Workflow-Einstellungen

Die Registerkarte Workflow des Dokumentenmanagers ermöglicht die Erstellung der verschiedenen Genehmigungsstufen für die im Dokumentenmanager des Managementsystems gespeicherten Dokumente.

Auf diesem Bildschirm können bestehende Workflows gefunden, zusammengefasste Informationen zu jedem Workflow überprüft und neue Workflows erstellt werden.

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Der Bildschirm zeigt eine Liste von Karten, wobei jede Karte einem Workflow entspricht.

Auf jeder Karte werden zusammengefasste Informationen zum Workflow angezeigt, wie sein Name, die Anzahl der Zustände, die Verantwortlichen, ob eine Frist aktiviert ist und die Anzahl der Dokumente und Ordner, die damit verbunden sind.

Außerdem wird angezeigt, ob der Workflow korrekt konfiguriert ist oder sich im Entwurfsstatus befindet:

• Workflows im Entwurfsstatus sind solche, die nicht vollständig definiert sind (z. B. ohne Verantwortliche oder andere obligatorische Konfigurationen).

• Nur korrekt konfigurierte Workflows können im Dokumentenmanager verwendet werden.

Beim Klicken auf den Namen eines Workflows wird dessen Detailansicht geöffnet.

Workflow konfigurieren

Allgemeine Informationen

• Name: Identifiziert den Namen des Workflows, der in der Anfangsliste angezeigt wird.

• Verantwortlicher des Dokuments: Ermöglicht die Identifizierung des Verantwortlichen für das gespeicherte Dokument.

• Genehmigungsfristen in Zuständen: Ermöglicht die Festlegung, ob eine Genehmigungsfrist für die dokumentarischen Zustände festgelegt werden soll.

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Zustände

Die Zustände repräsentieren die verschiedenen Phasen des Lebenszyklus eines Dokuments.

Jeder Zustand kann zugeordnete Verantwortliche und Genehmigungsbedingungen haben. Damit ein Workflow gültig ist, müssen alle Zustände korrekt konfiguriert sein.

Wenn einem Zustand keine Verantwortlichen zugewiesen sind, wird der Workflow als Entwurf gespeichert und kann nicht verwendet werden.

Aktionen

• Zustand hinzufügen: Ermöglicht die Erstellung eines neuen Zustands innerhalb des Workflows.
  Der Zustand wird am Anfang des Workflows eingefügt und ist der erste Zustand, den das Dokument durchläuft.

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• Name bearbeiten: Ermöglicht dem Benutzer, den Namen des Zustands zu definieren. Um die Änderung vorzunehmen, muss man sich auf den Namen positionieren und das Stiftsymbol drücken.

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• Reihenfolge ändern: Ermöglicht die Festlegung der Reihenfolge, in der die Zustände innerhalb des Workflows ausgeführt werden.

  Der Zustandfluss wird auf der linken Seite in Form einer nummerierten vertikalen Sequenz dargestellt, die die Reihenfolge angibt, in der das Dokument durchläuft (z. B.: 1. Entwurf → 2. Überprüfung → 3. Veröffentlicht).

  Wenn man sich auf einen Zustand positioniert, erscheinen unten die Sortieroptionen:

  • Zustand nach oben verschieben: Ermöglicht das Verschieben des Zustands an eine frühere Position innerhalb des Workflows.

  • Zustand nach unten verschieben: Ermöglicht das Verschieben des Zustands an eine spätere Position innerhalb des Workflows.

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• Zustand löschen: Ermöglicht das Löschen eines Zustands aus dem Workflow. Dazu muss die gewünschte Zeile oder Zeilen ausgewählt und die Schaltfläche ‚Löschen‘ gedrückt werden.

• Verantwortliche zuweisen/entfernen: Ermöglicht die Festlegung der Verantwortlichen, die für die Genehmigung oder Ablehnung der Dokumente in diesem Zustand zuständig sind.
  Es können zugewiesen werden:

  • Rollen, wobei die Benutzer, die dieser Rolle zugeordnet sind, die Verantwortlichen sind.

