Workflow-Konfiguration

Die Option Konfiguration ermöglicht es, die verschiedenen Genehmigungsstufen der im Dokumentenmanager des Managementsystems gespeicherten Dokumente zu erstellen.

Durch Klicken auf die Option Workflow-Konfiguration gelangt man zur spezifischen Konfiguration, in der die folgenden Parameter definiert werden können.

• Name: Identifiziert den Namen des Workflows, der in der Anfangsliste angezeigt wird.

• Verantwortlicher des Dokuments: Bietet die Möglichkeit, den Verantwortlichen des gespeicherten Dokuments zu identifizieren.

• Frist: Ermöglicht es, festzulegen, ob eine Genehmigungsfrist für die Dokumentenstatus festgelegt werden soll.

• Veröffentlichung benachrichtigen: Ermöglicht es, festzulegen, ob die Verantwortlichen des veröffentlichten Status (letzter Status) benachrichtigt werden sollen, wenn ein Dokument diesen erreicht. Alle Benachrichtigungen und Warnungen des Dokumentenmanagers enthalten einen Link, um direkt auf die betroffene Datei zuzugreifen.

HINWEIS: Wenn das entsprechende Kontrollkästchen aktiviert ist, erhalten die Benutzer eine E-Mail mit einem direkten Link zum betroffenen Dokument.

• Status: Ermöglicht es, die verschiedenen Status zu definieren, die mit der im Dokumentenmanager gespeicherten Dokumentation verbunden sind. Die Aktionen, die in der Tabelle durchgeführt werden können, sind die folgenden:

  • Neu: Ermöglicht das Einfügen eines neuen Status in die Tabelle.

  • Löschen: Ermöglicht das Löschen eines bereits in der Tabelle definierten Status. Dazu muss die gewünschte Zeile oder die gewünschten Zeilen ausgewählt und auf die Schaltfläche 'Löschen' geklickt werden.

  • Status nach oben verschieben: Ermöglicht es, die Reihenfolge (aufsteigend) eines bestimmten Status nach der Definition zu ändern.

  • Status nach unten verschieben: Ermöglicht es, die Reihenfolge (absteigend) eines bestimmten Status nach der Definition zu ändern.

Die in der Tabelle angezeigten Spalten ermöglichen die Parametrierung der folgenden Meilensteine:

• Name: Ermöglicht es dem Benutzer, den Namen des Status durch Doppelklicken auf die gewünschte Zelle zu definieren.

• Reihenfolge: Zeigt die Reihenfolge der definierten Status an. Um die Reihenfolge zu ändern, müssen die zuvor entwickelten Schaltflächen Status nach oben verschieben und Status nach unten verschieben verwendet werden.

• Genehmigungskriterium: Ermöglicht es, die Anzahl der Benutzer zu identifizieren, die den Status des Dokuments genehmigen müssen. Diese Anzahl muss der Anzahl der für den ausgewählten Status identifizierten Verantwortlichen entsprechen.

HINWEIS: Falls die Genehmigungskriterien nicht erfüllt werden können, wird die Zelle rot hervorgehoben.

• Frist (Tage): Ermöglicht es, die Anzahl der Tage zu identifizieren, die erforderlich sind, damit die verschiedenen Verantwortlichen den Status des Dokuments genehmigen. Es können folgende Fälle auftreten:

  • Keine definierte Frist: Wenn der Benutzer keine Genehmigungsfrist festgelegt hat, ändert das Dokument seinen Status nicht, bis alle Verantwortlichen den Status des Dokuments genehmigt haben.

  • Definierte Frist: Wenn der Benutzer eine Genehmigungsfrist festgelegt hat, können zwei Situationen auftreten: Entweder haben alle Verantwortlichen das Dokument genehmigt, sodass das Tool seinen Status nicht ändert, bis die definierte Frist abgelaufen ist, oder die Frist ist abgelaufen, ohne dass alle Verantwortlichen genehmigt haben. In diesem Fall kehrt das Dokument zum vorherigen Status zurück, der in der Tabelle identifiziert wurde.

• Zurück: Ermöglicht es, durch Auswahl des Kontrollkästchens, ob das Dokument nach Ablauf der Frist, ohne dass alle erforderlichen Verantwortlichen die Dokumentation genehmigt haben, in den vorherigen Status zurückkehrt.

• Automatisch: Durch Aktivieren des Kontrollkästchens eines Status kann dieser ohne Genehmigung durch einen Verantwortlichen in den nächsten identifizierten Status übergehen. Diese Option ermöglicht es, die Nachverfolgbarkeit der verschiedenen Status, die ein Dokument durchlaufen hat, zu gewährleisten, ohne dass ein bestimmter Status von einem oder mehreren Verantwortlichen genehmigt werden muss.

• Verantwortliche: Ermöglicht es, die Rollen oder Verantwortlichen zu bestimmen, die für die Genehmigung oder Ablehnung der im Dokumentenmanager gespeicherten Dokumente zuständig sind. Wenn eine Rolle ausgewählt wird, müssen die mit dieser Rolle verbundenen Verantwortlichen den Dokumentenstatus genehmigen oder ablehnen. Wenn spezifische Verantwortliche bestimmt werden sollen, müssen diese ausgewählt und dem erforderlichen Status zugeordnet werden.

• Höhere Verantwortliche: Bietet die Möglichkeit, Verantwortliche von übergeordneten Einheiten zuzuordnen, um einen Dokumentenstatus zu genehmigen oder abzulehnen.