--- version: "Working version" language: "de" --- # GlobalSuite® Hinweisgebersystem In diesem Abschnitt können Sie das Benutzerhandbuch für das GlobalSuite® Hinweisgebersystem einsehen. Sie können im Inhalt des Handbuchs suchen oder zu einer der Seiten navigieren, aus denen es besteht: ## Inhaltsverzeichnis * [Unternehmen Consulting](https://help.globalsuitesolutions.com/de/canal-denuncias/v1/empresa-consulting.md) * [Verwaltungsgesellschaft](https://help.globalsuitesolutions.com/de/canal-denuncias/v1/empresa-administradora.md) * [Erstellung von Mitteilungen](https://help.globalsuitesolutions.com/de/canal-denuncias/v1/alta-de-comunicados.md) --- version: "Working version" language: "de" --- # Erstellung von Mitteilungen ## ERSTELLUNG EINER MITTEILUNG Beim Erstellen einer Mitteilung müssen die unten angegebenen Schritte ausgeführt werden (diese Schritte sind anpassbar, obwohl dieses Beispiel die verschiedenen verfügbaren Abschnitte enthält). Es ist jederzeit möglich, die unterstützende Dokumentation einzusehen, die der Kanalmanager dem Mitteilenden zur Verfügung gestellt hat: ![Manual usuario.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_8f223e1cf5e551d7011d6e1f7555b28f1429ab2513f6ec67ae82b22202a3d8c0/Manual%20usuario.png?cb=045650b6ba68546638c0ef2386033750) Beim Drücken der Schaltfläche erscheint die Liste der Dokumente. Falls keine vorhanden sind, wird der Link zu diesem Benutzerhandbuch angezeigt. ![image2019-11-12_20-14-29.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_854b0ba14a8b418737f88c43ca4c463bbf49e6442954901a344c7958c485d705/image2019-11-12_20-14-29.png?cb=ad91384c853196397b6657e82b021347) ### **1- Akzeptanz der Nutzungsbedingungen.** Dies sind die von dem Unternehmen, in dem der Kommunikationskanal implementiert ist, definierten Nutzungsbedingungen. ![image2019-2-25_18-11-17.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_0c89b5f8c4ee81640ec60093732afde4d3f058ab54e4c0228336e0402df0d9bc/image2019-2-25_18-11-17.png?cb=3a6b038ed4f11412bb327a288cda9393) ### **2 - Kommunikationsdaten** Allgemeines Formular für die Erstellung der Mitteilung. Es können die verfügbaren Felder ausgefüllt werden, wobei erforderliche Pflichtfelder enthalten sein können, um die Mitteilung zu registrieren. Falls vorhanden, kann der nächste Schritt erst durchgeführt werden, wenn diese ausgefüllt sind. Diese Felder können Dropdown-Optionen, Textfelder, Datumsangaben oder Kontrollkästchen sein. ![image2024-2-9_13-23-12.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_c66259f3ef9571f4f1e77940700d8bfe4d13fefafcf59dbe12406f2a2e0824b0/image2024-2-9_13-23-12.png?cb=7b65c981b44ad71e373e05a89cea7592) #### 2.1 - Kategorien Falls die Kategorien so konfiguriert sind, dass mindestens eine sichtbar ist, wird in diesem Schritt ein Auswahlfeld angezeigt, um eine Kategorie der Mitteilung zuzuweisen. ![image2024-2-9_13-24-7.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_a787ed2dec2f72736297aea79e7702467e065700b268b50a085892a29b385d57/image2024-2-9_13-24-7.png?cb=d6979b7b4da73d04ec71e8b2e10003d9) Um weitere Details zur auszuwählenden Kategorie zu sehen, gibt es mehrere Möglichkeiten. Die erste besteht darin, auf das Informationssymbol zu klicken das rechts neben dem Namen erscheint. Es öffnet sich ein Popup-Fenster, in dem Sie weitere Informationen zur Kategorie erhalten können. ![image2024-2-9_13-26-7.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_c9c2d84d899f2a1098eced18319a8fabe310e3f26d05218b091f2fd2c02cfbc7/image2024-2-9_13-26-7.png?cb=505842afe5da4cadd687f27923749b1a) Es kann auch nach Auswahl einer Kategorie unterhalb derselben angezeigt werden: ![image2024-2-9_13-29-36.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_dfe8963f761dd64722517c6e6fef4066861bee92050e169e090b92aeb9d952f9/image2024-2-9_13-29-36.png?cb=03c8fe997fed0f02caf5b64cf8f612ad) ### **3 - Persönliche Daten** Persönliche Daten des Mitteilenden. Abhängig von der Konfiguration kann die Mitteilung anonym gesendet werden, oder es ist erforderlich, sich zu identifizieren. In diesem Fall muss der Mitteilende mindestens das Feld "E-Mail" ausfüllen, um die Mitteilung zu senden. ![image2019-2-25_18-23-27.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_5edaaa600196657644a0f381ccf16fe9c35d2ce64e35817cb6d8e4d9b363e69b/image2019-2-25_18-23-27.png?cb=d16c9e5c69f77f3843ee5d20632c37f7) ### **4 - Betroffene Personen, Informanten und Anhänge** Ermöglicht die Angabe von Personen, die in dem gemeldeten Vorfall involviert sind, Informanten, die weitere Informationen dazu haben könnten, und das Anhängen von Dateien, die als Beweise oder Nachweise für das Ereignis dienen. ![image-2023-9-22_10-17-59.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_082b5b4ec298a85421e88b2aa573b9a8232a4d729e7a59d0f4bf113020ed4949/image-2023-9-22_10-17-59.png?cb=41c11e4f2f8f112e8989e788b8865d19) Beispiel für die Eingabe einer Person, die in den Vorfall verwickelt ist: ![image2019-2-25_18-24-30.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_7cd694636b014d677897cc4ec7e8ab215be1e1c8e6b0e3175bdbbc063d6311f9/image2019-2-25_18-24-30.png?cb=5ecbc8b526568fdd42474966e9e7112f) Im Fall des Anhangsfeldes können Informationen auf zwei Arten hochgeladen werden, abhängig von der Konfiguration des Kanals: ![image-2023-9-22_10-21-11.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_2049e50f221f98f151414662b9714885dec16f62f30f214e42f37d7d96a3b175/image-2023-9-22_10-21-11.png?cb=8d909754ba826087cb2227a5d2291664) * Datei hochladen: Ermöglicht die Auswahl einer Datei vom lokalen Gerät und das Hochladen in das Mitteilungsformular. Die Dateien, die in die Kommunikation aufgenommen werden können, müssen eines der zulässigen Formate haben: .7z, .ac3, .avi, .bmp, .bpm, .bpmc, .csv, .doc, .docx, .dot, .jpeg, .jpg, .mgr, .mkv, .mov, .mp3, .mp4, .mpp, .mpt, .msg, .odg, .odp, .ods, .odt, .pdf, .png, .pps, .ppsx, .ppt, .pptx, .rar, .rtf, .txt, .vsd, .vst, .wmv, .xls, .xlsm, .xlsx, .zip * Audio aufnehmen: Diese Option bietet eine Alternative zur Registrierung der Mitteilungsinformationen per Sprache. Beim Drücken öffnet sich ein Fenster, um die Aufnahme zu starten. ![image-2023-6-30_13-52-25.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_ea97630c1b8daa0185ea453b5d04678e5ffc0e45edf90ab2167e8b0851a1e2ab/image-2023-6-30_13-52-25.png?cb=c4c5e7f0dead51b0fafd29d64f5b9b1c) Während der Aufnahme kann diese jederzeit pausiert und fortgesetzt oder beendet werden. ![image-2023-6-30_13-53-3.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_3f837e2e45f4d9d58591d06f0f6b4e1ff1313b12d999caa51dde3d9a0b9b79f7/image-2023-6-30_13-53-3.png?cb=c93a4c795dd400a7dc10509c24a4274c) Nach Abschluss der Aufnahme wird diese verarbeitet, um die Stimme zu verzerren und die Privatsphäre des Mitteilenden zu schützen. Der Mitteilende kann die aufgenommene Audiodatei vor dem Speichern abspielen. Wenn das Audio nicht gespeichert werden soll, kann es verworfen oder andernfalls einem Betreff zugewiesen und auf Akzeptieren geklickt werden. ![image-2023-6-30_14-0-19.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_901023e79b6875f3a5dd01639a0ab398e3f51953dfff2f89bbaa1cd56ee68d16/image-2023-6-30_14-0-19.png?cb=36a0bd021e98504dd45f36f45e15d49b) Das verzerrte Audio wird in der Anhangstabelle gespeichert und zusammen mit den anderen Informationen am Ende der Mitteilung gesendet. ![image-2023-6-30_14-2-27.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_47762f54c4f14733a2251b34041638c7eb75d65c5cc3ab08e69cf27f78402664/image-2023-6-30_14-2-27.png?cb=9bed33ba1082907394f44811a58700d1) ### **5 - Bestätigung** Zusammenfassungsansicht der zu sendenden Mitteilung, die angibt, wie viele Fragen im Formular ausgefüllt wurden, ob eine Datei angehängt wurde und die Informationen des Mitteilenden sowie ob Personen involviert sind. ![image2019-2-25_18-29-30.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_8d8e1d90e58c42aee6ae2fe790868bd40f06a0262d3e1c7b5d23886ead9b15e0/image2019-2-25_18-29-30.png?cb=17720d4f072114d96569d9b1064ce1d9) Falls im Kanal ein Interessenkonflikt aktiviert ist, wird dem Mitteilenden zusätzlich zur Zusammenfassung der bereitgestellten Informationen angezeigt, welche Benutzer die gesendete Mitteilung erhalten werden. Standardmäßig werden die Benutzer markiert, die standardmäßig oder der vom Mitteilenden ausgewählten Kategorie zugeordnet sind. ![image-20240223-101328.png](https://changelog.globalsuitesolutions.com/__attachments/412844090/image-20240223-101328.png?inst-v=5452cb2b-281a-4c57-91b5-7f7ad2b3f90f) Es werden auch andere Manager angezeigt, die nicht für die ausgewählte Kategorie gelten, als alternative Empfänger, jedoch nicht markiert. Falls der Mitteilende der Meinung ist, dass eine der Personen, die diese Mitteilung erhalten sollen, involviert sein könnte und keinen Zugriff darauf haben sollte, kann er diese abwählen und eine alternative Person markieren. Um sicherzustellen, dass die Mitteilung im Kanal bearbeitet werden kann, ist es nur möglich, sie zu senden, wenn mindestens ein Benutzer markiert ist, der sie erhält. Andernfalls wird die Schaltfläche Senden deaktiviert. ![image-20240223-111851.png](https://changelog.globalsuitesolutions.com/__attachments/412844090/image-20240223-111851.png?inst-v=5452cb2b-281a-4c57-91b5-7f7ad2b3f90f) Wenn die Mitteilung gesendet wird, erhalten die Benutzer des Kanals, die keinen Zugriff haben, keine Benachrichtigung oder Warnung darüber. ### **6 - Benutzer und Passwort** Zugangsdaten für die zukünftige Überprüfung der Mitteilung. ![image2019-2-25_18-33-34.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_4962306a93b4c9a2ff841513105d093c5e30b8dcc22c6f087d07fa5151792e86/image2019-2-25_18-33-34.png?cb=db659acfc658fc1ea2f5014f635e13fc) **WICHTIGER HINWEIS:** Es ist sehr wichtig, die Anmeldedaten, die im letzten Schritt angezeigt werden, zu speichern, insbesondere im Falle einer anonymen Mitteilung, da sie nach Abschluss des Prozesses nicht wiederhergestellt werden können und die einzige Möglichkeit sind, die erstellte Mitteilung nachzuverfolgen. Falls sich der Mitteilende identifiziert hat, werden ihm Benutzername und Passwort per E-Mail zugesandt. --- version: "Working version" language: "de" --- # Kommunikationen ## **HINWEIS:** Diese Option ist für Benutzer mit den Rollen Globaler Administrator, Consulting und Manager verfügbar. ## Liste der Kommunikationen Mit dieser Option können Sie die gesamte Liste der Kommunikationen des Kanals einsehen. In dieser ersten Ansicht können wir die ID der Kommunikation, die zugewiesenen Manager, den aktuellen Status und das Erstellungsdatum sehen. Die Felder in diesem Abschnitt sind wie folgt: * Kennung, ein zufälliger alphanumerischer Code, der vom System generiert wird. * Manager, die Personen, die der Kommunikation zugewiesen sind und darauf zugreifen können. * Aktueller Status, die verschiedenen Status der Kommunikation. Diese können wie folgt sein: * Ausstehend * Verarbeitet * In Untersuchung * Gelöst → Status, in dem die Kommunikation gesperrt ist, außer dem Status-Dropdown, das geändert werden kann, um die Kommunikation **wieder zu öffnen**. * Offen → Ein Filter, der standardmäßig beim Betreten dieser Ansicht angewendet wird und alle Kommunikationen anzeigt, die sich nicht im Status Gelöst befinden (sie sind ausstehend oder in Bearbeitung). **HINWEIS:** Diese Status sind standardmäßig vorgeschlagen, können jedoch im Abschnitt [Consulting-Einstellungen](https://help.globalsuitesolutions.com/de/canal-denuncias/v1/configuraciones-consulting.md) geändert werden. * Betreff: zeigt eine Zusammenfassung oder einen Code an, der die Verwaltung der Kommunikation erleichtert, falls die Option in Einstellungen \> [System](https://help.globalsuite.es/display/CD/.Configuraciones+Consulting+vv2.46) aktiviert wurde. Außerdem können Suchen durchgeführt werden, um die Identifikation oder Lokalisierung zu vereinfachen, und es wird in den CSV-Download aufgenommen, der in dieser Ansicht durchgeführt werden kann. **HINWEIS:** Falls das Feld Betreff mit demselben Wert wie eine andere Kommunikation ausgefüllt wird, zeigt das System eine informative Warnung an, erlaubt jedoch das Fortfahren. * Manager: zeigt den oder die Manager an, die der Kommunikation zugewiesen sind. * Ausgeschlossene Administratoren: Falls der Interessenkonflikt im Abschnitt [Einstellungen \> Fragen](https://help.globalsuitesolutions.com/canal-comunicaciones/configuraciones-consulting#ConfiguracionesConsulting-Preguntas) aktiviert ist, werden angezeigt, welche Benutzer von der Kommunikation ausgeschlossen wurden und keinen Zugriff darauf haben. * Kategorie: zeigt die Kategorie (oder Kategorien, falls Mehrfachzuweisung erlaubt ist), die jeder Kommunikation zugewiesen ist. * Erstellungsdatum: Tag und Uhrzeit, an dem die Kommunikation erstellt wurde. * Kommunikator: Die E-Mail des Kommunikators kann für nicht-anonyme Kommunikationen angezeigt werden. Außerdem kann nach diesem Feld gefiltert werden, und es wird in den CSV-Download aufgenommen, der in dieser Ansicht durchgeführt werden kann. * Fragen des Formulars einer Kommunikation. Es können Fragen hinzugefügt werden, die im Abschnitt [Consulting-Einstellungen](https://help.globalsuitesolutions.com/de/canal-denuncias/v1/configuraciones-consulting.md) (Fragen) konfiguriert wurden und in dieser Ansicht konsultiert, gefiltert oder heruntergeladen werden können. ![Vista listado Comunicaciones.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_80c210824bdc0b4abf60150b85de27ef37242a4c8034d69936ffc2d009cac814/Vista%20listado%20Comunicaciones.png?cb=cf7e66d02c3853f095d5b536f5463107) Zusätzlich zu diesen standardmäßig sichtbaren Spalten ist es möglich, eine zusätzliche Spalte namens "Typ" anzuzeigen. Diese Spalte kann mit dem Symbol ![image2020-7-9_11-1-39.