Novas funcionalidades e melhorias GlobalSuite® GRC
Melhorias em Inquéritos com evidências
Esta melhoria introduz a capacidade de gerir a visibilidade da documentação associada às evidências nos inquéritos, principalmente permitindo:
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Consultar documentos anteriores associados às evidências nos inquéritos.
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Consolidar a documentação de evidências em diferentes pastas dentro do Gestor Documental.
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Adicionalmente, será possível restringir o acesso à documentação das evidências, o que potenciará a solução de TPRM, permitindo que cada fornecedor veja apenas a documentação relevante para ele nos inquéritos.
Características principais
Visualização da documentação associada à evidência
Permite configurar se a documentação associada às evidências será visível nos inquéritos.
Esta opção é ativada em Configurações > Modelos de inquéritos
Consolidação de documentação
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Garante que os documentos recolhidos durante o inquérito sejam consolidados em pastas específicas do Gestor Documental.
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Oferece flexibilidade para definir o destino da documentação consolidada.
Configuração de visibilidade e consolidação de documentação
Existem duas opções para gerir a visibilidade dos documentos exibidos nos inquéritos:
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Visibilidade total da documentação da evidência > Sem pasta associada
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Se não for selecionada nenhuma pasta e se incluir mais de um elemento no alcance, no inquérito serão exibidos todos os documentos das evidências.
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A consolidação do inquérito é realizada na pasta "Evidências Inquéritos".
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Restringir a visibilidade da documentação das evidências > Associar pasta
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Os documentos visíveis no inquérito serão apenas os que estiverem incluídos na pasta selecionada e que estejam associados à evidência.
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A consolidação do inquérito é realizada na mesma pasta selecionada.
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Opção TPRM
Para os utilizadores do módulo de TPRM, é oferecida uma opção que simplifica a criação de pastas para cada fornecedor. Em vez de ter que criar manualmente uma pasta para cada um, a pasta será gerada automaticamente ao consolidar o inquérito.
Além disso, ao consolidar-se o inquérito, a documentação será consolidada nessa mesma pasta gerada.
Estas configurações são realizadas em Inquéritos > Configuração
Automatização do envio de inquéritos a partir do Inventário através de modelos
Esta melhoria introduz a possibilidade de definir modelos de inquéritos, permitindo lançar inquéritos de elementos a partir de Inventário > Tabela de elementos. Com esta funcionalidade, além de enviar inquéritos de forma centralizada a partir de Gestão de Inquéritos, os utilizadores poderão enviar inquéritos diretamente do Inventário com base nesses modelos, agilizando e simplificando o processo, e permitindo que utilizadores sem privilégios de administração de inquéritos enviem inquéritos selecionando um ou mais elementos a incluir no âmbito e configurando rapidamente o envio.
Características principais
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Envio automatizado de inquéritos ERC de elementos: Será possível realizar o envio automatizado de inquéritos a partir do Inventário, com um âmbito de um ou mais elementos.
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Método de envio: Os inquéritos poderão ser enviados através de link externo (com um link único), ou como inquéritos de acesso interno para serem completados por outros utilizadores do GlobalSuite®.
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Gestão de destinatários: O inquérito poderá ser enviado ao responsável pelo elemento selecionado ou a outra pessoa entre os empregados registados, ou adicionando destinatários manualmente ao inserir o nome e o e-mail.
Acesso à opção
Para ativar esta opção, em Inquéritos > Configuração de Inquéritos deverá ser marcada a opção Modelo numa configuração de inquérito do tipo ERC de elementos.
Ao marcar uma configuração de inquérito como Modelo, não será possível escolher um âmbito de elementos concretos, pois estes são selecionados no momento do envio.
Caso existam Modelos ativados, em Inventário > Tabela de elementos será possível selecionar um ou mais elementos e clicar em Enviar inquéritos.
Configuração de envio
Na janela que será aberta, deverá ser selecionada no menu suspenso Modelo de envio, a configuração desejada, o método de envio e as datas de início e fim.
Seleção de destinatários
Após escolher o modelo, deverá clicar em Destinatários.
Nesta janela será possível selecionar os destinatários do inquérito a partir da lista de empregados, ou poderão ser adicionados novos manualmente, através da opção Adicionar novo.
Caso o elemento ou elementos selecionados tenham um responsável definido, este aparecerá automaticamente como destinatário, embora possa ser alterado para envio a um terceiro.
Depois de configurar todos os campos e selecionar os destinatários, ao clicar em Enviar, os inquéritos serão gerados automaticamente conforme configurado.
Estes inquéritos lançados a partir do Inventário com base num modelo poderão ser geridos e acompanhados na secção de Inquéritos > Gestão de Inquéritos, conforme o workflow definido.