Einstellungen

HINWEIS: Diese Option ist für globale Administratoren und Administratoren verfügbar.

Fragen

Mit dieser Option können wir ein Mitteilungsformular von Grund auf neu erstellen, sodass dessen Struktur nach einem Zeilen- und Spaltenmuster beliebig gestaltet werden kann. Wenn in einem Unternehmen ein Formular definiert wird, wird dieses standardmäßig auch für alle Tochterunternehmen übernommen. Es kann jedoch geändert werden, ohne dass die Änderungen die anderen Unternehmen betreffen.

Am unteren Rand steht eine Schaltfläche zur Verfügung, um eine neue Frage hinzuzufügen.

Formularstruktur

Ermöglicht die Parametrierung des Kommunikationsformulars, wir können Fragen hinzufügen, bearbeiten und löschen, die wir innerhalb der unten erklärten Typen wünschen. Außerdem können wir den Standort jeder dieser Fragen bestimmen. Für jede Frage, die konfiguriert werden soll, müssen die folgenden Informationen ausgefüllt werden:

• Typ, der ein Feld des Typs sein kann:

  • Textuell → Ermöglicht das Hinzufügen von Text, um die Frage zu vervollständigen.

  • Auswahl → Ermöglicht die Angabe verschiedener Optionen zur Beantwortung der Frage.

  • Verifizierung → Gibt uns zwei Optionen, um Ja oder Nein zu markieren.

  • Datum → Ermöglicht das Markieren eines Datums als Antwort auf die Frage.

• Fragensprache → Um die Fragen des Formulars in den verschiedenen möglichen Sprachen zu definieren.

• Zu stellende Frage, ein Pflichtfeld → Die konkrete Frage muss detailliert werden.

• Anzahl der Optionen (nur im Fall von Auswahl) → Ermöglicht die Definition der möglichen Optionen zur Beantwortung einer Frage des Typs Auswahl.

• Größe → Ermöglicht die Definition der Größe der Frage innerhalb des Formulars. Es gibt folgende Optionen:

  • S

  • M

  • L

  • XL

Es muss ausgefüllt werden, um das Formular/den Fragebogen zu definieren, indem man auf die Schaltfläche unten rechts klickt., anschließend ermöglicht das Tool, sie zu verschieben, um zu konfigurieren, wo sie sich befinden, sowie ihre Größe und andere Optionen, falls erforderlich. Auf diese Weise ist das Erstellen, Bearbeiten oder Löschen von Fragen sehr intuitiv.

Zusätzlich gibt es zwei Check-Optionen:

• Ist es eine Pflichtfrage?

  • Ermöglicht die Definition, ob es obligatorisch ist, die Frage auszufüllen, um die Mitteilung senden zu können.

• Ist die Frage in der Mitteilung sichtbar?

  • Ermöglicht die Definition, ob die Frage im Formular angezeigt wird oder ob es sich um eine nicht genehmigte Frage handelt, die vorübergehend deaktiviert ist.

• Ist die Frage in der Kommunikationsliste sichtbar?

  • Ermöglicht die Konfiguration, ob die Frage in der Hauptliste der Mitteilungen angezeigt wird, um Suchen oder Filterungen darüber durchzuführen oder die Informationen in einer CSV-Liste herunterzuladen.

Unterhalb der Konfiguration der Fragen des Kommunikationsformulars gibt es einen Abschnitt, in dem zwei Abschnitte der Kommunikation aktiviert oder deaktiviert werden können:

• Beteiligte Personen in der Kommunikation: Ermöglicht das Anzeigen oder Ausblenden des Abschnitts zur Registrierung von Personen, die an den gemeldeten Ereignissen beteiligt sind.

• Informanten: Durch Aktivieren oder Deaktivieren dieses Feldes wird der Abschnitt angezeigt oder nicht, um Informanten zu registrieren, die weitere Informationen zur Kommunikation liefern können.

Abschnitte

Ermöglicht die Konfiguration, welche Abschnitte im Formular einer Meldung definiert werden und was in jedem angezeigt wird. Dieser Abschnitt ermöglicht das Hinzufügen, Bearbeiten, Sortieren und Löschen von Abschnitten.

Es besteht auch die Möglichkeit, eine abschließende Zusammenfassung der ausgefüllten Informationen vor dem Senden anzuzeigen oder nicht.

Wenn ein Abschnitt bearbeitet wird (durch Klicken auf das Stiftsymbol), können die folgenden Aktionen durchgeführt werden:

• Die Fragen des Formulars neu anordnen.

• Ermöglicht die Auswahl der Sprache.

• Die Etiketten und den Namen der Abschnitte anpassen.

• Fragen, die im Formular erstellt wurden, über die Option "Felder" hinzufügen.

HINWEIS: Wenn der Standardabschnitt zur Akzeptanz der Nutzungsbedingungen bearbeitet wird, wird dies nur im Namen des Abschnitts widergespiegelt. Um den Namen des Links zu bearbeiten, muss dies über die Registerkarte "System" in der Option "Text der Nutzungsbedingungen" erfolgen.

Um festzulegen, ob die abschließende Zusammenfassung einer Meldung angezeigt werden soll oder nicht, muss das Kontrollkästchen "Zusammenfassungsfeld einfügen" aktiviert oder deaktiviert werden. Diese Information wird standardmäßig im Abschnitt "Bestätigung" bereitgestellt. Wenn das Kontrollkästchen aktiviert ist, erscheint diese Information im letzten Abschnitt der Liste, auch wenn dieser Abschnitt gelöscht oder an eine andere Stelle verschoben wird, die nicht der letzte ist. Ebenso wird diese Information nicht angezeigt, wenn das Kontrollkästchen deaktiviert ist, auch wenn der Abschnitt "Bestätigung" erstellt wurde.

Es ist auch möglich, ein weiteres zusätzliches Feld zu aktivieren um mögliche Interessenkonflikte mit den Kanalmanagern zu behandeln und zu vermeiden, wenn ein Hinweisgeber eine Meldung registriert. Dieses Feld ist "Interessenkonflikt aktivieren"

Dort wird das Feld angezeigt, das angibt, ob der Interessenkonflikt aktiviert ist oder nicht. Wie das Feld Zusammenfassung wird es am Ende angezeigt, da der Hinweisgeber im letzten Abschnitt des Meldeformulars die Empfänger der Meldung sehen kann.

