In diesem Artikel erklären wir, wie man die Dienstleistungen und Geschäftsprozesse in GlobalSuite® registriert, ihre Kataloge erstellt, Abhängigkeiten zwischen ihnen definiert und ihre Beziehung zur Organisationsstruktur und den Interessengruppen visualisiert. Die Verwaltung von Dienstleistungen und Prozessen in GlobalSuite® ermöglicht die Dokumentation der von der Organisation angebotenen Dienstleistungen (und Produkte) sowie der unterstützenden Prozesse. Alle diese Optionen sind im Abschnitt Start verfügbar.
Erstkonfiguration
Phasen für die Erstkonfiguration des Kontinuitätssystems
1. Dienstleistungskatalog definieren
Die Option „ Dienstleistungskatalog“ ermöglicht die Erstellung und Abfrage der Dienstleistungen der Organisation, während die Option „Prozesse“ die Verwaltung der organisatorischen Prozesse erlaubt.
Beide Optionen sind über die Registerkarte „Prozessbaum“ miteinander verknüpft, die in der Option „Prozesse“ enthalten ist. Diese Registerkarte ermöglicht es, die Beziehungen zwischen Dienstleistungen und Prozessen zu bestimmen und zu identifizieren, welche Prozesse erforderlich sind, um Dienstleistungen zu erbringen oder Produkte zu liefern.
Dienstleistungskatalog definieren
Um den Katalog der Dienstleistungen und Produkte der Organisation zu verwalten, muss die Option „ Dienstleistungskatalog “ im Abschnitt „ Start“ von GlobalSuite® ausgewählt werden.
Beim Zugriff auf die Option „ Dienstleistungskatalog“ wird die Liste der Dienstleistungen und Produkte der Organisation angezeigt. In dieser Option können Dienstleistungen erstellt, gelöscht und bearbeitet werden.
Auf der Hauptseite können in GlobalSuite® die folgenden Aktionen ausgeführt werden:
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Neu: Ermöglicht die Erstellung neuer Dienstleistungen und Produkte.
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Löschen: Ermöglicht das Löschen bereits vorhandener Dienstleistungen und Produkte.
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Herunterladen: Ermöglicht das Herunterladen der Liste der Dienstleistungen und Produkte in verschiedenen Formaten. Es enthält auch eine Modelldatei, die für den Massendatenimport verwendet wird.
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Importieren: Ermöglicht den Massendatenimport einer Liste von Dienstleistungen. Es ist erforderlich, die Modelldatei aus der Registerkarte „Herunterladen“ zu verwenden, um den Import durchzuführen.
Massendatenimport von Dienstleistungen. (Nur mit der Data Import-Lizenz verfügbar.)
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Modell für den Import herunterladen
Der Download der Datei „Importmodell“ wird im Hintergrund ausgeführt, und Sie müssen auf den Bereich der ausstehenden Downloads zugreifen, um sie zu öffnen.
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Import
Beim Klicken auf die Schaltfläche „Importieren“ erscheint der Importbildschirm. Die hochzuladende Datei muss im XLSX-Format vorliegen, darf nicht mehr als 1000 Einträge enthalten, und die Pflichtfelder sind mit einem Sternchen markiert. Nachdem Sie die Datei ausgewählt haben, die Sie hochladen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.
Neue Dienstleistung
Die Definition einer neuen Dienstleistung erfolgt durch Klicken auf die Schaltfläche „ Neu“. Um die entsprechenden Informationen zu registrieren, klicken Sie auf den Link im Namen der Dienstleistung.
Beim Klicken auf den Namen einer Dienstleistung erscheint ein Formular, in dem alle zugehörigen Informationen definiert werden können.
Nachdem die Informationen registriert wurden, muss die Schaltfläche „Speichern“ gedrückt werden, um die Änderungen zu speichern. Um zur Liste zurückzukehren, klicken Sie auf die Schaltfläche „Zurück“.
2. Prozessliste definieren
Um die Liste der Geschäftsprozesse der Organisation zu verwalten, muss die Option „ Prozesse“ in der Registerkarte „ Start“ von GlobalSuite® ausgewählt werden.
Beim Zugriff auf die Option „Prozesse“ wird die Liste der Prozesse der Organisation in der Registerkarte „Prozessliste“ angezeigt. In dieser Option können Prozesse erstellt, gelöscht und bearbeitet werden.
