Sitzungsprotokolle

Die Option Sitzungsprotokolle ermöglicht die Verwaltung und Dokumentation aller Sitzungen, die zur Verwaltung des Systems durchgeführt werden.

GlobalSuite zeigt zunächst eine Tabelle mit allen Sitzungsprotokollen der Organisation an. Die Tabelle verfügt über Filter für eine bessere Suche der Felder.

Um ein neues Sitzungsprotokoll zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche ‚Neu‘, wodurch ein neuer Eintrag in der Tabelle erstellt wird. Um auf jedes Protokoll zuzugreifen und es zu bearbeiten, klicken Sie auf den Link, der über seinem Namen oder dem Datum angezeigt wird.

Nach Auswahl des Protokolls erscheint das Bearbeitungsformular des Sitzungsprotokolls, in dem alle Merkmale angegeben werden können. Außerdem stehen Optionen zur Erstellung von Berichten und zum Versenden der Protokolle zur Verfügung.

Mit den Schaltflächen oben können folgende Aktionen durchgeführt werden:

• Speichern: Speichert die im Formular des Protokolls vorgenommenen Änderungen.

• Protokoll senden: Ermöglicht das Versenden des Protokolls per E-Mail an alle Teilnehmer, die im Feld ‚Teilnehmer‘ identifiziert sind. Wenn ein Verantwortlicher für das Protokoll (Verantwortlicher der Sitzung) festgelegt wird, ist dies die Person, an die die E-Mails mit den Änderungen und Einwänden der anderen Teilnehmer zurückgesendet werden.

• Zurück: Das Tool bringt den Benutzer zurück zur Seite Sitzungsprotokolle.

• Herunterladen: Ermöglicht das Herunterladen aller Felder des Protokolls in einem bearbeitbaren Format (.docx).

Das Formular enthält die folgenden Definitionsfelder:

• Betreff: Beschreibender Name der Sitzung.

• Datum: Datum, an dem die Sitzung stattgefunden hat.

• Art des Sitzungsprotokolls: Im Dropdown-Menü erscheinen verschiedene Protokolltypen. Diese Felder können im Abschnitt ‚Konfiguration/Allgemein‘ konfiguriert werden, wobei das Tool standardmäßig die Typen Ausschuss, Beratung, Nachverfolgung und Unterstützung vorschlägt.

• Dauer: Freitextfeld zur Angabe der Dauer der Sitzung.

• Ort: Feld zur Angabe des Ortes, an dem die Sitzung stattfindet.

• Beschreibung: Zusammenfassung der Sitzung.

• Eingeladene: In dieser Tabelle können die Teilnehmer der Sitzung angegeben werden. Dafür gibt es zwei Optionen:

  • Mitarbeiter: Es kann zwischen den im Abschnitt ‚Verwaltung/Mitarbeiter‘ identifizierten Mitarbeitern gewählt werden. Dazu wird der Mitarbeiter im Dropdown-Menü ausgewählt und die Schaltfläche ‚Hinzufügen‘ gedrückt.

  • Neue: Ermöglicht das Hinzufügen neuer Teilnehmer durch Klicken auf die Schaltfläche ‚Neu‘, woraufhin ein Fenster geöffnet wird, in dem die erforderlichen Daten eingegeben werden können.

Die Tabelle der Eingeladenen zeigt die folgenden Informationen an:

• Name: Identifiziert den Namen und Nachnamen des zur Sitzung Eingeladenen.

• Position: Zeigt die Position des Eingeladenen an.

• Unternehmen: Gibt Informationen über das Unternehmen, dem der Eingeladene angehört.

• E-Mail: Zeigt die E-Mail-Adresse des Eingeladenen an.

• Protokollverantwortlicher: Ermöglicht die Identifizierung des Benutzers, der für die Erstellung des Protokolls verantwortlich ist.

• Teilnehmer der Sitzung: Ermöglicht die Identifizierung, wer von den Eingeladenen an der Sitzung teilgenommen hat.

• Behandelte Punkte: Identifiziert die in der Sitzung zu behandelnden Punkte, wie die Themen und Angelegenheiten. Neue Punkte können über die Schaltflächen ‚Neu‘ und ‚Löschen‘ hinzugefügt oder entfernt werden.

• Schlussfolgerungen: Wie im vorherigen Abschnitt können die aus der Sitzung abgeleiteten Schlussfolgerungen angegeben werden.

• Offene Punkte: Die Punkte beziehen sich auf die aus der Sitzung abgeleiteten Maßnahmen oder die verschobenen Themen. Es können die offenen Aufgaben, die dafür verantwortlichen Personen und die Frist identifiziert werden.

• Dokumentation: Die Option ‚Dokumentation‘ ermöglicht das Hochladen der von den Teilnehmern der Sitzung bereitgestellten und verwendeten Dokumentation.