Wie man Umfragen zu Elementen in GlobalSuite® konfiguriert und verwaltet

Phasen zur Durchführung von Umfragen zu Elementen

In dieser Anleitung werden die Phasen 1 und 2 des Prozesses zur Erstellung einer Umfrage erklärt.

Umfragemodelle

GlobalSuite® ermöglicht die Identifizierung und Klassifizierung des Elementinventars, die Durchführung der Risikoanalyse und die Bewertung der Kontrollen der Organisation durch Umfragen, die an verschiedene Verantwortliche der Organisation gesendet werden. Dazu muss zunächst das gewünschte Umfragemodell erstellt werden. Es können mehrere Modelle erstellt und an die Bedürfnisse der Organisation angepasst werden.

Dazu kann jedes Umfragemodell durch Angabe seines Typs konfiguriert werden. Es gibt drei Arten von Umfragen, die bei der Erstellung eines Modells berücksichtigt werden können:

• Umfrage zu Elementen: Ermöglicht die Identifizierung, Kategorisierung und Klassifizierung der Elemente.

• Risiko-Umfrage: Ermöglicht die Identifizierung der Risiken jedes Elements (einschließlich Dienstleistungen und Prozesse) sowie deren Bewertung gemäß der Methodik der Organisation.

• Kontroll-Umfrage: Ermöglicht die Identifizierung der in der Organisation implementierten Kontrollen sowie deren Reifegradbewertung gemäß der entsprechenden Methodik.

In dieser Anleitung wird die Funktionsweise des Typs „Umfrage zu Elementen“ erklärt.

Um ein Umfragemodell zu konfigurieren, muss der Benutzer Administrator sein (Plattform-Administrator, Enterprise-Administrator oder Konfigurations-Administrator), da sich dies im Abschnitt Einstellungen> Umfragemodelle befindet.

In der Option muss ausgewählt werden, welcher Typ von Umfragemodell erstellt werden soll, über die Schaltfläche „ Neue Umfrage“ (in diesem Fall der Typ „ Elemente, Risiken und Kontrollen“). Außerdem können in dieser Option Modelle gelöscht (Schaltfläche „ Löschen“) und eine Liste der konfigurierten Modelle heruntergeladen werden (Schaltfläche „ Herunterladen“).

In der letzten Spalte werden die aktivierten Modelle angezeigt. Es können nur Umfragen aus den aktivierten Modellen erstellt werden.

Innerhalb des Umfragemodells können Aspekte wie Name, Abteilung oder Erstellungsdatum konfiguriert werden, sowie angegeben werden, ob das Modell aktiviert sein soll und ob „ Im letzten Status konsolidieren“ gewünscht ist, d. h., dass die Daten der Umfrage direkt aus dem letzten Status des Workflows im endgültigen Analysebericht konsolidiert werden können.

Es ist auch möglich, Zustände in der Umfrage zu verwenden. Die Verwendung dieser Zustände ermöglicht es, dass verschiedene Personen Informationen aus vorherigen Zuständen ausfüllen oder validieren können. Es kann automatisch von einem Zustand in einen anderen gewechselt werden, wenn der Indikator (automatisches Kontrollkästchen) markiert ist, und es kann auch auf die gleiche Weise in einen vorherigen Zustand zurückgekehrt werden, indem das entsprechende Kontrollkästchen markiert wird.

Im Abschnitt „ Umfragetyp“ muss ausgewählt werden, welcher Typ von Modell erstellt werden soll. In diesem Fall wird der Typ „Umfrage zu Elementen“ ausgewählt.

Anschließend wird ein Abschnitt angezeigt, der die Konfiguration ermöglicht.

Die im Elementinventar konfigurierten Dimensionen werden angezeigt, wobei der Dimensionstyp und ob diese manuell oder automatisch ist, angegeben werden.

Wenn eine Dimension ausgewählt wird, kann die Reihenfolge, in der sie angezeigt wird, geändert werden. Mit den Schaltflächen „Nach oben“ und „Nach unten“ kann sie an die gewünschte Position verschoben werden.

Mit der Schaltfläche „Dimensionen aktualisieren“, wie in der gelben Nachricht angegeben, wird die Liste der Dimensionen der Elementmethodik aktualisiert, falls nach der Erstellung des Modells neue Dimensionen hinzugefügt wurden. Beim Drücken dieser Schaltfläche wird die folgende Nachricht angezeigt:

Die Einstellungen für die vorherigen Dimensionen, die bereits existierten, bleiben erhalten. Es erscheinen nur die neuen Dimensionen, die in der Elementemethodik erstellt wurden, um sie in die Umfrage aufnehmen zu können.

Der Benutzer kann die folgenden Optionen für jede Dimension konfigurieren:

• Sichtbar: Ermöglicht die Festlegung, ob die Dimension in die Umfrage aufgenommen wird oder nicht, indem auf die Zelle geklickt wird.

