Como gerir documentação no GlobalSuite®?

1. Opções Configuráveis em Definições

Na secção de Definições>Configuração Geral > Configuração Gestor Documental pode ser ativada a “Ativação do Workflow”, que permite dispor de Fluxos de Aprovação ou Workflows, para que possam ser realizadas verificações por parte de vários utilizadores nos ficheiros do Gestor Documental e os documentos tenham de ser aprovados. Caso se pretenda uma versão simplificada do Gestor Documental, deverá ser desmarcada a caixa.

Neste guia explica-se o funcionamento do Gestor Documental com o workflow desativado.

2. Gestor Documental

Todas as soluções que compõem o GlobalSuite® dispõem da funcionalidade associada ao gestor documental.

Este Gestor Documental permite tanto dispor de um repositório partilhado e único para concentrar toda a documentação derivada do Sistema de Gestão da organização como realizar, através do mesmo, a aprovação dos documentos por meio de Fluxos de Aprovação configuráveis por cada organização. Neste guia será explicado o uso do Gestor Documental com o workflow desativado.

Ao aceder à opção, será visualizada na aba Os meus ficheiros toda a estrutura de pastas e documentos que representa o gestor.

Através da barra de navegação, é possível ver em que pasta se está e, ao clicar nos nomes em azul, retroceder aos níveis anteriores.

Na tela principal é possível:

• Navegar entre pastas, clicando sobre o nome da pasta.

• Visualizar os documentos contidos em cada pasta.

• Consultar informações como estado, responsáveis e workflow.

• Aceder a ações rápidas sobre pastas e documentos a partir da tabela.

Opções sobre pastas

Ao posicionar o cursor sobre uma pasta, será exibido o ícone de três pontos (…) na parte direita do registo.
Ao clicar neste ícone, será exibido um menu com as diferentes opções disponíveis para a gestão da pasta.

A seguir explicam-se cada uma:

• Descarregar: Permite descarregar o conteúdo completo da pasta em formato .zip. Uma vez finalizado o processo, o ficheiro estará disponível em Perfil de utilizador > Descargas.

• Marcar como favorito: Adiciona a pasta à secção de favoritos para facilitar o seu acesso rápido.

• Alterar nome: Permite modificar o nome da pasta.

• Mover para: Permite mover a pasta para outra localização dentro do Gestor Documental.

• Etiquetas: Permite associar ou gerir etiquetas vinculadas à pasta.

• Detalhes: Mostra as informações detalhadas da pasta.

• Mover para a lixeira: Envia a pasta para a lixeira, de onde poderá ser gerida posteriormente de acordo com as permissões disponíveis.

Opções sobre ficheiros

No caso dos ficheiros, o funcionamento é o mesmo.
Ao posicionar o cursor sobre o documento, será exibido o ícone de três pontos (…) na parte direita do registo.

Ao clicar neste ícone, será exibido o menu com as seguintes opções:

• Descarregar: Permite descarregar o ficheiro no seu formato original. A descarga é direta.

• Visualizar: Permite pré-visualizar o documento sem necessidade de descarregá-lo (disponível para ficheiros com extensão PDF, JPEG, JPG, BMP ou PNG).

• Marcar como favorito: Adiciona o documento à secção de favoritos para facilitar o seu acesso rápido.

• Mover para: Permite mover o documento para outra pasta dentro do Gestor Documental.

• Etiquetas: Permite associar ou gerir etiquetas vinculadas ao documento.

• Detalhes: Mostra as informações gerais do documento e permite aceder à sua configuração.

• Histórico de versões: Permite consultar as diferentes versões do documento, assim como o seu estado e alterações associadas.

• Mover para a lixeira: Envia o documento para a lixeira, de onde poderá ser gerido posteriormente de acordo com as permissões disponíveis.

Ações disponíveis na barra superior

Na parte superior do Gestor Documental encontram-se as diferentes opções de ação disponíveis sobre os elementos mostrados na tabela.

Estas opções são ativadas ou desativadas em função de existirem elementos selecionados e do número de elementos marcados.

