Encuestas Elementos, Riesgos y Controles (Configuración)
En el caso de las encuestas de tipo Elementos, Riesgos y Controles, la herramienta permite definir los siguientes parámetros (los campos y tablas que aparecen en este formulario dependerán del tipo de encuesta seleccionado en el modelo de encuesta):
Encuesta formato formulario
Si el modelo de encuesta seleccionado corresponde a un encuesta únicamente elementos, se habilitará la opción de seleccionar este formato al crearla.
Programación de encuestas
Este apartado permite programar la creación y lanzamiento de encuestas de Elementos, Riesgos y Controles de forma periódica. Como principales características:
Se podrá planificar el envío para que se haga a través de una publicación (de forma anónima mediante de un link único) o internamente, para lo cual el destinatario necesitará un usuario con privilegios para poder completar la encuesta.
Las encuestas se lanzarán en función de la frecuencia programada, pudiendo ser Mensual, Trimestral, Semestral o Anual
Este lanzamiento automático es compatible con la creación de encuestas de forma manual, ya que la próxima fecha de envío se obtiene a partir de la última encuesta lanzada.
Los campos disponibles en este apartado son:
Automático: Permite habilitar o deshabilitar el lanzamiento automático de encuestas
Tipo Envío: Dispone de dos opciones
Enlace externo: Se creará una publicación (y se activará) para que el destinatario pueda acceder de forma anónima.
Acceso interno: Se creará una encuesta interna que será accesible mediante usuario, en la opción Gestión de Encuestas
Periodicidad: Indica la frecuencia con la que se lanzará la encuesta. Podrá ser Mensual, Trimestral, Semestral, Anual
Fecha de inicio: En caso de una configuración a partir de la cual no se haya lanzado ninguna encuesta, indicará la fecha de referencia a partir de la cual se programará el lanzamiento)
Fecha último envío: Indica la fecha de lanzamiento más reciente de una encuesta para esta configuración (si no existe ninguna encuesta, aparecerá vacío)
Fecha próximo envío: Calcula la previsión de lanzamiento de la siguiente encuesta, a partir de la frecuencia indicada
Destinatarios
Si el Modelo de Encuesta no tiene configurados estados (en cuyo caso hay que definir el responsable para cada estado), se podrán definir qué personas, seleccionadas de Empleados, recibirán la encuesta que se cree a partir de esta configuración. En caso de incluir más de un destinatario, se creará una encuesta independiente para cada uno de ellos.
Al pulsar el botón "Añadir" se abre una ventana con el listado de empleados del sistema, pudiendo seleccionar los que se quieran incorporar.
Análisis de Riesgos: Permite seleccionar el análisis de riesgos sobre el que se realizará la encuesta. Los análisis de riesgos se configuran en la opción 'Análisis/Análisis de Riesgos'.
Riesgos de catálogos: Muestra los catálogos de riesgos incluidos en el análisis seleccionado. Estos catálogos serán de los que se podrán Recuperar Riesgos en la encuesta.
Elementos: Permite establecer los elementos concretos sobre los que se realizará la encuesta.
Riesgos: Permite seleccionar los riesgos concretos de los elementos sobre los que se realizará la encuesta. En esta tabla aparecen los riesgos que ya existen para los elementos seleccionados.
Controles: Permite definir los controles concretos sobre los que se realizará la encuesta. Dependiendo de si en el tipo de encuesta los controles se evalúan de manera general, por riesgo, o por elemento, se mostrarán el listado total de controles del análisis, los controles del riesgo seleccionado, o un árbol de controles por elemento, respectivamente.
Evidencias
En el caso de que la encuesta sea de tipo "Encuesta de Elemento-Controles (Metodología Por Elemento)" y se marque el check de Incluir Evidencias, al final aparecerá una tabla de Evidencias para seleccionar las que se quieran incluir en la encuesta, lo cual se realiza marcándolas en la propia tabla.
También se pueden incluir automáticamente en función de los controles que se vayan a evaluar (ver tabla anterior). Para ello, al pulsar el botón "Incluir Evidencias Controles" se marcarán todas las evidencias que estén asociadas a los controles que se van a evaluar.
Adjuntos
En la configuración de Encuesta, es posible cargar archivos y documentos con ayudas, guías o una explicación detallada, que se enviarán por correo a los destinatarios de las encuestas cuando se lancen, además de estar disponibles en la propia encuesta para su consulta.