Falls aktiviert, wird ein Textfeld "Hinweisnachricht an den Kommunikator" angezeigt, um eine Informationsnachricht zu definieren, die der Hinweisgeber in diesem Abschnitt sehen wird.

Persönliche Daten

In diesem Abschnitt der Konfiguration ist es möglich zu parametrisieren , welche Felder und welche persönlichen Daten der Kommunikator ausfüllen kann und welche er ausfüllen muss, da sie obligatorisch sind, wenn er eine Meldung registriert (wenn diese nicht anonym ist).

Wenn ein Feld ausgewählt wird, wird unten ein Formular aktiviert, in dem der Feldtyp (Name, Feldformat) angezeigt wird und das Feld als:

• Sichtbar: Wenn deaktiviert, wird es in der Ansicht des Hinweisgebers nicht angezeigt.

• Obligatorisch: In diesem Fall muss es ausgefüllt werden, bevor die Meldung gesendet werden kann.

HINWEIS: Das Feld "E-Mail" ist obligatorisch und kann nicht deaktiviert werden, da es für den Versand des Zugangspassworts und andere Zwecke erforderlich ist.

Personalisierung

In dieser Option der Konfiguration ist es möglich, mehrere Abschnitte wie folgt zu parametrisieren:

Texte

• Sprache → Ermöglicht das Wechseln der Sprache, in der die Felder parametrisiert werden. (Sobald die Sprache ausgewählt ist, können die Texte der Felder in dieser Sprache ausgefüllt werden)

• Titel der Anwendung → Titel, der neben den Logos oben links angezeigt wird.

Bilder und Farben

• Ändern der sichtbaren Logos im oberen Bereich der Verwaltungstools, die auch in den Mitteilungsformularen sichtbar sind. Die Bilder dürfen maximal 2 MB groß sein. Es gibt diese zwei Logos:

  • Anwendungslogo → Das Logo, das in den Verwaltungsansichten des Kommunikationskanals angezeigt wird.

  • Mitteilungslogo → Das Logo, das im Kommunikationskanal angezeigt wird.

• Personalisierung der Farben → Ermöglicht die Anpassung der Unternehmensfarben der Benutzeroberfläche.

Diese Änderung gilt sowohl für die Administrationsoberfläche (internes Backoffice zur Kanalverwaltung) als auch insbesondere für die Ansicht des Hinweisgebers (öffentliches Formular), sowohl beim Melden einer neuen Meldung als auch beim Nachverfolgen einer vorherigen.

In der Konfiguration werden standardmäßig die aktuellen Farben der Lösung angezeigt, aber es ist möglich, sie anhand verschiedener Parameter anzupassen.

1. Hauptfarbe: Diese Farbe wird auf die Hauptmenüleiste, Schaltflächen, Titel und die Hauptansicht des Hinweisgebers angewendet.

2. Vertikales Menü: Diese Farbe wird für den vertikalen Menübereich des Panels verwendet.

3. Texte und Symbole des Hauptmenüs: Mit der Möglichkeit, zwischen Weiß und Schwarz zu wählen, wird diese Farbe verwendet, um die Texte und Symbole im Hauptmenü darzustellen.

4. Texte und Symbole des vertikalen Menüs: Die gewählte Farbe (Weiß oder Schwarz) wird verwendet, um die Symbole und Texte im Seitenmenü darzustellen.

Dies ist so konzipiert, dass die Texte und Symbole nicht nur mit dem Corporate Design übereinstimmen, sondern auch lesbar sind und den Kontrast- und Barrierefreiheitskriterien entsprechen, die von den WCAG 2 (Web Content Accessibility Guidelines) festgelegt wurden.

Sobald ein Parameter geändert wurde, muss die Schaltfläche „Vorschau“ gedrückt werden, die in einem Fenster zeigt, wie die Benutzeroberfläche aussieht, ohne die Änderungen anwenden zu müssen.

Beim Öffnen wird ein Fenster angezeigt, in dem die vorgeschlagenen Anpassungen in verschiedenen Ansichten visualisiert werden können:

• Einstellungsbereich

• Landing-Bereich

• Meldeformular

Nach Überprüfung der Vorschau können die Änderungen über die Schaltfläche Speichern angewendet werden, und die Benutzeroberfläche wird für alle Benutzer aktualisiert.

Kunde

In diesem Abschnitt kann die Startseite des Kunden personalisiert sowie die Schaltflächen "Neue Kommunikation erstellen" oder "Vorherige Kommunikation anzeigen" aktiviert oder deaktiviert werden.

• Sprache → Ermöglicht das Wechseln der Sprache, in der die Textfelder parametrisiert werden. (Sobald die Sprache ausgewählt ist, können die Texte der Felder in dieser Sprache ausgefüllt werden)

• Informationsfeld "Hinweisgeberkanal" → Textfeld, das die Anpassung der Nachricht ermöglicht, die im Startfenster des Kunden angezeigt wird. Wenn kein Text bereitgestellt wird, erscheint der Standardtext:

Willkommen im Kommunikationskanal. Hier können Sie die entsprechenden Maßnahmen ergreifen, um alle Fragen, Anliegen oder Vorfälle zu melden, die Sie interessieren. Bitte wählen Sie eine Aktion aus.

• Schaltfläche "Neue Mitteilung erstellen" → Es ist möglich, die Schaltfläche zu aktivieren oder zu deaktivieren, die das Erstellen einer neuen Mitteilung ermöglicht, sowie den Text, der darauf erscheint, anzupassen.

• Schaltfläche "Eine vorherige Mitteilung anzeigen" → Es ist möglich, die Schaltfläche zu aktivieren oder zu deaktivieren, die das Anzeigen zuvor registrierter Mitteilungen ermöglicht, sowie den Text, der darauf erscheint, anzupassen.

• Feld "Zusammenfassungstext der Mitteilung" → Textfeld zur Anpassung der Nachricht, die vor der Bestätigung des Versands einer neuen Mitteilung angezeigt wird.

