Wie man Umfragen zu Elementen-Risiken in GlobalSuite® konfiguriert

Phasen zur Durchführung von Umfragen zu Elementen-Risiken

In dieser Anleitung werden die Phasen 1 und 2 des Prozesses zur Erstellung einer Umfrage erklärt.

Umfragemodelle

GlobalSuite® ermöglicht es, das Inventar von Elementen zu identifizieren und zu klassifizieren, Risikoanalysen durchzuführen und die Kontrollen der Organisation zu bewerten, indem Umfragen an die verschiedenen Verantwortlichen der Organisation gesendet werden. Dazu muss zunächst das gewünschte Umfragemodell erstellt werden. Es können mehrere Modelle erstellt und so konfiguriert werden, dass sie an die Bedürfnisse der Organisation angepasst werden können.

Dazu kann jedes Umfragemodell durch Angabe seines Typs konfiguriert werden. Es gibt drei Arten von Umfragen, die bei der Erstellung eines Modells berücksichtigt werden können:

• Elementenumfrage: Ermöglicht die Identifizierung, Kategorisierung und Klassifizierung der Elemente.

• Risiko-Umfrage: Ermöglicht die Identifizierung der Risiken jedes Elements (einschließlich Dienstleistungen und Prozesse) sowie deren Bewertung gemäß der Methodik der Organisation.

• Kontrollumfrage: Ermöglicht die Identifizierung der in der Organisation implementierten Kontrollen sowie deren Reifegradbewertung gemäß der entsprechenden Methodologie.

In diesem Leitfaden wird die Funktionsweise des Typs „Umfrage zu Elementen-Risiken“ erklärt.

Um ein Umfragemodell zu konfigurieren, muss man ein Administrator-Benutzer sein (Plattform-Administrator, Enterprise-Administrator oder Konfigurations-Administrator), da sich dies im Abschnitt Einstellungen> Umfragemodelle befindet.

In der Option muss ausgewählt werden, welche Art von Umfragemodell erstellt werden soll, über die Schaltfläche „ Neue Umfrage“ (in diesem Fall der Typ „ Elemente, Risiken und Kontrollen“). Außerdem können in dieser Option Modelle gelöscht (Schaltfläche „ Löschen“) und eine Liste der konfigurierten Modelle heruntergeladen werden (Schaltfläche „ Herunterladen“).

In der letzten Spalte werden die aktivierten Modelle angezeigt. Es können nur Umfragen aus den aktivierten Modellen erstellt werden.

Innerhalb des Umfragemodells können Aspekte wie Name, Abteilung oder Erstellungsdatum konfiguriert werden, sowie angegeben werden, ob das Modell aktiviert sein soll und ob „ Im letzten Zustand konsolidieren“ gewünscht ist, d. h., dass die Daten der Umfrage direkt aus dem letzten Zustand des Workflows im endgültigen Analysebericht konsolidiert werden können.

Es ist auch möglich, Zustände in der Umfrage zu verwenden. Die Verwendung dieser Zustände ermöglicht es, dass verschiedene Personen Informationen aus vorherigen Zuständen ausfüllen oder validieren können. Es kann automatisch von einem Zustand in einen anderen gewechselt werden, wenn der Indikator (automatisches Kontrollkästchen) markiert ist, und es kann auch auf die gleiche Weise in einen vorherigen Zustand zurückgekehrt werden, indem das entsprechende Kontrollkästchen markiert wird.

Im Abschnitt „ Umfragetyp“ muss ausgewählt werden, welches Modell erstellt werden soll. In diesem Fall wird der Typ „ Umfrage zu Elementen-Risiken“ ausgewählt.

Anschließend wird der Abschnitt „Taxonomie“ (Typen / Gruppierung von Risiken) angezeigt, in dem die Konfiguration ausgewählt werden kann. Es kann ausgewählt werden, ob sie in der Umfrage sichtbar und editierbar sein soll. Es ist auch möglich, die Anzeigereihenfolge anzugeben.

Im nächsten Abschnitt „ Umfrage zu Elementen“ werden die im Elementinventar konfigurierten Dimensionen angezeigt, wobei der Dimensionstyp und ob diese manuell oder automatisch ist, angegeben werden.

Der Benutzer kann die folgenden Optionen für jede Dimension konfigurieren:

• Sichtbar: Ermöglicht die Festlegung, ob die Dimension in die Umfrage aufgenommen wird oder nicht, indem auf die Zelle geklickt wird.

• Editierbar: Gibt an, ob die Dimension in der Umfrage geändert werden kann oder nur im Ansichtsmodus sichtbar ist.

• Pflichtfeld: Gibt an, ob das Ausfüllen einer Dimension beim Wechseln des Zustands obligatorisch ist, falls Umfragen mit Zuständen verwendet werden.

• Frage: Im Fall von Umfragen des Typs "Formular" (wird später erläutert), ermöglicht es, eine erklärende Frage anzuzeigen, anstatt nur den Namen der Dimension.

Wenn eine Dimension ausgewählt wird, kann die Reihenfolge, in der sie angezeigt wird, geändert werden. Mit den Schaltflächen „Nach oben“ und „Nach unten“ kann sie an die gewünschte Position verschoben werden.

