Novas funcionalidades e melhorias gerais do GlobalSuite® GRC
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Automatização do lançamento periódico de questionários Elementos - Riscos - Controlos
Nesta versão, foi incorporada no módulo de questionários do GlobalSuite® uma nova funcionalidade que permite programar a criação e o lançamento de questionários de Elementos, Riscos e Controlos de forma periódica. Como principais características:
- Será possível planear o envio para que seja feito através de uma publicação (de forma anónima mediante um link único) ou internamente, para o qual o destinatário necessitará de um utilizador com privilégios para poder completar o questionário.
- Os questionários serão lançados em função da frequência programada, podendo ser Mensal, Trimestral, Semestral ou Anual
- Este lançamento automático é compatível com a criação de questionários de forma manual, já que a próxima data de envio é obtida a partir do último questionário lançado.
Esta funcionalidade facilita a gestão dos processos de reavaliação de riscos, revisão de controlos ou o fornecimento periódico de evidências, automatizando o fluxo de criação e lançamento de questionários aos destinatários definidos na configuração.
Poderá planear todas as suas avaliações de riscos e controlos com uma frequência definida e automaticamente será notificado o responsável. Permitirá poupar tempo em processos repetitivos para poder concentrar-se na supervisão e na melhoria contínua.
Configuração de Questionários
Na secção de configuração de um questionário ERC, foi incorporada a possibilidade de ativar o lançamento periódico de questionários, podendo escolher a frequência de envio.
Estes questionários serão lançados tomando como referência a data inicial estabelecida manualmente (se não existirem questionários prévios) ou a data do último questionário criado a partir dessa configuração. Desta forma, os questionários serão lançados sempre com o mesmo intervalo de tempo em relação aos anteriores.
Publicação de Questionários
A publicação de questionários será realizada de forma automática, mantendo o campo Comentários definido na configuração, para poder incluir instruções ou guias para completar o questionário.
Se for estabelecido um responsável para a configuração de questionários, este mesmo responsável será adicionado como responsável pela publicação, podendo fazer o acompanhamento dos questionários lançados automaticamente, ampliar prazos, revê-los e consolidá-los com os dados definitivos.
Destinatários predefinidos sem necessidade de Estados
Se não se pretender utilizar estados ou um workflow para a gestão do questionário, a partir de agora será possível definir na Configuração de Questionários quem serão os destinatários de cada questionário, podendo deixá-los predefinidos na configuração, sem necessidade de os atribuir manualmente em cada questionário criado.
Estes destinatários serão utilizados para a criação automática de questionários periódicos, mas também serão atribuídos diretamente quando forem criados questionários de forma manual, pelo que não é necessário.
O mesmo acontece com o campo Comentários da configuração, que estará disponível para os questionários internos que os utilizadores do GlobalSuite® recebem. Este campo estava disponível unicamente para a publicação de questionários anónimos, mas agora pode ser utilizado para questionários de todo o tipo, para adicionar esclarecimentos ou instruções aos inquiridos.
