v6.118 (April 2025) | GlobalSuite Solutions

Neue Berichtslösung - Dynamische Berichte in Excel

Diese neue Funktionalität ermöglicht die Erstellung von individuellen Berichten im Excel-Format mit dynamischen Vorlagen, um die Dokumenten- und Berichtverwaltung in GlobalSuite® zu optimieren.

In dieser ersten Version werden die Excel-Berichte für die Funktionalität Ticketing verfügbar sein und schrittweise auf andere Funktionalitäten ausgeweitet.

Diese Verbesserung ergänzt die bereits vorhandene Funktion zur Erstellung von dynamischen Berichten in Word und erweitert die Anpassungs- und Exportmöglichkeiten für die Benutzer.

Hauptmerkmale

Dynamische Vorlagen: Es wird möglich sein, Excel-Dokumente mit Variablen zu erstellen, die die Automatisierung des Inhalts ermöglichen.
Integration mit GlobalSuite®: Vorkonfigurierte Daten aus der Plattform können verwendet werden, um Berichte zu erstellen, ohne manuelle Bearbeitung.
Flexibilität bei der Anpassung: Es wird möglich sein, das Design und die Struktur der Berichte an die Bedürfnisse anzupassen.
Variablenlisten: Zugriff auf einen vollständigen Katalog von Variablen für Elemente, Bedrohungen, Risiken und Kontrollen, einschließlich Schleifenstrukturen für die Massenextraktion von Daten.

Mit dieser Lösung wird es möglich sein, Arbeitsabläufe zu optimieren und die Effizienz bei der Dokumentation und Berichterstellung innerhalb von GlobalSuite® zu verbessern.

Neue Funktionen und Verbesserungen in GlobalSuite® Audit

Auditorenkalender

Die neue Kalenderansicht für Auditoren ermöglicht eine grafische Darstellung der den Auditoren zugewiesenen Arbeiten im Zeitverlauf, was die Nachverfolgung und Teamplanung erleichtert.

Verfügbar unter Audits > Kalender der Auditoren, bietet dieses Tool tägliche/wöchentliche oder monatliche Skalen und ermöglicht das Scrollen durch das Jahr, um alle geplanten Arbeiten einfach einzusehen.

Jede Arbeit wird als farbiger Block angezeigt, der ihren aktuellen Status widerspiegelt: Blau für offene Arbeiten, Rot für laufende Arbeiten und Grün für abgeschlossene Arbeiten. Diese Blöcke enthalten den Namen der Arbeit und ihre geschätzte Dauer und sind horizontal nach den zugewiesenen Terminen verteilt. Eine vertikale Linie zeigt den aktuellen Tag an, was hilft, das Heute schnell im Kalender zu lokalisieren.

Die Ansicht enthält einen speziellen Abschnitt, um Arbeiten anzuzeigen, denen noch kein Auditor zugewiesen wurde, was ihre Identifikation und Verwaltung erleichtert. Außerdem wurde ein Filterpanel hinzugefügt, das es ermöglicht, die Informationen nach Arbeitsname oder Status einzugrenzen, was die Navigation bei einer großen Datenmenge auf dem Bildschirm verbessert.

Zusätzlich wurden in jeder Audit-Arbeit Validierungen hinzugefügt, um Überschneidungen innerhalb des Teams zu vermeiden: Wenn versucht wird, einen Mitarbeiter zuzuweisen, der bereits an einer anderen Arbeit an denselben Terminen beteiligt ist, zeigt das System eine Warnung an. Diese Funktionalität, zusammen mit der allgemeinen Kalenderansicht, hilft, Konflikte zu vermeiden und die verfügbaren Ressourcen besser zu planen.

Gearbeitete Stunden pro Auditor

Diese Verbesserung ermöglicht die Erfassung der geplanten und gearbeiteten Stunden jedes Auditors in den Audit-Arbeiten, ohne sie einem spezifischen Projekt zuzuordnen. Diese Informationen werden manuell aus den Arbeitsdetails geladen und spiegeln den tatsächlichen Aufwand jedes Teammitglieds wider.

Geplante Stunden

Die geplanten Stunden können unter Audits > Audit-Programm geladen werden, indem auf eine Arbeit im Status Offen oder Entwurf zugegriffen wird, oder aus dem Tab Audit-Arbeitsplan, wenn die Arbeit bereits in Ausführung oder abgeschlossen ist. Zur besseren Übersicht wurde die Tabelle „Arbeitsteam“ in diesem Tab aktualisiert, indem die Spalte „Stunden“ in „Geplante Stunden“ umbenannt wurde, um die verwalteten Daten genauer widerzuspiegeln.