Mit der Schaltfläche „ Dimensionen aktualisieren“, wie in der gelben Nachricht angegeben, wird die Liste der Dimensionen der Elementmethodologie aktualisiert, falls nach der Erstellung des Modells neue Dimensionen hinzugefügt wurden.

Die Einstellungen für die vorherigen Dimensionen, die bereits existierten, bleiben erhalten. Es erscheinen nur die neuen Dimensionen, die in der Elementemethodik erstellt wurden, um sie in die Umfrage aufnehmen zu können.

Wenn eine qualitative Dimension markiert wird, werden in der unteren Tabelle („Elementebenen“) die in Einstellungen> Elementmethodologie konfigurierten Ebenen zur Information angezeigt.

Im letzten Abschnitt „ Umfrage zu Risiken“ muss zunächst ausgewählt werden, welche Risikomethodologie in der Umfrage verwendet werden soll. Nach Auswahl der Methodologie werden die darin konfigurierten Dimensionen angezeigt, wobei der Dimensionstyp und ob diese manuell oder automatisch ist, angegeben werden. Der Benutzer kann die Optionen genauso konfigurieren wie bei den Dimensionen der Elemente.

Bei Auswahl der Methodik wird eine Informationsmeldung angezeigt, die darauf hinweist, dass die Dimensionen durch die der ausgewählten Methodik ersetzt werden.

Im Abschnitt „ Anhänge“ können die für die Umfrage erforderlichen Dateien angehängt werden, damit der Empfänger diese einsehen kann.

Die verfügbaren Optionen sind:

• Datei auswählen: Ermöglicht das Suchen und Auswählen einer Datei aus unserem Datei-Explorer.

• Anhängen: Ermöglicht das Hochladen der ausgewählten Datei.

• Löschen: Ermöglicht das Löschen einer in der Tabelle „Zugehörige Dokumentation“ ausgewählten Datei.

• Herunterladen: Ermöglicht das Herunterladen der in der Tabelle „Zugehörige Dokumentation“ ausgewählten Datei.

• Anzeigen: Ermöglicht das Anzeigen der in der Tabelle „Zugehörige Dokumentation“ ausgewählten Datei im Browser. Es können nur Dateien mit den Erweiterungen .pdf, .jpeg, .jpg, .bmp oder .png angezeigt werden.

Umfragekonfiguration

Sobald das Umfragemodell konfiguriert ist, kann es verwendet werden, um so viele Umfragen wie nötig zu konfigurieren. Dazu muss man zur Option Verwaltung> Umfragen gehen.

Um die Konfiguration einer Umfrage zu erstellen, muss nach dem Umfragetyp gefiltert und anschließend das gewünschte Modell ausgewählt werden.

Durch Drücken der Schaltfläche „ Neu“ wird eine Umfrage des ausgewählten Typs und Modells erstellt. Wenn Sie die Konfiguration einer Umfrage löschen möchten, müssen Sie die Schaltfläche „ Löschen“ drücken. Es ist zu beachten, dass beim Löschen einer Konfiguration alle auf dieser Konfiguration basierenden Umfragen ebenfalls gelöscht werden.

Es ist auch möglich, die Liste der Umfragekonfigurationen sowohl im Excel- als auch im PDF-Format herunterzuladen.

Beim Zugriff auf die Umfragekonfiguration erscheinen eine Reihe von Abschnitten, die deren Konfiguration ermöglichen.

Im ersten Abschnitt „Allgemeine Konfigurationsdaten“ kann der Name der Konfiguration identifiziert, der Typ und das Modell der Umfrage angezeigt, das Datum geändert und auch das Kontrollkästchen „ Aktiviert“ aktiviert oder deaktiviert werden, um anzugeben, ob die Konfiguration zur Erstellung neuer Umfragen verwendet werden kann.

Wenn im Modellierungsprozess Status (Workflow) enthalten sind, erscheint in der Konfiguration auch der Abschnitt „Status“, um jedem Status einen Verantwortlichen zuzuweisen:

Im Abschnitt „Risikokonfiguration“ werden die Informationen zu den Elementen und Risiken angezeigt. Es muss die Risikoanalyse ausgewählt werden, die in der Umfrage verwendet werden soll. Nach Auswahl der Analyse wird der zugehörige Risikokatalog angezeigt, falls dieser konsultiert werden soll.

Nach Auswahl der Analyse müssen die Elemente ausgewählt werden, indem die Schaltfläche „Elemente hinzufügen“ gedrückt wird, deren Risiken bewertet werden sollen.

Wenn das hinzugefügte Element ausgewählt wird, werden die zugehörigen Risiken im unteren Bereich angezeigt. Ob diese Risiken in die Umfrage aufgenommen werden sollen oder nicht, wird durch Aktivieren oder Deaktivieren des Kontrollkästchens links angegeben.

Nachdem alle Schritte des Formulars abgeschlossen sind, wird die Schaltfläche „Speichern“ gedrückt, und die Konfiguration ist bereit zur Verwendung.

Im Abschnitt „ Anhänge“ können spezifische Dokumente zur Konfiguration hinzugefügt werden. Gleichzeitig können die vom Umfragemodell geerbten Dokumente angezeigt und/oder verwaltet werden.