Este apartado permite configurar aspectos específicos del Gestor Documental:
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Tamaño máximo de almacenamiento: Permite establecer el límite de almacenamiento (Megabytes) del gestor documental. Este espacio de almacenamiento va asociado al licenciamiento contratado y sólo puede ser modificado por el departamento de soporte de GlobalSUITE®.
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Tamaño máximo por archivo: Permite definir cuál será el tamaño máximo de los archivos adjuntos que se pueden subir a la herramienta. Por defecto este tamaño de archivo es de 40MB, aunque es posible ampliarlo hasta un máximo de 100MB. Sólo puede ser modificado por el departamento de soporte de GlobalSUITE®.
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Activación Workflow: Permite activar la funcionalidad de workflows de gestión documental.
NOTA: En caso de estar desactivado para la empresa matriz, ninguna de las subentidades podrá hacer uso del Workflow. En cambio, si está habilitado a nivel de matriz, todas las subentidades lo tendrán activado por defecto. No obstante se podrá desactivar para las subentidades que así lo requieran en el apartado Ajustes> Opciones > Subentidades
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Visualización inicial Gestor Documental: Permite configurar la vista del gestor documental al acceder a la opción. Existen tres opciones: Expandida, Contraída y Expandido sólo el primer nivel.
Vinculación de archivos externos
Permite habilitar que los usuarios enlacen archivos externos (mediante su URL) desde repositorios y gestores de contenido corporativos, para utilizarlos en el Gestor Documental sin duplicarlos.
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Permitir vincular archivos externos: activa o desactiva la posibilidad de vincular archivos externos en el Gestor Documental. Está activada por defecto.
Cuando la opción está activada, se muestran los orígenes permitidos, que pueden marcarse o desmarcarse de forma independiente:
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Microsoft SharePoint
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Microsoft OneDrive
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Google Drive
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Otros (URL libre)
Al vincular un archivo, el sistema valida que su URL corresponda a uno de los orígenes habilitados. Esta configuración se incluye en la copia de empresa.
El uso de la opción Vincular archivo externo dentro del Gestor Documental se describe en la página Mis Archivos.