  • Spezifische Benutzer, die direkt ausgewählt werden.

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  • Attribute der Verantwortlichen:

    • Pflichtgenehmiger: Ermöglicht die Angabe, welcher Verantwortliche den Zustand zwingend genehmigen muss. Diese Option ist in automatischen Zuständen und im Endzustand des Dokuments nicht verfügbar.

    • Berechtigung zum Löschen: Ermöglicht die Festlegung, welche Verantwortlichen das Dokument in diesem Zustand löschen können. Die Verantwortlichen des ersten Zustands haben diese Berechtigung immer aktiv und sie kann nicht deaktiviert werden.

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    • Benachrichtigung an alle: Nur im letzten Zustand des Workflows verfügbar, ermöglicht die Festlegung, ob eine Benachrichtigung an die Verantwortlichen gesendet wird, wenn das Dokument den veröffentlichten Zustand erreicht.

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      Die Benachrichtigungen des Dokumentenmanagers enthalten einen direkten Link zum betroffenen Dokument.

      

• Höhere Verantwortliche aktivieren: Ermöglicht die Einbeziehung von Verantwortlichen höherer Einheiten in den Genehmigungsprozess.
  Diese Option ist nur verfügbar, wenn Untereinheiten verwendet werden. Bei Aktivierung können Verantwortliche höherer Einheiten zugewiesen werden, um den Zustand zu genehmigen oder abzulehnen.

• Automatischer Zustand: Beim Klicken auf „Automatischer Zustand“ eines Zustands wird der nächste identifizierte Zustand ohne Genehmigung durch einen Verantwortlichen durchlaufen. Diese Option ermöglicht die Nachverfolgbarkeit der verschiedenen Zustände, die ein Dokument durchlaufen hat, ohne dass ein bestimmter Zustand von einem oder mehreren Verantwortlichen genehmigt werden muss.

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• Erforderliche Personen für die Genehmigung: Ermöglicht die Angabe, wie viele Verantwortliche den Zustand des Dokuments genehmigen müssen, damit es zum nächsten Zustand übergeht, sofern es sich nicht um einen automatischen Zustand handelt.
  Der angegebene Wert muss gleich oder kleiner als die Anzahl der dem Zustand zugeordneten Verantwortlichen sein. Wenn ein höherer Wert eingegeben wird, passt das System ihn automatisch auf das maximal zulässige Niveau an.

  Wenn kein Wert angegeben wird, wird davon ausgegangen, dass alle Verantwortlichen des Zustands das Dokument genehmigen müssen.

• Frist (Tage): Wenn „Genehmigungsfristen in Zuständen“ in den allgemeinen Daten aktiviert ist, ermöglicht dies die Festlegung der Anzahl der Tage, die erforderlich sind, damit die verschiedenen Verantwortlichen den Zustand des Dokuments genehmigen. Es können folgende Fälle auftreten:

  • Keine definierte Frist: Wenn der Benutzer keine Genehmigungsfrist festgelegt hat, ändert das Dokument seinen Zustand nicht, bis alle Verantwortlichen den Zustand des Dokuments genehmigt haben.

  • Definierte Frist: Wenn der Benutzer eine Genehmigungsfrist festgelegt hat, können zwei Situationen auftreten: Entweder haben alle Verantwortlichen das Dokument genehmigt, sodass das Tool seinen Zustand nicht vor Ablauf der definierten Frist ändert, oder die Frist ist abgelaufen, ohne dass alle Verantwortlichen genehmigt haben. In diesem Fall kehrt das Dokument zum vorherigen Zustand zurück, der in der Tabelle identifiziert ist.

  • Zurück: Ermöglicht nach Ablauf der Frist, ohne dass alle erforderlichen Verantwortlichen die Dokumentation genehmigt haben, die Rückkehr zum vorherigen Zustand des Dokuments.

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