Sprachen

In diesem Abschnitt werden die in der Firma aktivierten Sprachen angezeigt.

HINWEIS: Die Aktivierung neuer verfügbarer Sprachen muss beim Support-Service angefordert werden. Derzeit verfügbare Sprachen sind: Spanisch, Englisch, Deutsch, Französisch, Portugiesisch, Brasilianisch, Tschechisch, Baskisch, Katalanisch, Galizisch und Valencianisch.

• Standardsprache → Es kann ausgewählt werden, welche Sprache in der Firma als Standardsprache festgelegt wird (unter den verfügbaren). Diese wird die Standardsprache sein, in der Benutzer erstellt werden und in der die Ansicht des Hinweisgebers angezeigt wird.

Status

In diesem Abschnitt ist es möglich, die Status zu personalisieren, die eine Mitteilung durchläuft, basierend auf den standardmäßig erstellten.

In der angezeigten Tabelle ist es möglich, die aktuellen Status zu bearbeiten und neu anzuordnen. Um sie neu zu ordnen, müssen nur die entsprechenden Pfeile gedrückt werden.

Der erste und der letzte Status können nicht gelöscht werden, sondern nur bearbeitet werden. Der Anfangsstatus wird der Status sein, den neue Mitteilungen erhalten, und der Endstatus ist der Status, in dem die Mitteilung bereits geschlossen ist (es ist jedoch möglich, sie später wieder zu öffnen).

Wenn wir auf das Papierkorbsymbol klicken, können wir den entsprechenden Status löschen. Dazu wird eine Bestätigung der Aktion angefordert.

Um einen neuen Status zu erstellen, muss einfach auf das + Symbol neben dem Namen des Abschnitts geklickt werden. Beim Klicken öffnet sich ein neues Fenster zur Konfiguration:

• Zugehörige Sprache → Standardmäßig wird die Hauptsprache der Firma angezeigt, die geändert werden kann, um den Text zu definieren, falls weitere Sprachen vorhanden sind.

• Status-Text → In diesem Feld wird der Name definiert, den dieser Status in der ausgewählten Sprache trägt.

• Farbe → Es ist möglich, die Farbe des Status auszuwählen, um ihn schnell zu unterscheiden.

• Symbol → Ebenso ist es möglich, aus einer Reihe verfügbarer Symbole dasjenige auszuwählen, das für diesen Status verwendet wird.

Kategorien

In diesem Abschnitt ist es möglich, die Kategorien zu personalisieren, die einer Mitteilung zugewiesen werden können, basierend auf den standardmäßig erstellten.

In der angezeigten Tabelle ist es möglich, Kategorien hinzuzufügen, zu löschen und zu bearbeiten.

HINWEIS: Falls keine Kategorien zur Klassifizierung der Kommunikationen konfiguriert sind oder gelöscht werden, wird das Feld im Formular nicht mehr angezeigt, ebenso wie in den zuvor registrierten Kommunikationen. Daher verschwinden die vom Kommunikator oder Manager in jeder Kommunikation bereitgestellten Kategorien.

Durch Klicken auf die Schaltfläche mit dem + neben dem Titel können wir eine neue Kategorie hinzufügen oder durch Klicken auf das Stiftsymbol einer Kategorie deren Eigenschaften bearbeiten:

• Zugeordnete Sprache → Standardmäßig wird die Hauptsprache des Unternehmens angezeigt, die geändert werden kann, um den Text der Kategorie in anderen Sprachen zu definieren, falls verfügbar.

• Name der Kategorie → In diesem Feld wird der Name definiert, den die Kategorie in der ausgewählten Sprache tragen soll.

• Beschreibung der Kategorie → Dieses Feld ermöglicht das Hinzufügen zusätzlicher Details zur Kategorie in der ausgewählten Sprache.

• Kommunikationstyp pro Kategorie → Falls die Kategorie so aktiviert ist, dass sie einem Kommunikator zugewiesen werden kann, ermöglicht dieses Feld die Definition des Identifikationstyps:

  • Standardmäßig: Wenn der Kanal so konfiguriert ist, dass anonyme oder identifizierte Kommunikationen erlaubt sind, wird das allgemein konfigurierte Verhalten beibehalten.

  • Anonym: Wenn dieser Typ zugewiesen wird, muss die Kommunikation anonym erfolgen, unabhängig von der allgemeinen Konfiguration.

  • Identifizierter Kommunikator: Wenn dieser Typ definiert ist, muss sich der Kommunikator zwingend identifizieren (siehe Abschnitt Persönliche Daten), unabhängig von der allgemeinen Konfiguration.

• Kategorie im Formular des Kommunikators einfügen → Dieses Feld ermöglicht es, die Kategorie zu aktivieren, damit sie vom Kommunikator bei der Erstellung einer neuen Kommunikation ausgewählt werden kann. Wenn es nicht markiert ist, ist die Kategorie nur intern für die Kanalmanager verfügbar.
  HINWEIS: Wenn keine Kategorie für das Formular des Kommunikators aktiviert ist, wird dieses Feld bei der Registrierung einer neuen Kommunikation nicht angezeigt.

• Manager: Ermöglicht die automatische Zuweisung von Meldungen an die definierten Manager basierend auf einer Kategorie.

Wenn wir auf das Papierkorbsymbol klicken, können wir die entsprechende Kategorie löschen. Dazu wird eine Bestätigung der Aktion angefordert.

Darunter befinden sich zwei zusätzliche Konfigurationsfelder für die Kategorien:

• Pflichtkategorie → Ermöglicht die Angabe, dass, falls wir eine Kategorie aktivieren, um sie in das Formular des Kommunikators aufzunehmen, diese vor der Registrierung zwingend zugewiesen werden muss.

• Mehrfachkategorie → Wenn dieses Feld aktiviert ist, können die Kanalmanager mehr als eine Kategorie einer einzelnen Kommunikation zuweisen.

Die Schaltfläche Speichern unten rechts muss gedrückt werden, damit die Änderungen wirksam werden.

Sichtbarkeit der Kommunikationsliste

In diesem Abschnitt kann eingestellt werden, welche globalen Felder der Meldung (zusätzlich zu den anpassbaren Fragen des Formulars) in der Hauptliste der Kommunikationen oder abgelaufenen Kommunikationen sichtbar sind und in welcher Reihenfolge.

