Configurações Consulting

NOTA: Esta opção está disponível para os utilizadores Administrador Global e Administrador.

Perguntas

NOTA: Esta funcionalidade é oferecida como um serviço adicional.

Esta opção permite-nos criar um formulário de comunicados do zero, de forma que a sua estrutura será a desejada seguindo um padrão de linha por coluna. Se definirmos numa empresa um tipo de formulário, todas as empresas filhas que forem criadas aparecerão por defeito com esse tipo de formulário já parametrizado, podendo este ser modificado sem que as alterações afetem as restantes empresas.

Dispomos de um botão na parte inferior para adicionar uma nova pergunta.

Estrutura do formulário

Permite parametrizar o formulário da comunicação, podendo adicionar, editar e eliminar as perguntas que desejarmos dentro dos tipos explicados a seguir. Além disso, podemos determinar a localização de cada uma dessas perguntas. Para cada pergunta que se queira configurar, deve-se preencher a seguinte informação:

• Tipo, que pode ser um campo do tipo:

  • Textual → Permite adicionar texto para completar a pergunta.

  • Seletor → Permite oferecer diferentes opções para responder à pergunta.

  • Verificação → Dá-nos duas opções para marcar Sim ou Não.

  • Data → Permite marcar uma data como resposta à pergunta.

• Idioma da pergunta → Para definir as perguntas do formulário nos diferentes idiomas possíveis.

• Pergunta a formular, é um campo obrigatório → Deve-se detalhar a pergunta concreta.

• Número de Opções (apenas no caso de Seletor) → Permite definir as opções possíveis para responder a uma pergunta do tipo Seletor.

• Tamanho → Permite definir o tamanho da pergunta dentro do formulário, com as seguintes opções:

  • S

  • M

  • L

  • XL

Deve-se ir preenchendo para definir o formulário/questionário clicando no botão no canto inferior direito, posteriormente a ferramenta permite deslocá-las para configurar onde estarão cada uma delas, bem como o seu tamanho e outras opções, se necessário. Desta forma, a criação, edição ou eliminação de perguntas é muito intuitiva.

Adicionalmente, existem duas opções Check:

• É uma pergunta obrigatória?

  • Permite definir se é obrigatório completar a pergunta para poder enviar o comunicado.

• A pergunta está visível na comunicação?

  • Permite definir se a pergunta será exibida no formulário ou se é uma pergunta que não está aprovada e está temporariamente desativada.

• A pergunta está visível na lista de comunicações?

  • Permite configurar se a pergunta será visível na lista principal de comunicações, para poder realizar buscas ou filtragens sobre ela, ou para descarregar a informação da mesma numa lista CSV.

Secções

Permite configurar quais secções são definidas no formulário de uma denúncia e o que será exibido em cada uma. Esta secção permite adicionar, editar, ordenar e eliminar as secções.

Também permite a possibilidade de mostrar ou não um Resumo final da informação preenchida antes de enviá-la.

Ao editar uma secção (clicando no ícone do lápis), podem ser realizadas as seguintes ações:

• Reorganizar as perguntas do formulário.

• Permite selecionar o idioma.

• Personalizar as etiquetas e o nome das secções.

• Adicionar, a partir da opção "Campos", as perguntas criadas no formulário.

NOTA: Se for editada a secção padrão relativa à Aceitação das Condições de Uso, apenas será refletido no nome da secção. Para editar o nome do link, deve ser feito através do separador "

" na opção "Texto das Condições de Uso".

Para definir se mostrar ou não o Resumo final de uma denúncia, deve-se ativar ou desativar o check "Incluir campo Resumo". Esta informação é fornecida por defeito na secção de "Confirmação". Se o check estiver ativado, essa informação aparecerá na última secção da lista, mesmo que esta secção seja eliminada ou ordenada para outro lugar que não seja o último. Da mesma forma, se o check estiver desativado, essa informação não aparecerá, mesmo que a secção de "Confirmação" tenha sido criada.

Além disso, é possível ativar outro campo adicional para tratar e evitar possíveis conflitos de interesses com os gestores do canal no momento em que um denunciante regista uma denúncia, que é o campo "Habilitar Conflito de Interesses"

Lá é exibido o campo que indica se o conflito de interesses está habilitado ou não. Assim como o campo Resumo, é exibido no final, pois será na última seção do formulário da denúncia onde o denunciante poderá ver os destinatários da denúncia.