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_4c1a0ed1ac7c3916c6c6ef265b8b67ca6a1c00f09a0c81ccd5d6b62cad1e2ec6/image2020-7-9_11-1-39.png?cb=473d2de65ecc8f1e31ac0897cbecd52e) angezeigt werden, das oben rechts erscheint. Dadurch wird das Dropdown-Menü aller Spalten angezeigt, um diejenigen anzuzeigen oder auszublenden, die gewünscht werden: ![image2020-7-9_11-2-28.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_b20f8b011a5403958348dc6597ccf1b443c88feb84424ecb17855915bda02247/image2020-7-9_11-2-28.png?cb=c39895c5108aa7fb91fb197cad3c8272) Die Spalte Typ ermöglicht das Filtern der Kommunikationen nach folgenden Parametern: * Aktiv → Dies sind die Kommunikationen, die sich im Bearbeitungsprozess befinden. * Anonymisiert → In diesen Kommunikationen wurde der Anonymisierungsprozess durchgeführt, um personenbezogene Daten zu entfernen. * Archiviert → Dies sind die Kommunikationen, die die definierte maximale Frist überschritten haben und im Abschnitt [Abgelaufene Kommunikationen](https://help.globalsuitesolutions.com/de/canal-denuncias/v1/comunicaciones-caducadas.md) markiert wurden, um sie in der Umgebung zu behalten. * Anonymisiert und Archiviert → Diese Kommunikationen, die die definierte maximale Frist überschritten haben, wurden markiert, um sie in der Umgebung zu behalten, und zusätzlich wurden die enthaltenen personenbezogenen Daten anonymisiert. **HINWEIS:**Die ausgewählten oder ausgeblendeten Spalten bleiben während der gesamten Sitzung erhalten. Es ist möglich, die Liste der Kommunikationen über die Schaltfläche ![image2021-4-8_18-13-20.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_bc034a0c2418eabf34db08e40c9de6407bcb2b98555ebe7620706dc5097b39ef/image2021-4-8_18-13-20.png?cb=4be6f55c8d397adae9417fd4bda9579d) , die oben erscheint, im CSV-Format herunterzuladen, um sie zu speichern oder weiter zu verarbeiten. Dieser Bericht berücksichtigt die Filter und Spaltenauswahl, die auf die Ansicht angewendet wurden. ## Allgemeine Ansicht der Kommunikation, Status, Kommunikations-ID und Kommunikator/Absender. Durch Klicken auf den Link, der in der Kommunikationskennung erscheint, wird die Detailansicht der Kommunikation angezeigt. ![Ficha Asunto.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_c9386cf9ca5eac72fba0cf8f5d06d7559589025301bc426e628c5406ddb61fae/Ficha%20Asunto.png?cb=0ced42e9adceae28dc6401b09ed6027a) In diesem Abschnitt kann die Kommunikation verwaltet werden. Dazu können wir das vom Kommunikator ausgefüllte allgemeine Formular, verantwortliche Personen des Vorfalls, informierende Personen und angehängte Dokumentation einsehen. Es kann auch im Feld "Betreff" eine Zusammenfassung oder ein Code angegeben werden, der die Verwaltung der Kommunikation erleichtert, falls aktiviert (in Einstellungen \> [System](https://help.globalsuite.es/display/CD/.Configuraciones+Consulting+vv2.46)). Dieses Feld wird in der Hauptliste der Kommunikationen sichtbar sein, und es können Suchen durchgeführt werden, um die Identifikation oder Lokalisierung zu vereinfachen. Ebenso wird es, falls aktiviert, auch in den Berichten enthalten sein, die aus dem Tool generiert werden können, sowohl im CSV-Format als auch im detaillierten PDF-Bericht eines Falls. Es ist auch möglich, die Kommunikation in einen anderen Status zu überführen oder Kategorien der Kommunikation zuzuweisen und zu entfernen, falls aktiviert. Zusätzlich stehen vier Schaltflächen zur Verfügung für: * Kommentar hinzufügen → Wir können Kommentare zur Verwaltung der Kommunikationen abgeben, die im Zeitstrahl angezeigt werden. Wir können diesen Kommentar für den Kommunikator/Absender sichtbar machen, wenn wir das Kontrollkästchen "Privater Kommentar" deaktivieren. Andernfalls wird er nur für die Manager der Kommunikation sichtbar sein, da es sich um einen privaten Kommentar handelt. ![image2019-4-8_13-26-46.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_567e9ef153ce6e5c2e56aae4d29eff52e7f4c1177d715f591502e07e179b1f68/image2019-4-8_13-26-46.png?cb=616ef15ea79daf0d0e45aca6a69ba3ab) * Dokumentation anhängen → Wir können Dokumentation zur Verwaltung der Kommunikationen anhängen, die über den Zeitstrahl zugänglich ist. Wenn wir möchten, dass das Dokument vom Kommunikator/Absender heruntergeladen werden kann, müssen wir das Kontrollkästchen "Privater Kommentar" deaktivieren. Andernfalls ist es nur für die Manager und Administratoren der Umgebung verfügbar. ![image2019-4-8_13-30-8.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_e48bd1ac38d816edb14cd187edf9edd7c1218b0708a5e9f0c1f9ce73e88e875c/image2019-4-8_13-30-8.png?cb=9b2a11253aa7a51e1f0c8278a60d67bd) Die Dateien, die in die Kommunikation aufgenommen werden können, müssen eines der zulässigen Formate haben: .7z, .ac3, .avi, .bmp, .bpm, .bpmc, .csv, .doc, .docx, .dot, .jpeg, .jpg, .mgr, .mkv, .mov, .mp3, .mp4, .mpp, .mpt, .msg, .odg, .odp, .ods, .odt, .pdf, .png, .pps, .ppsx, .ppt, .pptx, .rar, .rtf, .txt, .vsd, .vst , .wav, .wma, .wmv, .xls, .xlsm, .xlsx, .zip Wenn der Kommentar oder der Anhang nicht als privat markiert ist, wird er vom Kommunikator/Absender in seinem Zeitstrahl der Kommunikation gesehen. Der Name des Verantwortlichen, der ihn hinzugefügt hat, wird je nach [Einstellung](https://help.globalsuitesolutions.com/de/canal-denuncias/v1/configuraciones-consulting.md) (System / Kommunikationen) angezeigt oder nicht. * Managerverwaltung → Ermöglicht das Zuweisen oder Entfernen einer Kommunikation an einen Manager, damit dieser sie bearbeiten kann. (Dies können nur Benutzer mit den Rollen Globaler Administrator und Consulting tun). Es ist auch möglich, die Manager einer Kommunikation anzuzeigen, ohne das Auswahlfenster zu öffnen. In dieser Liste erscheinen auch, falls vorhanden, Benutzer mit der Rolle Consulting-Manager, die zum übergeordneten Unternehmen gehören und diesem Kanal zugewiesen sind. Diese Benutzer sehen nur die Kommunikationen, die ihnen mit dieser Schaltfläche zugewiesen wurden. Die Aktion, einen Manager der Kommunikation zuzuweisen oder zu entfernen, erzeugt einen Eintrag im Zeitstrahl der Kommunikation, um zu sehen, wann dies geschehen ist. * Kommunikation herunterladen → Ermöglicht das Herunterladen aller Informationen der Kommunikation, die im Tool gespeichert sind. Nach dem Drücken der Schaltfläche erscheint eine Bestätigungsnachricht: ![image2019-6-5_10-31-43.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_6c46af8b4c6f442385860fb7cceec5a9424c35d4302ba0e72dcb5bb8ec84c833/image2019-6-5_10-31-43.png?cb=498a7266056c9d0a6c87b24ed44fa1b2) Wenn wir die Nachricht akzeptieren, wird eine .zip-Datei mit allen Informationen der Kommunikation generiert, die Folgendes umfasst: * * * PDF-Bericht mit allen vom Kommunikator bereitgestellten Informationen, dem Zeitstrahl, Kommentaren und der Liste der Anhänge. * In einem Ordner "attachments" werden die der Kommunikation hinzugefügten Anhänge enthalten sein. * In einem Ordner "commentsAttachments" werden die der Kommunikation hinzugefügten Anhänge enthalten sein. * Kommunikation löschen → Ermöglicht das Löschen einer Kommunikation aus dem Tool und generiert automatisch den Download aller Informationen dieser Kommunikation. Nach dem Drücken der Schaltfläche erscheint eine Bestätigungsnachricht: ![image2019-6-19_10-50-19.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_def3ac829e22331a85697d9663b378883edaa7e52c55460e76f581f20834419e/image2019-6-19_10-50-19.png?cb=66000e42fe9fb0846786a6e93a5f38fa) Wenn wir die Nachricht akzeptieren, wird eine .zip-Datei mit allen Informationen der Kommunikation generiert, die Folgendes umfasst: * * * PDF-Bericht mit allen vom Kommunikator bereitgestellten Informationen, dem Zeitstrahl, Kommentaren und der Liste der Anhänge. * In einem Ordner "attachments" werden die der Kommunikation hinzugefügten Anhänge enthalten sein. Schließlich wird alle Informationen der Kommunikation endgültig aus dem System gelöscht, wobei ein Protokoll dieser Aktion hinterlassen wird. Falls die Sekundärumgebung aktiviert ist (siehe [Einstellungen](https://help.globalsuitesolutions.com/de/canal-denuncias/v1/configuraciones-consulting.md)), kann in der Bestätigungsanfrage markiert werden, dass die Kommunikation vor dem Löschen in die aktivierte Sekundärumgebung gesendet wird. ![image2020-6-5_16-28-29.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_794e77277361e3aa252c64a8e5d3413a1945cb406c1850504e2a176fc3cdb0b8/image2020-6-5_16-28-29.png?cb=fa4662e0607eb7aecd23c17806628f78) ## Abschnitte der Kommunikation ### 1 - Zeitstrahl In diesem Tab können wir den gesamten Fortschritt der Meldung sehen, mit einem Zeitstrahl aller Ereignisse, Statusänderungen, Kommentaren, angehängten Dokumentationen, der Zuweisung von Managern sowie Details, welcher Benutzer jeden Fortschritt durchgeführt hat. ![Timeline.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_61b28f6aab72451664b04a1a448c0732335cad47b991da636babb39e35fe37eb/Timeline.png?cb=f90e9e0907f02fbf39372918f844c5ab) ### 2 - Kommunikationsdaten Dieser Abschnitt bezieht sich auf das Formular, das von der Person ausgefüllt wurde, die die Kommunikation gesendet hat. Beispiel einer gesendeten Kommunikation: ![image2019-2-25_18-37-14.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_ac3779f5b07e68ddec0ecca22661985fe1a1638db981bf63541178c2cc3052a4/image2019-2-25_18-37-14.png?cb=9c7b26577406754122570c8252df45cf) ### 3 - Daten des Kommunikators In diesem Abschnitt können wir, falls die Kommunikation nicht anonym ist, die Daten der Person einsehen, die die Kommunikation gesendet hat. Bei nicht-anonymen Kommunikationen können wir das Passwort des Kommunikators bei Bedarf zurücksetzen sowie die verschiedenen Felder einsehen, die der Kommunikator ausfüllen kann, darunter: * Vor- und Nachname * Position im Unternehmen * E-Mail (Dies ist das einzige Pflichtfeld) * Telefon * PLZ * Adresse * Stadt * Provinz * Land ![image2019-2-25_18-38-30.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_df8d6104b81ca2014c5824d294d78f7c887d80d03b7d873cb9ce3aa0e814d859/image2019-2-25_18-38-30.png?cb=c211f1514725f3f6db8f248b3ec942c9) ### 4 - Beteiligte Personen In diesem Tab können wir die der Kommunikation hinzugefügten Verantwortlichen, Informanten und angehängten Dateien sehen, die vom Kommunikator bereitgestellt wurden. * Verantwortliche → Personen, die an dem gemeldeten Vorfall beteiligt waren. * Informanten → Personen, die möglicherweise mehr über den Vorfall wissen. ![image2019-2-26_11-39-37.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_895c307aa50ab1653ab1e7aaac9860d152c0c4a4edb980e9807064727e78310a/image2019-2-26_11-39-37.png?cb=ef2116e751f242a7cf93af639426289a) ### 5 - Anhänge In diesem Tab können wir die vom Kommunikator beim Senden der Kommunikation angehängte Dokumentation sehen. ![image2019-2-26_11-41-31.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_16d88107249f5cbfe684061008039bc188363f5d2e4b00d5799419fa8a4bb1cc/image2019-2-26_11-41-31.png?cb=5b016c6f0068f834d8ddd28990a1003c) ## Anonymisierung Nach Abschluss der Bearbeitung der Kommunikation oder falls die maximale Frist überschritten wurde (die Kommunikation ist [abgelaufen](https://help.globalsuitesolutions.com/de/canal-denuncias/v1/comunicaciones-caducadas.md)), ist es möglich, die personenbezogenen Daten der Kommunikation zu anonymisieren. Dazu muss die Schaltfläche Anonymisierung im oberen Menü gedrückt werden. ![Captura111.PNG](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_1e713e87b2fb9e9021779a8b03f5c71ef630423d8b886db66d11b210faf78583/Captura111.PNG?cb=6aec950bc1385e1f884293b9da1a3653) Beim Drücken wird eine Bestätigungsnachricht angezeigt: ![image2020-6-5_16-49-10.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_d652a0435d213ca70a8a6895cbdffafdba44e7808d30d879071b598bd8e9ccfe/image2020-6-5_16-49-10.png?cb=4389d43befca7b33be88392a8ff6c5cb) Nach der Bestätigung werden die Daten des Kommunikators und der beteiligten Personen, falls vorhanden, automatisch gelöscht. ![Captura112.PNG](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_5b941c1d60efc9b8b1b70fc3826fe0b5ae74664bd34152a06f3a3e8acd7d2744/Captura112.PNG?cb=18209c7bf305d661aac980de47c29991) Es werden dann nur die Schaltflächen Herunterladen und Löschen der Kommunikation aktiviert. Die restlichen Felder, die personenbezogene Daten enthalten könnten, müssen manuell überprüft werden. Es werden jedoch die Felder hervorgehoben, die Daten dieser Art enthalten: * E-Mail-Adresse (Email) * PA / NIF ![image2020-6-5_17-4-52.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_e5a0ef2932311b01ee5c44a8be909c2d754a65f50b2ce68b3164635322bd14f9/image2020-6-5_17-4-52.png?cb=736dbf1f25f2eced7bfa947f390f2478) ![image2020-6-5_17-7-47.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_a731f49f78d3ce50c4ce6d38a2c79b596d97fcf1d0e3f4b60b067f0432781dc8/image2020-6-5_17-7-47.png?cb=5fd9b6fd6dcd3a120c14fdf41c4d1486) Ebenso können die beigefügten Anhänge heruntergeladen werden, um zu überprüfen, dass ihr Inhalt keine personenbezogenen Daten enthält. ![image2020-6-5_17-6-59.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_e6c58dccf9f34fade1dc1f906c5f47991fa8c0405982b4c7d5a2af6b0de2805d/image2020-6-5_17-6-59.png?cb=d8344aeef267ab37004c56c313e4bb2f) Diese Felder können manuell anonymisiert werden, indem die Schaltfläche ![image2020-6-5_17-5-46.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_dfb29a3fd63890f998405a897ba4567dcf28d20215cff3deb657953891e80712/image2020-6-5_17-5-46.png?cb=8e0184093207d090cd2bea616db2b836) gedrückt wird, wobei die Informationen durch das Label "Anonymisiert" ersetzt werden. ![image2020-6-5_17-9-18.