Durch Klicken auf das Augensymbol kann die Spalte angezeigt oder ausgeblendet werden, die dann in der Kommunikationsliste erscheint oder nicht. Mit den Pfeilen können sie neu geordnet werden, um sie in der gewünschten Reihenfolge anzuzeigen.

Die Felder, die angezeigt werden können, sind:

• Kennung: Dieses Feld ist die ID der Kommunikation, die automatisch von der Lösung generiert wird und einzigartig ist. Diese Spalte kann nicht ausgeblendet werden, da sie als Link dient, um auf die Details einer Kommunikation zuzugreifen.

• Betreff: Bearbeitbares Feld, um eine Zusammenfassung oder einen Code zur Identifizierung eines bestimmten Falls oder einer Kommunikation anzugeben.

• Manager: Liste der Benutzer, die einer Kommunikation zur Bearbeitung zugewiesen sind.

• Aktueller Status: Zeigt den Status jeder Kommunikation an. Standardmäßig ist diese Spalte so gefiltert, dass nur Kommunikationen angezeigt werden, die nicht geschlossen sind.

• Kategorie: Zeigt die einer Kommunikation zugewiesene Kategorie oder Kategorien an.

• Typ: Feld, das anzeigt, ob eine Kommunikation anonymisiert, archiviert oder aktiv ist, und ermöglicht das Filtern, um Kommunikationen eines bestimmten Typs zu finden.

• Erstellungsdatum: In dieser Spalte wird das Registrierungsdatum einer Kommunikation angezeigt.

• Kommunikator: Für Kommunikationen, bei denen sich die Person, die sie registriert hat, identifiziert hat, wird ihre E-Mail-Adresse angezeigt. Bei anonymen Kommunikationen (oder solchen, die anonymisiert wurden) wird das Feld "Anonym" angezeigt.

System

Allgemein

• Erlaubte Kommunikationstypen.

  • Diese Option ermöglicht es, anonyme Kommunikationen zuzulassen, den Kommunikator zur Identifikation zu verpflichten oder beide Typen zu erlauben.

• Standardtyp.

  • Falls im vorherigen Feld beide Arten von Kommunikationen (anonym oder mit identifiziertem Kommunikator) erlaubt sind, kann in diesem Feld definiert werden, welcher der beiden Modi standardmäßig im Formular Neue Kommunikation markiert wird.

• Passwortablauf.

  • Anzahl der Tage, nach denen das Passwort der Benutzer abläuft. Nach Ablauf dieser Tage ab dem Datum der Änderung wird beim nächsten Login eine Änderung verlangt.

• Maximale Speicherkapazität: Zeigt den verfügbaren Speicherplatz für Dateien, die in Kommunikationen enthalten sind. Unterhalb dieses Limits wird eine Nachricht mit dem genutzten Speicherplatz und dem Prozentsatz im Verhältnis zum Maximum angezeigt.

• Nachricht für anonyme Kommunikation: Dieses Feld dient zur Personalisierung der Informationen für den Kommunikator, wenn eine neue Kommunikation anonym registriert wird. Dieser Text kann für jede verfügbare Sprache konfiguriert werden, indem der Sprachwähler verwendet wird.

• Benutzerlimit: Zeigt die maximale Anzahl von Benutzern an, die im System registriert werden können. Unterhalb dieses Limits wird eine Nachricht mit der aktuellen Benutzeranzahl angezeigt.

• Löschen/Anonymisieren von Kommunikationen erlauben.

  • Ermöglicht es Benutzern des Kanals, Kommunikationen zu löschen oder zu anonymisieren. Wenn diese Option deaktiviert ist, können Kommunikationen nicht aus dem System gelöscht werden.

Kommunikationen

• Autor in der Timeline des Kommunikators anzeigen.

  • Ermöglicht die Konfiguration, ob der Name des Manager-Benutzers, der einen Kommentar oder Anhang sichtbar für den Kommunikator registriert hat, in der Ansicht des Kommunikators angezeigt wird oder nicht.

• Ablauf von Kommunikationen aktivieren.

  • Ermöglicht das Aktivieren/Deaktivieren des Ablaufs von Kommunikationen und das Festlegen der Frist (in Tagen), ab der eine Kommunikation als abgelaufen oder verfallen gilt, gerechnet ab dem Registrierungsdatum.

  • Falls aktiviert, wird eine zusätzliche Option im Menü angezeigt, um sie zu verwalten (siehe Abgelaufene Kommunikationen).

• Maximale Größe pro Kommunikation: Innerhalb des insgesamt verfügbaren Speicherplatzes kann begrenzt werden, wie viel Speicherplatz für eine bestimmte Kommunikation genutzt werden kann. Dieses Limit kann niemals höher sein als das Gesamtkontingent der Umgebung.

• Empfangsfrist: Ermöglicht die Festlegung, wie viele Tage nach der Registrierung einer Kommunikation eine Benachrichtigung an die konfigurierten Empfänger gesendet wird, um eine Empfangsbestätigung zu erstellen.

• Erlauben, Dateien an den Kommunikator anzuhängen: Dieses Feld dient dazu, die Berechtigungen zum Anhängen lokaler Dateien in der zu sendenden Kommunikation zu aktivieren oder zu deaktivieren. Wenn es aktiviert ist, werden die folgenden Optionen angezeigt:

  • Metadatenlöschung in Dateien: Wenn die Metadatenlöschung aktiviert ist, durchlaufen alle an eine Kommunikation angehängten Dateien einen Prozess, bei dem mögliche Metadaten entfernt werden, um die Privatsphäre zu schützen. Beim Hochladen einer Datei in eine Meldung ist die Entfernung der Metadaten ein transparenter Prozess für den Benutzer. Falls erforderlich, kann die "Warnmeldung beim Anhängen von Dateien" verwendet werden, um den Kommunikator über die Entfernung der Metadaten während des Prozesses zu informieren.

