En este artículo tratamos cómo crear, organizar y hacer seguimiento de proyectos en GlobalSuite®, definiendo equipos de trabajo, tareas y fases, configurando modelos predefinidos, gestionando calendarios e históricos y cerrando proyectos una vez completados.
Índice
La sección de Proyectos es un apartado trasversal, común a todos los módulos de GlobalSuite®, al que se podrá acceder desde cualquiera de los menús (Home, Inicio, etc.). Su función consiste en facilitar la organización, la gestión y el seguimiento de proyectos.
1. Equipo de Trabajo
Esta opción permite definir equipos de trabajo y de coordinación. La definición de ambos se realiza a nivel de Roles, por lo que se deberá
seleccionar los roles existentes, editar roles en Inicio > Gestión de Roles o definir roles nuevos en Ajustes > Configuración General > Configuración de Roles .
Los empleados introducidos en el "Equipo de Trabajo", serán los que podrán ser asignados a tareas dentro del Proyecto.
2. Gestión del Proyecto
En esta pantalla se podrá crear un proyecto y gestionarlo. Cuando se acceda por primera vez, se deberá definir el proyecto especificando: nombre y fechas previstas de inicio y fin. Asimismo, se tendrá la posibilidad de escoger entre crear un proyecto vacío para ir ajustándolo a las necesidades del proyecto o seleccionar un modelo preconfigurado (ver punto “3. Ajustes: Proyectos” de esta guía). Para comenzar, se debe dirigir a Proyectos> Gestión de Proyectos se seleccionará un modelo y/o se pulsará directamente en Crear Proyecto.
Al crear un proyecto, esta sección mostrará a partir de ese momento el modelo con las tareas a completar o un espacio de trabajo vacío si no se ha seleccionado ningún modelo. Se podrá crear nuevas fases o tareas, seleccionando en primer lugar aquella de la que estas vayan a depender; eliminar las existentes o marcarlas como completadas (siempre que se complete una tarea, automáticamente se completarán todas sus subtareas).
Para editar una tarea, se deberá acceder a su ficha pulsando en el nombre.
Se podrá rellenar todos los campos visibles en la sección “Datos de la Tarea”, si bien el único obligatorio viene marcado con un asterisco (*).
Los campos de Prioridad, Estado y % Progreso se pueden activar/desactivar, debiéndose editar las opciones disponibles desde Ajustes (ver punto “3. Ajustes: Proyectos” de esta guía).
También se podrá asociar a la tarea a los empleados que estén registrados en Gestión > Empleados.
En el apartado de Documentación se podrá especificar los documentos de los que se disponga para llevar a cabo la tarea. Existe la posibilidad de diferenciar los documentos aportados por la propia empresa de aquellos que aporte la empresa consultora, si la hubiera.
Los campos de la sección de Seguimiento son opcionales, se pueden editar u ocultar desde Ajustes (ver punto “3. Ajustes: Proyectos” de esta guía).
Existe la opción de informar de los tiempos y los gastos en los que se ha incurrido al realizar una tarea.
Volviendo al listado de Gestión del Proyecto se verá los cambios realizados en el formulario.
En las opciones disponibles también se incluyen Mostrar gráficas y Descarga, que permiten visualizar el estado del proyecto y exportar la información en distintos formatos.
Haciendo click en Mostrar Gráficas se verá el estado de las tareas.
El botón Descarga permitiré generar un archivo Excel o PDF con los datos del proyecto que aparecen en esta pantalla.
3. Ajustes: Proyectos
En el apartado de Ajustes se tiene la opción de configurar algunos de los campos de la ficha de tareas de un proyecto e igualmente de establecer modelos de proyectos.
Configuración
Siempre que una casilla esté marcada, la opción estará disponible en la ficha de las tareas de un proyecto.
En el caso de las opciones activas, se deberá definir los niveles o tipos que se pueda seleccionar en el momento de rellenar la ficha. Se podrá crear nuevos niveles y/o tipos o eliminar los existentes, y/o asignarles un color o cambiar sus niveles de prioridad cuando estas opciones estén disponibles.
Gestión de Modelos
En el listado de modelos se podrá añadir algunos de los que vienen definidos por defecto (en función del tipo de usuario) o configurar uno desde cero pinchando en Nuevo.
Los modelos servirán como guía preconfigurada y, además de ahorrar tiempo, permitirán la creación de proyectos con estructuras similares.
Para acceder al modelo se deberá pinchar en el nombre.
Una vez dentro, se verá la plantilla de tareas y subtareas, el tipo de y la duración expresada en %. Se podrá añadir, subir o bajar tareas dentro del árbol al igual que cambiar el tipo y el porcentaje de duración haciendo doble click sobre dichos campos. Téngase en cuenta que los porcentajes de las subtareas deben sumar entre todos un 100% y, a su vez, los porcentajes de las tareas deben sumar también un 100% con respecto al proyecto.
Pinchando en el nombre de una tarea/subtarea, se accederá a su ficha y se tendrá la posibilidad de realizar una preconfiguración del tipo de tarea, roles y documentación asociados. Igualmente se podrá editar el nombre y añadir una descripción de la tarea.
4. Calendario
En la sección de Calendario se verá la programación de todas las tareas y se podrá filtrar para que aparezcan el inicio y el fin de cada una, sólo el inicio o sólo el fin. Asimismo, se podrá decidir si se quiere ver todas las tareas del proyecto o sólo las que le corresponden al usuario.
Al hacer doble click en una tarea aparecerá un pop-up con los datos esenciales de la misma.
5. Históricos
Existe la posibilidad de realizar una copia del estado en que se encuentra un proyecto en un momento determinado por medio del botón Crear Histórico. De esta manera se podrá hacer un seguimiento del progreso de las tareas del proyecto. Se puede crear tantos históricos como se necesite y consultarlos a través del botón Abrir Históricos dentro de la opción de Gestión de Proyectos.
6. Históricos del Proyecto
En ambos casos aparecerá un pop-up. Se deberá seleccionar del desplegable el histórico que se quiera consultar. Pinchando en las diferentes tareas se accederá a sus fichas. También se podrá eliminar los históricos seleccionados.
7. Finalización del Proyecto
Una vez se haya completado todas las tareas del proyecto, se deberá pinchar en Cerrar Proyecto. Este se eliminará de la pantalla de Gestión de Proyectos y pasará al histórico.