Caso esteja ativado, será exibido um campo de texto "Mensagem de aviso ao comunicador" para definir uma mensagem informativa que o denunciante verá nessa secção.

Dados Pessoais

Nesta secção da Configuração, é possível parametrizar quais campos e quais dados pessoais podem ser preenchidos, e quais devem ser preenchidos por serem obrigatórios, pelo comunicador que regista uma denúncia (quando esta não é anónima).

Ao selecionar um campo, na parte inferior é habilitado um formulário onde é exibido o tipo de campo (Nome, formato do campo) e é possível marcar ou desmarcar o mesmo como:

• Visível: caso esteja desativado, não aparecerá na vista do denunciante.

• Obrigatório: caso em que deverá ser preenchido antes de poder enviar a denúncia.

NOTA: O campo "Email" é obrigatório e não pode ser desativado, pois é necessário para o envio de senha de acesso e outros propósitos.

Personalização

Na segunda opção da Configuração, é possível parametrizar várias secções, como as seguintes:

Textos

• Idioma → Permite alternar sobre qual idioma estamos a parametrizar os campos. (Uma vez selecionado o idioma, podemos completar o texto dos campos nesse idioma)

• Título da Aplicação → Título que aparece ao lado dos logotipos na parte superior esquerda.

Imagens e Cores

• Modificar os logotipos visíveis na parte superior da administração da ferramenta, e também visíveis nos formulários de comunicações. As imagens devem ocupar no máximo 2Mb de tamanho. Existem estes dois logotipos:

  • Logotipo da Aplicação → É o logotipo que aparecerá nas vistas de gestão do canal de comunicação.

  • Logotipo das Comunicações → É o logotipo que aparecerá no canal de comunicação.

• Personalização de cores → Dá a possibilidade de adaptar as cores corporativas da interface.

Esta alteração aplica-se tanto à interface de administração (backoffice interno de gestão do canal) como, sobretudo, à vista do denunciante (formulário público), tanto ao reportar uma nova denúncia como ao acompanhar uma anterior.

Na configuração, por padrão aparecem as cores atuais da solução, mas é possível personalizá-las com base em diferentes parâmetros.

1. Cor principal: Esta cor será aplicada à barra principal do menu, botões, títulos e parte frontal principal da vista do denunciante.

2. Menu vertical: Esta cor será utilizada para a faixa do menu vertical do painel

3. Textos e ícones do menu principal: Com a possibilidade de escolher entre branco e preto, será utilizada para representar os textos e ícones que existam no menu principal

4. Textos e ícones do menu vertical: A cor escolhida (branco ou preto) será utilizada para representar os ícones e textos do menu lateral

Isto é pensado para que, além de estar alinhado com a imagem corporativa, os textos e ícones sejam legíveis e se adaptem aos critérios de contraste e acessibilidade definidos pelas WCAG 2 (Web Content Accessibility Guidelines).

Uma vez modificado algum dos parâmetros, é necessário clicar no botão “Vista Prévia” que, em uma janela, mostra como ficará a interface do utilizador sem a necessidade de aplicar as alterações.

Ao abri-lo, será exibida uma janela para visualizar como ficará com os ajustes propostos, vendo as alterações em diferentes vistas:

• Seção de Configuração

• Seção de Landing

• Formulário de denúncia

Depois de revisar a vista prévia, será possível aplicar as alterações através do botão Guardar, e a interface será atualizada para todos os utilizadores.

Cliente

Nesta secção, é possível personalizar a página de Início do cliente, bem como ativar ou desativar os botões "Formular Nova Comunicação" ou "Ver uma Comunicação Prévia".

• Idioma → Permite alternar sobre qual idioma estamos a parametrizar os campos de texto. (Uma vez selecionado o idioma, podemos completar o texto dos campos nesse idioma)

• Texto informativo "Canal de Denúncias" → Campo de texto que permite personalizar a mensagem que aparece na janela de Início do cliente. Caso não seja fornecido nenhum texto, aparecerá o texto por defeito:

Bem-vindo ao Canal de Comunicação. Aqui poderá realizar as ações pertinentes para comunicar qualquer questão, consulta ou incidente que seja do seu interesse. Por favor, selecione uma ação.

• Botão "Formular Nova Comunicação" → É possível ativar ou desativar o botão que permite criar uma nova comunicação, além de personalizar o texto que aparece no mesmo.