  • Warnmeldung beim Anhängen von Dateien: Wenn das Hochladen von Anhängen aktiviert ist, kann eine Nachricht personalisiert werden, die zusammen mit dem Feld "Anhänge" im Kommunikationsformular angezeigt wird, um dem Kommunikator Anweisungen oder zusätzliche Informationen zu geben.

• Erlauben, Audiodateien für den Kommunikator aufzunehmen: Wenn dieses Feld aktiviert ist, kann der Kommunikator eine Sprachaufnahme registrieren, um eine weitere Möglichkeit zur Registrierung der Kommunikation zu bieten, die eine Verarbeitung zur Verzerrung der Stimme durchläuft, als Teil des Prozesses zum Schutz der Privatsphäre des Kommunikators.

  • Aufnahmehinweise: Wenn die Aufnahme von Sprachaufnahmen erlaubt ist, kann eine Nachricht mit Anweisungen oder zusätzlichen Informationen konfiguriert werden, die der Kommunikator beim Aufnehmen des Audios sieht.

Nutzungsbedingungen

• Sprache → Ermöglicht die Auswahl, in welcher Sprache die Bedingungen der Umgebung angehängt werden.

• Nutzungsbedingungen → Ermöglicht das Anhängen von Nutzungsbedingungen an das Tool, die für das Senden neuer Kommunikationen akzeptiert werden müssen.

• Aktuelle Nutzungsbedingungen → Zeigt den Namen der Datei mit den Bedingungen an, die derzeit im Tool hochgeladen sind.

• Text der Nutzungsbedingungen → Ermöglicht die Konfiguration des Titels des Abschnitts zur Akzeptanz der Nutzungsbedingungen, sowohl für interne Benutzer als auch für Kommunikatoren.

• Text zur Akzeptanz der Nutzungsbedingungen → Ermöglicht die Definition des spezifischen Textes zur Akzeptanz der Bedingungen.

Diese Änderungen werden in den Akzeptanzabschnitten des Benutzers angewendet:

Datenschutzrichtlinie

In diesem Abschnitt kann die Datenschutzrichtlinie personalisiert werden, die in der Ansicht des Kommunikators oder Meldenden verfügbar ist.

• Sprache → Ermöglicht die Auswahl, in welcher Sprache die Datenschutzrichtlinie angehängt wird.

• Datenschutzrichtlinie → Ermöglicht das Anhängen der unternehmensweiten Datenschutzrichtlinie an das Tool, die vom Kommunikator eingesehen werden kann.

• Aktuelle Datenschutzrichtlinie → Zeigt den Namen der Datei mit den Bedingungen an, die derzeit im Tool hochgeladen sind.

• Text der Datenschutzrichtlinie → Ermöglicht die Konfiguration des Titels des Links, über den die Datenschutzrichtlinie von den Kommunikatoren heruntergeladen werden kann.

Diese Konfiguration wird in der Ansicht des Kommunikators angewendet, sowohl bei der Erstellung neuer Kommunikationen als auch beim Zugriff auf die Nachverfolgung einer zuvor erstellten.

Betreff

In diesem Abschnitt kann das Feld "Betreff" aktiviert/deaktiviert werden, damit es in den Karten der Kommunikationen sichtbar ist und in die Berichte aufgenommen wird, die mit dem Tool erstellt werden können. Falls gewünscht, kann auch der Name des Feldes "Betreff" geändert werden.

Zwei-Faktor-Authentifizierung: Die Funktionalität zur Implementierung eines zweiten Authentifizierungsfaktors im GlobalSUITE Whistleblower Channel wurde hinzugefügt.

• Zusätzlich zum aktuellen Authentifizierungsmechanismus (lokal, Active Directory oder ADFS Single Sign-On) kann ein zweiter Authentifizierungsfaktor mittels TOTP (Time-Based One-Time Password) aktiviert werden.
  Dieser Mechanismus ermöglicht die Synchronisierung eines Geräts, um einen numerischen Code einzugeben, der alle 30 Sekunden wechselt und beim Login in das Tool abgefragt wird.

• Diese Konfiguration kann bei Bedarf aktiviert werden, entweder optional oder verpflichtend, in welchem Fall die Benutzer sie beim nächsten Zugriff konfigurieren müssen.

• Es gibt Sicherheitsmechanismen, um einmaligen Zugriff auf das Tool zu ermöglichen (Wiederherstellungscodes) sowie die Möglichkeit, es für einen bestimmten Benutzer zu deaktivieren, falls das zugehörige Gerät verloren geht oder gelöscht wird.

Um die Zwei-Faktor-Authentifizierung mittels TOTP zu aktivieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Installieren und verwenden Sie eine der Anwendungen, die diese Zwei-Faktor-Verwaltung ermöglichen. Einige davon sind:

• Google Authenticator ( Apple Store, Play Store)

• Microsoft Authenticator ( Apple Store, Play Store)

• FreeOTP ( Apple Store, Play Store)

• Andere

2. Sobald Sie die Anwendung installiert haben, scannen Sie mit der Anwendung den QR-Code, der auf dem Bildschirm angezeigt wird, oder geben Sie die "Geheimkette" manuell ein.

3. Sobald es verknüpft ist, müssen Sie das in der Anwendung generierte Token oder den temporären Code eingeben und auf die Schaltfläche "Aktivieren" klicken.
WICHTIG: Dieses Token ändert sich alle 30 Sekunden, sodass es nach Ablauf dieser Zeit ungültig wird.

4. Schließlich müssen Sie die Wiederherstellungscodes sicher speichern. Diese Codes ermöglichen Ihnen den einmaligen Zugriff auf WhistleblowerChannel im Falle eines Geräteverlusts oder einer Löschung der Anwendung.

Mailserver

Dies ist die nächste Option im oberen Menü, wo es möglich ist, einen eigenen Mailserver für den Versand von Benachrichtigungen des Tools hinzuzufügen:

• TLS (Transport Layer Security) → Ermöglicht die Aktivierung eines kryptografischen Protokolls für den sicheren Versand von Benachrichtigungen.

• URL-Adresse → Pfad des Servers, der von der technischen Abteilung angegeben werden muss.

• Port → Port, der von der technischen Abteilung geöffnet werden muss, damit die Kommunikations-E-Mails ihre Ziele erreichen.