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_d7d4f6db835fd20b779dd008a2fc3064039e36f823c788f2c03158b2a7c11027/image2020-6-5_17-9-18.png?cb=dfb6486ff01ee961ffb849bd110435e3) Nach der Anonymisierung der Kommunikation kann diese weiterhin intern verwaltet, neue Kommentare oder Dokumente hinzugefügt und der Status geändert werden. Es ist jedoch nicht möglich, mit dem Hinweisgeber zu kommunizieren (da die personenbezogenen Daten gelöscht wurden) oder die Kommunikation vom Kommunikator über das Portal einzusehen. Sobald die Kommunikation vollständig überprüft und anonymisiert wurde, kann sie in der Produktionsumgebung aufbewahrt, heruntergeladen und gelöscht oder in die sekundäre Umgebung verschoben werden. --- version: "Working version" language: "de" --- # Abgelaufene Mitteilungen ## Liste der abgelaufenen Mitteilungen Mit dieser Option können Sie die gesamte Liste der Mitteilungen einsehen, die abgelaufen sind, das heißt, die vor der in Konfigurationen \> System festgelegten Frist (in Tagen) registriert wurden. In dieser ersten Ansicht können wir die ID der Mitteilung, die der Mitteilung zugewiesenen Manager, den aktuellen Status und das Erstellungsdatum sehen. Die Felder in diesem Abschnitt sind wie folgt: * Kennung, ein zufälliger alphanumerischer Code, der vom System generiert wird. * Manager, die Personen, die der Kommunikation zugewiesen sind und darauf zugreifen können. * Aktueller Status, die verschiedenen Status der Kommunikation. Diese können wie folgt sein: * Ausstehend * Verarbeitet * In Untersuchung * Gelöst → Status, in dem die Mitteilung gesperrt ist, mit Ausnahme des Status-Dropdowns, das geändert werden kann, um die Mitteilung wieder zu öffnen. HINWEIS: Diese Status sind standardmäßig vorgeschlagen, können jedoch im Abschnitt [Consulting-Konfigurationen](/de/canal-denuncias/v1/configuraciones-consulting.md) geändert werden. * Kategorie: zeigt die Kategorie (oder Kategorien, falls Mehrfachzuweisung erlaubt ist), die jeder Kommunikation zugewiesen ist. * Registrierungsdatum, der Tag, an dem die Mitteilung erstellt wurde. * Fragen des Formulars einer Mitteilung. Es können Fragen hinzugefügt werden, die im Abschnitt [Consulting-Konfigurationen](https://help.globalsuitesolutions.com/de/canal-denuncias/v1/configuraciones-consulting.md) (Fragen) konfiguriert wurden und in dieser Ansicht abgefragt, gefiltert oder heruntergeladen werden können. ![image2021-4-8_18-22-5.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_232c1a04673cb75e5ae1ea6c4108c7cd8cb3ea594954b2fae60522c6c7ac3751/image2021-4-8_18-22-5.png?cb=270b6da38421221df77f15f0e1885766) Es ist möglich, die Liste der abgelaufenen Mitteilungen über die Schaltfläche ![image2021-4-8_18-13-20.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_47ec7bbc1444ad187f4c34048822475b7c37f8e84b17625955ddf2a9614c506a/image2021-4-8_18-13-20.png?cb=4be6f55c8d397adae9417fd4bda9579d) herunterzuladen. die oben erscheint, im CSV-Format, zur Speicherung oder weiteren Verarbeitung. Dieser Bericht berücksichtigt die angewendeten Filter und Spaltenauswahlen in der Ansicht. In dieser Ansicht können mehrere Mitteilungen aus den abgelaufenen ausgewählt werden. Für diese ausgewählten Mitteilungen ist es möglich, sie so zu markieren, dass sie in dieser Ansicht nicht mehr erscheinen, indem Sie die Schaltfläche "Mitteilungen behalten" drücken. Nach dem Drücken verschwinden sie aus der Ansicht der abgelaufenen Mitteilungen, erscheinen jedoch weiterhin in der allgemeinen Mitteilungsansicht. ![image2021-4-8_18-22-47.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_b7b643c60446df2fbfaa5db398c1cb8f6993e1bf093b312f7c9f6f16e5084b9d/image2021-4-8_18-22-47.png?cb=f4600a9975f5b9227938861562768918) Ebenso ist es möglich, diese ausgewählten Mitteilungen herunterzuladen, indem Sie die Schaltfläche "Mitteilungen herunterladen" drücken. ![image2019-7-18_10-47-12.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_9982e01caab384dc0b1fefbdb0a678a5b4646b2749afdd202361e9ab477be4a4/image2019-7-18_10-47-12.png?cb=3bc16dfa504e6b16e4598f94d9c24591) Ebenso wie die ausgewählten Mitteilungen endgültig zu löschen, indem Sie die Schaltfläche "Mitteilungen herunterladen und löschen" drücken. Falls die Sekundärumgebung aktiviert ist (siehe [Konfigurationen](https://help.globalsuitesolutions.com/de/canal-denuncias/v1/configuraciones-consulting.md)), kann in der Bestätigungsanfrage angegeben werden, dass die Mitteilung vor dem Löschen in die aktivierte Sekundärumgebung gesendet wird. ![image2020-6-5_16-35-42.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_f1325672d43d5440e88a6a14fc14ff6854f2d1c23e452be750d024a3609b8ecc/image2020-6-5_16-35-42.png?cb=fa4662e0607eb7aecd23c17806628f78) Schließlich können wir auf die Details der Mitteilung zugreifen, indem wir auf den Link klicken, der in der Spalte "Identifikator" erscheint, und sie individuell verwalten. --- version: "Working version" language: "de" --- # Einstellungen ## **HINWEIS:** Diese Option ist für globale Administratoren und Administratoren verfügbar. ## **Fragen** Mit dieser Option können wir ein Mitteilungsformular von Grund auf neu erstellen, sodass dessen Struktur nach einem Zeilen- und Spaltenmuster beliebig gestaltet werden kann. Wenn in einem Unternehmen ein Formular definiert wird, wird dieses standardmäßig auch für alle Tochterunternehmen übernommen. Es kann jedoch geändert werden, ohne dass die Änderungen die anderen Unternehmen betreffen. Am unteren Rand steht eine Schaltfläche zur Verfügung, um eine neue Frage hinzuzufügen. ![image2019-2-20_18-28-56.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_8d874af14656fe7397e72f2c7418b80e4644fe5a80445eca2e8b3c5ce4f048cc/image2019-2-20_18-28-56.png?cb=f1a53ac5f52020025a2c0b3d388eacb3) **Formularstruktur** Ermöglicht die Parametrierung des Kommunikationsformulars, wir können **Fragen hinzufügen, bearbeiten und löschen**, die wir innerhalb der unten erklärten Typen wünschen. Außerdem können wir den Standort jeder dieser Fragen bestimmen. Für jede Frage, die konfiguriert werden soll, müssen die folgenden Informationen ausgefüllt werden: * Typ, der ein Feld des Typs sein kann: * Textuell → Ermöglicht das Hinzufügen von Text, um die Frage zu vervollständigen. * Auswahl → Ermöglicht die Angabe verschiedener Optionen zur Beantwortung der Frage. * Verifizierung → Gibt uns zwei Optionen, um Ja oder Nein zu markieren. * Datum → Ermöglicht das Markieren eines Datums als Antwort auf die Frage. * Fragensprache → Um die Fragen des Formulars in den verschiedenen möglichen Sprachen zu definieren. * Zu stellende Frage, ein Pflichtfeld → Die konkrete Frage muss detailliert werden. * Anzahl der Optionen (nur im Fall von Auswahl) → Ermöglicht die Definition der möglichen Optionen zur Beantwortung einer Frage des Typs Auswahl. * Größe → Ermöglicht die Definition der Größe der Frage innerhalb des Formulars. Es gibt folgende Optionen: * S * M * L * XL ![image2019-2-20_18-36-41.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_d5af9cf3bb33cadce80873963b0ac8c067b47c1bda36dbc69b6df19686233a0d/image2019-2-20_18-36-41.png?cb=f0671a4798ec8b88826e921c9097adcd) Es muss ausgefüllt werden, um das Formular/den Fragebogen zu definieren, indem man auf die Schaltfläche unten rechts klickt., anschließend ermöglicht das Tool, sie zu verschieben, um zu konfigurieren, wo sie sich befinden, sowie ihre Größe und andere Optionen, falls erforderlich. Auf diese Weise ist das Erstellen, Bearbeiten oder Löschen von Fragen sehr intuitiv. ![image2019-2-21_12-16-27.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_c9cb3458f84148c3521a5a48574018e9457ad12e85913565257fb5b27a88241f/image2019-2-21_12-16-27.png?cb=f7e8a06b6f1cc260f5dddc836177dcfd) ### Zusätzlich gibt es zwei Check-Optionen: * Ist es eine Pflichtfrage? * Ermöglicht die Definition, ob es obligatorisch ist, die Frage auszufüllen, um die Mitteilung senden zu können. * Ist die Frage in der Mitteilung sichtbar? * Ermöglicht die Definition, ob die Frage im Formular angezeigt wird oder ob es sich um eine nicht genehmigte Frage handelt, die vorübergehend deaktiviert ist. * Ist die Frage in der Kommunikationsliste sichtbar? * Ermöglicht die Konfiguration, ob die Frage in der Hauptliste der Mitteilungen angezeigt wird, um Suchen oder Filterungen darüber durchzuführen oder die Informationen in einer CSV-Liste herunterzuladen. ![image2021-5-17_11-51-59.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_8b11fc5f6c3af4a5b5b3ebb79bfdc6b08a3410bac6fbe68366bb1674f8868e50/image2021-5-17_11-51-59.png?cb=4c9ea284b1601652c9d90a248377bd69) ![image2021-5-17_11-52-13.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_8a5842763adfb71a54679de4af508c0841e2fd46518b0f240dd36c6fee7665c5/image2021-5-17_11-52-13.png?cb=6c2585d35578ca357a3d5463b41f871e) ![image2021-5-17_11-52-30.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_b0a406f641c99c344b058c3dd6669d58621517b4c0f40c4a7734d694b91e92bd/image2021-5-17_11-52-30.png?cb=3be2cb74c09591e5012ca9736dd9f097) Unterhalb der Konfiguration der Fragen des Kommunikationsformulars gibt es einen Abschnitt, in dem zwei Abschnitte der Kommunikation aktiviert oder deaktiviert werden können: * Beteiligte Personen in der Kommunikation: Ermöglicht das Anzeigen oder Ausblenden des Abschnitts zur Registrierung von Personen, die an den gemeldeten Ereignissen beteiligt sind. * Informanten: Durch Aktivieren oder Deaktivieren dieses Feldes wird der Abschnitt angezeigt oder nicht, um Informanten zu registrieren, die weitere Informationen zur Kommunikation liefern können. ![image2019-12-12_13-38-37.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_3fa7dbef63578dc12fe45946ce645f89f2f6123d62ac66b95702c762beb57baa/image2019-12-12_13-38-37.png?cb=d04b430988047d3778b8789eed094edc) **Abschnitte** Ermöglicht die Konfiguration, welche Abschnitte im Formular einer Meldung definiert werden und was in jedem angezeigt wird. Dieser Abschnitt ermöglicht das Hinzufügen, Bearbeiten, Sortieren und Löschen von Abschnitten. Es besteht auch die Möglichkeit, eine abschließende Zusammenfassung der ausgefüllten Informationen vor dem Senden anzuzeigen oder nicht. ![Apartados.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_df1fe332bd32fd04bcce09f3520b94470502aca1de02c1bd80086ef8e20eb646/Apartados.png?cb=ba2ce99f415b1325de984905782d4fd5) Wenn ein Abschnitt bearbeitet wird (durch Klicken auf das Stiftsymbol), können die folgenden Aktionen durchgeführt werden: * Die Fragen des Formulars neu anordnen. * Ermöglicht die Auswahl der Sprache. * Die Etiketten und den Namen der Abschnitte anpassen. * Fragen, die im Formular erstellt wurden, über die Option "Felder" hinzufügen. ![apartado 2.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_e601c9e891b8f63c68704902445bf48d12f83da2d5476053bddd3e99694ed799/apartado%202.png?cb=3273c0db8bb9c90efb19e5e5568380dc) **HINWEIS:**Wenn der Standardabschnitt zur Akzeptanz der Nutzungsbedingungen bearbeitet wird, wird dies nur im Namen des Abschnitts widergespiegelt. Um den Namen des Links zu bearbeiten, muss dies über die Registerkarte "System" in der Option "Text der Nutzungsbedingungen" erfolgen. Um festzulegen, ob die abschließende Zusammenfassung einer Meldung angezeigt werden soll oder nicht, muss das Kontrollkästchen "Zusammenfassungsfeld einfügen" aktiviert oder deaktiviert werden. Diese Information wird standardmäßig im Abschnitt "Bestätigung" bereitgestellt. Wenn das Kontrollkästchen aktiviert ist, erscheint diese Information im letzten Abschnitt der Liste, auch wenn dieser Abschnitt gelöscht oder an eine andere Stelle verschoben wird, die nicht der letzte ist. Ebenso wird diese Information nicht angezeigt, wenn das Kontrollkästchen deaktiviert ist, auch wenn der Abschnitt "Bestätigung" erstellt wurde. Es ist auch möglich, ein weiteres zusätzliches Feld zu aktivieren um mögliche Interessenkonflikte mit den Kanalmanagern zu behandeln und zu vermeiden, wenn ein Hinweisgeber eine Meldung registriert. Dieses Feld ist "Interessenkonflikt aktivieren" ![image-20240223-083724.png](https://changelog.globalsuitesolutions.com/__attachments/412844090/image-20240223-083724.png?inst-v=5452cb2b-281a-4c57-91b5-7f7ad2b3f90f) Dort wird das Feld angezeigt, das angibt, ob der Interessenkonflikt aktiviert ist oder nicht. Wie das Feld Zusammenfassung wird es am Ende angezeigt, da der Hinweisgeber im letzten Abschnitt des Meldeformulars die Empfänger der Meldung sehen kann. Falls aktiviert, wird ein Textfeld "Hinweisnachricht an den Kommunikator" angezeigt, um eine Informationsnachricht zu definieren, die der Hinweisgeber in diesem Abschnitt sehen wird. ## **Persönliche Daten** In diesem Abschnitt der Konfiguration ist es möglich zu parametrisieren , welche Felder und welche persönlichen Daten der Kommunikator ausfüllen kann und welche er ausfüllen muss, da sie obligatorisch sind, wenn er eine Meldung registriert (wenn diese nicht anonym ist). ![Captura_campos.PNG](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_d149b1651bc5efaff0225b8a31ba711e0eecbc3f69a55e45e0293f9b99a811a7/Captura_campos.PNG?cb=3cd63678b310c5db0820cf8b404558e2) Wenn ein Feld ausgewählt wird, wird unten ein Formular aktiviert, in dem der Feldtyp (Name, Feldformat) angezeigt wird und das Feld als: * Sichtbar: Wenn deaktiviert, wird es in der Ansicht des Hinweisgebers nicht angezeigt. * Obligatorisch: In diesem Fall muss es ausgefüllt werden, bevor die Meldung gesendet werden kann. ![image2020-12-17_14-31-59.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_e6cf55ff1da59f457b4a6df518c83277b780861b009f7a313726c1a7eaef59e3/image2020-12-17_14-31-59.png?cb=1507fec10a5c0c43a2f5746e8e0fec79) HINWEIS: Das Feld "E-Mail" ist obligatorisch und kann nicht deaktiviert werden, da es für den Versand des Zugangspassworts und andere Zwecke erforderlich ist. ## **Personalisierung** In dieser Option der Konfiguration ist es möglich, mehrere Abschnitte wie folgt zu parametrisieren: **Texte** * Sprache → Ermöglicht das Wechseln der Sprache, in der die Felder parametrisiert werden. (Sobald die Sprache ausgewählt ist, können die Texte der Felder in dieser Sprache ausgefüllt werden) * Titel der Anwendung → Titel, der neben den Logos oben links angezeigt wird. ![Personalizacion.