• Botão "Ver uma Comunicação Prévia" → É possível ativar ou desativar o botão que permite consultar comunicações registadas previamente, além de personalizar o texto que aparece no mesmo.

• Campo "Texto Resumo da Comunicação" → Campo de texto para personalizar a mensagem que é exibida antes de confirmar o envio de uma nova comunicação.

Idiomas

Nesta secção, são exibidos os idiomas habilitados na empresa.

NOTA: A habilitação de novos idiomas entre os disponíveis deve ser solicitada ao serviço de suporte. Atualmente, os idiomas disponíveis são: Espanhol, Inglês, Alemão, Francês, Português, Brasileiro, Checo, Basco, Catalão, Galego e Valenciano.

• Idioma por defeito → Pode-se escolher qual é o idioma por defeito na empresa (entre os disponíveis). Esse será o idioma por defeito no qual os utilizadores serão criados e no qual aparecerá a vista do denunciante.

Estados

Nesta secção, é possível personalizar os estados pelos quais passará uma comunicação, a partir dos que são criados por defeito.

Na tabela exibida, é possível editar e reordenar os estados atuais. Para alterá-los de ordem, basta clicar nas setas correspondentes.

O primeiro estado e o último não podem ser eliminados, apenas editados. O estado inicial será o que as novas comunicações criadas assumirão, e o estado final é o estado em que a comunicação já está encerrada (sendo possível reabri-la posteriormente).

Se clicarmos no símbolo da lixeira, poderemos eliminar o estado correspondente. Como podem existir comunicações que estejam nesse estado, na confirmação será necessário selecionar outro dos estados disponíveis antes de eliminar. As comunicações no estado eliminado passarão para o estado selecionado.

Para criar um novo estado, basta clicar no símbolo + que aparece ao lado do nome da secção. Ao clicar, será aberta uma nova janela para configurá-lo:

• Idioma associado → Por defeito, aparece o idioma principal da empresa, podendo ser alterado para definir o texto caso existam mais idiomas.

• Texto do estado → Neste campo, define-se o nome que o estado terá no idioma selecionado.

• Cor → É possível selecionar a cor do estado, permitindo distingui-lo rapidamente.

• Ícone → Da mesma forma, é possível escolher, entre um conjunto de ícones disponíveis, o que será utilizado para este estado.

Categorias

Nesta secção, é possível personalizar as categorias que podem ser atribuídas a uma comunicação, a partir das que são criadas por defeito.

Na tabela exibida, é possível adicionar, eliminar e editar as categorias.

NOTA: Caso não estejam configuradas categorias para classificar as comunicações ou sejam eliminadas, o campo não aparecerá no formulário da mesma, assim como também nas comunicações que tenham sido registadas previamente. Portanto, as categorias fornecidas pelo comunicador ou pelo gestor da mesma em cada comunicação desaparecerão.

Ao clicar no botão "+" ao lado do título, podemos adicionar uma nova categoria, ou ao clicar no ícone do lápis de uma categoria, podemos editar as suas propriedades:

• Idioma associado → Por padrão, aparece o idioma principal da empresa, podendo alterá-lo para definir o texto da categoria caso existam mais idiomas.

• Nome da categoria → Neste campo define-se o nome que essa categoria terá no idioma selecionado.

• Descrição da categoria → Este campo permite adicionar detalhes adicionais sobre a categoria no idioma selecionado.

• Tipo de comunicação por categoria → Caso a categoria seja habilitada para que possa ser atribuída por um comunicador, permite definir o tipo de identificação do mesmo:

  • Por padrão: Se o canal estiver configurado para permitir comunicações anônimas ou com o comunicador identificado, manterá o comportamento configurado de forma geral.

  • Anônima: Caso este tipo seja atribuído, se o comunicador atribuir esta categoria, obrigatoriamente a comunicação será realizada de forma anônima, independentemente da configuração geral.

  • Comunicador identificado: Se este tipo for definido, o comunicador deverá obrigatoriamente identificar-se (ver seção Dados Pessoais), independentemente da configuração geral.