E-Mail-Konfiguration

• E-Mail-Absender → Absender der Benachrichtigungs-E-Mails, die vom Tool gesendet werden.

• Absenderalias → Name, der dem Absender zugeordnet wird, wenn diese Benachrichtigungen per E-Mail eingehen.

Authentifizierung auf dem Server

• Benutzer → E-Mail-Konto, das auf dem Server aktiviert ist (nicht erforderlich, wenn ein Relay verwendet wird).

• Benutzerpasswort → Passwort des E-Mail-Kontos (nicht erforderlich, wenn ein Relay verwendet wird).

Benachrichtigungen

Dies ist der Abschnitt im oberen Menü, in dem die Benachrichtigungen konfiguriert werden können, die das Tool in bestimmten Fällen sendet.

Verfügbare Benachrichtigungen

Es gibt eine Reihe von Benachrichtigungen, die spezifisch konfiguriert werden können und in der Liste dieses Abschnitts erscheinen. Auf der rechten Seite kann überprüft werden, ob jede von ihnen aktiviert ist oder nicht. Die verfügbaren Benachrichtigungen sind:

• Neue Mitteilung → Diese Benachrichtigung wird gesendet, wenn eine neue Mitteilung (anonym oder nicht) registriert wird, und informiert die Benutzer, die den Kanal verwalten.

• Änderung des Mitteilungsstatus → Diese interne Benachrichtigung ermöglicht es, ausgewählte Benutzer zu benachrichtigen, wenn der Status einer Mitteilung geändert wird.

• Änderung des Mitteilungsstatus. Externe Benachrichtigung → Ermöglicht es, die Person, die die Mitteilung gemacht hat (falls sie nicht anonym war), über eine Statusänderung zu informieren.

• Ablauf von Kommunikationen → Diese automatische Benachrichtigung wird gesendet, wenn es abgelaufene Kommunikationen im Unternehmen gibt. Siehe Abgelaufene Kommunikationen

• Kommentare zur Mitteilung → Wenn diese Benachrichtigung aktiviert ist, wird eine E-Mail an die konfigurierten Empfänger gesendet, wenn ein Kommentar zu einer Mitteilung registriert wird.

• Öffentliche Kommentare zur Mitteilung → Diese Benachrichtigung ermöglicht es, den Kommunikator (nicht anonym) zu benachrichtigen, wenn öffentliche Kommentare registriert werden, damit er den Verlauf der Mitteilung einsehen kann.

• Hochladen von Dokumenten in der Mitteilung → Diese Benachrichtigung informiert die entsprechenden Benutzer darüber, dass ein neues angehängtes Dokument in einer Mitteilung hinzugefügt wurde.

• Hochladen öffentlicher Dokumente → Ermöglicht es, den Kommunikator (falls nicht anonym) darüber zu informieren, dass ein angehängtes Dokument in der Mitteilung hochgeladen wurde, und darauf zuzugreifen, um es einzusehen.

• Benutzerregistrierung → Ermöglicht die Anpassung der Nachricht, die an Benutzer jedes Profils gesendet wird, die in einem Unternehmen erstellt werden, mit Anweisungen und Anmeldedaten für den Zugriff auf den Administrationsbereich des Kanals.
  Diese Benachrichtigung muss zwingend die Variablen $userLogin und $userPassword enthalten.

• Kommunikatorregistrierung → Diese Benachrichtigung, die nicht deaktiviert werden kann, ermöglicht die Anpassung der Nachricht, die an Kommunikatoren (nicht anonym) gesendet wird, die eine neue Kommunikation registrieren, mit Anweisungen für den Zugriff auf die Nachverfolgung.
  Diese Benachrichtigung muss zwingend die Variablen $userLogin und $userPassword enthalten.

• Neue zugewiesene Mitteilung → Diese Warnung ermöglicht die Anpassung des Textes, der an die Manager gesendet wird, denen eine Mitteilung zur Nachverfolgung zugewiesen wird.

• Entzug der Mitteilungszuweisung → Ermöglicht die Konfiguration, wie Manager benachrichtigt werden, wenn ihnen eine zuvor zugewiesene Mitteilung entzogen wird.

• Gelöschte/Anonymisierte Mitteilung → Ermöglicht es, die ausgewählten Rollen zu benachrichtigen, wenn eine Mitteilung gelöscht oder anonymisiert wurde. Standardmäßig ist diese deaktiviert. Um sie zu aktivieren, muss das Kontrollkästchen "Aktivieren/Deaktivieren" angeklickt werden.

• Lizenzablauf → Ermöglicht die Festlegung, welche Empfänger benachrichtigt werden, wenn die Lizenz des GlobalSuite® Whistleblower Channel bald abläuft.

• Erinnerung an den Empfang einer Mitteilung → Diese interne Warnung ermöglicht es, die Benutzer des Kanals, einschließlich der zugewiesenen Manager, zu benachrichtigen, wenn eine Mitteilung vor X Tagen registriert wurde (diese Anzahl ist konfigurierbar).

• Benachrichtigung über den Empfang einer Mitteilung an den Kommunikator. Externe Benachrichtigung → Ermöglicht es, den Status oder die Situation der im Kanal registrierten Beschwerde zu benachrichtigen, wenn eine bestimmte Anzahl von Tagen seit der Erstellung vergangen ist. Diese E-Mail-Warnung wird nur gesendet, wenn der Kommunikator sie nicht anonym registriert hat.

Details der Benachrichtigung

Wenn eine Benachrichtigung in der Tabelle der verfügbaren Benachrichtigungen ausgewählt wird, werden in diesem Abschnitt alle Informationen zur Konfiguration derselben geladen.

• Aktivieren/Deaktivieren → Ermöglicht die Aktivierung oder Deaktivierung einer bestimmten Benachrichtigung für das Unternehmen.

• Verfügbare Rollen → Es ist möglich auszuwählen, an welche Benutzerprofile die E-Mail dieser Benachrichtigung gesendet wird.

  • Globaler Administrator: Alle Benutzer des Unternehmens mit diesem Profil.

  • Consulting: Die Benutzer mit dem Profil "Consulting", die dem Unternehmen zugewiesen sind, das benachrichtigt wird.