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_ce77f24f4039cbf9e80dfa2ba08774ee1ec07d63c88537ba8bd0c93d9a68ca0e/Personalizacion.png?cb=6fa58983e2c78bf140e495e800a8ffd3) **Bilder und Farben** * Ändern der sichtbaren Logos im oberen Bereich der Verwaltungstools, die auch in den Mitteilungsformularen sichtbar sind. Die Bilder dürfen maximal 2 MB groß sein. Es gibt diese zwei Logos: * Anwendungslogo → Das Logo, das in den Verwaltungsansichten des Kommunikationskanals angezeigt wird. * Mitteilungslogo → Das Logo, das im Kommunikationskanal angezeigt wird. * Personalisierung der Farben → Ermöglicht die Anpassung der Unternehmensfarben der Benutzeroberfläche. Diese Änderung gilt sowohl für die **Administrationsoberfläche** (internes Backoffice zur Kanalverwaltung) als auch insbesondere für die **Ansicht des Hinweisgebers** (öffentliches Formular), sowohl beim Melden einer neuen Meldung als auch beim Nachverfolgen einer vorherigen. In der Konfiguration werden standardmäßig die aktuellen Farben der Lösung angezeigt, aber es ist möglich, sie anhand verschiedener Parameter anzupassen. ![image-20240509-090058.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_e740e475d07ecbbc304bb8100135ba4e57585f7dcedd1f553361755d57cf55e4/image-20240509-090058.png?cb=3033ab3c53b88b2106a82158f2b45617) 1. Hauptfarbe: Diese Farbe wird auf die Hauptmenüleiste, Schaltflächen, Titel und die Hauptansicht des Hinweisgebers angewendet. 2. Vertikales Menü: Diese Farbe wird für den vertikalen Menübereich des Panels verwendet. 3. Texte und Symbole des Hauptmenüs: Mit der Möglichkeit, zwischen Weiß und Schwarz zu wählen, wird diese Farbe verwendet, um die Texte und Symbole im Hauptmenü darzustellen. 4. Texte und Symbole des vertikalen Menüs: Die gewählte Farbe (Weiß oder Schwarz) wird verwendet, um die Symbole und Texte im Seitenmenü darzustellen. Dies ist so konzipiert, dass die Texte und Symbole nicht nur mit dem Corporate Design übereinstimmen, sondern auch lesbar sind und den Kontrast- und Barrierefreiheitskriterien entsprechen, die von den [WCAG 2](https://www.w3.org/WAI/standards-guidelines/wcag/) (Web Content Accessibility Guidelines) festgelegt wurden. Sobald ein Parameter geändert wurde, muss die Schaltfläche „Vorschau" gedrückt werden, die in einem Fenster zeigt, wie die Benutzeroberfläche aussieht, ohne die Änderungen anwenden zu müssen. ![image-20240509-090124.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_2d13e272fd4b0bc1f9781f615a350a4085480073415ab3db084f27e000034079/image-20240509-090124.png?cb=728c178d5e29120990a0ccf982558bb4) Beim Öffnen wird ein Fenster angezeigt, in dem die vorgeschlagenen Anpassungen in verschiedenen Ansichten visualisiert werden können: * Einstellungsbereich * Landing-Bereich * Meldeformular ![image-20240509-090151.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_24ce4136b3a77baa68cd866ef24ac71daf2f4c10f848925327ac447715c69ca1/image-20240509-090151.png?cb=fb60e2cf0500a473891373a6063ebc19) Nach Überprüfung der Vorschau können die Änderungen über die Schaltfläche Speichern angewendet werden, und die Benutzeroberfläche wird für alle Benutzer aktualisiert. **Kunde** In diesem Abschnitt kann die Startseite des Kunden personalisiert sowie die Schaltflächen "Neue Kommunikation erstellen" oder "Vorherige Kommunikation anzeigen" aktiviert oder deaktiviert werden. * Sprache → Ermöglicht das Wechseln der Sprache, in der die Textfelder parametrisiert werden. (Sobald die Sprache ausgewählt ist, können die Texte der Felder in dieser Sprache ausgefüllt werden) * Informationsfeld "Hinweisgeberkanal" → Textfeld, das die Anpassung der Nachricht ermöglicht, die im Startfenster des Kunden angezeigt wird. Wenn kein Text bereitgestellt wird, erscheint der Standardtext: Willkommen im Kommunikationskanal. Hier können Sie die entsprechenden Maßnahmen ergreifen, um alle Fragen, Anliegen oder Vorfälle zu melden, die Sie interessieren. Bitte wählen Sie eine Aktion aus. * Schaltfläche "Neue Mitteilung erstellen" → Es ist möglich, die Schaltfläche zu aktivieren oder zu deaktivieren, die das Erstellen einer neuen Mitteilung ermöglicht, sowie den Text, der darauf erscheint, anzupassen. * Schaltfläche "Eine vorherige Mitteilung anzeigen" → Es ist möglich, die Schaltfläche zu aktivieren oder zu deaktivieren, die das Anzeigen zuvor registrierter Mitteilungen ermöglicht, sowie den Text, der darauf erscheint, anzupassen. * Feld "Zusammenfassungstext der Mitteilung" → Textfeld zur Anpassung der Nachricht, die vor der Bestätigung des Versands einer neuen Mitteilung angezeigt wird. ![image2023-11-16_14-10-55.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_5f86f25509b4168c94ca4edccd9c5745620eeec97a21c2ed99077d16c72bdf32/image2023-11-16_14-10-55.png?cb=591faefb3cab04cbcf135b639f2e41a9) **Sprachen** In diesem Abschnitt werden die in der Firma aktivierten Sprachen angezeigt. **HINWEIS:**Die Aktivierung neuer verfügbarer Sprachen muss beim Support-Service angefordert werden. Derzeit verfügbare Sprachen sind: Spanisch, Englisch, Deutsch, Französisch, Portugiesisch, Brasilianisch, Tschechisch, Baskisch, Katalanisch, Galizisch und Valencianisch. * Standardsprache → Es kann ausgewählt werden, welche Sprache in der Firma als Standardsprache festgelegt wird (unter den verfügbaren). Diese wird die Standardsprache sein, in der Benutzer erstellt werden und in der die Ansicht des Hinweisgebers angezeigt wird. ![image2020-4-2_19-59-5.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_0bb03202d96801696864b003318cbba074b9edc5148ae26595e027c45c4a0f08/image2020-4-2_19-59-5.png?cb=edc9cde9f0ebe3e93167ed4aff668c5a) **Status** In diesem Abschnitt ist es möglich, die Status zu personalisieren, die eine Mitteilung durchläuft, basierend auf den standardmäßig erstellten. In der angezeigten Tabelle ist es möglich, die aktuellen Status zu bearbeiten und neu anzuordnen. Um sie neu zu ordnen, müssen nur die entsprechenden Pfeile gedrückt werden. Der erste und der letzte Status können nicht gelöscht werden, sondern nur bearbeitet werden. Der Anfangsstatus wird der Status sein, den neue Mitteilungen erhalten, und der Endstatus ist der Status, in dem die Mitteilung bereits geschlossen ist (es ist jedoch möglich, sie später wieder zu öffnen). ![image2020-7-9_11-57-28.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_21fd5e11814b924d4e6de0e13a34cfb3a299bd7bea2e8f738ec19bc506186dce/image2020-7-9_11-57-28.png?cb=8accbffbd0feb213cd7de5192bf846b3) Wenn wir auf das Papierkorbsymbol klicken, können wir den entsprechenden Status löschen. Dazu wird eine Bestätigung der Aktion angefordert. ![image2020-7-9_12-7-12.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_23c33822c55ccf7be7716b994fe4c390a0b13711faa87bc614d4938e98b89678/image2020-7-9_12-7-12.png?cb=60d2d17d7c3a33a948ae4b5d3af7875e) Um einen neuen Status zu erstellen, muss einfach auf das + Symbol neben dem Namen des Abschnitts geklickt werden. Beim Klicken öffnet sich ein neues Fenster zur Konfiguration: ![image2020-7-9_11-40-24.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_bbc4b6e3532ba12ab6d118580f10b9daecfb2184de4242f786f0e235f3c2a410/image2020-7-9_11-40-24.png?cb=43b93ea9fe9a75f8f2d9e25b42a030ac) * Zugehörige Sprache → Standardmäßig wird die Hauptsprache der Firma angezeigt, die geändert werden kann, um den Text zu definieren, falls weitere Sprachen vorhanden sind. * Status-Text → In diesem Feld wird der Name definiert, den dieser Status in der ausgewählten Sprache trägt. * Farbe → Es ist möglich, die Farbe des Status auszuwählen, um ihn schnell zu unterscheiden. ![Captura_color.PNG](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_4adf4c8c2295e7d5d8c27eacbbc20b9b55cbe171d57b6ea9b2d797d16eaca722/Captura_color.PNG?cb=e950236bcb47fae07ee0ea5cb1de096a) * Symbol → Ebenso ist es möglich, aus einer Reihe verfügbarer Symbole dasjenige auszuwählen, das für diesen Status verwendet wird. ![Captura_icono.PNG](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_72cacba5469269a8d5cd7017fe6f6f6a88c42e7fe9a2400a1e4d48c28fd62e53/Captura_icono.PNG?cb=0ea2bb7dbcbca049afa524b3665b4656) **Kategorien** In diesem Abschnitt ist es möglich, die Kategorien zu personalisieren, die einer Mitteilung zugewiesen werden können, basierend auf den standardmäßig erstellten. In der angezeigten Tabelle ist es möglich, Kategorien hinzuzufügen, zu löschen und zu bearbeiten. ![image2024-2-9_11-45-3.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_c916af8e6e13516414284db80192619fa8de682f72b2e2da169f849701e0e73f/image2024-2-9_11-45-3.png?cb=e485c2efac337deb838a3374db996df5) **HINWEIS:** Falls keine Kategorien zur Klassifizierung der Kommunikationen konfiguriert sind oder gelöscht werden, wird das Feld im Formular nicht mehr angezeigt, ebenso wie in den zuvor registrierten Kommunikationen. Daher verschwinden die vom Kommunikator oder Manager in jeder Kommunikation bereitgestellten Kategorien. Durch Klicken auf die Schaltfläche mit dem + neben dem Titel können wir eine neue Kategorie hinzufügen oder durch Klicken auf das Stiftsymbol einer Kategorie deren Eigenschaften bearbeiten: ![image2024-2-9_10-20-14.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_38a77473406b14302b4cfd0fd178ee68970396a7f0d0877c978c915e6d4e0a8a/image2024-2-9_10-20-14.png?cb=8a59b9547a3a8312800af0c5c64261a8) * Zugeordnete Sprache → Standardmäßig wird die Hauptsprache des Unternehmens angezeigt, die geändert werden kann, um den Text der Kategorie in anderen Sprachen zu definieren, falls verfügbar. * Name der Kategorie → In diesem Feld wird der Name definiert, den die Kategorie in der ausgewählten Sprache tragen soll. * Beschreibung der Kategorie → Dieses Feld ermöglicht das Hinzufügen zusätzlicher Details zur Kategorie in der ausgewählten Sprache. * Kommunikationstyp pro Kategorie → Falls die Kategorie so aktiviert ist, dass sie einem Kommunikator zugewiesen werden kann, ermöglicht dieses Feld die Definition des Identifikationstyps: * Standardmäßig: Wenn der Kanal so konfiguriert ist, dass anonyme oder identifizierte Kommunikationen erlaubt sind, wird das allgemein konfigurierte Verhalten beibehalten. * Anonym: Wenn dieser Typ zugewiesen wird, muss die Kommunikation anonym erfolgen, unabhängig von der allgemeinen Konfiguration. * Identifizierter Kommunikator: Wenn dieser Typ definiert ist, muss sich der Kommunikator zwingend identifizieren (siehe Abschnitt Persönliche Daten), unabhängig von der allgemeinen Konfiguration. * Kategorie im Formular des Kommunikators einfügen → Dieses Feld ermöglicht es, die Kategorie zu aktivieren, damit sie vom Kommunikator bei der Erstellung einer neuen Kommunikation ausgewählt werden kann. Wenn es nicht markiert ist, ist die Kategorie nur intern für die Kanalmanager verfügbar. HINWEIS: Wenn keine Kategorie für das Formular des Kommunikators aktiviert ist, wird dieses Feld bei der Registrierung einer neuen Kommunikation nicht angezeigt. * Manager: Ermöglicht die automatische Zuweisung von Meldungen an die definierten Manager basierend auf einer Kategorie. Wenn wir auf das Papierkorbsymbol klicken, können wir die entsprechende Kategorie löschen. Dazu wird eine Bestätigung der Aktion angefordert. ![image2021-4-8_17-25-10.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_49f71fc51f78cd71cae77dbe101360c4fc76e7106ac5978c91d139496f0e9271/image2021-4-8_17-25-10.png?cb=01b2260a472d6ef854448514c7dbdbaa) Darunter befinden sich zwei zusätzliche Konfigurationsfelder für die Kategorien: * Pflichtkategorie → Ermöglicht die Angabe, dass, falls wir eine Kategorie aktivieren, um sie in das Formular des Kommunikators aufzunehmen, diese vor der Registrierung zwingend zugewiesen werden muss. * Mehrfachkategorie → Wenn dieses Feld aktiviert ist, können die Kanalmanager mehr als eine Kategorie einer einzelnen Kommunikation zuweisen. Die Schaltfläche Speichern unten rechts muss gedrückt werden, damit die Änderungen wirksam werden. **Sichtbarkeit der Kommunikationsliste** In diesem Abschnitt kann eingestellt werden, welche globalen Felder der Meldung (zusätzlich zu den anpassbaren Fragen des Formulars) in der Hauptliste der Kommunikationen oder abgelaufenen Kommunikationen sichtbar sind und in welcher Reihenfolge. Durch Klicken auf das Augensymbol kann die Spalte angezeigt oder ausgeblendet werden, die dann in der Kommunikationsliste erscheint oder nicht. Mit den Pfeilen können sie neu geordnet werden, um sie in der gewünschten Reihenfolge anzuzeigen. Die Felder, die angezeigt werden können, sind: * Kennung: Dieses Feld ist die ID der Kommunikation, die automatisch von der Lösung generiert wird und einzigartig ist. Diese Spalte kann nicht ausgeblendet werden, da sie als Link dient, um auf die Details einer Kommunikation zuzugreifen. * Betreff: Bearbeitbares Feld, um eine Zusammenfassung oder einen Code zur Identifizierung eines bestimmten Falls oder einer Kommunikation anzugeben. * Manager: Liste der Benutzer, die einer Kommunikation zur Bearbeitung zugewiesen sind. * Aktueller Status: Zeigt den Status jeder Kommunikation an. Standardmäßig ist diese Spalte so gefiltert, dass nur Kommunikationen angezeigt werden, die nicht geschlossen sind. * Kategorie: Zeigt die einer Kommunikation zugewiesene Kategorie oder Kategorien an. * Typ: Feld, das anzeigt, ob eine Kommunikation anonymisiert, archiviert oder aktiv ist, und ermöglicht das Filtern, um Kommunikationen eines bestimmten Typs zu finden. * Erstellungsdatum: In dieser Spalte wird das Registrierungsdatum einer Kommunikation angezeigt. * Kommunikator: Für Kommunikationen, bei denen sich die Person, die sie registriert hat, identifiziert hat, wird ihre E-Mail-Adresse angezeigt. Bei anonymen Kommunikationen (oder solchen, die anonymisiert wurden) wird das Feld "Anonym" angezeigt. ![image-2023-9-21_16-6-23.