Neue Funktionen und allgemeine Verbesserungen von GlobalSuite® GRC
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Automatisierung der periodischen Veröffentlichung von Umfragen Elemente - Risiken - Kontrollen
In dieser Version wurde im Umfragemodul von GlobalSuite® eine neue Funktion hinzugefügt, die es ermöglicht, die Erstellung und Veröffentlichung von Umfragen zu Elementen, Risiken und Kontrollen periodisch zu planen. Die Hauptmerkmale sind:
- Der Versand kann so geplant werden, dass er über eine Veröffentlichung (anonym über einen eindeutigen Link) oder intern erfolgt, wobei der Empfänger ein Benutzerkonto mit Berechtigungen benötigt, um die Umfrage ausfüllen zu können.
- Die Umfragen werden basierend auf der geplanten Häufigkeit veröffentlicht, die monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich sein kann.
- Diese automatische Veröffentlichung ist mit der manuellen Erstellung von Umfragen kompatibel, da das nächste Versanddatum aus der letzten veröffentlichten Umfrage abgeleitet wird.
Diese Funktion erleichtert die Verwaltung von Prozessen zur Risikoneubewertung, Kontrolleüberprüfung oder regelmäßigen Bereitstellung von Nachweisen, indem der Ablauf der Erstellung und Veröffentlichung von Umfragen an die in der Konfiguration definierten Empfänger automatisiert wird.
Sie können alle Ihre Risiko- und Kontrollebewertungen mit einer definierten Häufigkeit planen, und der Verantwortliche wird automatisch benachrichtigt. Dies spart Zeit bei sich wiederholenden Prozessen, sodass Sie sich auf die Überwachung und kontinuierliche Verbesserung konzentrieren können.
Umfragekonfiguration
Im Abschnitt zur Konfiguration einer RKE-Umfrage wurde die Möglichkeit hinzugefügt, die periodische Veröffentlichung von Umfragen zu aktivieren und die Versandhäufigkeit auszuwählen.
Diese Umfragen werden basierend auf dem manuell festgelegten Anfangsdatum (falls keine vorherigen Umfragen existieren) oder dem Datum der letzten Umfrage, die aus dieser Konfiguration erstellt wurde, veröffentlicht. Auf diese Weise werden die Umfragen immer in demselben Zeitintervall wie die vorherigen veröffentlicht.
Veröffentlichung von Umfragen
Die Veröffentlichung von Umfragen erfolgt automatisch, wobei das in der Konfiguration definierte Kommentarfeld beibehalten wird, um Anweisungen oder Leitfäden zum Ausfüllen der Umfrage einzufügen.
Wenn ein Verantwortlicher für die Umfragekonfiguration festgelegt wird, wird dieser Verantwortliche auch als Verantwortlicher für die Veröffentlichung hinzugefügt, sodass er die automatisch veröffentlichten Umfragen verfolgen, Fristen verlängern, sie überprüfen und mit den endgültigen Daten konsolidieren kann.
Vordefinierte Empfänger ohne Status erforderlich
Wenn keine Status oder ein Workflow für die Verwaltung der Umfrage verwendet werden sollen, können ab sofort in der Umfragekonfiguration die Empfänger jeder Umfrage definiert werden, sodass sie in der Konfiguration vordefiniert werden können, ohne sie manuell bei jeder erstellten Umfrage zuzuweisen.
Diese Empfänger werden für die automatische Erstellung periodischer Umfragen verwendet, aber auch direkt zugewiesen, wenn Umfragen manuell erstellt werden, sodass dies nicht erforderlich ist.
Dasselbe gilt für das Kommentarfeld in der Konfiguration, das für interne Umfragen verfügbar ist, die von GlobalSuite®-Benutzern empfangen werden. Dieses Feld war nur für die Veröffentlichung anonymer Umfragen verfügbar, kann jetzt jedoch für alle Arten von Umfragen verwendet werden, um den Befragten Klarstellungen oder Anweisungen hinzuzufügen.
