Wie verwaltet man Dokumente mit aktiviertem Workflow in GlobalSuite®?

1. Konfigurierbare Optionen in den Einstellungen

Im Abschnitt Einstellungen>Allgemeine Konfiguration > Konfiguration Dokumentenmanager kann die „Workflow-Aktivierung“ aktiviert werden, die die Nutzung von Genehmigungsabläufen oder Workflows ermöglicht, sodass mehrere Benutzer die Dateien im Dokumentenmanager überprüfen und die Dokumente genehmigen müssen.

In dieser Anleitung wird die Funktionsweise des Dokumentenmanagers mit aktiviertem Workflow erklärt.

2. Option Dokumentenmanager

Alle Lösungen, die GlobalSuite® umfassen, verfügen über die zugehörige Funktionalität des Dokumentenmanagers.

Dieser Dokumentenmanager ermöglicht sowohl die Nutzung eines gemeinsamen und zentralen Repositories zur Bündelung aller Dokumente des Managementsystems der Organisation als auch die Genehmigung der Dokumente über konfigurierbare Genehmigungsabläufe für jede Organisation. In dieser Anleitung wird die Nutzung des Dokumentenmanagers mit aktiviertem Workflow erklärt.

Beim Zugriff auf die Option wird auf der Registerkarte Meine Dateien die gesamte Ordner- und Dokumentenstruktur des Managers angezeigt.

Über die Navigationsleiste kann man sehen, in welchem Ordner man sich befindet, und durch Klicken auf die blauen Namen zu den vorherigen Ebenen zurückkehren.

Auf dem Hauptbildschirm ist Folgendes möglich:

• Zwischen Ordnern navigieren, indem Sie auf den Ordnernamen klicken.

• Dokumente anzeigen, die in jedem Ordner enthalten sind.

• Informationen wie Status, Verantwortliche und Workflow abrufen.

• Auf Schnellaktionen für Ordner und Dokumente aus der Tabelle zugreifen.

Optionen für Ordner

Wenn der Cursor über einen Ordner bewegt wird, wird das Symbol drei Punkte (…) auf der rechten Seite des Eintrags angezeigt.
Beim Klicken auf dieses Symbol wird ein Menü mit den verschiedenen verfügbaren Optionen zur Verwaltung des Ordners angezeigt.

Im Folgenden werden die einzelnen Optionen erklärt:

• Herunterladen: Ermöglicht das Herunterladen des gesamten Inhalts des Ordners im .zip-Format. Nach Abschluss des Vorgangs steht die Datei unter Benutzerprofil > Downloads zur Verfügung.

• Als Favorit markieren: Fügt den Ordner zur Favoritensektion hinzu, um den schnellen Zugriff zu erleichtern.

• Umbenennen: Ermöglicht das Ändern des Ordnernamens.

• Verschieben nach: Ermöglicht das Verschieben des Ordners an einen anderen Ort innerhalb des Dokumentenmanagers.

• Tags: Ermöglicht das Verknüpfen oder Verwalten von Tags, die mit dem Ordner verbunden sind.

• Details: Zeigt die detaillierten Informationen des Ordners an.

• In den Papierkorb verschieben: Verschiebt den Ordner in den Papierkorb, von wo aus er später gemäß den verfügbaren Berechtigungen verwaltet werden kann.

Optionen für Dateien

Im Fall von Dateien funktioniert es genauso.
Wenn der Cursor über das Dokument bewegt wird, wird das Symbol drei Punkte (…) auf der rechten Seite des Eintrags angezeigt.

Beim Klicken auf dieses Symbol wird das Menü mit den folgenden Optionen angezeigt:

• Herunterladen: Ermöglicht das Herunterladen der Datei in ihrem Originalformat. Der Download erfolgt direkt.

• Anzeigen: Ermöglicht die Vorschau des Dokuments, ohne es herunterladen zu müssen (verfügbar für Dateien mit den Erweiterungen PDF, JPEG, JPG, BMP oder PNG).

• Als Favorit markieren: Fügt das Dokument zur Favoritensektion hinzu, um den schnellen Zugriff zu erleichtern.

• Verschieben nach: Ermöglicht das Verschieben des Dokuments in einen anderen Ordner innerhalb des Dokumentenmanagers.

• Tags: Ermöglicht das Verknüpfen oder Verwalten von Tags, die mit dem Dokument verbunden sind.

• Details: Zeigt die allgemeinen Informationen des Dokuments an und ermöglicht den Zugriff auf dessen Konfiguration.

