Die Anwendung ermöglicht den Versand von Umfragen direkt aus der Elementtabelle mithilfe von zuvor konfigurierten Versandvorlagen.
Dazu müssen ein oder mehrere Elemente des Inventars ausgewählt und die Option Umfragen> Umfragenversand gedrückt werden.
Versandkonfiguration
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Versandvorlage: Es werden alle Vorlagen aufgelistet, die für Umfragen basierend auf einer Konfiguration eines Modells vom Typ „Elementumfrage“ erstellt wurden.
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Vorlage anzeigen: Öffnet die Details der Vorlage in Umfragekonfiguration
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Umfragename: Der Name der Vorlage wird angezeigt. Dieser kann geändert werden, wobei der Name der Vorlage unverändert bleibt und nur der Name der zu versendenden Umfragen angepasst wird.
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Versandmethode:
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Umfragen intern versenden: Sendet die Umfrage ohne Veröffentlichung
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Umfragen extern versenden: Sendet die Umfrage mit Veröffentlichung
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In diesem Fall werden die Felder Startdatum und Enddatum angezeigt.
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Verantwortlicher: Der in der Vorlage konfigurierte Verantwortliche.
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Kommentare: In diesem Abschnitt wird der mit der Vorlage verbundene Text angezeigt, der bearbeitet werden kann. Dieser Text wird auf der Landing-Seite der abgeschlossenen Umfragen angezeigt. Wenn das Feld leer bleibt, wird automatisch ein Standardtext hinzugefügt.
Empfängerauswahl - Vorlage ohne Status.
Empfänger: In diesem Abschnitt können die Empfänger der Umfrage ausgewählt werden. Dieses Feld kann vorab ausgefüllt sein, wenn die Vorlage dies vorsieht. Wenn das Feld leer ist, wird automatisch der Verantwortliche des Elements zugewiesen, vorausgesetzt, alle Elemente haben denselben Verantwortlichen. Wenn diese Bedingung nicht erfüllt ist, bleibt das Feld leer, und es muss mindestens ein Empfänger ausgewählt werden, damit die Schaltfläche "Senden" aktiviert wird.
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Neu hinzufügen: Falls ein Empfänger hinzugefügt werden muss, der kein Mitarbeiter des Unternehmens ist, kann dessen E-Mail-Adresse manuell eingegeben werden, um ihn hinzuzufügen.
Empfängerauswahl - Vorlage mit Status
Wenn die Umfrage Status enthält, wird die Empfängertabelle gemäß der Konfiguration der Vorlage vorab ausgefüllt.
Wenn für den ersten Status, der obligatorisch ist, keine Empfänger zugewiesen sind, wird automatisch der Verantwortliche des Elements übernommen, vorausgesetzt, alle ausgewählten Elemente haben denselben Verantwortlichen. Wenn diese Bedingung nicht erfüllt ist, bleibt das Feld leer, und es muss mindestens ein Empfänger für den ersten Status des Flusses ausgewählt werden, damit die Schaltfläche "Senden" aktiviert wird.
Umfragenversand
Beim Drücken der Schaltfläche "Senden" führt das System die folgenden Aktionen aus:
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Erstellung der Konfiguration: Die entsprechende Konfiguration für die Umfrage wird erstellt.
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Erstellung von Umfragen: Das System erstellt für jeden Empfänger eine Umfrage, die mit den aus der Analyse ausgewählten Elementen verknüpft ist.
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Herkunft "Risikoanalyse": Jedem Element werden die Risiken und alle Kontrollen zugeordnet, die mit diesen Risiken in der Risikoanalyse verknüpft sind.
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Herkunft "Katalog": Jedem Element werden nur die ausgewählten Risiken zugeordnet, die in der Kategorie übereinstimmen. Wenn die Kategorie des Elements nicht mit der des Risikos übereinstimmt, wird dieses nicht einbezogen.
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Veröffentlichung: Wenn die Versandmethode "Externer Link" ist, erstellt das System auch die Veröffentlichung, die die Umfragen enthält.