• Nova pasta: Permite criar uma nova pasta dentro da localização atual. Só estará ativa quando não houver documentos nem pastas selecionados.

• Carregar: Permite carregar um novo documento na pasta atual. Encontra-se ativa quando não há elementos selecionados.

• Processar com IA: Permite executar o processamento automático do documento através de funcionalidades de Inteligência Artificial (se estiverem ativadas). Esta opção só é ativada quando há um único documento selecionado. Para mais informações: Como processar documentos com IA a partir do Gestor Documental do GlobalSuite®? | GlobalSuite Solutions

• Versões: Permite aceder ao histórico de versões do documento selecionado. É ativada unicamente quando há um único documento selecionado.

• Eliminar: Permite eliminar um ou vários documentos e/ou pastas selecionados simultaneamente. Os elementos eliminados são sempre enviados para a Lixeira.

• Mover para: Permite mover um ou vários documentos e/ou pastas selecionados para outra localização dentro do Gestor Documental.
  Ao selecionar esta opção, será aberta uma janela para escolher a pasta de destino. Será necessário navegar até à localização desejada e clicar em “Mover aqui” para confirmar a movimentação.

  

• Descarregar: Permite descarregar um ou vários elementos selecionados simultaneamente.

• Descarregar CSV: Gera um ficheiro CSV com as informações dos elementos mostrados na vista atual. Esta opção está sempre disponível, independentemente da seleção.

Filtros e pesquisa

O Gestor Documental permite filtrar a informação exibida na tabela através de diferentes critérios.

Por padrão, são exibidos os seguintes campos de filtragem:

• Responsáveis

• Workflow

• Etiquetas

Ao clicar no botão “+”, serão exibidos todos os campos adicionais disponíveis para filtrar (por exemplo, versão, data de carregamento ou outros campos configurados).

Dependendo do tipo de campo selecionado, o sistema exibirá diferentes opções de filtragem. Por exemplo:

• Em campos do tipo lista (como Etiquetas ou Estados), serão exibidos os valores disponíveis para seleção.

  

• Em campos de data (como Data de carregamento), será habilitada a opção de filtrar por uma data específica ou por um intervalo de datas.
  O intervalo pode ser selecionado manualmente através do calendário ou por intervalos predefinidos exibidos à esquerda (por exemplo: Esta semana, Mês atual, Últimos 3 meses, etc.).
  

  

• Em campos de texto, será permitido introduzir valores manualmente.

Pesquisa rápida por nome

Na parte direita encontra-se o campo “Pesquisar para filtrar…”, que permite realizar uma pesquisa rápida por nome de pasta ou ficheiro.

Ao introduzir as primeiras letras, o sistema exibirá automaticamente as correspondências encontradas.

Nos resultados exibidos:

• Ao posicionar o cursor sobre um elemento, será exibida a opção “Ver localização”, que permite aceder diretamente à pasta onde se encontra o ficheiro.

• Ao clicar sobre o nome do ficheiro, o sistema abrirá o documento se o formato for compatível com visualização. Caso contrário, procederá ao seu download automático.

• Ao pressionar Enter, serão exibidas todas as correspondências na tabela.

Alcance dos filtros e pesquisas

Os filtros e pesquisas são aplicados a partir da localização em que o utilizador se encontra posicionado, incluindo as suas subpastas.
Não são realizadas pesquisas em pastas superiores.

Quando são aplicados filtros ou pesquisas, a tabela adiciona automaticamente a coluna “Localização”, que indica a pasta em que se encontra cada ficheiro ou pasta que corresponde aos critérios aplicados.

Para voltar à vista original, será necessário limpar os filtros ativos.

3. Permissões e Pastas

O Gestor Documental vem configurado com um conjunto de pastas criadas por defeito de acordo com os sistemas de gestão que a empresa possui. Estas pastas podem ser modificadas, eliminadas ou criadas novas pelos responsáveis (administradores do gestor documental).

• Quando o flag de “Ativação Workflow” não está ativado não é possível associar nenhum Workflow às pastas. Caso seja carregado um ficheiro, será estabelecido por defeito o “Workflow SG”. Anexamos alguns exemplos:

• Pode-se visualizar que na criação de pastas não é possível associar nenhum WF.

