Novas funcionalidades e melhorias do GlobalSuite® Audit Management
Nesta versão do GlobalSuite® incorporámos duas novas funcionalidades para potenciar o módulo de Audit Management, orientadas para facilitar a gestão dos ciclos de auditoria e adaptar a informação dos trabalhos de auditoria, incorporando novos campos personalizados.
Personalização de campos - Programa de Auditoria
Esta nova funcionalidade permite a personalização de campos nos programas de auditoria. Os utilizadores poderão adicionar campos adicionais do tipo Data, Texto e Seletor, adaptando tanto o formulário dos trabalhos como a tabela principal de programação de auditoria às necessidades específicas de cada utilizador.
Principais Características
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Incorporação de Campos Personalizados:
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Tipos de Campos Disponíveis: Os utilizadores poderão adicionar campos do tipo Texto, Data e Opções.
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Visibilidade de Campos. Estes campos serão visíveis nas seguintes opções:
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Formulários dos trabalhos de auditoria.
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Tabela de trabalhos, opção Plano Auditorias > Planeamento Trabalhos.
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Tabela principal de Programação de auditorias.
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Adaptação de Relatórios:
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Os relatórios foram atualizados para incluir qualquer novo campo configurado, assegurando que toda a informação personalizada seja refletida adequadamente nos relatórios gerados.
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Integração com Entidades:
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Para empresas que trabalham com entidades, os novos campos também foram incluídos na propagação de auditorias, permitindo uma gestão coerente e uniforme dos dados através de diferentes níveis e áreas da organização.
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Configuração
Estes novos campos poderão ser configurados em Administração > Metodologias > Auditorias
Visibilidade de campos personalizáveis
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Formulário de trabalhos
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Tabela de trabalhos, opção Plano Auditorias > Planeamento Trabalhos.
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Gestão de campos Tipo Opções:
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Por defeito, as opções configuradas para este tipo de campo serão visualizadas com um seletor. No entanto, se houver muitas opções, será automaticamente ativada a opção “Mostrar todas”, que permitirá visualizar as opções configuradas através de uma janela, facilitando a pesquisa e seleção.
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Novo estado “Rascunho” em Planos e trabalhos de auditorias.
Incorporámos um novo estado chamado "Rascunho" tanto nos Planos de Auditoria como nos trabalhos de auditoria. Este novo estado permite criar rascunhos de auditorias que funcionam como modelos ou trabalhos de auditoria base, os quais podem ser copiados para evitar construir manualmente toda a estrutura do plano e trabalhos associados em cada novo ciclo de auditoria. Estes rascunhos ou modelos não são exibidos por defeito na tabela principal para centrar a informação na informação vigente.
Estado rascunho em Planos de auditorias
As planificações de auditorias continuarão a ser criadas no estado “Aberta”, mas agora adicionámos a opção de criar planificações no estado “Rascunho”. Para as planificações no estado “Rascunho” é permitida a configuração completa de todos os campos e a criação de trabalhos, funcionando de forma semelhante aos Planos no estado “Aberta”.
As planificações de auditorias no estado “Rascunho” não aparecerão por defeito na lista principal. Para visualizá-las, adicionámos uma nova opção no menu Mostrar > Rascunhos.
Assim, estas planificações não se confundem com as auditorias em curso ou encerradas.
Copiar Planificações de auditorias no estado rascunho
As planificações no estado Rascunho podem ser copiadas como as demais planificações, mas ao fazê-lo estas são criadas no estado Aberto:
Ao mesmo tempo, se o Plano de Auditorias tiver trabalhos associados no estado Rascunho, esses trabalhos também são criados/copiados no estado “Aberto”.
Estado rascunho em Programas de auditorias
Tal como as planificações de auditorias, poderão ser criados Programas (trabalhos) de auditoria no estado Rascunho.
Ao criar um trabalho, este será por defeito no estado Aberto, como até agora. Caso se pretenda alterar o estado para rascunho, será necessário entrar no programa de auditoria e alterar o estado para “Rascunho”.
A partir do estado rascunho, poderá mudar para os estados Aberto e Em execução. No entanto, uma vez que um trabalho passe para o estado “Em Execução”, não poderá voltar para Rascunho, pois nesse momento é feita uma cópia da informação a auditar.
Para ver os Programas de auditorias no estado rascunho, a partir da tabela principal, será necessário utilizar a opção Mostrar > Rascunho:
Além disso, se estivermos dentro de um plano de auditorias em “Planeamento de trabalhos”, poderemos ver todos os trabalhos do Plano, como até agora, incluindo os programas no estado Rascunho:
Propagar auditorias no estado “Rascunho”
Atualmente podem ser propagados Planos e trabalhos de auditorias que estejam abertos, incluímos também os que estão no estado Rascunho.
Os planos e trabalhos no estado rascunho selecionados serão propagados com os mesmos dados e manterão o seu estado nas subentidades de destino.
Descargas e Dashboards
Todas as descargas e os dashboards foram modificados para considerar o novo estado Rascunho de Planos e Programas de auditorias.
