El detalle de documento permite consultar y gestionar la información de un documento dentro del gestor documental, así como el control de sus versiones.
Se accede desde el menú contextual del documento (icono de tres puntos), mediante las opciones Detalles o Historial de versiones, abriendo un panel lateral con ambas pestañas.
Desde este panel es posible no solo consultar la información del documento, sino también gestionar su workflow y aprobar o rechazar versiones.
Detalles de un documento
En esta pestaña se muestra la información del documento y su estado actual.
Se visualizan datos como el nombre, descripción, fecha de versión, tamaño, extensión y ruta de acceso.
Le sigue el apartado de Etiquetas desde donde se puede añadir nuevas etiquetas. En caso de los administradores, desde aquí también se podrán crear nuevas etiquetas
También se muestra la información del workflow (en caso de estar activado el uso de WF en el
gestor documental), incluyendo el estado, versión, criterio de aprobación, plazo y responsable, en caso de estar configurado.
El bloque de Aprobaciones permite muestra el estado actual de las aprobaciones del documento de cada uno de los responsables.
El bloque de Seguimiento permite registrar comentarios sobre la versión en curso, quedando trazabilidad con fecha, hora y usuario.
Acciones
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Modificar información: permite editar el nombre, la descripción y la fecha de versión.
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Asignar workflow: permite asociar o modificar el workflow del documento. Solo disponible cuando el documento se encuentra en el primer estado.
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Cambiar Estado del documento: En caso de que el uso de WF este desactivado, se pueden realizar cambios de estado desde aquí.
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Aprobar / Rechazar versión: permite gestionar la aprobación del documento dentro del workflow. Aparecerá la opción en el caso de que el usuario logueado sea el responsable del estado actual del documento.
En caso de Rechazar la versión, el documento volverá al estado previo del documento.
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Añadir etiquetas: permite asignar etiquetas al documento. (Ver apartado “Etiquetas”)
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Añadir comentarios: permite registrar comentarios en el seguimiento.
Historial de Versiones
Permite consultar el historial de versiones de un documento y acceder a la información de cada una de ellas. Esta opción solo se habilita cuando se selecciona un fichero.
Al pulsar Versiones, se abrirá un panel lateral donde se muestran todas las versiones del documento, ordenadas de la más reciente a la más antigua. Este panel puede expandirse para visualizar más información.
Desde este panel es posible realizar diferentes acciones sobre cada versión, como descargar, visualizar, ver detalles de la versión o subir una nueva versión del documento.
Ver detalles de una versión
El comportamiento depende de la versión seleccionada:
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Si se selecciona la versión vigente, el panel mostrará directamente la información del documento en la pestaña Detalles.
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Si se selecciona una versión anterior, se abrirá la vista de detalles de esa versión desde el listado de versiones.
Para volver al listado de versiones, se debe hacer clic en el icono de retorno situado en la parte superior del panel.
La información disponible para cada versión incluye:
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Información básica
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Etiquetas
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Workflow
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Aprobaciones
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Seguimiento de la versión
El apartado Aprobaciones solo se mostrará cuando el documento tenga un workflow activo.
Permisos y visibilidad de versiones
Las versiones visibles y las acciones disponibles sobre ellas dependen de los permisos del usuario y de la configuración del workflow del documento.
En función de estos permisos:
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El usuario podrá ver solo las versiones en las que tenga participación o visibilidad según el workflow.
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Algunos campos podrán ser editables o solo de consulta.
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Los usuarios administradores podrán acceder a todas las versiones del documento.
Subir una nueva versión
Desde el panel de versiones también es posible subir una nueva versión del documento.
Para ello, se debe pulsar Nueva versión, lo que abrirá el explorador de archivos del equipo para seleccionar el fichero que se desea cargar. En este caso solo se puede seleccionar un archivo.
El nuevo fichero se registrará como una nueva versión del documento existente.
Eliminación de versiones
La eliminación de documentos desde el Historial de versiones depende de la versión sobre la que se actúe.
Si se selecciona la versión actual (activa), estará disponible la opción Mover a la papelera.
Al ejecutarla, se envía a la papelera el documento completo, incluyendo la versión activa y todas sus versiones asociadas.
Si se selecciona una versión intermedia, estará disponible la opción Eliminar.
En este caso, se elimina únicamente esa versión concreta del documento, sin afectar al resto de versiones.
Las versiones intermedias eliminadas no pasan por la papelera, sino que se eliminan de forma definitiva.
