Funcionalidades e melhorias incluídas:
Conflito de Interesses
Nesta versão, é incorporada uma nova capacidade para tratar e evitar possíveis conflitos de interesses com os gestores do canal no momento em que um denunciante regista uma denúncia.
A menos que o canal de denúncias corporativo seja gerido por um terceiro independente (por exemplo, externalizando essa gestão para um fornecedor que apoie o programa de conformidade, como os serviços que oferecemos na GlobalSuite Solutions), pode ocorrer que um denunciante queira informar sobre alguma situação em que esteja envolvido algum dos gestores do canal que receberão essa denúncia para investigação.
Para tratar esta possível situação, foi criada esta funcionalidade para que o gestor possa identificar quais pessoas receberão a denúncia quando for registada, podendo excluir pessoas que possam estar envolvidas no fato a comunicar.
Esta nova funcionalidade, por padrão, não está habilitada, pois depende da licença e das necessidades de cada canal, além de não modificar o comportamento atual. A seguir, explicamos as principais características da melhoria.
Configuração de Conflito de Interesses
Para verificar se o uso de conflito de interesses está habilitado, pode ser feito na seção de Configurações > Perguntas do Canal.
Lá é exibido o campo que indica se o conflito de interesses está habilitado ou não. Assim como o campo Resumo, é exibido no final, pois será na última seção do formulário da denúncia onde o denunciante poderá ver os destinatários da denúncia.
Caso esteja habilitado, é exibido um campo de texto para definir uma mensagem informativa que o denunciante verá nessa seção.
Além disso, quando o Conflito de Interesses está habilitado, é possível configurar quais usuários que têm acesso às denúncias (os papéis Administrador Global, Gestor ou Consulting a nível organizacional superior no caso de múltiplos canais) estarão incluídos no conflito de interesses e serão visíveis para o denunciante.
Para isso, acessando o formulário desses usuários (exceto os de papel Administrador, que em nenhum caso têm acesso às denúncias), será possível habilitar ou desabilitar a possibilidade de estarem sujeitos a um conflito de interesses.
Isso é feito para que, nos casos em que também existam usuários independentes ou de terceiros que não estariam envolvidos, estes não apareçam para o denunciante.
Registo de uma nova denúncia com Conflito de Interesses
Quando temos esta funcionalidade habilitada, o denunciante poderá completar o formulário da denúncia normalmente, tendo que preencher os campos obrigatórios, anexar arquivos ou selecionar uma categoria para a denúncia, dependendo de como o sistema estiver configurado.
No último passo antes de enviar a denúncia, além do resumo das informações fornecidas, o denunciante verá quais usuários irão receber a denúncia.
Por padrão, aparecerão marcados os administradores globais (já que esses usuários sempre recebem as novas denúncias) e os gestores associados à categoria selecionada pelo usuário, caso estejam configurados destinatários por categorias em Configurações > Personalização
Também serão exibidos, sem marcação, outros gestores que não se aplicam à categoria selecionada, como destinatários alternativos.
Caso o denunciante considere que alguma pessoa que irá receber essa denúncia pode estar envolvida e não deveria ter acesso, pode desmarcá-la e marcar outra alternativa.
Para garantir que a denúncia possa ser gerida no Canal, só será possível enviá-la se houver pelo menos um usuário marcado para receber a denúncia.
Quando a denúncia for enviada, os usuários do canal que não têm acesso não receberão nenhuma notificação ou alerta a respeito.
Gestão de denúncias com Conflito de Interesses
Quando a funcionalidade de Conflito de Interesses está habilitada no Canal, se algum usuário administrador foi excluído de uma denúncia, esta não aparecerá na lista de Comunicações.
Além disso, será exibida uma coluna adicional de Administradores excluídos onde será possível ver quais usuários foram excluídos da denúncia.
Para os usuários que têm acesso a uma denúncia, ao entrar no detalhe da mesma, também será visível em uma seção específica se há algum administrador excluído da denúncia.
Além disso, haverá um botão para gerir esses administradores excluídos, tanto para voltar a dar acesso a um (por exemplo, quando após investigar o fato se comprovar que o referido usuário não está implicado) quanto para excluir outros usuários.