• Zugehörige Sprache → Ermöglicht es, zwischen den Sprachen zu wechseln, in denen die Nachricht der Benachrichtigung parametrisiert wird. (Sobald die Sprache ausgewählt ist, können die Textfelder in dieser Sprache ausgefüllt werden.)

• Benachrichtigungsnachricht → Textfeld, das es ermöglicht, die Nachricht zu spezifizieren, die im E-Mail-Textkörper für jede Benachrichtigung gesendet wird. Es ist möglich, Variablen oder Schlüsseltexte einzufügen, die durch den entsprechenden Parameter ersetzt werden. Diese sind:
  

  • $company: Entspricht dem Namen (Rechtsform) des Unternehmens, an dem gearbeitet wird.

  • $communicationId: Ist der Identifikationscode der betroffenen Mitteilung.

  • $communicationStatus: Gibt den Status an, in dem sich die Mitteilung befindet, über die benachrichtigt wird.

  • $userLogin: Gibt das Login-Feld oder die Benutzerkennung an (gültig sowohl für interne Benutzer als auch für Kommunikatoren).

  • $userPassword: Zeigt das generierte Passwort eines neuen Benutzers an (nur für die Benachrichtigungen Benutzerregistrierung und Kommunikatorregistrierung verwendbar).

  • $userName: Vollständiger Name des Benutzers.

  • $userLastname: Nachname des Benutzers.

  • $publicURL: Wird durch die URL für den Zugriff auf die Kommunikatoransicht ersetzt, wo neue Mitteilungen gemeldet oder frühere eingesehen werden können.

  • $adminURL: Ist die Zugriffsadresse für den internen Bereich des Kanals, wo sowohl Verwaltungs- als auch Consulting-Unternehmen verwaltet werden können.

HINWEIS: In Administratorunternehmen gelten keine Benachrichtigungen. Es ist jedoch möglich, sie zu konfigurieren, da diese Konfiguration auf die untergeordneten Unternehmen kopiert wird.

Die Benachrichtigungen für Global- und Consulting-Administratoren werden innerhalb jedes Kanals verwaltet.

Dokumentation

Diese Option ermöglicht es den Administratoren, Dokumente hinzuzufügen, die von anderen Managerbenutzern aus der Ansicht Dokumente oder von Personen, die eine neue Kommunikation registrieren möchten, eingesehen werden können.

Beim Klicken auf die Schaltfläche + erscheint ein Fenster, in dem das neue Dokument mit den folgenden Feldern hochgeladen werden kann:

• Zugehörige Sprache → Die hochgeladene Datei wird für Benutzer sichtbar sein, die diese Sprache im Tool konfiguriert haben. Dies ermöglicht das Hochladen einer Version des Dokuments für jede Sprache.

• Datei-Upload → Ermöglicht die Auswahl des Dokuments auf dem lokalen Gerät, das in diese Tabelle aufgenommen wird.

• Sichtbar für Kunden → Wenn aktiviert, wird das Dokument für Personen verfügbar sein, die eine neue Mitteilung registrieren möchten.

Verbindungen

In diesem Abschnitt können Administratoren Verbindungen zu externen Systemen, Diensten oder Tools konfigurieren.

ADFS

Falls das Unternehmen mit dem unternehmenseigenen ADFS-Server integriert werden soll, kann dies in diesem Abschnitt konfiguriert werden. Dies ermöglicht es Benutzern, direkt über Single Sign-On (SSO) zuzugreifen, wenn sie im Domänennetzwerk authentifiziert sind.

HINWEIS: Diese Funktionalität wird als zusätzlicher Service angeboten. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihren Anbieter.

Zunächst muss die Integration aktiviert sein, um sie konfigurieren zu können (check Aktiviert).

Anschließend stehen die folgenden Felder zur Verfügung:

• Unternehmens-ID für ADFS-Verbindung → Dieses Feld wird automatisch generiert. Es gibt die Vertrauenskette an, die zwischen dem ADFS-Server und dem GlobalSUITE® Whistleblower Channel hergestellt wird. Es ist ein eindeutiges Feld.

• Login-URL → Wenn eine Verbindung mit der Methode SP initiated SSO konfiguriert werden soll, muss die URL des IdP-Dienstes eingegeben werden, bei dem die Authentifizierung über ADFS erfolgt.

• Logout-URL → Adresse, zu der weitergeleitet wird, wenn sich ein Benutzer mit ADFS-Authentifizierung abmeldet. Wenn keine definiert ist, wird beim Abmelden der Standard-Login-Bildschirm angezeigt.

• Verschlüsselung aktivieren → ADFS-Verbindungseinstellung, die es ermöglicht, dass die vom IdP empfangenen Parameter verschlüsselt sind.

• Anfrage signieren → Gibt an, dass bei Verwendung der SP initiated SSO-Konfiguration die Authentifizierungsanfrage, die an den IdP gesendet wird, signiert wird.

• Standardrolle für Benutzer → Hier kann angegeben werden, welche Standardrolle neue Benutzer erhalten, die über ADFS zugreifen. Diese können sein:

  • Administrator

  • Globaler Administrator

  • Consulting

  • Consulting-Manager

Die Benutzerrollen können direkt vom ADFS-Server abgerufen werden. Falls keine Rollendaten empfangen werden oder die empfangenen Daten fehlerhaft sind, wird die in diesem Feld konfigurierte Rolle verwendet.

Über die Schaltfläche "XML-Konfigurationsdatei herunterladen" kann die XML-Konfigurationsdatei heruntergeladen werden, um sie als neuen Eintrag für vertrauenswürdige Benutzer zu laden.

WICHTIGER HINWEIS: Der SAML2-Standard bietet mehrere Binding-Protokolle

• HTTP Redirect

• HTTP POST

• HTTP Artifact

Derzeit unterstützt der GlobalSuite® Whistleblower Channel nur das HTTP Redirect-Protokoll.

