Audits

Die Option Audit ermöglicht es, den Auditplan festzulegen, alle durchgeführten Audits anzuzeigen sowie alle Punkte des Managementsystems zu definieren, die auditiert werden sollen, und den generierten Auditbericht zu erstellen.

Auf der Hauptseite der Option Audit werden standardmäßig die genehmigten und geplanten Audits angezeigt, abgeschlossene erscheinen nicht. Um sie anzuzeigen, muss die Schaltfläche "Anzeigen" gedrückt und "Alle" ausgewählt werden.

Zusätzlich zur Identifizierung der zuvor genannten Audits stehen Ihnen auch die folgenden Optionen zur Verfügung:

• Kontrollen: In diesem Dropdown-Menü werden alle Managementsysteme angezeigt, die mit GlobalSuite verwaltet werden. Dadurch können automatisch alle Meilensteine bestimmt werden, die für die Einhaltung der Norm erforderlich sind, auf der das Audit basiert.

• Neu: Ermöglicht die Erstellung eines neuen Audits, um alle notwendigen Informationen für jedes einzelne zu definieren.

• Löschen: Ermöglicht das Löschen definierter Auditpläne.

• Berichte erstellen: Mit dieser Option wird ein Bericht im Word-Format erstellt, in dem die in der Registerkarte Planung definierten Informationen sowie die Daten des auditierten Unternehmens und die entsprechenden Auditinformationen festgelegt werden.

Innerhalb jedes in dieser Option erstellten Audits gibt es drei verschiedene Registerkarten: Planung, Kontrollen und Auditbericht, die es ermöglichen, alle Informationen im Zusammenhang mit dem jeweiligen Audit zu verwalten.

In der Registerkarte Planung wurde eine neue Schaltfläche im Menü hinzugefügt:

• Umfang kopieren: Diese Funktion kopiert die im Feld "Umfang" dieser Registerkarte geänderten Informationen in dasselbe Feld der Registerkarte "Auditbericht".

In der Registerkarte Planung werden die folgenden Optionen nach Abschnitten organisiert angezeigt:

Vorläufige Informationen

• Code: Ermöglicht die Festlegung der Codierung, die bestimmt, welchem Audit die in dieser Option definierte zugeordnet ist.

• Name: Ermöglicht die Zuweisung einer bestimmten Bezeichnung für das betreffende Audit.

• Beschreibung: Ermöglicht die Definition zusätzlicher Informationen, die für das Audit als notwendig erachtet werden.

• Version: Ermöglicht die Festlegung der Version der im Audit definierten Informationen.

• Geplantes Durchführungsdatum: Datum, an dem das entsprechende Audit durchgeführt werden soll.

• Durchführungsdatum: Ermöglicht die Festlegung des Durchführungsdatums.

Detaillierte Informationen

• Umfang: Ermöglicht die Festlegung des zu auditierenden Umfangs der entsprechenden Norm.

• Auditiertes Personal: Ermöglicht die Festlegung, welche Abteilungen und welches Personal auditiert werden.

• Auditierte Dokumentation: Ermöglicht die Bestimmung oder Bezugnahme auf alle notwendigen Dokumentationen, die für die Durchführung des Audits zu berücksichtigen sind.

Auditplan

Dieses Feld ermöglicht die Bestimmung des Namens des Auditplans oder dessen Standort.

In der Registerkarte Kontrollen werden alle Kontrollen oder Meilensteine angezeigt, die die Kriterien darstellen, die erfüllt werden müssen, um die Einhaltung der Norm zu belegen, die auditiert wird.

Alle Kontrollen werden automatisch angezeigt, basierend auf dem Managementsystem, das bei der Erstellung des entsprechenden Audits ausgewählt wurde. In den in dieser Registerkarte identifizierten Kontrollen können im Feld Anmerkungen des Auditors alle Empfehlungen oder Anmerkungen eingetragen werden, die während der Durchführung des Audits gemacht wurden.

Die Registerkarte Auditbericht ermöglicht die Erstellung des entsprechenden Berichts für das durchgeführte Audit. Dieser ist in drei verschiedene Abschnitte unterteilt: Daten des auditierten Unternehmens, Auditinformationen und Bewertungen. Diese Abschnitte ermöglichen die Erfassung aller Informationen, die erforderlich sind, um den entsprechenden Bericht für das durchgeführte Audit ordnungsgemäß zu erstellen.

Daten des auditierten Unternehmens

Die Informationen, die im Abschnitt Daten des auditierten Unternehmens erfasst werden können:

• Organisation: Ermöglicht die Festlegung des Namens der Organisation, die auditiert wird.

• Adresse: Ermöglicht die Festlegung der Adresse oder Adressen der Standorte, an denen das Audit durchgeführt wird.

• Norm: Ermöglicht die Angabe der Norm, auf der das Audit basiert.