• Incluir categoria no formulário do comunicador → Este campo permite habilitar a categoria para que possa ser selecionada pelo comunicador ao registrar uma nova comunicação. Caso não seja marcada, a categoria estará disponível apenas internamente para os gestores do canal e deixará de ser visível em comunicações anteriores, além de não poder ser atribuída em novas.
  NOTA: Se nenhuma categoria for habilitada para o formulário do comunicador, este campo não aparecerá ao registrar uma nova comunicação.

• Gestores: Permite atribuir as denúncias automaticamente aos Gestores definidos, com base em uma categoria.

Se clicarmos no símbolo da lixeira, podemos eliminar a categoria correspondente. Para isso, será solicitada a confirmação da ação.

Abaixo, existem dois campos adicionais de configuração das categorias:

• Categoria obrigatória → Permite indicar que, caso habilitemos alguma categoria para ser incluída no formulário do comunicador, seja obrigatório atribuí-la antes de registrá-la.

• Categoria múltipla → Se este campo for habilitado, os gestores do canal poderão atribuir mais de uma categoria a uma mesma comunicação.

Deve-se clicar no botão Guardar no canto inferior direito para que as alterações sejam aplicadas.

Visibilidade lista de Comunicações

Nesta seção, é possível ajustar quais campos globais da denúncia (além das perguntas personalizáveis do formulário) estarão visíveis na lista principal de Comunicações ou Comunicações Expiradas, e em que ordem.

Clicando no ícone em forma de olho, é possível mostrar ou ocultar a coluna, que aparecerá ou não na lista de comunicações. Através das setas, é possível reordená-las para visualizá-las na ordem desejada.

Os campos que podem ser visualizados são:

• Identificador: Este campo é o Id da comunicação, gerado automaticamente pela solução, e é único. Esta coluna não pode ser ocultada, pois serve como link para acessar o detalhe de uma comunicação.

• Assunto: Campo editável para indicar um resumo ou código para identificar um caso ou comunicação específica.

• Gestores: Lista de usuários atribuídos a uma comunicação para o seu tratamento.

• Estado atual: Mostra o estado em que se encontra cada uma das comunicações. Por padrão, esta coluna aparece filtrada para mostrar apenas as comunicações que não estão encerradas.

• Categoria: Detalha a categoria ou categorias atribuídas a uma comunicação.

• Tipo: Campo que mostra se uma comunicação foi anonimizada, arquivada ou está ativa, e permite filtrar para localizar as de um tipo específico.

• Data de criação: Nesta coluna é exibida a data de registro de uma comunicação.

• Comunicador: Para as comunicações em que a pessoa que a registrou se identificou, é exibido o seu endereço de e-mail. Nas comunicações anônimas (ou que foram anonimizadas), é exibido o campo "Anônima".

Sistema

É a terceira opção de Configuração, onde é possível alterar parâmetros internos para o formulário:

Geral

• Tipos de comunicações permitidas.

  • Esta opção permite indicar se será possível realizar comunicações anônimas, obrigando o denunciante a identificar-se, ou de ambos os tipos.

• Tipo por padrão.

  • Caso no campo anterior seja permitido realizar ambos os tipos de comunicações (anônimas ou com comunicador identificado), neste campo será possível definir qual dos modos aparecerá marcado por padrão no formulário de Registro de Comunicação.

• Expiração de Senha.

  • Número de dias para que a senha dos usuários expire. Após esse período, a partir da data em que foi alterada, será solicitado modificá-la no próximo login.

• Tamanho máximo de armazenamento: Indica o espaço de armazenamento habilitado para os arquivos incluídos nas comunicações. Abaixo desse limite, aparece uma mensagem com o espaço utilizado e a porcentagem em relação ao máximo.

• Mensagem para comunicação anônima: Este campo serve para personalizar a informação para o comunicador ao registrar uma nova comunicação de forma anônima. Este texto pode ser configurado para cada um dos idiomas disponíveis, utilizando o seletor de Idioma.

• Limite de usuários: Indica o número máximo de usuários que podemos ter registrados no sistema. Abaixo desse limite, aparece uma mensagem com o número atual de usuários.

• Permitir Excluir / Anonimizar Comunicações.

  • Serve para permitir excluir ou anonimizar comunicações aos usuários do canal. Caso esteja desativado, não será possível excluir comunicações do sistema.

Comunicações

• Mostrar autor na Timeline do comunicador.

  • Permite configurar se, na visualização de acompanhamento do comunicador, será possível visualizar ou não o nome do usuário gestor que registrou um comentário ou anexo visível pelo comunicador.