Geleistete Stunden

Die tatsächlich gearbeiteten Stunden werden im Tab Arbeitsausführung verwaltet, der verfügbar ist, wenn die Arbeit im Status In Ausführung ist. In dieser Ansicht wurde eine neue Option in der Werkzeugleiste namens „Stunden registrieren“ hinzugefügt, über die jeder angemeldete Benutzer die von ihm aufgewendete Zeit erfassen kann. Beim Registrieren von Stunden müssen die Menge, das Datum und eine zugehörige Detailangabe angegeben werden, was eine genauere Nachverfolgung des geleisteten Aufwands ermöglicht.

Außerdem wurden sowohl der Arbeitsbericht als auch die Dashboards aktualisiert, um die geschätzten und tatsächlichen Stunden korrekt anzuzeigen.

Audits – Automatischer Code in Audit-Arbeiten

Ab dieser Version ist es möglich, die Codes der Arbeiten im Audit-Programm automatisch zu generieren, wobei sie eindeutig und ohne manuelle Eingriffe erstellt werden.

Das System weist die Codes gemäß dem konfigurierten Format zu und gewährleistet Sequenz, Rückverfolgbarkeit und Konsistenz.

Diese Verbesserung ist die Fortsetzung der Änderung, die das Feld Manueller Code in den Plänen und Audit-Arbeiten ( Changelog v6.109) eingeführt hat.

Automatische Codekonfiguration

Um diese Funktionalität zu aktivieren, muss auf Einstellungen > Audits > Allgemein zugegriffen und die Option "Plan-Code" aktiviert werden. Dadurch wird das Feld „Plan-Code“ in den Formularen der Pläne verfügbar, und das Feld „Arbeits-Code“ kann als manuell oder automatisch definiert werden. Wenn die automatische Option ausgewählt wird, wird ein Abschnitt zur Konfiguration des Codeformats aktiviert, der die Kombination von Variablen, sequentiellen Werten und festen Texten ermöglicht, um die Codierung an die Bedürfnisse jedes Kunden anzupassen.

Das System bietet mehrere Aktionen, um diese Konfiguration zu erleichtern:

Code validieren, um zu überprüfen, ob das eingegebene Format vor dem Speichern korrekt ist.
Code wiederherstellen, um die letzte gültige Konfiguration wiederherzustellen, falls Änderungen vorgenommen wurden.
Speichern, das nur aktiviert ist, wenn das Format gültig ist, und es ermöglicht, zu wählen, ob die Nummerierung neu berechnet oder beibehalten wird.
Codes aktualisieren, das alle offenen Arbeiten neu nummeriert, indem das aktuelle Format angewendet wird, ohne es zu ändern, was nützlich ist, um Lücken in der Sequenz zu beseitigen. Diese Aktion erfordert eine vorherige Bestätigung, da sie nicht rückgängig gemacht werden kann.

Funktionalität

Wenn das Feld Arbeits-Code als automatisch konfiguriert ist, kann es nicht manuell aus dem Arbeitsformular geändert werden.

Das System generiert und aktualisiert es basierend auf den im konfigurierten Format definierten Variablen. Immer wenn eines der Arbeits- oder Plandaten bearbeitet wird, die den Code beeinflussen (z. B. der Plan-Code), aktualisiert das System den Arbeits-Code automatisch.

Neue Funktionen und Verbesserungen in GlobalSuite® Business Intelligence

Dashboard TPRM

Diese neue Funktionalität führt ein spezialisiertes Dashboard für das Lieferantenmanagement ein, um den Status von Lieferanten, zugehörigen Umfragen und Tickets durch interaktive Grafiken, Metriken und Filter zu zentralisieren und zu erleichtern.

Hauptmerkmale

Navigationsregisterkarten:
- TPRM: Anzeige von Schlüsseldaten zu Lieferanten wie Kritikalität, Risiken, Land, Nachweise und Kontrollen.
- Umfragen: Metriken zum Versand und Status von Fragebögen an Lieferanten, einschließlich Diagrammen nach Modell und Status.
- Tickets: Informationen zu Tickets im Zusammenhang mit Lieferanten, einschließlich Status, voraussichtlichem Abschlussdatum und Priorität.
Schlüsselindikatoren und Grafiken:
- Karten mit relevanten Metriken (z. B. Gesamte Lieferanten, Gesendete Umfragen, Tickets nach Status).
- Balkendiagramme, Kreisdiagramme, kumulative Diagramme und interaktive Karten.
- Detaillierte Tabellen mit der Option, auf "Mehr Informationen" zuzugreifen, um detaillierte Informationen anzuzeigen.
Erweiterte Filter: Möglichkeit, Filter nach Methodologien, Analysen, Unterkategorien, Umfragemodellen und Lieferanten anzuwenden, um die Datenanzeige zu personalisieren.