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_7c5382404456b1cdc8408c7f84d048ec1c4f6f9d240bc9bc288908b2f8114427/image-2023-9-21_16-6-23.png?cb=edce5aef46fda8f2c6fa21e54b21abaf) **System** **Allgemein** * Erlaubte Kommunikationstypen. * Diese Option ermöglicht es, anonyme Kommunikationen zuzulassen, den Kommunikator zur Identifikation zu verpflichten oder beide Typen zu erlauben. * Standardtyp. * Falls im vorherigen Feld beide Arten von Kommunikationen (anonym oder mit identifiziertem Kommunikator) erlaubt sind, kann in diesem Feld definiert werden, welcher der beiden Modi standardmäßig im Formular [Neue Kommunikation](https://help.globalsuitesolutions.com/de/canal-denuncias/v1/alta-de-comunicados.md) markiert wird. * Passwortablauf. * Anzahl der Tage, nach denen das Passwort der Benutzer abläuft. Nach Ablauf dieser Tage ab dem Datum der Änderung wird beim nächsten Login eine Änderung verlangt. * Maximale Speicherkapazität: Zeigt den verfügbaren Speicherplatz für Dateien, die in Kommunikationen enthalten sind. Unterhalb dieses Limits wird eine Nachricht mit dem genutzten Speicherplatz und dem Prozentsatz im Verhältnis zum Maximum angezeigt. * Nachricht für anonyme Kommunikation: Dieses Feld dient zur Personalisierung der Informationen für den Kommunikator, wenn eine neue Kommunikation anonym registriert wird. Dieser Text kann für jede verfügbare Sprache konfiguriert werden, indem der Sprachwähler verwendet wird. * Benutzerlimit: Zeigt die maximale Anzahl von Benutzern an, die im System registriert werden können. Unterhalb dieses Limits wird eine Nachricht mit der aktuellen Benutzeranzahl angezeigt. * Löschen/Anonymisieren von Kommunikationen erlauben. * Ermöglicht es Benutzern des Kanals, Kommunikationen zu löschen oder zu anonymisieren. Wenn diese Option deaktiviert ist, können Kommunikationen nicht aus dem System gelöscht werden. ![image-2023-9-21_16-45-13.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_52def6bc8c29412d7cfe8f625f4dbe9358c2ba0f6ab1acf8254bdca75253a0d0/image-2023-9-21_16-45-13.png?cb=655751fdaa7e56a7cbfc0d9466f9e3fc) **Kommunikationen** * Autor in der Timeline des Kommunikators anzeigen. * Ermöglicht die Konfiguration, ob der Name des Manager-Benutzers, der einen Kommentar oder Anhang sichtbar für den Kommunikator registriert hat, in der Ansicht des Kommunikators angezeigt wird oder nicht. * Ablauf von Kommunikationen aktivieren. * Ermöglicht das Aktivieren/Deaktivieren des Ablaufs von Kommunikationen und das Festlegen der Frist (in Tagen), ab der eine Kommunikation als abgelaufen oder verfallen gilt, gerechnet ab dem Registrierungsdatum. * Falls aktiviert, wird eine zusätzliche Option im Menü angezeigt, um sie zu verwalten (siehe [Abgelaufene Kommunikationen](https://help.globalsuitesolutions.com/de/canal-denuncias/v1/comunicaciones-caducadas.md)). * Maximale Größe pro Kommunikation: Innerhalb des insgesamt verfügbaren Speicherplatzes kann begrenzt werden, wie viel Speicherplatz für eine bestimmte Kommunikation genutzt werden kann. Dieses Limit kann niemals höher sein als das Gesamtkontingent der Umgebung. * Empfangsfrist: Ermöglicht die Festlegung, wie viele Tage nach der Registrierung einer Kommunikation eine Benachrichtigung an die konfigurierten Empfänger gesendet wird, um eine Empfangsbestätigung zu erstellen. ![image2024-2-9_12-54-43.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_ac1be238bd2be42b55cf50747dbaae5d6d860f5998f6dcc78ba0690a9de552d1/image2024-2-9_12-54-43.png?cb=afd6d9d188d63f861afb28e1bcde8e7b) * Erlauben, Dateien an den Kommunikator anzuhängen: Dieses Feld dient dazu, die Berechtigungen zum Anhängen lokaler Dateien in der zu sendenden Kommunikation zu aktivieren oder zu deaktivieren. Wenn es aktiviert ist, werden die folgenden Optionen angezeigt: * Metadatenlöschung in Dateien: Wenn die Metadatenlöschung aktiviert ist, durchlaufen alle an eine Kommunikation angehängten Dateien einen Prozess, bei dem mögliche Metadaten entfernt werden, um die Privatsphäre zu schützen. Beim Hochladen einer Datei in eine Meldung ist die Entfernung der Metadaten ein transparenter Prozess für den Benutzer. Falls erforderlich, kann die "Warnmeldung beim Anhängen von Dateien" verwendet werden, um den Kommunikator über die Entfernung der Metadaten während des Prozesses zu informieren. * Warnmeldung beim Anhängen von Dateien: Wenn das Hochladen von Anhängen aktiviert ist, kann eine Nachricht personalisiert werden, die zusammen mit dem Feld "Anhänge" im Kommunikationsformular angezeigt wird, um dem Kommunikator Anweisungen oder zusätzliche Informationen zu geben. ![image-2023-6-2_9-45-34.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_b3b125a1d160ffc1a4e6c6cbcbfba57568b882cd2193a2421775269766e5cd7e/image-2023-6-2_9-45-34.png?cb=afb8f0c21633f7e93705fd8217c25cdb) * Erlauben, Audiodateien für den Kommunikator aufzunehmen: Wenn dieses Feld aktiviert ist, kann der Kommunikator eine Sprachaufnahme registrieren, um eine weitere Möglichkeit zur Registrierung der Kommunikation zu bieten, die eine Verarbeitung zur Verzerrung der Stimme durchläuft, als Teil des Prozesses zum Schutz der Privatsphäre des Kommunikators. * Aufnahmehinweise: Wenn die Aufnahme von Sprachaufnahmen erlaubt ist, kann eine Nachricht mit Anweisungen oder zusätzlichen Informationen konfiguriert werden, die der Kommunikator beim Aufnehmen des Audios sieht. ![image-2023-6-30_13-52-25.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_f60f184efcf3926f0432def75e5ed4ba229ff7c07c2c1e5b64bfd265006b2dfe/image-2023-6-30_13-52-25.png?cb=c4c5e7f0dead51b0fafd29d64f5b9b1c) ### **Nutzungsbedingungen** * Sprache → Ermöglicht die Auswahl, in welcher Sprache die Bedingungen der Umgebung angehängt werden. * Nutzungsbedingungen → Ermöglicht das Anhängen von Nutzungsbedingungen an das Tool, die für das Senden neuer Kommunikationen akzeptiert werden müssen. * Aktuelle Nutzungsbedingungen → Zeigt den Namen der Datei mit den Bedingungen an, die derzeit im Tool hochgeladen sind. * Text der Nutzungsbedingungen → Ermöglicht die Konfiguration des Titels des Abschnitts zur Akzeptanz der Nutzungsbedingungen, sowohl für interne Benutzer als auch für Kommunikatoren. * Text zur Akzeptanz der Nutzungsbedingungen → Ermöglicht die Definition des spezifischen Textes zur Akzeptanz der Bedingungen. ![Captura_condiciones2.PNG](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_76fc4abb0c94fcdbcf87774e6aece5695eb4a019b1a8559885e4d5391546e259/Captura_condiciones2.PNG?cb=1f115287afb7c8f93c31ecfa3b64e8d3) Diese Änderungen werden in den Akzeptanzabschnitten des Benutzers angewendet: ![Captura_condiciones.PNG](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_ad7dabf240c5895038439d6d6713cc29a5a41b2908ae01325dd2e1ddc2537891/Captura_condiciones.PNG?cb=de257cd4adb366ef55c253458060d0c8) #### **Datenschutzrichtlinie** In diesem Abschnitt kann die Datenschutzrichtlinie personalisiert werden, die in der Ansicht des Kommunikators oder Meldenden verfügbar ist. * Sprache → Ermöglicht die Auswahl, in welcher Sprache die Datenschutzrichtlinie angehängt wird. * Datenschutzrichtlinie → Ermöglicht das Anhängen der unternehmensweiten Datenschutzrichtlinie an das Tool, die vom Kommunikator eingesehen werden kann. * Aktuelle Datenschutzrichtlinie → Zeigt den Namen der Datei mit den Bedingungen an, die derzeit im Tool hochgeladen sind. * Text der Datenschutzrichtlinie → Ermöglicht die Konfiguration des Titels des Links, über den die Datenschutzrichtlinie von den Kommunikatoren heruntergeladen werden kann. ![image2021-5-17_11-56-51.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_6571b1158f02f8652a8b320d4a27bcbbaca548d1fbc304788cd4471139c92697/image2021-5-17_11-56-51.png?cb=04bd8476529f403b89ff437e6f50fa2b) Diese Konfiguration wird in der Ansicht des Kommunikators angewendet, sowohl bei der Erstellung neuer Kommunikationen als auch beim Zugriff auf die Nachverfolgung einer zuvor erstellten. ![Politica.PNG](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_42b5a8ed28162d879207a252fddc812fc8e7a5b353c3f181fc1f7978163dc471/Politica.PNG?cb=02ad3a1bcc277729b710a0834bb6ff6f) ##### **Betreff** In diesem Abschnitt kann das Feld "Betreff" aktiviert/deaktiviert werden, damit es in den Karten der [Kommunikationen](https://help.globalsuite.es/display/CD/.Comunicaciones+vv2.46) sichtbar ist und in die Berichte aufgenommen wird, die mit dem Tool erstellt werden können. Falls gewünscht, kann auch der Name des Feldes "Betreff" geändert werden. ![Configuración Asunto.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_813e1906d51172d07e059c4be7af8066e62194a28bbe787373d9334545388e18/Configuraci%C3%B3n%20Asunto.png?cb=dd97238fd25fff35410ecff936f51c63) **Zwei-Faktor-Authentifizierung**: Die Funktionalität zur Implementierung eines zweiten Authentifizierungsfaktors im GlobalSUITE Whistleblower Channel wurde hinzugefügt. ![2FA.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_fc09f6818f54d35c950e606fd362a8beeccf1dfe4896ff737975c97dd68ccbd1/2FA.png?cb=a920a603ba63c2c495e531a54cf1e5e0) * Zusätzlich zum aktuellen Authentifizierungsmechanismus (lokal, Active Directory oder ADFS Single Sign-On) kann ein zweiter Authentifizierungsfaktor mittels TOTP (Time-Based One-Time Password) aktiviert werden. Dieser Mechanismus ermöglicht die Synchronisierung eines Geräts, um einen numerischen Code einzugeben, der alle 30 Sekunden wechselt und beim Login in das Tool abgefragt wird. * Diese Konfiguration kann bei Bedarf aktiviert werden, entweder optional oder verpflichtend, in welchem Fall die Benutzer sie beim nächsten Zugriff konfigurieren müssen. * Es gibt Sicherheitsmechanismen, um einmaligen Zugriff auf das Tool zu ermöglichen (Wiederherstellungscodes) sowie die Möglichkeit, es für einen bestimmten Benutzer zu deaktivieren, falls das zugehörige Gerät verloren geht oder gelöscht wird. Um die Zwei-Faktor-Authentifizierung mittels TOTP zu aktivieren, führen Sie die folgenden Schritte aus: 1. Installieren und verwenden Sie eine der Anwendungen, die diese Zwei-Faktor-Verwaltung ermöglichen. Einige davon sind: * Google Authenticator ( [Apple Store](https://apps.apple.com/es/app/google-authenticator/id388497605), [Play Store](https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.apps.authenticator2&hl=es&gl=US))) * Microsoft Authenticator ( [Apple Store](https://apps.apple.com/es/app/microsoft-authenticator/id983156458), [Play Store](https://play.google.com/store/apps/details?id=com.azure.authenticator&hl=es&gl=US)) * FreeOTP ( [Apple Store](https://apps.apple.com/us/app/freeotp-authenticator/id872559395), [Play Store](https://play.google.com/store/apps/details?id=org.fedorahosted.freeotp&hl=es&gl=US)) * Andere 2. Sobald Sie die Anwendung installiert haben, scannen Sie mit der Anwendung den QR-Code, der auf dem Bildschirm angezeigt wird, oder geben Sie die "Geheimkette" manuell ein. 3. Sobald es verknüpft ist, müssen Sie das in der Anwendung generierte Token oder den temporären Code eingeben und auf die Schaltfläche "Aktivieren" klicken. WICHTIG: Dieses Token ändert sich alle 30 Sekunden, sodass es nach Ablauf dieser Zeit ungültig wird. 4. Schließlich müssen Sie die Wiederherstellungscodes sicher speichern. Diese Codes ermöglichen Ihnen den einmaligen Zugriff auf WhistleblowerChannel im Falle eines Geräteverlusts oder einer Löschung der Anwendung. ## **Mailserver** Dies ist die nächste Option im oberen Menü, wo es möglich ist, einen eigenen **Mailserver** für den Versand von Benachrichtigungen des Tools hinzuzufügen: * TLS (Transport Layer Security) → Ermöglicht die Aktivierung eines kryptografischen Protokolls für den sicheren Versand von Benachrichtigungen. * URL-Adresse → Pfad des Servers, der von der technischen Abteilung angegeben werden muss. * Port → Port, der von der technischen Abteilung geöffnet werden muss, damit die Kommunikations-E-Mails ihre Ziele erreichen. ### E-Mail-Konfiguration * E-Mail-Absender → Absender der Benachrichtigungs-E-Mails, die vom Tool gesendet werden. * Absenderalias → Name, der dem Absender zugeordnet wird, wenn diese Benachrichtigungen per E-Mail eingehen. #### Authentifizierung auf dem Server * Benutzer → E-Mail-Konto, das auf dem Server aktiviert ist (nicht erforderlich, wenn ein Relay verwendet wird). * Benutzerpasswort → Passwort des E-Mail-Kontos (nicht erforderlich, wenn ein Relay verwendet wird). ![image2019-2-21_12-42-12.