• Nota-se que ao carregar um ficheiro, aplica-se por defeito um Workflow sem dar opção de escolher outro. Poderá ser alterado o WF quando o flag de “Ativação Workflow” for ativado em Definições.

  

4. Atualizar Documentação

Os documentos podem ser carregados selecionando a pasta onde se pretende localizar o documento e clicando no botão “Carregar”. Aparecerá uma tela para selecionar o documento e, uma vez escolhido, será carregado na pasta selecionada. É possível selecionar até 10 ficheiros simultaneamente numa única carga.

Alteração de estado da documentação

O estado de um documento pode ser modificado ao clicar duas vezes sobre o campo “Estado” correspondente na tabela.

A seguir, será exibida a lista de estados configurados no fluxo de aprovação (por exemplo, “Workflow SG”), permitindo selecionar o estado desejado.

Atualizar dados de uma pasta

Para consultar as informações detalhadas de uma pasta, será necessário posicionar o cursor sobre ela. Será exibido o ícone de três pontos (…) na parte direita do registo.

Ao clicar neste ícone, será exibido um menu de opções. Para aceder à informação detalhada, deve selecionar a opção “Detalhes”.

Será aberto um painel lateral com a informação da pasta, no qual é possível:

• Ver e modificar o nome.

• Consultar a data de criação e a quantidade de elementos que contém.

• Visualizar o caminho de acesso.

• Ver e adicionar etiquetas.

Atualizar dados de um documento

Ao selecionar “Detalhes” sobre um documento, será aberto um painel lateral com a sua informação.
Este painel está dividido em dois separadores e mostra os dados correspondentes à versão ativa/vigente do documento.

Detalhes

A partir do separador “Detalhes” é possível:

• Ver e modificar o nome e a descrição do documento.

• Consultar a data da versão, o tamanho, a extensão e o caminho de acesso.

• Visualizar e alterar o estado do documento (conforme o workflow configurado).

• Consultar ou atribuir o responsável.

• Adicionar ou gerir etiquetas.

• Carregar uma nova versão do documento (sem limite de versões).

• Adicionar acompanhamentos.

Histórico de versões

No separador “Histórico de versões” são exibidas todas as versões do documento, ordenadas cronologicamente da mais recente para a mais antiga.

A partir daqui é possível:

• Consultar o detalhe de versões anteriores.

• Visualizar ou descarregar versões anteriores.

• Eliminar versões.

• Marcar uma versão como “versão ativa”.

5. Eliminação de documentação

A eliminação de documentos e pastas é realizada através da opção “Mover para a lixeira”, disponível:

• A partir do menu contextual (ícone de três pontos).

• A partir do painel de Detalhes.

• A partir da barra superior, selecionando um ou vários elementos.

Ao selecionar esta opção, os documentos ou pastas serão movidos para a Lixeira.

Lixeira

Os documentos e pastas enviados para a Lixeira permanecerão lá durante 30 dias antes de serem eliminados automaticamente.

A partir do separador Lixeira é possível:

• Restaurar: devolve o documento ou pasta à sua localização original.

• Eliminar: elimina definitivamente o elemento selecionado.

• Descarregar CSV: descarrega um ficheiro com a listagem dos elementos que se encontram na lixeira.

Quando uma pasta é enviada para a lixeira, esta é movida completa com todo o seu conteúdo (ficheiros e subpastas).
Na lixeira não é possível explorar o seu conteúdo, apenas é exibida a pasta como um único elemento.

Ao restaurar uma pasta ou documento, estes voltam à sua localização original e mantêm o mesmo estado que tinham antes de serem enviados para a lixeira.

Eliminação de versões

Quando um documento é enviado para a lixeira, é movida a versão ativa juntamente com todas as suas versões associadas.

Não é possível enviar para a lixeira versões intermédias de forma individual.
Se uma versão específica for eliminada a partir do Histórico de versões, esta será eliminada de forma definitiva e não passará pela lixeira.