• Editierbar: Gibt an, ob die Dimension in der Umfrage geändert werden kann oder nur im Ansichtsmodus sichtbar ist.

• Pflichtfeld: Gibt an, ob das Ausfüllen einer Dimension beim Wechseln des Zustands obligatorisch ist, falls Umfragen mit Zuständen verwendet werden.

• Frage: Im Fall von Umfragen des Typs „Formular“ (wird später erläutert) ermöglicht es, eine erklärende Frage anzuzeigen, anstatt nur den Namen der Dimension.

Wenn eine qualitative Dimension markiert wird, werden in der unteren Tabelle („Elementebenen“) die in Einstellungen > Elementmethodik . konfigurierten Ebenen zur Information angezeigt.

Im Abschnitt „ Anhänge“ können die für die Umfrage erforderlichen Dateien angehängt werden, damit der Empfänger diese einsehen kann.

Die verfügbaren Optionen sind:

• Datei auswählen: Ermöglicht das Suchen und Auswählen einer Datei aus dem Dateibrowser.

• Anhängen: Ermöglicht das Hochladen der ausgewählten Datei.

• Löschen: Ermöglicht das Löschen einer in der Tabelle „Zugehörige Dokumentation“ ausgewählten Datei.

• Herunterladen: Ermöglicht das Herunterladen der in der Tabelle „Zugehörige Dokumentation“ ausgewählten Datei.

• Anzeigen: Ermöglicht das Anzeigen der in der Tabelle „Zugehörige Dokumentation“ ausgewählten Datei im Browser. Es können nur Dateien mit den Erweiterungen .pdf, .jpeg, .jpg, .bmp oder .png angezeigt werden.

Umfragekonfiguration

Sobald das Umfragemodell konfiguriert ist, kann es verwendet werden, um so viele Umfragen wie erforderlich zu konfigurieren. Dazu muss die Option unter Verwaltung> Umfragen aufgerufen werden.

Um die Konfiguration einer Umfrage zu erstellen, muss nach dem Umfragetyp gefiltert und anschließend das gewünschte Modell ausgewählt werden.

Durch Drücken der Schaltfläche „ Neu“ wird eine Umfrage des ausgewählten Typs und Modells erstellt. Wenn Sie die Konfiguration einer Umfrage löschen möchten, müssen Sie die Schaltfläche „ Löschen“ drücken. Beachten Sie, dass beim Löschen einer Konfiguration alle auf dieser Konfiguration basierenden Umfragen ebenfalls gelöscht werden.

Es ist auch möglich, die Liste der Konfigurationen von Umfragen sowohl im Excel- als auch im PDF-Format herunterzuladen.

Beim Zugriff auf die Umfragekonfiguration erscheinen eine Reihe von Abschnitten, die deren Konfiguration ermöglichen.

Im ersten Abschnitt „Allgemeine Konfigurationsdaten“ können der Name der Konfiguration identifiziert, der Typ und das Modell der Umfrage angezeigt, das Datum geändert und auch das Kontrollkästchen „ Aktiviert“ aktiviert oder deaktiviert werden, um anzugeben, ob die Konfiguration zur Erstellung neuer Umfragen verwendet werden kann.

Wenn im Modellierungsprozess Zustände (Workflow) enthalten sind, erscheint in der Konfiguration auch der Abschnitt „ Zustände“, um einen Verantwortlichen für jeden Zustand zuzuweisen:

Im Abschnitt „Risikokonfiguration“ erscheinen die Informationen zu den Elementen. Es können die Elemente hinzugefügt werden, die in der Umfrage bewertet werden sollen, über die Schaltfläche „ Elemente hinzufügen“, und sie können auch mit der Schaltfläche „ Elemente löschen“ entfernt werden.

Durch Drücken der Schaltfläche „ Elemente hinzufügen“ wird ein Popup-Fenster mit allen Elementen geöffnet, die Teil des Elementinventars sind. Es können Filter verwendet werden, entweder nach dem Namen des Elements oder nach der Kategorie, wie im folgenden Bild gezeigt:

Um die Elemente auszuwählen, die aufgenommen werden sollen, muss das Kontrollkästchen, das sich links von jedem Element befindet, aktiviert werden, und nachdem sie markiert wurden, muss die Schaltfläche „Elemente auswählen“ gedrückt werden.

Mit der Schaltfläche „Abhängigkeitsansicht“ werden die Elemente im Elementbaum angezeigt, damit die Beziehungen zwischen ihnen sichtbar werden.

Sobald die Konfigurationsdaten ausgefüllt sind, wird „Speichern“ gedrückt, und die Konfiguration ist bereit zur Verwendung.

Im Abschnitt „ Anhänge“ können spezifische Dokumente zur Konfiguration hinzugefügt werden. Gleichzeitig können die vom Umfragemodell geerbten Dokumente angezeigt und/oder verwaltet werden.