Funktionen und Verbesserungen enthalten:
Interessenkonflikt
In dieser Version wird eine neue Funktion eingeführt, um mögliche Interessenkonflikte mit den Kanalmanagern zu behandeln und zu vermeiden, wenn ein Hinweisgeber eine Meldung einreicht.
Sofern der unternehmensweite Hinweisgeberkanal nicht von einem unabhängigen Dritten verwaltet wird (z. B. durch Auslagerung dieser Verwaltung an einen Anbieter, der das Compliance-Programm unterstützt, wie die von uns angebotenen Dienstleistungen bei GlobalSuite Solutions), kann es vorkommen, dass ein Hinweisgeber eine Situation melden möchte, in die einer der Kanalmanager, die diese Meldung zur Untersuchung erhalten, involviert ist.
Um diese mögliche Situation zu behandeln, wurde diese Funktionalität geschaffen, damit der Manager identifizieren kann, welche Personen die Meldung erhalten, wenn sie eingereicht wird, und Personen ausschließen kann, die möglicherweise in den zu meldenden Vorfall verwickelt sind.
Diese neue Funktionalität ist standardmäßig deaktiviert, da sie von der Lizenzierung und den Anforderungen jedes Kanals abhängt und um das aktuelle Verhalten nicht zu ändern. Im Folgenden erläutern wir die Hauptmerkmale der Verbesserung.
Konfiguration des Interessenkonflikts
Um zu überprüfen, ob die Nutzung des Interessenkonflikts aktiviert ist, kann dies im Abschnitt Konfigurationen > Fragen des Kanals erfolgen.
Dort wird das Feld angezeigt, das angibt, ob der Interessenkonflikt aktiviert ist oder nicht. Wie das Feld Zusammenfassung wird es am Ende angezeigt, da der Hinweisgeber im letzten Abschnitt des Meldeformulars die Empfänger der Meldung sehen kann.
Falls aktiviert, wird ein Textfeld angezeigt, in dem eine Informationsnachricht definiert werden kann, die der Hinweisgeber in diesem Abschnitt sieht.
Außerdem ist es möglich, wenn der Interessenkonflikt aktiviert ist, zu konfigurieren, welche Benutzer mit Zugriff auf die Meldungen (die Rollen Globaler Administrator, Manager oder Consulting auf höherer Organisationsebene bei mehreren Kanälen) in den Interessenkonflikt einbezogen werden und für den Hinweisgeber sichtbar sind.
Dazu kann im Formular dieser Benutzer (außer bei der Rolle Administrator, die in keinem Fall Zugriff auf die Meldungen hat) aktiviert oder deaktiviert werden, ob sie für einen Interessenkonflikt anfällig sind.
Dies geschieht, damit in Fällen, in denen es auch unabhängige oder externe Benutzer gibt, die nicht beteiligt wären, diese für den Hinweisgeber nicht erscheinen.
Einreichung einer neuen Meldung mit Interessenkonflikt
Wenn diese Funktionalität aktiviert ist, kann der Hinweisgeber das Meldeformular wie gewohnt ausfüllen, indem er die Pflichtfelder ausfüllt, Dateien anhängt oder eine Kategorie für die Meldung auswählt, je nachdem, wie das System konfiguriert ist.
Im letzten Schritt vor dem Absenden der Meldung wird dem Hinweisgeber neben der Zusammenfassung der bereitgestellten Informationen angezeigt, welche Benutzer die Meldung erhalten werden.
Standardmäßig werden die globalen Administratoren angezeigt (da diese Benutzer immer die neuen Meldungen erhalten) und die Manager, die der vom Benutzer ausgewählten Kategorie zugeordnet sind, falls Empfänger nach Kategorien in Konfigurationen > Personalisierung konfiguriert sind.
Es werden auch andere Manager angezeigt, die nicht für die ausgewählte Kategorie gelten, als alternative Empfänger, jedoch nicht markiert.
Falls der Hinweisgeber der Meinung ist, dass eine der Personen, die die Meldung erhalten sollen, beteiligt sein könnte und keinen Zugriff haben sollte, kann er diese Person abwählen und eine alternative Person auswählen.
Um sicherzustellen, dass die Meldung im Kanal bearbeitet werden kann, ist es nur möglich, sie zu senden, wenn mindestens ein Benutzer markiert ist, der die Meldung erhält.
Wenn die Meldung gesendet wird, erhalten die Benutzer des Kanals, die keinen Zugriff haben, keine Benachrichtigung oder Warnung darüber.
Verwaltung von Meldungen mit Interessenkonflikt
Wenn die Funktionalität des Interessenkonflikts im Kanal aktiviert ist, wird eine Meldung, von der ein Administrator ausgeschlossen wurde, nicht in der Liste der Kommunikationen angezeigt.
Zusätzlich wird eine zusätzliche Spalte für ausgeschlossene Administratoren angezeigt, in der ersichtlich ist, welche Benutzer von der Meldung ausgeschlossen wurden.
Für Benutzer, die Zugriff auf eine Meldung haben, wird im Detail der Meldung auch in einem spezifischen Abschnitt sichtbar sein, ob ein Administrator von der Meldung ausgeschlossen wurde.
Außerdem wird es eine Schaltfläche geben, um diese ausgeschlossenen Administratoren zu verwalten, sowohl um einem Benutzer wieder Zugriff zu gewähren (z. B. wenn nach der Untersuchung des Vorfalls festgestellt wird, dass dieser Benutzer nicht beteiligt ist) als auch um andere Benutzer auszuschließen.