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_4130bfd205700952f621387a8c5dfe596bea65f4342d7c1a842ac35ed04526a3/image2019-2-21_12-42-12.png?cb=f63e08bd82680c49071c7260c12fc6a9) ## **Benachrichtigungen** Dies ist der Abschnitt im oberen Menü, in dem die Benachrichtigungen konfiguriert werden können, die das Tool in bestimmten Fällen sendet. ### Verfügbare Benachrichtigungen Es gibt eine Reihe von Benachrichtigungen, die spezifisch konfiguriert werden können und in der Liste dieses Abschnitts erscheinen. Auf der rechten Seite kann überprüft werden, ob jede von ihnen aktiviert ist oder nicht. Die verfügbaren Benachrichtigungen sind: * Neue Mitteilung → Diese Benachrichtigung wird gesendet, wenn eine neue Mitteilung (anonym oder nicht) registriert wird, und informiert die Benutzer, die den Kanal verwalten. * Änderung des Mitteilungsstatus → Diese interne Benachrichtigung ermöglicht es, ausgewählte Benutzer zu benachrichtigen, wenn der Status einer Mitteilung geändert wird. * Änderung des Mitteilungsstatus. Externe Benachrichtigung → Ermöglicht es, die Person, die die Mitteilung gemacht hat (falls sie nicht anonym war), über eine Statusänderung zu informieren. * Ablauf von Kommunikationen → Diese automatische Benachrichtigung wird gesendet, wenn es abgelaufene Kommunikationen im Unternehmen gibt. Siehe [Abgelaufene Kommunikationen](https://help.globalsuitesolutions.com/de/canal-denuncias/v1/comunicaciones-caducadas.md) * Kommentare zur Mitteilung → Wenn diese Benachrichtigung aktiviert ist, wird eine E-Mail an die konfigurierten Empfänger gesendet, wenn ein Kommentar zu einer Mitteilung registriert wird. * Öffentliche Kommentare zur Mitteilung → Diese Benachrichtigung ermöglicht es, den Kommunikator (nicht anonym) zu benachrichtigen, wenn öffentliche Kommentare registriert werden, damit er den Verlauf der Mitteilung einsehen kann. * Hochladen von Dokumenten in der Mitteilung → Diese Benachrichtigung informiert die entsprechenden Benutzer darüber, dass ein neues angehängtes Dokument in einer Mitteilung hinzugefügt wurde. * Hochladen öffentlicher Dokumente → Ermöglicht es, den Kommunikator (falls nicht anonym) darüber zu informieren, dass ein angehängtes Dokument in der Mitteilung hochgeladen wurde, und darauf zuzugreifen, um es einzusehen. * Benutzerregistrierung → Ermöglicht die Anpassung der Nachricht, die an Benutzer jedes Profils gesendet wird, die in einem Unternehmen erstellt werden, mit Anweisungen und Anmeldedaten für den Zugriff auf den Administrationsbereich des Kanals. Diese Benachrichtigung muss zwingend die Variablen $userLogin und $userPassword enthalten. * Kommunikatorregistrierung → Diese Benachrichtigung, die nicht deaktiviert werden kann, ermöglicht die Anpassung der Nachricht, die an Kommunikatoren (nicht anonym) gesendet wird, die eine neue Kommunikation registrieren, mit Anweisungen für den Zugriff auf die Nachverfolgung. Diese Benachrichtigung muss zwingend die Variablen $userLogin und $userPassword enthalten. * Neue zugewiesene Mitteilung → Diese Warnung ermöglicht die Anpassung des Textes, der an die Manager gesendet wird, denen eine Mitteilung zur Nachverfolgung zugewiesen wird. * Entzug der Mitteilungszuweisung → Ermöglicht die Konfiguration, wie Manager benachrichtigt werden, wenn ihnen eine zuvor zugewiesene Mitteilung entzogen wird. * Gelöschte/Anonymisierte Mitteilung → Ermöglicht es, die ausgewählten Rollen zu benachrichtigen, wenn eine Mitteilung gelöscht oder anonymisiert wurde. Standardmäßig ist diese deaktiviert. Um sie zu aktivieren, muss das Kontrollkästchen "Aktivieren/Deaktivieren" angeklickt werden. * Lizenzablauf → Ermöglicht die Festlegung, welche Empfänger benachrichtigt werden, wenn die Lizenz des GlobalSuite® Whistleblower Channel bald abläuft. * Erinnerung an den Empfang einer Mitteilung → Diese interne Warnung ermöglicht es, die Benutzer des Kanals, einschließlich der zugewiesenen Manager, zu benachrichtigen, wenn eine Mitteilung vor X Tagen registriert wurde (diese Anzahl ist konfigurierbar). * Benachrichtigung über den Empfang einer Mitteilung an den Kommunikator. Externe Benachrichtigung → Ermöglicht es, den Status oder die Situation der im Kanal registrierten Beschwerde zu benachrichtigen, wenn eine bestimmte Anzahl von Tagen seit der Erstellung vergangen ist. Diese E-Mail-Warnung wird nur gesendet, wenn der Kommunikator sie nicht anonym registriert hat. #### Details der Benachrichtigung Wenn eine Benachrichtigung in der Tabelle der verfügbaren Benachrichtigungen ausgewählt wird, werden in diesem Abschnitt alle Informationen zur Konfiguration derselben geladen. * Aktivieren/Deaktivieren → Ermöglicht die Aktivierung oder Deaktivierung einer bestimmten Benachrichtigung für das Unternehmen. * Verfügbare Rollen → Es ist möglich auszuwählen, an welche Benutzerprofile die E-Mail dieser Benachrichtigung gesendet wird. * Globaler Administrator: Alle Benutzer des Unternehmens mit diesem Profil. * Consulting: Die Benutzer mit dem Profil "Consulting", die dem Unternehmen zugewiesen sind, das benachrichtigt wird. * Zugehörige Sprache → Ermöglicht es, zwischen den Sprachen zu wechseln, in denen die Nachricht der Benachrichtigung parametrisiert wird. (Sobald die Sprache ausgewählt ist, können die Textfelder in dieser Sprache ausgefüllt werden.) * Benachrichtigungsnachricht → Textfeld, das es ermöglicht, die Nachricht zu spezifizieren, die im E-Mail-Textkörper für jede Benachrichtigung gesendet wird. Es ist möglich, Variablen oder Schlüsseltexte einzufügen, die durch den entsprechenden Parameter ersetzt werden. Diese sind: * $company: Entspricht dem Namen (Rechtsform) des Unternehmens, an dem gearbeitet wird. * $communicationId: Ist der Identifikationscode der betroffenen Mitteilung. * $communicationStatus: Gibt den Status an, in dem sich die Mitteilung befindet, über die benachrichtigt wird. * $userLogin: Gibt das Login-Feld oder die Benutzerkennung an (gültig sowohl für interne Benutzer als auch für Kommunikatoren). * $userPassword: Zeigt das generierte Passwort eines neuen Benutzers an (nur für die Benachrichtigungen Benutzerregistrierung und Kommunikatorregistrierung verwendbar). * $userName: Vollständiger Name des Benutzers. * $userLastname: Nachname des Benutzers. * $publicURL: Wird durch die URL für den Zugriff auf die Kommunikatoransicht ersetzt, wo neue Mitteilungen gemeldet oder frühere eingesehen werden können. * $adminURL: Ist die Zugriffsadresse für den internen Bereich des Kanals, wo sowohl Verwaltungs- als auch Consulting-Unternehmen verwaltet werden können. ![Captura1.PNG](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_959169784ae62cf1e9b0a014c4e3ce6ae60325cea1b9484d9a6d33d49d07e4d6/Captura1.PNG?cb=8855de4bc673495a6b2d1da04f73753c) ##### **HINWEIS** : In Administratorunternehmen gelten keine Benachrichtigungen. Es ist jedoch möglich, sie zu konfigurieren, da diese Konfiguration auf die untergeordneten Unternehmen kopiert wird. ###### Die Benachrichtigungen für Global- und Consulting-Administratoren werden innerhalb jedes Kanals verwaltet. ## **Dokumentation** Diese Option ermöglicht es den Administratoren, Dokumente hinzuzufügen, die von anderen Managerbenutzern aus der Ansicht [Dokumente](https://help.globalsuitesolutions.com/de/canal-denuncias/v1/documentos.md) oder von Personen, die eine [neue Kommunikation](https://help.globalsuitesolutions.com/de/canal-denuncias/v1/alta-de-comunicados.md) registrieren möchten, eingesehen werden können. ![Captura_manual.PNG](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_9fa58865c19e9d21355e72e869da88b741a8338b5a0264e9d6ec1bbc65af2c1b/Captura_manual.PNG?cb=907b263904af16ede582873d8f7d24c1) Beim Klicken auf die Schaltfläche + erscheint ein Fenster, in dem das neue Dokument mit den folgenden Feldern hochgeladen werden kann: * Zugehörige Sprache → Die hochgeladene Datei wird für Benutzer sichtbar sein, die diese Sprache im Tool konfiguriert haben. Dies ermöglicht das Hochladen einer Version des Dokuments für jede Sprache. * Datei-Upload → Ermöglicht die Auswahl des Dokuments auf dem lokalen Gerät, das in diese Tabelle aufgenommen wird. * Sichtbar für Kunden → Wenn aktiviert, wird das Dokument für Personen verfügbar sein, die eine neue Mitteilung registrieren möchten. ![image2019-11-12_19-47-11.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_2bcbd5aa9feb5e8fe7156869909719b6729f583fd131f05ac89700383431ef8e/image2019-11-12_19-47-11.png?cb=faa9821264170b7411b3e6790e1e0d8a) ## **Verbindungen** In diesem Abschnitt können Administratoren Verbindungen zu externen Systemen, Diensten oder Tools konfigurieren. ### ADFS Falls das Unternehmen mit dem unternehmenseigenen ADFS-Server integriert werden soll, kann dies in diesem Abschnitt konfiguriert werden. Dies ermöglicht es Benutzern, direkt über Single Sign-On (SSO) zuzugreifen, wenn sie im Domänennetzwerk authentifiziert sind. ![adfs_3.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_c9bbf2f3e29ac2be1d6acb7dabb7ad89093b387ffb42c34b392ac539af2ce9db/adfs_3.png?cb=13bbd5690e65400bf16816fa63436bab) #### **HINWEIS:** Diese Funktionalität wird als zusätzlicher Service angeboten. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihren Anbieter. Zunächst muss die Integration aktiviert sein, um sie konfigurieren zu können (check **Aktiviert**). Anschließend stehen die folgenden Felder zur Verfügung: * Unternehmens-ID für ADFS-Verbindung → Dieses Feld wird automatisch generiert. Es gibt die Vertrauenskette an, die zwischen dem ADFS-Server und dem GlobalSUITE® Whistleblower Channel hergestellt wird. Es ist ein eindeutiges Feld. * Login-URL → Wenn eine Verbindung mit der Methode SP initiated SSO konfiguriert werden soll, muss die URL des IdP-Dienstes eingegeben werden, bei dem die Authentifizierung über ADFS erfolgt. * Logout-URL → Adresse, zu der weitergeleitet wird, wenn sich ein Benutzer mit ADFS-Authentifizierung abmeldet. Wenn keine definiert ist, wird beim Abmelden der Standard-Login-Bildschirm angezeigt. * Verschlüsselung aktivieren → ADFS-Verbindungseinstellung, die es ermöglicht, dass die vom IdP empfangenen Parameter verschlüsselt sind. * Anfrage signieren → Gibt an, dass bei Verwendung der SP initiated SSO-Konfiguration die Authentifizierungsanfrage, die an den IdP gesendet wird, signiert wird. * Standardrolle für Benutzer → Hier kann angegeben werden, welche Standardrolle neue Benutzer erhalten, die über ADFS zugreifen. Diese können sein: * Administrator * Globaler Administrator * Consulting * Consulting-Manager Die Benutzerrollen können direkt vom ADFS-Server abgerufen werden. Falls keine Rollendaten empfangen werden oder die empfangenen Daten fehlerhaft sind, wird die in diesem Feld konfigurierte Rolle verwendet. Über die Schaltfläche "XML-Konfigurationsdatei herunterladen" kann die XML-Konfigurationsdatei heruntergeladen werden, um sie als neuen Eintrag für vertrauenswürdige Benutzer zu laden. ##### **WICHTIGER HINWEIS:** Der SAML2-Standard bietet mehrere Binding-Protokolle * HTTP Redirect * HTTP POST * HTTP Artifact ###### Derzeit unterstützt der GlobalSuite® Whistleblower Channel nur das HTTP Redirect-Protokoll. ##### ADFS-Serverkonfiguration (SAML 2.0) In der ADFS-Serverkonfiguration muss angegeben werden, dass die in der Anfrage zu übermittelnden Daten mindestens Folgendes umfassen: * Name-ID (nameidentifier) * E-Mail-Adresse (emailaddress) ![image2020-7-23_12-1-46.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_c80032179a37456caf1a2527552b0d2d15113cf4fdaf91ab1a1f7d0ac605cfec/image2020-7-23_12-1-46.png?cb=ce56cdce584f1da96228b5c3910e5683) Wenn die Rollenkonfiguration gesendet werden soll, um neue ADFS-Benutzer zu erstellen, muss der Claim verwendet werden: WICHTIG: Der vom ADFS-Server gesendete Rollenname muss mit einer der in GlobalSUITE konfigurierten Rollen übereinstimmen. Weitere Informationen zur ADFS-Serverkonfiguration finden Sie unter: [https://docs.microsoft.com/de-de/windows-server/identity/ad-fs/operations/create-a-relying-party-trust](https://docs.microsoft.com/es-es/windows-server/identity/ad-fs/operations/create-a-relying-party-trust) ##### ADFS-Authentifizierung (SAML 2.0) Es gibt zwei Arten der Authentifizierung mit ADFS: * IDP initiated SSO, der Authentifizierungsprozess wird vom IdP initiiert. Der Benutzer hat eine Liste von „Unternehmensanwendungen", wählt die entsprechende GlobalSUITE-Anwendung aus und startet die Authentifizierung. Nachfolgend wird ein Beispielbild dieses Anwendungsformulars angezeigt. ![image2020-7-23_12-24-31.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_cd73e0f9cb004955cfc7a3729b77f14a1cb5107b383190dadc91db46d829b2c2/image2020-7-23_12-24-31.png?cb=54caba872ec2907070f15983cb0a9634) * SP initiated SSO, der Authentifizierungsprozess wird von GlobalSUITE initiiert. Um diese Methode zu verwenden, muss auf eine spezifische URL zugegriffen werden. Diese URL wird gebildet, indem die GlobalSUITE-URL mit dem Text: ?entityID=\[Vertrauenskennzeichen\] verknüpft wird, wobei das Vertrauenskennzeichen der in der Verbindung generierte Code ist, der im gleichnamigen Feld zu finden ist. Siehe Abschnitt 1 dieses Dokuments. Ein Beispiel für eine URL ist: https://demochannel.globalsuitesolutions.com/admin/?entityId=5ee724ad10a35 Die Authentifizierung mit ADFS hat folgende Besonderheiten: * Wenn der Benutzer zum ersten Mal über ADFS auf das Tool zugreift, wird automatisch ein Benutzer mit dem in der SAML-Anfrage angegebenen Benutzernamen erstellt. * Wenn der Benutzername bereits in GlobalSUITE existiert und nicht mit dem bei der ersten Verbindung erstellten übereinstimmt, wird eine Fehlermeldung angezeigt. #### Azure AD Falls das Unternehmen mit dem unternehmenseigenen Azure AD-Server integriert werden soll, kann dies in diesem Abschnitt konfiguriert werden. Dies ermöglicht den Benutzern den Zugriff über Single Sign-On (SSO), direkt, wenn sie im Domain authentifiziert sind. ![https://help.globalsuite.es/download/attachments/117644314/image-2023-10-24_10-10-9.png?version=1&modificationDate=1698135009622&api=v2](https://help.globalsuite.es/download/attachments/117644314/image-2023-10-24_10-10-9.png?version=1&modificationDate=1698135009622&api=v2) ##### **HINWEIS:** Diese Funktionalität wird als zusätzlicher Service angeboten. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihren Anbieter. Zunächst muss die Integration aktiviert sein, um sie konfigurieren zu können (check **Aktiviert**). Anschließend stehen die folgenden Felder zur Verfügung: * Application ID → Dies ist ein automatisch generiertes Feld im Azure AD-Konfigurationspanel und dient zur eindeutigen Identifikation der zu integrierenden Anwendung. * Object ID → Dieser Parameter ist optional, ermöglicht jedoch die Nutzung der in Azure Identity Manager definierten Rollen in GlobalSuite. * Directory (tenant) ID → Dies ist die globale eindeutige Kennung (GUID) des Azure Active Directory. * Login Url → Automatisches Feld. Wenn eine Verbindung über die SP-initiierte SSO-Methode konfiguriert werden soll, muss die URL des IdP-Dienstes eingegeben werden, bei dem die Authentifizierung über ADFS erfolgt. * Logout Url → Adresse, zu der weitergeleitet wird, wenn sich ein Benutzer mit Azure AD-Authentifizierung abmeldet. Wenn nicht definiert, wird beim Abmelden der Standard-Login-Bildschirm angezeigt. * Standardrolle für Benutzer → Hier kann angegeben werden, welche Standardrolle neue Benutzer erhalten, die über ADFS zugreifen. Diese können sein: * Administrator * Globaler Administrator * Consulting * Consulting-Manager Die Benutzerrollen können direkt vom AzureAD-Server abgerufen werden. Falls keine Rollendaten empfangen werden oder die empfangenen Daten fehlerhaft sind, wird die in diesem Feld konfigurierte Rolle verwendet. * Die Authentifizierung erfolgt über Single Sign-On, wobei der Benutzer lediglich auf die spezifische URL in der Konfiguration zugreifen muss. * Wenn der Benutzer bereits auf seinem Gerät authentifiziert ist, erfolgt der Zugriff direkt auf das System. * Wenn der Benutzer nicht im Browser authentifiziert ist oder mehrere aktive Konten hat, wird er aufgefordert, auszuwählen, welches Konto verwendet werden soll, oder gültige Anmeldedaten einzugeben. ![https://help.globalsuite.es/download/attachments/117643933/Login.png?version=1&modificationDate=1697713548000&api=v2](https://help.globalsuite.es/download/attachments/117643933/Login.png?version=1&modificationDate=1697713548000&api=v2) * Falls die Verwendung von MFA (Multi-Faktor-Authentifizierung) in Azure AD konfiguriert ist, wird der Verifizierungscode über Microsoft Authenticator, E-Mail oder SMS angefordert. Dies ist mit dem 2FA-Mechanismus kompatibel, der im GlobalSuite® Whistleblower Channel enthalten ist und aktiviert werden kann. ![https://help.globalsuite.es/download/attachments/117643933/Azure_Microsoft_Authenticator.png?version=2&modificationDate=1697726268000&api=v2](https://help.globalsuite.es/download/attachments/117643933/Azure_Microsoft_Authenticator.png?version=2&modificationDate=1697726268000&api=v2) ![https://help.globalsuite.es/download/attachments/117643933/Azure_MFA.png?version=2&modificationDate=1697726282000&api=v2](https://help.globalsuite.es/download/attachments/117643933/Azure_MFA.png?version=2&modificationDate=1697726282000&api=v2) * Wenn ein autorisierter Benutzer zum ersten Mal zugreift, wird er im Kanal registriert und erhält die in der Konfiguration definierte Standardrolle. ![https://help.globalsuite.es/download/attachments/117643933/Configuracion_AzureAD.png?version=1&modificationDate=1697725452000&api=v2](https://help.globalsuite.es/download/attachments/117643933/Configuracion_AzureAD.png?version=1&modificationDate=1697725452000&api=v2) * Wenn der Benutzername bereits im GlobalSuite Whistleblower Channel existiert und nicht mit dem bei der ersten Verbindung erstellten übereinstimmt, wird eine Fehlermeldung ausgegeben. ## **Dashboard** Diese Option ermöglicht es Administratoren, die Diagramme im Abschnitt [Start - Unternehmensübersicht](https://help.globalsuitesolutions.com/de/canal-denuncias/v1/inicio-vista-general-de-la-empresa.md) anzupassen. In diesem Abschnitt können wir die Diagramme neu anordnen, damit sie in der gewünschten Reihenfolge angezeigt werden, indem wir die Pfeile auf der rechten Seite verwenden. Falls wir ein Diagramm nicht anzeigen möchten, können wir es aus der Hauptansicht ausblenden. ![Captura_dash.PNG](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_e7cf6700816dffb6a576f393564c612181e144806c9730dc7b2206d9fc19548f/Captura_dash.PNG?cb=3d138e78c501e153ad029d2bd2908877) Standardmäßig sind diese Diagramme: * Gesamtanzahl der Entitäten (Anzahl der Hinweisgeberkanäle) * Gesamtanzahl der Kunden (Anzahl der untergeordneten Unternehmen) --- version: "Working version" language: "de" --- # Consulting-Einstellungen ## **HINWEIS:** Diese Option ist für die Benutzer Globaler Administrator und Administrator verfügbar. ## **Fragen** ### **HINWEIS:** Diese Funktion wird als zusätzlicher Service angeboten. Diese Option ermöglicht es uns, ein Mitteilungsformular von Grund auf zu erstellen, sodass dessen Struktur nach einem Muster von Zeile und Spalte beliebig gestaltet werden kann. Wenn in einem Unternehmen ein Formulartyp definiert wird, erscheinen alle Tochterunternehmen, die erstellt werden, standardmäßig mit diesem bereits parametrisierten Formulartyp, der ohne Auswirkungen auf die anderen Unternehmen geändert werden kann. Am unteren Rand steht ein Button zur Verfügung, um eine neue Frage hinzuzufügen. ![image2019-2-20_18-28-56.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_0d9858776bfa57dd265149521047bfd7268c3ba5801f91c32e32a2065cc8fe04/image2019-2-20_18-28-56.png?cb=f1a53ac5f52020025a2c0b3d388eacb3) **Formularstruktur** Ermöglicht die Parametrisierung des Kommunikationsformulars. Wir können **Fragen hinzufügen, bearbeiten und löschen**, die wir innerhalb der unten beschriebenen Typen wünschen. Außerdem können wir den Standort jeder dieser Fragen bestimmen. Für jede Frage, die konfiguriert werden soll, müssen folgende Informationen ausgefüllt werden: * Typ, der ein Feld des Typs sein kann: * Textuell → Ermöglicht das Hinzufügen von Text zur Vervollständigung der Frage. * Auswahl → Ermöglicht die Angabe verschiedener Optionen zur Beantwortung der Frage. * Verifizierung → Gibt uns zwei Optionen, um Ja oder Nein zu markieren. * Datum → Ermöglicht das Markieren eines Datums als Antwort auf die Frage. * Sprache der Frage → Um die Fragen des Formulars in den verschiedenen möglichen Sprachen zu definieren. * Zu formulierende Frage, ein Pflichtfeld → Die konkrete Frage muss detailliert werden. * Anzahl der Optionen (nur im Fall von Auswahl) → Ermöglicht die Definition der möglichen Optionen zur Beantwortung einer Frage des Typs Auswahl. * Größe → Ermöglicht die Definition der Größe der Frage innerhalb des Formulars. Es gibt folgende Optionen: * S * M * L * XL ![image2019-2-20_18-36-41.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_b5cd94d20ddad63afc07bd1a6dc850555deb0f37873988d4063db972ee06db16/image2019-2-20_18-36-41.png?cb=f0671a4798ec8b88826e921c9097adcd) Es muss ausgefüllt werden, um das Formular/den Fragebogen zu definieren, indem der Button unten rechts gedrückt wird., anschließend ermöglicht das Tool, sie zu verschieben, um zu konfigurieren, wo sie sich befinden sollen, ebenso wie ihre Größe und andere Optionen, falls erforderlich. Auf diese Weise ist das Erstellen, Bearbeiten oder Löschen von Fragen sehr intuitiv. ![image2019-2-21_12-16-27.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_2bf403f3e588b2075ac5167cbf9271ee49e7f484ba4bbaed98b48bd89191483d/image2019-2-21_12-16-27.png?cb=f7e8a06b6f1cc260f5dddc836177dcfd) #### Zusätzlich gibt es zwei Check-Optionen: * Ist die Frage obligatorisch? * Ermöglicht die Definition, ob die Frage obligatorisch ausgefüllt werden muss, um die Mitteilung senden zu können. * Ist die Frage in der Kommunikation sichtbar? * Ermöglicht die Definition, ob die Frage im Formular angezeigt wird oder ob es sich um eine nicht genehmigte Frage handelt, die vorübergehend deaktiviert ist. * Ist die Frage in der Liste der Mitteilungen sichtbar? * Ermöglicht die Konfiguration, ob die Frage in der Hauptliste der Mitteilungen angezeigt wird, um Suchen oder Filterungen darüber durchzuführen oder die Informationen davon in einer CSV-Liste herunterzuladen. ![image2021-5-17_11-51-59.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_0e9ffdbacc04212877060f39de85ef6e3aa3af8c466536d2160f44f6ee8447a8/image2021-5-17_11-51-59.png?cb=4c9ea284b1601652c9d90a248377bd69) ![image2021-5-17_11-52-30.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_aeb7546cb127bd64041fe6c9f5b112d4acf170e932b20e2f59dacc1c73d3b498/image2021-5-17_11-52-30.png?cb=3be2cb74c09591e5012ca9736dd9f097) **Abschnitte** Ermöglicht die Konfiguration, welche Abschnitte im Formular einer Meldung definiert werden und was in jedem angezeigt wird. Dieser Abschnitt ermöglicht das Hinzufügen, Bearbeiten, Sortieren und Löschen von Abschnitten. Es ermöglicht auch die Möglichkeit, eine abschließende Zusammenfassung der ausgefüllten Informationen vor dem Senden anzuzeigen oder nicht. ![Apartados.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_7d389575d772487c8f20bfdf8a4717dcf9a6770ebc67d12e68fd5a25bcdc76e5/Apartados.png?cb=ba2ce99f415b1325de984905782d4fd5) Beim Bearbeiten eines Abschnitts (durch Klicken auf das Stiftsymbol) können folgende Aktionen durchgeführt werden: * Fragen des Formulars neu organisieren. * Ermöglicht die Auswahl der Sprache. * Anpassen der Etiketten und des Namens der Abschnitte. * Fragen, die im Formular erstellt wurden, über die Option "Felder" hinzufügen. ![apartado 2.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_40959c5467755233ada2afee32f5ad6c0355ebb6554202f9a214272de615c2c9/apartado%202.png?cb=3273c0db8bb9c90efb19e5e5568380dc) **HINWEIS:** Wenn der Standardabschnitt zur Akzeptanz der Nutzungsbedingungen bearbeitet wird, wird dies nur im Namen des Abschnitts reflektiert. Um den Namen des Links zu bearbeiten, muss dies über die Registerkarte " " in der Option "Text der Nutzungsbedingungen" erfolgen. Um zu definieren, ob die abschließende Zusammenfassung einer Meldung angezeigt werden soll oder nicht, muss das Kontrollkästchen "Zusammenfassungsfeld einschließen" aktiviert oder deaktiviert werden. Diese Information wird standardmäßig im Abschnitt "Bestätigung" bereitgestellt. Wenn das Kontrollkästchen aktiviert ist, erscheint diese Information im letzten Abschnitt der Liste, auch wenn dieser Abschnitt gelöscht oder an eine andere Stelle verschoben wird, die nicht der letzte ist. Ebenso wird diese Information nicht angezeigt, wenn das Kontrollkästchen deaktiviert ist, auch wenn der Abschnitt "Bestätigung" erstellt wurde. Es ist auch möglich, ein weiteres zusätzliches Feld zu aktivieren , um mögliche Interessenkonflikte mit den Kanalmanagern zu behandeln und zu vermeiden, wenn ein Melder eine Meldung registriert. Dies ist das Feld "Interessenkonflikt aktivieren" ![image-20240223-083724.png](https://changelog.globalsuitesolutions.com/__attachments/412844090/image-20240223-083724.png?inst-v=5452cb2b-281a-4c57-91b5-7f7ad2b3f90f) Dort wird das Feld angezeigt, das angibt, ob der Interessenkonflikt aktiviert ist oder nicht. Wie das Zusammenfassungsfeld wird es am Ende angezeigt, da der Melder im letzten Abschnitt des Meldungsformulars die Empfänger der Meldung sehen kann. Falls aktiviert, wird ein Textfeld "Warnmeldung an den Kommunikator" angezeigt, um eine Informationsnachricht zu definieren, die der Melder in diesem Abschnitt sehen wird. ## **Persönliche Daten** In diesem Abschnitt der Konfiguration ist es möglich zu parametrisieren , welche Felder und welche persönlichen Daten der Kommunikator ausfüllen kann und welche obligatorisch ausgefüllt werden müssen, wenn die Meldung nicht anonym ist. ![Captura_campos.PNG](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_d33eb94aae709c03fdab19e9f1055ec3ed55acea644c0c36ae081913d209cfcd/Captura_campos.PNG?cb=3cd63678b310c5db0820cf8b404558e2) Beim Auswählen eines Feldes wird im unteren Bereich ein Formular aktiviert, in dem der Feldtyp (Name, Feldformat) angezeigt wird und das Feld als: * Sichtbar: Wenn deaktiviert, wird es in der Ansicht des Melders nicht angezeigt. * Obligatorisch: In diesem Fall muss es ausgefüllt werden, bevor die Meldung gesendet werden kann. ![image2020-12-17_14-31-59.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_9700abf98d697541945cc2b9ccb645ddbe7be7c48edc6da7795a50cbed54d207/image2020-12-17_14-31-59.png?cb=1507fec10a5c0c43a2f5746e8e0fec79) HINWEIS: Das Feld "E-Mail" ist obligatorisch und kann nicht deaktiviert werden, da es für den Versand des Zugangspassworts und andere Zwecke erforderlich ist. ## **Personalisierung** In der zweiten Option der Konfiguration ist es möglich, mehrere Abschnitte wie die folgenden zu parametrisieren: **Texte** * Sprache → Ermöglicht das Wechseln der Sprache, in der die Felder parametrisiert werden. (Sobald die Sprache ausgewählt ist, können die Texte der Felder in dieser Sprache ausgefüllt werden) * Titel der Anwendung → Titel, der neben den Logos oben links angezeigt wird. ![Captura2.PNG](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_309ec6b008f918a9389358977062277400bf16ae006b95968fc95131bf9a4a82/Captura2.PNG?cb=549ac3d431b28f62380d6b87199f308e) **Bilder und Farben** * Ändern der sichtbaren Logos im oberen Bereich der Verwaltung des Tools, die auch in den Kommunikationsformularen sichtbar sind. Die Bilder dürfen maximal 2 MB groß sein. Es gibt diese zwei Logos: * Anwendungslogo → Das Logo, das in den Ansichten der Verwaltung des Kommunikationskanals angezeigt wird. * Kommunikationslogo → Das Logo, das im Kommunikationskanal angezeigt wird. * Personalisierung der Farben → Gibt die Möglichkeit, die Unternehmensfarben der Benutzeroberfläche anzupassen. Diese Änderung betrifft sowohl die **Verwaltungsoberfläche** (internes Backoffice zur Verwaltung des Kanals) als auch insbesondere die **Ansicht des Melders** (öffentliches Formular), sowohl beim Melden einer neuen Meldung als auch beim Verfolgen einer vorherigen. In der Konfiguration werden standardmäßig die aktuellen Farben der Lösung angezeigt, aber es ist möglich, sie basierend auf verschiedenen Parametern zu personalisieren. ![image-20240509-090058.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_edd9dc75371a4f93795f0dd2ac95babc3a9940d756c2baaef03f157299b532de/image-20240509-090058.png?cb=3033ab3c53b88b2106a82158f2b45617) 1. Hauptfarbe: Diese Farbe wird auf die Hauptmenüleiste, Buttons, Titel und die Hauptansicht des Melders angewendet. 2. Vertikales Menü: Diese Farbe wird für die vertikale Menüleiste des Panels verwendet. 3. Texte und Symbole des Hauptmenüs: Mit der Möglichkeit, zwischen Weiß und Schwarz zu wählen, wird diese Farbe verwendet, um die Texte und Symbole im Hauptmenü darzustellen. 