• Ativar expiração de Comunicações.

  • Permite habilitar/desabilitar a expiração das comunicações e definir o prazo (em dias) para que uma comunicação seja considerada expirada ou vencida, a partir da data em que foi registrada.

  • Caso esteja ativada, será exibida uma opção adicional no menu para poder gerenciá-las (ver Comunicações Expiradas).

• Tamanho máximo por comunicação: Dentro do espaço total habilitado, é possível limitar quanto espaço pode ser ocupado em uma comunicação específica. Este limite nunca pode ser superior ao total do ambiente.

• Prazo de Recepção: Permite definir quantos dias após o registro de uma comunicação será enviada um alerta aos destinatários configurados, para realizar um aviso de recebimento.

• Permitir anexar arquivos ao comunicador: Este campo serve para habilitar ou desabilitar as permissões para anexar arquivos locais na própria comunicação que será enviada. Ao habilitá-lo, serão exibidas as seguintes opções:

  • Remoção de Metadados em Arquivos: Se a remoção de metadados for habilitada, todos os arquivos anexados a uma comunicação passarão por um processo onde os possíveis metadados serão eliminados para proteger a privacidade. Quando um arquivo é carregado em uma denúncia, a remoção de seus metadados é um processo transparente para o usuário. Caso seja necessário, pode-se usar a "Mensagem de aviso ao anexar arquivos" para informar o comunicador sobre a remoção dos metadados durante o processo.

  • Mensagem de aviso ao anexar arquivos: Caso o envio de anexos seja habilitado, é possível personalizar uma mensagem que aparecerá junto ao campo "Arquivos anexados" do formulário de comunicação para fornecer orientações ou informações adicionais ao comunicador.

• Permitir gravar arquivos de áudio ao comunicador: Se este campo for habilitado, o comunicador poderá registrar um áudio de voz para oferecer outro mecanismo de registro da comunicação, que passará por um tratamento para distorcer a voz, como parte do processo de salvaguardar a privacidade do comunicador.

  • Instruções de gravação: Se a gravação de áudios de voz for permitida, será possível parametrizar uma mensagem com as instruções ou informações adicionais que o comunicador verá ao gravar o áudio.

Condições de Uso

• Idioma → Permite selecionar em qual idioma estamos anexando as condições do ambiente.

• Condições de Uso → Permite anexar condições de uso à ferramenta, que deverão ser aceitas para o envio de novas comunicações.

• Condições de uso atuais → Mostra o nome do arquivo de condições atualmente carregado na ferramenta.

• Texto das Condições de Uso → Permite configurar o título da seção de aceitação das condições de uso, tanto para usuários internos quanto para comunicadores.

• Texto de aceitação das Condições de Uso → Permite definir o texto específico para a aceitação das condições.

Essas alterações serão aplicadas nas seções de aceitação do usuário:

Política de Privacidade

Nesta seção, é possível personalizar a política de privacidade que estará disponível na visualização do Comunicador ou denunciante.

• Idioma → Permite selecionar em qual idioma estamos anexando a Política de Privacidade.

• Política de Privacidade → Permite anexar a Política de Privacidade corporativa à ferramenta, que poderá ser consultada pelo comunicador.

• Política de Privacidade atual → Mostra o nome do arquivo de condições atualmente carregado na ferramenta.

• Texto da Política de Privacidade → Permite configurar o título do link onde será possível baixar a política de privacidade pelos comunicadores.

Esta configuração será aplicada à visualização do comunicador, tanto ao realizar novas comunicações quanto ao acessar o acompanhamento de uma realizada previamente.

NOTA: Esta funcionalidade é oferecida como um serviço adicional. Se desejar mais informações, entre em contato com o seu fornecedor.

Assunto

Nesta seção, é possível habilitar/desabilitar o campo "Assunto" para que seja visível nas fichas das Comunicações e será incluído nos relatórios que podem ser obtidos da ferramenta. Se desejar, também é possível modificar o nome do campo "Assunto".

Autenticação de Dois Fatores

Foi incorporada a funcionalidade de adicionar um segundo fator de autenticação na ferramenta GlobalSUITE Whistleblower Channel.