Von der Hauptregisterkarte „Prozessliste“ aus bietet GlobalSuite® die folgenden Optionen:
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Neu: Ermöglicht die Erstellung neuer spezifischer Geschäftsprozesse der Organisation.
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Löschen: Ermöglicht das Löschen bereits vorhandener Prozesse.
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Herunterladen: Ermöglicht das Herunterladen der verfügbaren Prozessliste in verschiedenen Formaten sowie einer Modelldatei für den Massendatenimport (xml).
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Importieren: Ermöglicht den Massendatenimport einer Liste von Dienstleistungen. Es ist erforderlich, die Modelldatei aus der Registerkarte „Herunterladen“ zu verwenden, um den Import durchzuführen. Nur mit der Data Import-Lizenz verfügbar.
Um die Definition eines Prozesses abzuschließen, klicken Sie auf den Link des Prozessnamens, um auf das Formular zuzugreifen, in dem alle zusätzlichen Informationen zum Prozess ausgefüllt werden können.
Die mit einem Sternchen markierten Felder sind Pflichtfelder. Sie können alle Felder manuell im Formular ausfüllen, mit Ausnahme der auswählbaren Felder, die in anderen Registerkarten und/oder im Abschnitt Einstellungen konfiguriert werden:
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„Kategorie“
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„Verantwortliche“
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„Organisationsstruktur“
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„Interessengruppen“
„Organisationsstruktur“: Sie können den Prozess mit den betroffenen Organisationseinheiten verknüpfen. Wenn Sie Änderungen am Organigramm vornehmen müssen, gehen Sie zu Start>Organisationsstruktur, um Ebenen hinzuzufügen, zu löschen oder Abhängigkeiten zu ändern.
Wenn Sie außerdem Ebenen der Organisationsstruktur hinzufügen oder löschen müssen, können Sie dies unter Einstellungen > Allgemeine Konfiguration > Ebenen der Organisationsstruktur. tun.
„Interessengruppen“: Sie können die Interessengruppen im Prozess definieren, indem Sie auf die Schaltfläche „Zuweisen“ klicken, wobei Sie diese zuvor unter Einstellungen > Allgemeine Konfiguration > Interessengruppen. definieren müssen.
Sie können auch die Anforderungen dieser Interessengruppen in Bezug auf den Prozess angeben und deren Typ festlegen, ob es sich um eine Erwartung oder ein Bedürfnis handelt.
3. Abhängigkeiten zwischen Dienstleistungen und Prozessen definieren
Die Registerkarte „ Prozessbaum“, die sich neben der „Prozessliste“ befindet, ermöglicht die Verknüpfung von Prozessen und Dienstleistungen durch die Definition der Beziehungen und Abhängigkeiten zwischen den verschiedenen Aktivitäten der Organisation, die die Erbringung der Enddienstleistung für Kunden oder die Lieferung eines bestimmten Produkts ermöglichen.
Um Prozesse und Dienstleistungen zu verknüpfen, müssen wir die folgenden Schritte ausführen:
Wählen Sie den Prozess in der rechten Spalte aus, den Sie mit anderen Prozessen oder direkt mit Dienstleistungen verknüpfen möchten.
Ziehen Sie den Prozess in der linken Spalte in die entsprechende Reihenfolge, um die Beziehung herzustellen.
4. Strukturen und Interessengruppen visualisieren
Die Registerkarte „ Struktur und Prozesse“, die sich neben dem „Prozessbaum“ befindet, bietet eine Gesamtübersicht über den gesamten Abhängigkeitsbaum von Dienstleistungen/Prozessen, einschließlich Informationen über die zugehörige Organisationsstruktur. Diese Registerkarte ist nur lesbar. Wenn Informationen aktualisiert werden müssen, muss dies in den Registerkarten „Prozessliste“ oder „Prozessbaum“ erfolgen.
Interessengruppen
Die Registerkarte „Interessengruppen pro Prozess“, die sich neben „Struktur und Prozesse“ befindet, zeigt an, ob einem Prozess Interessengruppen im Formular zugeordnet wurden. Sie zeigt auch die Anforderungen, die mit der Interessengruppe verknüpft wurden. Alle Informationen können in verschiedenen Formaten heruntergeladen werden.