ADFS-Serverkonfiguration (SAML 2.0)

In der ADFS-Serverkonfiguration muss angegeben werden, dass die in der Anfrage zu übermittelnden Daten mindestens Folgendes umfassen:

• Name-ID (nameidentifier)

• E-Mail-Adresse (emailaddress)

Wenn die Rollenkonfiguration gesendet werden soll, um neue ADFS-Benutzer zu erstellen, muss der Claim verwendet werden:

http://schemas.microsoft.com/ws/2008/06/identity/claims/role

WICHTIG: Der vom ADFS-Server gesendete Rollenname muss mit einer der in GlobalSUITE konfigurierten Rollen übereinstimmen.

Weitere Informationen zur ADFS-Serverkonfiguration finden Sie unter:

https://docs.microsoft.com/de-de/windows-server/identity/ad-fs/operations/create-a-relying-party-trust

ADFS-Authentifizierung (SAML 2.0)

Es gibt zwei Arten der Authentifizierung mit ADFS:

• IDP initiated SSO, der Authentifizierungsprozess wird vom IdP initiiert. Der Benutzer hat eine Liste von „Unternehmensanwendungen“, wählt die entsprechende GlobalSUITE-Anwendung aus und startet die Authentifizierung. Nachfolgend wird ein Beispielbild dieses Anwendungsformulars angezeigt.

• SP initiated SSO, der Authentifizierungsprozess wird von GlobalSUITE initiiert. Um diese Methode zu verwenden, muss auf eine spezifische URL zugegriffen werden. Diese URL wird gebildet, indem die GlobalSUITE-URL mit dem Text: ?entityID=[Vertrauenskennzeichen] verknüpft wird, wobei das Vertrauenskennzeichen der in der Verbindung generierte Code ist, der im gleichnamigen Feld zu finden ist. Siehe Abschnitt 1 dieses Dokuments.

Ein Beispiel für eine URL ist:

https://demochannel.globalsuitesolutions.com/admin/?entityId=5ee724ad10a35

Die Authentifizierung mit ADFS hat folgende Besonderheiten:

• Wenn der Benutzer zum ersten Mal über ADFS auf das Tool zugreift, wird automatisch ein Benutzer mit dem in der SAML-Anfrage angegebenen Benutzernamen erstellt.

• Wenn der Benutzername bereits in GlobalSUITE existiert und nicht mit dem bei der ersten Verbindung erstellten übereinstimmt, wird eine Fehlermeldung angezeigt.

Azure AD

Falls das Unternehmen mit dem unternehmenseigenen Azure AD-Server integriert werden soll, kann dies in diesem Abschnitt konfiguriert werden. Dies ermöglicht den Benutzern den Zugriff über Single Sign-On (SSO), direkt, wenn sie im Domain authentifiziert sind.

HINWEIS: Diese Funktionalität wird als zusätzlicher Service angeboten. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihren Anbieter.

Zunächst muss die Integration aktiviert sein, um sie konfigurieren zu können (check Aktiviert).

Anschließend stehen die folgenden Felder zur Verfügung:

• Application ID → Dies ist ein automatisch generiertes Feld im Azure AD-Konfigurationspanel und dient zur eindeutigen Identifikation der zu integrierenden Anwendung.

• Object ID → Dieser Parameter ist optional, ermöglicht jedoch die Nutzung der in Azure Identity Manager definierten Rollen in GlobalSuite.

• Directory (tenant) ID → Dies ist die globale eindeutige Kennung (GUID) des Azure Active Directory.

• Login Url → Automatisches Feld. Wenn eine Verbindung über die SP-initiierte SSO-Methode konfiguriert werden soll, muss die URL des IdP-Dienstes eingegeben werden, bei dem die Authentifizierung über ADFS erfolgt.

• Logout Url → Adresse, zu der weitergeleitet wird, wenn sich ein Benutzer mit Azure AD-Authentifizierung abmeldet. Wenn nicht definiert, wird beim Abmelden der Standard-Login-Bildschirm angezeigt.

• Standardrolle für Benutzer → Hier kann angegeben werden, welche Standardrolle neue Benutzer erhalten, die über ADFS zugreifen. Diese können sein:

  • Administrator

  • Globaler Administrator

  • Consulting

  • Consulting-Manager

Die Benutzerrollen können direkt vom AzureAD-Server abgerufen werden. Falls keine Rollendaten empfangen werden oder die empfangenen Daten fehlerhaft sind, wird die in diesem Feld konfigurierte Rolle verwendet.

• Die Authentifizierung erfolgt über Single Sign-On, wobei der Benutzer lediglich auf die spezifische URL in der Konfiguration zugreifen muss.

• Wenn der Benutzer bereits auf seinem Gerät authentifiziert ist, erfolgt der Zugriff direkt auf das System.

• Wenn der Benutzer nicht im Browser authentifiziert ist oder mehrere aktive Konten hat, wird er aufgefordert, auszuwählen, welches Konto verwendet werden soll, oder gültige Anmeldedaten einzugeben.

• Falls die Verwendung von MFA (Multi-Faktor-Authentifizierung) in Azure AD konfiguriert ist, wird der Verifizierungscode über Microsoft Authenticator, E-Mail oder SMS angefordert. Dies ist mit dem 2FA-Mechanismus kompatibel, der im GlobalSuite® Whistleblower Channel enthalten ist und aktiviert werden kann.

• Wenn ein autorisierter Benutzer zum ersten Mal zugreift, wird er im Kanal registriert und erhält die in der Konfiguration definierte Standardrolle.

• Wenn der Benutzername bereits im GlobalSuite Whistleblower Channel existiert und nicht mit dem bei der ersten Verbindung erstellten übereinstimmt, wird eine Fehlermeldung ausgegeben.

Dashboard

Diese Option ermöglicht es Administratoren, die Diagramme im Abschnitt Start - Unternehmensübersicht anzupassen.

In diesem Abschnitt können wir die Diagramme neu anordnen, damit sie in der gewünschten Reihenfolge angezeigt werden, indem wir die Pfeile auf der rechten Seite verwenden.

Falls wir ein Diagramm nicht anzeigen möchten, können wir es aus der Hauptansicht ausblenden.

Standardmäßig sind diese Diagramme:

• Gesamtanzahl der Entitäten (Anzahl der Hinweisgeberkanäle)

• Gesamtanzahl der Kunden (Anzahl der untergeordneten Unternehmen)