Adicionalmente ao mecanismo de autenticação atual (local, Active Directory ou ADFS Single Sign-On), é possível ativar um segundo fator de autenticação através de TOTP (Time-Based One-Time Password).
Este mecanismo permite sincronizar um dispositivo para introduzir um código numérico que muda a cada 30 segundos e que será solicitado no momento em que o utilizador faz login na ferramenta.
Esta configuração pode ser ativada, se necessário, de forma opcional ou obrigatória, caso em que os utilizadores terão de configurá-la no próximo acesso.
Conta com mecanismos de segurança para permitir o acesso único à ferramenta (Códigos de Recuperação), bem como a possibilidade de desativá-la para um utilizador específico em caso de perda ou exclusão do dispositivo associado.

Para ativar a Autenticação de Dois Fatores através de TOTP, devem seguir os passos indicados em Utilizadores > Perfil

Ambiente Secundário

Nesta seção, é ativada a possibilidade de enviar as comunicações para um ambiente secundário quando são eliminadas do produtivo.

Servidor de Email

É a quarta opção do menu superior, onde é possível adicionar um Servidor de Email próprio para o envio das notificações da ferramenta:

• TLS (Transport Layer Security) → Permite habilitar um protocolo criptográfico para o envio de notificações seguras.

• Endereço URL → Caminho do servidor que deve ser configurado pelo departamento técnico.

• Porta → Porta que é necessário manter aberta pela área ou departamento técnico para permitir que os emails de comunicação cheguem aos seus destinos.

Configuração de Email

• Remetente do Email → Remetente do email das notificações enviadas pela ferramenta.

• Alias do Remetente → Nome que o remetente terá quando estas notificações chegarem ao email.

Autenticação no Servidor

• Utilizador → Conta de email habilitada no servidor (Não necessária no caso de ter Relay)

• Senha do utilizador → Senha da conta de email. (Não necessária no caso de ter Relay)

Notificações

É a quinta opção do menu superior, onde é possível configurar as notificações enviadas pela ferramenta em determinados casos.

Notificações disponíveis

Existe uma série de notificações que podem ser configuradas de forma específica, que aparecem na lista desta seção. Na parte direita, é possível verificar se cada uma delas está habilitada ou não. As notificações disponíveis são:

• Nova Comunicação → Esta notificação é enviada no momento em que uma nova comunicação é registada (de forma anónima ou não) e permite informar os utilizadores que gerem o canal.

• Alteração de estado da Comunicação → Esta notificação interna permite alertar os utilizadores selecionados quando ocorre uma alteração de estado numa comunicação.

• Alteração de estado da Comunicação. Notificação Externa → Permite informar a pessoa que realizou a comunicação (caso não tenha sido anónima) de que houve uma alteração de estado.

• Expiração de Comunicações → Este alerta automático é enviado caso existam comunicações expiradas na empresa. Ver Comunicações Expiradas

• Comentários da Comunicação → Se esta notificação for habilitada, enviará um email aos destinatários configurados caso seja registado um comentário numa comunicação.

• Comentários públicos da Comunicação → Esta notificação permite enviar um aviso ao comunicador (não anónimo) quando comentários públicos forem registados, para que possa aceder ao acompanhamento da comunicação e consultá-los.

• Upload de documentação na Comunicação → Esta notificação avisa os utilizadores correspondentes de que foi adicionado um novo documento anexado numa comunicação.

• Upload de documentação pública → Permite informar o comunicador (caso não seja anónimo) de que foi carregado um documento anexado na comunicação, e que pode aceder para consultá-lo.

• Novo Utilizador → Permite personalizar a mensagem que será enviada aos utilizadores de qualquer perfil criados numa empresa, com as instruções e credenciais para aceder à seção de administração do canal.
  Esta notificação deve conter obrigatoriamente as variáveis $userLogin e $userPassword.

• Novo Comunicador → Esta notificação, que não pode ser desativada, permite personalizar a mensagem que será enviada aos comunicadores (não anónimos) que registrem uma nova comunicação, com as instruções para aceder ao acompanhamento.
  Esta notificação deve conter obrigatoriamente as variáveis $userLogin e $userPassword.

• Nova comunicação atribuída → Este alerta permite personalizar o texto que será enviado aos Gestores aos quais uma comunicação for atribuída para acompanhamento.

• Desatribuição da comunicação → Permite configurar como os Gestores serão avisados quando uma comunicação que lhes foi atribuída for desatribuída.

