Schaltfläche "Kontrollnachweise einfügen" alle Nachweise markiert, die mit den zu bewertenden Kontrollen verbunden sind.

Nachweisdokumentation

Wenn die Option Nachweisdokumentation einfügen im Umfragemodell aktiviert ist, wird diese Option aktiviert, um die Sichtbarkeit der Dokumente zu konfigurieren, die in den Umfragen benötigt werden.

Konfiguration der Sichtbarkeit und Konsolidierung von Dokumentation

Es gibt zwei Optionen zur Verwaltung der Sichtbarkeit der in den Umfragen angezeigten Dokumente:

• Gesamtsichtbarkeit der Nachweisdokumentation > Ohne zugeordneten Ordner

  • Wenn kein Ordner ausgewählt wird und mehr als ein Element im Umfang enthalten ist, werden in der Umfrage alle Dokumente der Nachweise angezeigt.

  • Die Konsolidierung der Umfrage erfolgt im Ordner "Umfragenachweise".

• Einschränkung der Sichtbarkeit der Nachweisdokumentation > Ordner zuordnen

  • Die in der Umfrage sichtbaren Dokumente sind nur diejenigen, die im ausgewählten Ordner enthalten sind und mit dem Nachweis verbunden sind.

  • Die Konsolidierung der Umfrage erfolgt im selben ausgewählten Ordner.

TPRM-Option

Für Benutzer des TPRM-Moduls wird eine Option angeboten, die die Erstellung von Ordnern für jeden Anbieter vereinfacht. Anstatt für jeden manuell einen Ordner erstellen zu müssen, wird der Ordner automatisch bei der Konsolidierung der Umfrage erstellt.

Wenn im Feld Ordner zuordnen kein Ordner ausgewählt wird und nur ein einziges Element in der Umfrage enthalten ist, wird automatisch ein Ordner im Stammverzeichnis des Dokumentenmanagers mit dem Namen des enthaltenen Elements (Anbieter) erstellt. Wenn dieser Ordner bereits existiert, wird kein neuer erstellt.

Darüber hinaus wird bei der Konsolidierung der Umfrage die Dokumentation in diesem generierten Ordner konsolidiert.

Anhänge

In der Umfragekonfiguration können Dateien und Dokumente mit Hilfen, Leitfäden oder einer detaillierten Erklärung hochgeladen werden, die den Empfängern der Umfragen beim Start per E-Mail zugesandt werden und zusätzlich in der Umfrage selbst zur Einsicht verfügbar sind.