• Versionsverlauf: Ermöglicht das Abrufen der verschiedenen Versionen des Dokuments sowie deren Status und zugehörige Änderungen.

• In den Papierkorb verschieben: Verschiebt das Dokument in den Papierkorb, von wo aus es später gemäß den verfügbaren Berechtigungen verwaltet werden kann.

Verfügbare Aktionen in der oberen Leiste

Im oberen Bereich des Dokumentenmanagers befinden sich die verschiedenen Aktionsoptionen für die in der Tabelle angezeigten Elemente.

Diese Optionen werden je nach Auswahl und Anzahl der markierten Elemente aktiviert oder deaktiviert.

• Neuer Ordner: Ermöglicht das Erstellen eines neuen Ordners innerhalb des aktuellen Speicherorts. Diese Option ist nur aktiv, wenn keine Dokumente oder Ordner ausgewählt sind.

  Beim Klicken auf Neuer Ordner wird ein Fenster geöffnet, in dem Folgendes erforderlich ist:

  • Den Ordnernamen eingeben.

  • Den Workflow oder die Workflows auswählen, die dem Ordner zugewiesen werden.

• Hochladen: Ermöglicht das Hochladen eines oder mehrerer Dokumente in den aktuellen Ordner. Diese Option ist aktiv, wenn keine Elemente ausgewählt sind.

  Beim Klicken auf Hochladen können bis zu 10 Dateien vom Computer ausgewählt werden.
  Nach der Auswahl zeigt das System ein Fenster an, in dem der Workflow ausgewählt werden muss, der der gesamten Ladung zugewiesen wird (d. h. derselbe Workflow für alle ausgewählten Dateien).

• Mit KI verarbeiten: Ermöglicht die automatische Verarbeitung des Dokuments mithilfe von KI-Funktionen (falls aktiviert). Diese Option wird nur aktiviert, wenn ein einzelnes Dokument ausgewählt ist. Weitere Informationen: Wie verarbeitet man Dokumente mit KI aus dem Dokumentenmanager von GlobalSuite®? | GlobalSuite Solutions

• Versionen: Ermöglicht den Zugriff auf den Versionsverlauf des ausgewählten Dokuments. Diese Option ist nur aktiv, wenn ein einzelnes Dokument ausgewählt ist.

• Löschen: Ermöglicht das Löschen eines oder mehrerer ausgewählter Dokumente und/oder Ordner gleichzeitig. Gelöschte Elemente werden immer in den Papierkorb verschoben.

• Verschieben nach: Ermöglicht das Verschieben eines oder mehrerer ausgewählter Dokumente und/oder Ordner an einen anderen Ort innerhalb des Dokumentenmanagers.
  Beim Auswählen dieser Option wird ein Fenster geöffnet, um den Zielordner auszuwählen. Es ist erforderlich, zum gewünschten Speicherort zu navigieren und „Hierhin verschieben“ zu klicken, um den Vorgang zu bestätigen.

  

• Herunterladen: Ermöglicht das gleichzeitige Herunterladen eines oder mehrerer ausgewählter Elemente.

• CSV herunterladen: Erstellt eine CSV-Datei mit den Informationen der in der aktuellen Ansicht angezeigten Elemente. Diese Option ist immer verfügbar, unabhängig von der Auswahl.

Filter und Suche

Das Dokumentenmanagementsystem ermöglicht es, die in der Tabelle angezeigten Informationen nach verschiedenen Kriterien zu filtern.

Standardmäßig werden die folgenden Filterfelder angezeigt:

• Verantwortliche

• Workflow

• Tags

Beim Klicken auf die Schaltfläche „+“ werden alle zusätzlichen verfügbaren Felder zum Filtern angezeigt (z. B. Version, Hochladedatum oder andere konfigurierte Felder).

Je nach ausgewähltem Feldtyp zeigt das System unterschiedliche Filteroptionen an. Zum Beispiel:

• In Listenfeldern (wie Tags oder Status) werden die verfügbaren Werte zur Auswahl angezeigt.

  

• In Datumsfeldern (wie Hochladedatum) wird die Option aktiviert, nach einem bestimmten Datum oder einem Datumsbereich zu filtern.
  Der Bereich kann manuell über den Kalender oder über vordefinierte Bereiche auf der linken Seite ausgewählt werden (z. B.: Diese Woche, Aktueller Monat, Letzte 3 Monate usw.).
  

  

• Bei Textfeldern können Werte manuell eingegeben werden.