• Comunicação Eliminada/Anonimizada → Permite alertar os papéis selecionados quando uma comunicação for eliminada ou anonimizada. Por padrão, está desativada; para ativá-la, deve-se clicar no campo tipo check "Ativar/Desativar".

• Expiração de Licença → Permite definir quais destinatários receberão aviso quando a licença do GlobalSuite® Whistleblower Channel estiver próxima de expirar.

• Lembrete de receção de comunicação → Este alerta interno permite notificar os utilizadores do Canal, incluindo os gestores atribuídos, quando uma comunicação foi registada X dias antes (sendo esta quantidade configurável).

• Aviso de receção de comunicação ao comunicador. Notificação externa → Permite notificar sobre o estado ou situação da denúncia registada no Canal, quando passar um determinado número de dias desde a criação. Este alerta por email será enviado apenas se o comunicador não tiver registado de forma anónima.

Detalhes da notificação

Quando uma notificação é selecionada na tabela de notificações disponíveis, todas as informações para configurá-la são carregadas nesta seção.

• Ativar / Desativar → Permite habilitar ou desabilitar uma notificação específica para a empresa.

• Papéis Disponíveis → É possível selecionar para quais perfis de utilizador será enviado o email dessa notificação.

  • Administrador Global: Todos os utilizadores da empresa com esse perfil.

  • Gestor Associado: Os utilizadores do tipo Gestor (ou Gestor Consulting da empresa superior) que estejam atribuídos à comunicação.

  • Administrador Global Superior: Todos os utilizadores do tipo "Administrador Global" que pertençam à empresa Administradora imediatamente superior à específica.

  • Consulting Superior: Os utilizadores do perfil "Consulting" que estejam atribuídos à empresa que está sendo notificada.

• Idioma associado → Permite alternar sobre qual idioma estamos a parametrizar a mensagem da notificação. (Uma vez selecionado o idioma, podemos completar o texto dos campos nesse idioma)

• Mensagem da notificação → Campo de texto que permite especificar a mensagem que será enviada no corpo do email para cada notificação. É possível incorporar variáveis ou textos-chave para que sejam substituídos pelo parâmetro correspondente. Estes são:
  

  • $company: Corresponde ao nome (Razão social) da empresa sobre a qual se está a trabalhar.

  • $communicationId: É o código identificador da comunicação afetada.

  • $communicationStatus: Indica o estado em que se encontra a comunicação sobre a qual se está a notificar.

  • $userLogin: Indica o campo login, ou identificador do utilizador (válido tanto para utilizadores internos como comunicadores).

  • $userPassword: Mostra a senha gerada para um novo utilizador (utilizável apenas para as notificações de Novo Utilizador e Novo Comunicador).

  • $userName: Nome completo do utilizador.

  • $userLastname: Apelidos do utilizador.

  • $publicURL: Substitui-se pela URL de acesso à vista de comunicadores, onde poderão reportar uma nova comunicação ou visualizar uma anterior.

  • $adminURL: É o endereço de acesso para a parte interna do canal, onde se tem acesso à gestão de uma empresa tanto Administradora como Consulting.

Documentação

Esta opção permite aos administradores incorporar documentos que sejam consultados por outros utilizadores gestores na vista de Documentos, ou pelas pessoas que vão registar uma nova comunicação.

Ao clicar no botão +, aparece uma janela onde é possível carregar esse novo documento, com os seguintes campos:

• Idioma associado → O arquivo incorporado será visível para os utilizadores que tenham configurado esse idioma na ferramenta. Isso permite carregar uma versão do documento para cada idioma.

• Upload de ficheiros → Permite selecionar no equipamento local o documento que será incorporado nesta tabela.

• Visível para o cliente → Ao marcá-lo, o documento estará disponível para as pessoas que forem formular uma nova comunicação.

Conexões

Esta seção permite aos administradores configurar conexões com sistemas, serviços ou ferramentas externas.

ADFS

Caso queira integrar a empresa com o servidor ADFS corporativo, poderá configurá-lo nesta seção. Isso permitirá aos utilizadores acederem através de Single Sign-On (SSO), diretamente caso estejam autenticados no domínio.

NOTA: Esta funcionalidade é oferecida como um serviço adicional. Se quiser mais informações, entre em contacto com o seu fornecedor.

Em primeiro lugar, para configurar a integração, esta deve estar habilitada (check Habilitado).

