Neue Funktionen und Verbesserungen in GlobalSuite® GRC
Verbesserungen bei Umfragen mit Nachweisen
Diese Verbesserung führt die Möglichkeit ein, die Sichtbarkeit der mit den Nachweisen in den Umfragen verbundenen Dokumentation zu verwalten, insbesondere durch:
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Abrufen früherer Dokumente, die mit den Nachweisen in den Umfragen verbunden sind.
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Konsolidierung der Nachweisdokumentation in verschiedenen Ordnern innerhalb des Dokumentenmanagers.
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Zusätzlich kann der Zugriff auf die Nachweisdokumentation eingeschränkt werden, was die TPRM-Lösung stärkt, indem jedem Anbieter nur die für ihn relevanten Dokumente in den Umfragen angezeigt werden.
Hauptmerkmale
Ansicht der mit den Nachweisen verbundenen Dokumentation
Ermöglicht die Konfiguration, ob die mit den Nachweisen verbundene Dokumentation in den Umfragen sichtbar ist.
Diese Option wird unter Einstellungen > Umfragemodelle aktiviert.
Konsolidierung der Dokumentation
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Stellt sicher, dass die während der Umfrage gesammelten Dokumente in spezifischen Ordnern des Dokumentenmanagers konsolidiert werden.
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Bietet Flexibilität bei der Definition des Ziels der konsolidierten Dokumentation.
Konfiguration der Sichtbarkeit und Konsolidierung der Dokumentation
Es gibt zwei Optionen zur Verwaltung der Sichtbarkeit der in den Umfragen angezeigten Dokumente:
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Volle Sichtbarkeit der Nachweisdokumentation > Kein zugeordneter Ordner
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Wenn kein Ordner ausgewählt wird und mehr als ein Element im Umfang enthalten ist, werden in der Umfrage alle Dokumente der Nachweise angezeigt.
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Die Konsolidierung der Umfrage erfolgt im Ordner "Umfragenachweise".
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Einschränkung der Sichtbarkeit der Nachweisdokumentation > Ordner zuordnen
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Die in der Umfrage sichtbaren Dokumente sind nur diejenigen, die im ausgewählten Ordner enthalten sind und mit dem Nachweis verbunden sind.
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Die Konsolidierung der Umfrage erfolgt im selben ausgewählten Ordner.
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TPRM-Option
Für Benutzer des TPRM-Moduls wird eine Option angeboten, die die Erstellung von Ordnern für jeden Anbieter vereinfacht. Anstatt für jeden manuell einen Ordner erstellen zu müssen, wird der Ordner automatisch bei der Konsolidierung der Umfrage erstellt.
Darüber hinaus wird bei der Konsolidierung der Umfrage die Dokumentation in diesem generierten Ordner konsolidiert.
Diese Konfigurationen werden unter Umfragen > Konfiguration vorgenommen.
Automatisierung des Versands von Umfragen aus dem Inventar mithilfe von Vorlagen
Diese Verbesserung führt die Möglichkeit ein, Umfragevorlagen zu definieren, um Umfragen zu Elementen aus Inventar > Elementtabelle zu starten. Mit dieser Funktionalität können Umfragen nicht nur zentralisiert aus Umfragenverwaltung versendet werden, sondern Benutzer können auch direkt aus dem Inventar Umfragen basierend auf diesen Vorlagen versenden, wodurch der Prozess beschleunigt und vereinfacht wird. Dies ermöglicht es Benutzern ohne Administratorrechte, Umfragen zu versenden, indem sie ein oder mehrere Elemente für den Umfang auswählen und den Versand schnell konfigurieren.
Hauptmerkmale
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Automatisierter Versand von RKE-Umfragen zu Elementen: Der automatisierte Versand von Umfragen aus dem Inventar mit einem Umfang von einem oder mehreren Elementen wird ermöglicht.
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Versandmethode: Umfragen können über einen externen Link (als einzigartiger Link) oder als interne Umfragen versendet werden, die von anderen Benutzern von GlobalSuite® ausgefüllt werden können.
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Empfängerverwaltung: Die Umfrage kann an den Verantwortlichen des ausgewählten Elements oder an eine andere Person aus den registrierten Mitarbeitern gesendet werden, oder Empfänger können manuell hinzugefügt werden, indem Name und E-Mail-Adresse eingegeben werden.
Zugriff auf die Option
Um diese Option zu aktivieren, muss unter Umfragen > Umfragekonfiguration das Kontrollkästchen Vorlage in einer RKE-Umfragekonfiguration für Elemente markiert werden.
Wenn eine Umfragekonfiguration als Vorlage markiert ist, kann kein spezifischer Elementumfang ausgewählt werden, da diese beim Starten ausgewählt werden.
Wenn Vorlagen aktiviert sind, können in Inventar > Elementtabelle ein oder mehrere Elemente ausgewählt und Umfragen senden gedrückt werden.
Versandkonfiguration
Im sich öffnenden Fenster muss im Dropdown-Menü Versandvorlage die gewünschte Konfiguration, die Versandmethode sowie die Start- und Enddaten ausgewählt werden.
Empfängerauswahl
Nach Auswahl der Vorlage muss Empfänger gedrückt werden.
In diesem Fenster können die Empfänger der Umfrage aus der Mitarbeiterliste ausgewählt oder neue manuell hinzugefügt werden, indem die Option Neu hinzufügen verwendet wird.
Wenn das ausgewählte Element oder die ausgewählten Elemente einen definierten Verantwortlichen haben, wird dieser automatisch als Empfänger angezeigt, kann jedoch geändert werden, um die Umfrage an eine andere Person zu senden.
Sobald alle Felder konfiguriert und die Empfänger ausgewählt sind, und Senden gedrückt wird, werden die Umfragen automatisch gemäß der Konfiguration generiert.
Diese aus dem Inventar basierend auf einer Vorlage gestarteten Umfragen können unter Umfragen > Umfragenverwaltung gemäß dem definierten Workflow verwaltet und nachverfolgt werden.