• Vertreter: Ermöglicht die Bestimmung, wer der Verantwortliche oder Ansprechpartner des auditierten Managementsystems ist.

• Auditierte Standorte: Ermöglicht die Festlegung aller Standorte, an denen das Audit durchgeführt wird.

• Auditdatum: Ermöglicht die Festlegung des Datums, an dem das Audit durchgeführt wird.

• Leitender Auditor: Legt den für das durchgeführte oder durchzuführende Audit verantwortlichen Auditor fest.

• Weitere Mitglieder des Auditorenteams: Ermöglicht die Festlegung, ob weitere Auditoren am durchgeführten Audit beteiligt waren.

Auditdaten

Der Abschnitt Auditdaten ermöglicht die Festlegung sowohl der Eingangsdaten, die den Umfang des Audits festlegen, als auch aller Daten, die nach dessen Durchführung erhalten wurden. Unter Berücksichtigung all dessen bietet GlobalSUITE die folgenden Werkzeuge:

• Auditziele: Ermöglicht die Festlegung, warum oder zu welchem Zweck das Audit durchgeführt wird.

• Umfang: Ermöglicht die Festlegung, was während des Audits überprüft wird.

• Nachweise: Ermöglicht die Zusammenfassung oder Auflistung der während des Audits festgestellten Abweichungen oder Nichteinhaltungen.

• Abweichungen: Ermöglicht die Angabe, Detaillierung oder Zusammenfassung aller während des Audits festgestellten Abweichungen, sowohl geringfügige als auch schwerwiegende.

• Anmerkungen: Ermöglicht die Angabe, Detaillierung oder Zusammenfassung aller während des Audits festgestellten punktuellen Abweichungen.

• Schlussfolgerungen: Ermöglicht die Festlegung oder Bestimmung der Entscheidungen oder Überlegungen des Auditors in Bezug auf das durchgeführte Audit.

• Auditbeschränkungen: Ermöglicht die Festlegung, ob es einen Teil des Managementsystems gibt, der nicht auditiert werden kann oder aus irgendeinem Grund von diesem Audit ausgeschlossen ist.

• Stärken: Ermöglicht die Hervorhebung aller während des Audits festgestellten Stärken oder bemerkenswerten Punkte.

• Verbesserungspunkte: Ermöglicht die Aufzeichnung aller vom Auditor in Bezug auf das auditierte Managementsystem gemachten Empfehlungen oder Verbesserungsvorschläge.

Bewertungen

Im Abschnitt Bewertungen können Sie den generierten Auditbericht, die Verwaltung der während des Audits identifizierten oder festgestellten Abweichungen und Verbesserungen verknüpfen.

HINWEIS: Im Beispielaudit, das in den Bildern verwendet wird, wurde eine Abweichung festgestellt, die im Abschnitt Bewertungen geöffnet wurde, wo sie verwaltet wird, indem direkt mit der Option Management von GlobalSUITE verknüpft wird.

Auditkonsolidierung

Diese Option ermöglicht die zusammenfassende Ansicht der verschiedenen Audits, die der Entität und den Unterentitäten zugeordnet sind.

Im Folgenden wird die Funktionalität jeder der verfügbaren Tabellen beschrieben.

• Dienstetabelle: Ermöglicht dem Benutzer, die mit den ausgewählten Diensten verbundenen Audits zu filtern.

• Unterentitätentabelle: Bietet die Möglichkeit, die in den ausgewählten Unterentitäten definierten Audits zu filtern.

• Etikett/Wert-Tabelle: Ermöglicht die Ansicht der Audits, die mit einem bestimmten Etikett verknüpft sind.

Sobald die erforderlichen Filter festgelegt wurden, muss die Abfrage generiert werden. Dazu gibt es die folgenden Optionen:

• Konsolidieren: Sobald die Schaltfläche gedrückt wird und basierend auf den festgelegten Filtern, ermöglicht sie die zusammenfassende Ansicht der Compliance-Audits in der unteren Tabelle.

• Zurück: Bietet die Möglichkeit, zur ursprünglichen Auditliste zurückzukehren.

Die Ergebnisse werden in der unteren Tabelle 'Konsolidierungsergebnisse' angezeigt.

Die von der Tabelle bereitgestellten Informationen sind wie folgt:

• Umfang: Bietet die Möglichkeit, die Entität oder Unterentität anzuzeigen, der das Audit zugeordnet ist.

• Auditdatum: Ermöglicht die Ansicht des Datums, an dem das Audit durchgeführt wurde.

• Name: Ermöglicht die Ansicht des für das Audit festgelegten Namens.

• Präsenz: Ermöglicht die Ansicht, ob das Audit vor Ort durchgeführt wurde oder nicht.

• Dokumentation: Bietet die Möglichkeit, zu sehen, ob es eine dokumentarische Aufzeichnung des Audits gibt.

• Status: Ermöglicht die Ansicht, ob das Audit geplant, genehmigt, abgeschlossen usw. ist.