A seguir, estão disponíveis os seguintes campos:

• Id da Empresa para Conexão ADFS → É um campo gerado automaticamente. Indica a cadeia de confiança estabelecida entre o servidor ADFS e o GlobalSUITE® Whistleblower Channel. É um campo único.

• Login Url → Quando se deseja configurar uma conexão usando o método SP initiated SSO, deve-se introduzir a url do serviço do IdP onde a autenticação é realizada via ADFS.

• Logout Url → Endereço para o qual o usuário com autenticação ADFS é redirecionado ao encerrar sua sessão. Se não for definido, ao encerrar a sessão, retornará à tela de login padrão.

• Habilitar encriptação → Configuração da conexão ADFS que permite que os parâmetros recebidos do IdP sejam criptografados.

• Assinar solicitação → Indica que, usando a configuração SP initiated SSO, a solicitação de autenticação feita ao IdP será assinada.

• Papel inicial padrão para usuários → Aqui pode-se indicar qual papel padrão será atribuído aos novos usuários que acessarem via ADFS. Podem ser:

  • Administrador

  • Administrador Global

  • Gestor

Os papéis de usuário podem ser obtidos diretamente do servidor ADFS. Caso não sejam recebidos dados sobre o papel ou os dados recebidos sejam incorretos, será utilizado o papel configurado neste campo.

Através do botão "Descarregar XML de Configuração" pode-se descarregar o ficheiro XML de configuração para carregá-lo como uma nova entrada de veracidade de usuários de confiança.

NOTA IMPORTANTE: O padrão SAML2 dispõe de vários protocolos de binding

• HTTP Redirect

• HTTP POST

• HTTP Artifact

Atualmente, o GlobalSuite® Whistleblower Channel suporta apenas o protocolo HTTP Redirect.

Configuração Servidor ADFS (SAML 2.0)

Na configuração do servidor ADFS deve-se indicar que os dados a passar no pedido são, no mínimo:

• Id. Nome (nameidentifier)

• Endereço de email (emailaddress)

Se desejar enviar a configuração do papel para criar novos usuários do ADFS, deverá utilizar o claim:

http://schemas.microsoft.com/ws/2008/06/identity/claims/role

IMPORTANTE: O nome do papel enviado pelo servidor ADFS deve coincidir com um dos papéis configurados no GlobalSUITE.

Para obter mais informações sobre a configuração do servidor ADFS, pode aceder a:

https://docs.microsoft.com/pt-pt/windows-server/identity/ad-fs/operations/create-a-relying-party-trust

Autenticação ADFS (SAML 2.0)

Existem dois tipos de autenticação com ADFS:

• IDP initiated SSO, o processo de autenticação é iniciado pelo idp, o usuário dispõe de uma lista de “aplicações corporativas”, seleciona a que corresponde ao GlobalSUITE e inicia a autenticação. A seguir, é exibida uma imagem tipo deste formulário de aplicações.

• SP initiated SSO, o processo de autenticação é iniciado pelo GlobalSUITE. Para usar este método, deve-se acessar com uma url específica. Esta url é formada concatenando a url do GlobalSUITE com o texto: ?entityID=[Identificador de Confiança], onde o identificador de confiança é o código gerado na conexão e que pode ser encontrado no campo com o mesmo nome, ver seção 1 deste documento.

Um exemplo de url é:

https://demochannel.globalsuitesolutions.com/admin/?entityId=5ee724ad10a35

A autenticação com ADFS tem as seguintes particularidades:

• Se o usuário estiver acessando pela primeira vez a ferramenta, através do ADFS, será criado automaticamente um usuário com o nome de usuário fornecido na solicitação SAML.

• Se o nome de usuário já existir no GlobalSUITE e não for o mesmo que foi criado na primeira conexão, será exibida uma mensagem de erro.

Dashboard

Esta opção permite aos administradores personalizar os gráficos que aparecem na seção Início - Vista Geral da Empresa

Nesta seção, podemos reordenar os gráficos para que apareçam na ordem desejada, através das setas na parte direita.

Caso não queiramos visualizar algum gráfico, podemos ocultá-lo da vista principal.

Por padrão, estes gráficos são:

• Comunicações por estado

• Comunicações por estado e gestor

• Comunicações por gestor e estado

• Comunicações por Categoria

• Criação de comunicações por data

• Perguntas de Seleção

• Perguntas de Verificação

• Espaço de Armazenamento