Schnellsuche nach Namen

Auf der rechten Seite befindet sich das Feld „Suchen zum Filtern…“, das eine schnelle Suche nach Ordner- oder Dateinamen ermöglicht.

Beim Eingeben der ersten Buchstaben zeigt das System automatisch die gefundenen Übereinstimmungen an.

In den angezeigten Ergebnissen:

• Wenn der Cursor über ein Element bewegt wird, wird die Option „Speicherort anzeigen“ angezeigt, die den direkten Zugriff auf den Ordner ermöglicht, in dem sich die Datei befindet.

• Beim Klicken auf den Dateinamen öffnet das System das Dokument, wenn das Format mit der Anzeige kompatibel ist. Andernfalls wird es automatisch heruntergeladen.

• Beim Drücken von Enter werden alle Übereinstimmungen in der Tabelle angezeigt.

  

Anwendungsbereich von Filtern und Suchen

Filter und Suchanfragen werden von dem Speicherort aus angewendet, an dem sich der Benutzer befindet, einschließlich seiner Unterordner.
Es werden keine Suchanfragen in übergeordneten Ordnern durchgeführt.

Wenn Filter oder Suchanfragen angewendet werden, fügt die Tabelle automatisch die Spalte „Speicherort“ hinzu, die angibt, in welchem Ordner sich jede Datei oder jeder Ordner befindet, der den angewendeten Kriterien entspricht.

Um zur ursprünglichen Ansicht zurückzukehren, müssen die aktiven Filter gelöscht werden.

3. Berechtigungen und Ordner

• Der Dokumentenmanager ist mit einer Reihe von standardmäßig erstellten Ordnern konfiguriert, die den Managementsystemen entsprechen, die das Unternehmen hat. Diese Ordner können von den Verantwortlichen (Administratoren des Dokumentenmanagers) geändert, gelöscht oder neue erstellt werden.

• Jedem Ordner können ein oder mehrere Workflows zugewiesen werden, d. h., es kann angegeben werden, welche Genehmigungsabläufe in einem bestimmten Ordner verwendet werden können. Der Workflow wird ausgewählt, indem auf das Feld „Workflow“ geklickt wird.
  

  

4. Genehmigungsablauf

Benutzer sehen nur die Ordner, die mit Genehmigungsabläufen verknüpft sind, bei denen sie für einen der Status verantwortlich sind.

Um die Funktionsweise der Genehmigungsabläufe des Dokumentenmanagers zu erklären, wird im Folgenden ein Beispiel mit einem zuvor konfigurierten Genehmigungsablauf gezeigt.

Der Ablauf umfasst die folgenden Status:

• Entwurf. Erster Status. Sichtbar für Mitarbeiter mit dem Profil „Workflow-Rolle“. Um den Status zu ändern, muss eine der Personen mit dieser Rolle das Dokument in diesem Status genehmigen.

• Überprüft. Zweiter Status. Sichtbar für Mitarbeiter mit dem Profil „Workflow-Rolle“. Um den Status zu ändern, müssen zwei der Personen mit dieser Rolle das Dokument in diesem Status genehmigen.

• Genehmigt. Dieser Status ist automatisch und wird direkt genehmigt, ohne dass ein Benutzer eingreifen muss.

• Veröffentlicht. Status der Dokumentenanzeige. Sichtbar für alle Benutzer des Systems, die in diesem Status identifiziert sind.

Schritt 1

Wie zuvor erklärt, können Dokumente hochgeladen werden, indem der Ordner ausgewählt wird, in dem die Datei hochgeladen werden soll, und die Schaltfläche „Hochladen“ gedrückt wird.

Zuerst wird ein Fenster geöffnet, um das Dokument auszuwählen, das hochgeladen werden soll. Anschließend fordert das System auf, den entsprechenden Workflow (WF) auszuwählen.

Sobald das Dokument ausgewählt wurde, wird es in den ausgewählten Ordner hochgeladen.

Schritt 2

Nur die Administratoren der Organisation oder die Verantwortlichen des ersten Status des ausgewählten Genehmigungsflusses können Dokumente in den Dokumentenmanager hochladen.

Im dargestellten Beispiel können nur die Benutzer, die dem Status „Entwurf“ zugeordnet sind, Dokumente hochladen.

Wenn ein Benutzer ein Dokument hochlädt, können die anderen Benutzer, die demselben Status zugeordnet sind, es in diesem Status anzeigen (in diesem Fall Entwurf).

Über die Option „Details“ des Dokuments können die Informationen zu seinen Überarbeitungen abgerufen werden.

Schritt 3

Wenn die Option „Details“ ausgewählt wird, öffnet sich eine Seitenleiste mit Informationen zur aktuellen Version des Dokuments.

Wenn der Benutzer, der angemeldet ist, einer der Verantwortlichen des aktuellen Status des Workflows ist, wird ein zusätzlicher Abschnitt mit den Optionen „Genehmigen“ oder „Ablehnen“ angezeigt.

Auf diesem Bildschirm kann jeder der beteiligten Benutzer das Dokument genehmigen oder ablehnen, wodurch die entsprechende Statusänderung im Genehmigungsfluss ausgelöst wird.

Falls Sie Administrator sind und den Fortschritt der Genehmigungen einsehen möchten, gibt es die Bereiche Workflow und Genehmigungen, in denen Details zum aktuellen Status des Dokuments angezeigt werden.

Schritt 3

Im angewandten Beispiel können die Verantwortlichen des Status „Entwurf“ die Statusänderung genehmigen. Sobald das Genehmigungskriterium erfüllt ist, wechselt das Dokument in den Status „Überprüft“.

Anschließend kann der Verantwortliche des Status „Überprüft“ das Dokument erneut genehmigen, das automatisch den Status „Verteilt“ durchläuft, bis es seinen Endstatus „Veröffentlicht“ erreicht.

Die aktive Version des Dokuments ist diejenige, die grün markiert ist und standardmäßig im Dokumentenmanager angezeigt wird.

Um frühere Versionen zu konsultieren oder zu ändern, muss auf das Kontextmenü zugegriffen und die Option „Details der Version anzeigen“ ausgewählt werden.

Schritt 4

Dieses Verfahren wird in jedem der Status wiederholt, die der Genehmigungsfluss durchläuft.

Wenn ein Dokument den Status wechselt, erhalten die Verantwortlichen des nächsten Status eine Benachrichtigung per E-Mail, die sie über den neuen Status informiert. In der Nachricht befindet sich ein Link, über den sie auf GlobalSuite zugreifen können, um das Dokument zu überprüfen und gegebenenfalls zu genehmigen.

Schritt 5

Sobald alle Status des dem Dokument zugewiesenen Workflows durchlaufen wurden und der letzte Status (Status Veröffentlicht) erreicht ist, ist das Dokument für alle Rollen und Personen zugänglich, die diesem Status zugewiesen sind.

Im angewandten Beispiel können, sobald der Status „Veröffentlicht“ erreicht ist, alle Benutzer der Organisation mit Zugriff auf GlobalSuite® das Dokument anzeigen (da alle dem Status zugeordnet wurden).

5. Löschen von Dokumenten

Das Löschen von Dokumenten und Ordnern erfolgt über die Option „In den Papierkorb verschieben“, die verfügbar ist:

• Über das Kontextmenü (Drei-Punkte-Symbol).

• Über das Details-Panel.

• Über die obere Leiste, indem ein oder mehrere Elemente ausgewählt werden.

Wenn diese Option ausgewählt wird, werden die Dokumente oder Ordner in den Papierkorb verschoben.

Papierkorb

Die Dokumente und Ordner, die in den Papierkorb verschoben wurden, verbleiben dort für 30 Tage, bevor sie automatisch gelöscht werden.

Über die Registerkarte Papierkorb ist es möglich:

• Wiederherstellen: stellt das Dokument oder den Ordner an seinem ursprünglichen Speicherort wieder her.

• Löschen: löscht das ausgewählte Element endgültig.

• CSV herunterladen: lädt eine Datei mit der Liste der Elemente herunter, die sich im Papierkorb befinden.

Wenn ein Ordner in den Papierkorb verschoben wird, wird er vollständig mit seinem gesamten Inhalt (Dateien und Unterordner) verschoben.
Im Papierkorb ist es nicht möglich, seinen Inhalt zu durchsuchen, es wird nur der Ordner als einzelnes Element angezeigt.

Wenn ein Ordner oder Dokument wiederhergestellt wird, kehren diese an ihren ursprünglichen Speicherort zurück und behalten denselben Status, den sie vor dem Verschieben in den Papierkorb hatten.

Löschen von Versionen

Wenn ein Dokument in den Papierkorb verschoben wird, wird die aktive Version zusammen mit allen zugehörigen Versionen verschoben.

Es ist nicht möglich, einzelne Zwischenversionen in den Papierkorb zu verschieben.
Wenn eine bestimmte Version aus dem Versionsverlauf gelöscht wird, wird sie endgültig gelöscht und nicht in den Papierkorb verschoben.