4. Texte und Symbole des vertikalen Menüs: Die gewählte Farbe (Weiß oder Schwarz) wird verwendet, um die Symbole und Texte des Seitenmenüs darzustellen. Dies ist so konzipiert, dass die Texte und Symbole nicht nur mit dem Unternehmensimage übereinstimmen, sondern auch lesbar sind und den Kontrast- und Barrierefreiheitskriterien entsprechen, die von den [WCAG 2](https://www.w3.org/WAI/standards-guidelines/wcag/) (Web Content Accessibility Guidelines) festgelegt wurden. Sobald einer der Parameter geändert wurde, muss die Schaltfläche „Vorschau" gedrückt werden, die in einem Fenster zeigt, wie die Benutzeroberfläche aussieht, ohne die Änderungen anzuwenden. ![image-20240509-090124.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_dae9503d75106bdddf657ffa41cf9307d48ea6e5e8a7be322d01bd38a55a993e/image-20240509-090124.png?cb=728c178d5e29120990a0ccf982558bb4) Beim Öffnen wird ein Fenster angezeigt, in dem die vorgeschlagenen Anpassungen in verschiedenen Ansichten angezeigt werden: * Konfigurationsbereich * Landing-Bereich * Meldeformular ![image-20240509-090151.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_f29a709247a80e4989241b9be7b8b62ac7d8a9969182e2370a9ee5135494e5a5/image-20240509-090151.png?cb=fb60e2cf0500a473891373a6063ebc19) Nach Überprüfung der Vorschau können die Änderungen über die Schaltfläche Speichern angewendet werden, und die Benutzeroberfläche wird für alle Benutzer aktualisiert. **Kunde** In diesem Abschnitt kann die Startseite des Kunden personalisiert sowie die Buttons "Neue Kommunikation erstellen" oder "Eine vorherige Kommunikation anzeigen" aktiviert oder deaktiviert werden. * Sprache → Ermöglicht das Wechseln der Sprache, in der die Textfelder parametrisiert werden. (Sobald die Sprache ausgewählt ist, können die Texte der Felder in dieser Sprache ausgefüllt werden) * Informationsfeld "Meldekanal" → Textfeld, das die Anpassung der Nachricht ermöglicht, die im Startfenster des Kunden angezeigt wird. Wenn kein Text bereitgestellt wird, wird der Standardtext angezeigt: Willkommen im Kommunikationskanal. Hier können Sie die entsprechenden Aktionen durchführen, um alle Angelegenheiten, Fragen oder Vorfälle zu melden, die für Sie von Interesse sind. Bitte wählen Sie eine Aktion aus. * Button "Neue Kommunikation erstellen" → Es ist möglich, den Button zu aktivieren oder zu deaktivieren, der das Erstellen einer neuen Kommunikation ermöglicht, sowie den Text, der darauf angezeigt wird, zu personalisieren. * Button "Eine vorherige Kommunikation anzeigen" → Es ist möglich, den Button zu aktivieren oder zu deaktivieren, der das Konsultieren zuvor registrierter Kommunikationen ermöglicht, sowie den Text, der darauf angezeigt wird, zu personalisieren. * Feld "Zusammenfassungstext der Kommunikation" → Textfeld zur Anpassung der Nachricht, die vor der Bestätigung des Versands einer neuen Kommunikation angezeigt wird. ![image2023-11-16_14-10-55.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_ef3dbd1f1c7edb6e8a0b440c889509243f10713345495c3786c0115258d34fec/image2023-11-16_14-10-55.png?cb=591faefb3cab04cbcf135b639f2e41a9) **Sprachen** In diesem Abschnitt werden die in der Firma aktivierten Sprachen angezeigt. **HINWEIS:** Die Aktivierung neuer verfügbarer Sprachen muss beim Support-Service angefordert werden. Derzeit verfügbare Sprachen sind: Spanisch, Englisch, Deutsch, Französisch, Portugiesisch, Brasilianisch, Tschechisch, Baskisch, Katalanisch, Galicisch und Valencianisch. * Standardsprache → Es kann ausgewählt werden, welche Standardsprache in der Firma verwendet wird (aus den verfügbaren). Diese wird die Standardsprache sein, in der Benutzer erstellt werden und in der die Ansicht des Hinweisgebers angezeigt wird. ![image2020-4-2_20-3-3.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_050953bf76f2bf11684ad9ffae966741a253a2bbafd29d7313046f14750c3268/image2020-4-2_20-3-3.png?cb=edc9cde9f0ebe3e93167ed4aff668c5a) **Status** In diesem Abschnitt können die Status, die eine Kommunikation durchläuft, basierend auf den standardmäßig erstellten, angepasst werden. In der angezeigten Tabelle können die aktuellen Status bearbeitet und neu geordnet werden. Um sie neu zu ordnen, müssen lediglich die entsprechenden Pfeile gedrückt werden. Der erste und der letzte Status können nicht gelöscht, sondern nur bearbeitet werden. Der Anfangsstatus wird derjenige sein, den neue erstellte Kommunikationen erhalten, und der Endstatus ist der Status, in dem die Kommunikation bereits geschlossen ist (mit der Möglichkeit, sie später wieder zu öffnen). ![image2020-7-9_11-57-28.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_b205a53f842adbec4f42cfe488db65df86c166f4b70d41a83261854cefbb225a/image2020-7-9_11-57-28.png?cb=8accbffbd0feb213cd7de5192bf846b3) Wenn wir auf das Papierkorbsymbol klicken, können wir den entsprechenden Status löschen. Da es Kommunikationen geben kann, die sich in diesem Status befinden, müssen wir bei der Bestätigung einen anderen der verfügbaren Status auswählen, bevor wir ihn löschen. Die Kommunikationen im gelöschten Status werden in den ausgewählten Status verschoben. ![image2020-7-9_12-3-11.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_d38c090ba5fa4c47a01fac58448fb71f69e7c500407bbd69569e5adfe85d6202/image2020-7-9_12-3-11.png?cb=72f02b4f328a39b7061cf02c82121f30) Um einen neuen Status zu erstellen, muss einfach das Symbol + neben dem Namen des Abschnitts gedrückt werden. Beim Drücken öffnet sich ein neues Fenster zur Konfiguration: ![image2020-7-9_11-40-39.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_bb1f6692349e16343f517c1046db3f9d951f11ff41537784d71af4b13a233510/image2020-7-9_11-40-39.png?cb=43b93ea9fe9a75f8f2d9e25b42a030ac) * Zugewiesene Sprache → Standardmäßig erscheint die Hauptsprache der Firma, die geändert werden kann, um den Text zu definieren, falls weitere Sprachen vorhanden sind. * Status-Text → In diesem Feld wird der Name definiert, den dieser Status in der ausgewählten Sprache erhält. * Farbe → Es ist möglich, die Farbe des Status auszuwählen, um ihn schnell zu unterscheiden. ![Captura_color.PNG](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_722dcdb5a78fe8e7121de90ef59f5fc5a578c7b813a0048852e9bd7673d1da4e/Captura_color.PNG?cb=e950236bcb47fae07ee0ea5cb1de096a) * Symbol → Ebenso ist es möglich, aus einer Reihe verfügbarer Symbole dasjenige auszuwählen, das für diesen Status verwendet wird. ![Captura_icono.PNG](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_7f2049405e0bff4a6ae7d3a1ded51cbe01fad2ad240b3babd71574579eec035a/Captura_icono.PNG?cb=0ea2bb7dbcbca049afa524b3665b4656) **Kategorien** In diesem Abschnitt können die Kategorien, die einer Kommunikation zugewiesen werden können, basierend auf den standardmäßig erstellten, angepasst werden. In der angezeigten Tabelle können Kategorien hinzugefügt, gelöscht und bearbeitet werden. ![image2024-2-9_11-50-19.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_3ff92ab833f030c18bdf1ae070794399ba1d6859d9b9ee065945a7c5ba06b250/image2024-2-9_11-50-19.png?cb=9d483e36963c246110f139d62a00a975) **HINWEIS:** Falls keine Kategorien zur Klassifizierung der Kommunikationen konfiguriert sind oder gelöscht werden, wird das Feld im Formular nicht mehr angezeigt, ebenso wie in den zuvor registrierten Kommunikationen. Daher verschwinden die Kategorien, die vom Kommunikator oder dem Manager in jeder Kommunikation bereitgestellt wurden. Durch Drücken der Schaltfläche "+" neben dem Titel können wir eine neue Kategorie hinzufügen oder durch Drücken des Bleistiftsymbols einer Kategorie deren Eigenschaften bearbeiten: ![image2024-2-9_11-51-15.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_f55f6f617923cf0240986066fbd681ee27f6ba319222f8213b209e983a558be1/image2024-2-9_11-51-15.png?cb=58677c89387b8c6392957d868828fff0) * Zugewiesene Sprache → Standardmäßig erscheint die Hauptsprache der Firma, die geändert werden kann, um den Text der Kategorie zu definieren, falls weitere Sprachen vorhanden sind. * Name der Kategorie → In diesem Feld wird der Name definiert, den diese Kategorie in der ausgewählten Sprache erhält. * Beschreibung der Kategorie → Dieses Feld ermöglicht das Hinzufügen zusätzlicher Details zur Kategorie in der ausgewählten Sprache. * Kommunikationstyp nach Kategorie → Falls die Kategorie aktiviert ist, damit sie vom Kommunikator zugewiesen werden kann, ermöglicht sie die Definition des Identifikationstyps des Kommunikators: * Standardmäßig: Wenn der Kanal so konfiguriert ist, dass anonyme oder identifizierte Kommunikationen erlaubt sind, wird das allgemein konfigurierte Verhalten beibehalten. * Anonym: Falls dieser Typ zugewiesen wird, wird die Kommunikation zwingend anonym durchgeführt, unabhängig von der allgemeinen Konfiguration. * Identifizierter Kommunikator: Wenn dieser Typ definiert wird, muss sich der Kommunikator zwingend identifizieren (siehe Abschnitt Persönliche Daten), unabhängig von der allgemeinen Konfiguration. * Kategorie im Formular des Kommunikators einfügen → Dieses Feld ermöglicht die Aktivierung der Kategorie, damit sie vom Kommunikator bei der Erstellung einer neuen Kommunikation ausgewählt werden kann. Falls es nicht markiert wird, ist die Kategorie nur intern für die Kanalmanager verfügbar und wird in früheren Kommunikationen nicht mehr sichtbar sein, außerdem kann sie nicht in neuen zugewiesen werden. HINWEIS: Falls keine Kategorie für das Formular des Kommunikators aktiviert wird, erscheint dieses Feld nicht bei der Registrierung einer neuen Kommunikation. * Manager: Ermöglicht die automatische Zuweisung von Meldungen an die definierten Manager basierend auf einer Kategorie. Wenn wir auf das Papierkorbsymbol klicken, können wir die entsprechende Kategorie löschen. Dafür wird eine Bestätigung der Aktion angefordert. ![image2021-4-8_17-25-10.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_f2f00f7fb946b5dd84164e59f39e16347adbd0323eaee10b942449dbcff70cbd/image2021-4-8_17-25-10.png?cb=01b2260a472d6ef854448514c7dbdbaa) Darunter befinden sich zwei zusätzliche Konfigurationsfelder für die Kategorien: * Pflichtkategorie → Ermöglicht die Angabe, dass, falls eine Kategorie aktiviert wird, um in das Formular des Kommunikators aufgenommen zu werden, vor der Registrierung zwingend eine zugewiesen werden muss. * Mehrfachkategorie → Wenn dieses Feld aktiviert wird, können die Kanalmanager mehr als eine Kategorie zu einer einzigen Kommunikation zuweisen. Die Schaltfläche Speichern unten rechts muss gedrückt werden, damit die Änderungen wirksam werden. **Sichtbarkeit der Kommunikationsliste** In diesem Abschnitt kann eingestellt werden, welche globalen Felder der Meldung (zusätzlich zu den anpassbaren Fragen des Formulars) in der Hauptliste der Kommunikationen oder abgelaufenen Kommunikationen sichtbar sind und in welcher Reihenfolge. Durch Drücken des Augensymbols kann die Spalte angezeigt oder ausgeblendet werden, die dann in der Kommunikationsliste erscheint oder nicht. Mit den Pfeilen können sie neu geordnet werden, um sie in der gewünschten Reihenfolge anzuzeigen. Die Felder, die angezeigt werden können, sind: * Kennung: Dieses Feld ist die Id der Kommunikation, die automatisch von der Lösung generiert wird und einzigartig ist. Diese Spalte kann nicht ausgeblendet werden, da sie als Link dient, um auf die Details einer Kommunikation zuzugreifen. * Betreff: Bearbeitbares Feld, um eine Zusammenfassung oder einen Code zur Identifizierung eines Falls oder einer konkreten Kommunikation anzugeben. * Manager: Liste der Benutzer, die einer Kommunikation zur Bearbeitung zugewiesen sind. * Aktueller Status: Zeigt den Status, in dem sich jede der Kommunikationen befindet. Standardmäßig ist diese Spalte gefiltert, um nur die Kommunikationen anzuzeigen, die nicht geschlossen sind. * Kategorie: Zeigt die Kategorie oder Kategorien, die einer Kommunikation zugewiesen wurden. * Typ: Feld, das anzeigt, ob eine Kommunikation anonymisiert, archiviert oder aktiv ist, und ermöglicht das Filtern, um bestimmte Typen zu finden. * Erstellungsdatum: In dieser Spalte wird das Registrierungsdatum einer Kommunikation angezeigt. * Kommunikator: Für Kommunikationen, bei denen sich die Person, die sie registriert hat, identifiziert hat, wird ihre E-Mail-Adresse angezeigt. Bei anonymen Kommunikationen (oder die anonymisiert wurden) wird das Feld "Anonym" angezeigt. ![image-2023-9-21_16-6-23.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_a9b6c41fbe9879bb7e1491dd4ffcd3c49b78eba7f8a6dd91292643a903aa9fa4/image-2023-9-21_16-6-23.png?cb=edce5aef46fda8f2c6fa21e54b21abaf) ## **System** Dies ist die dritte Option der Konfiguration, bei der interne Parameter für das Formular geändert werden können: **Allgemein** * Erlaubte Kommunikationstypen. * Diese Option ermöglicht die Angabe, ob anonyme Kommunikationen durchgeführt werden können, der Hinweisgeber zur Identifikation verpflichtet wird oder beide Typen möglich sind. * Standardtyp. * Falls im vorherigen Feld beide Kommunikationstypen (anonym oder mit identifiziertem Kommunikator) erlaubt sind, kann in diesem Feld definiert werden, welcher der beiden Modi standardmäßig im Formular für [Kommunikationserstellung](https://help.globalsuitesolutions.com/de/canal-denuncias/v1/alta-de-comunicados.md) markiert wird. * Passwortablauf. * Anzahl der Tage, nach denen das Passwort der Benutzer abläuft. Nach Ablauf dieser Tage ab dem Datum der Änderung wird beim nächsten Login eine Änderung verlangt. * Maximale Speichergröße: Gibt den Speicherplatz an, der für die in den Kommunikationen enthaltenen Dateien aktiviert ist. Unterhalb dieses Limits wird eine Nachricht mit dem genutzten Speicherplatz und dem Prozentsatz im Verhältnis zum Maximum angezeigt. * Nachricht für anonyme Kommunikation: Dieses Feld dient zur Personalisierung der Informationen für den Kommunikator, wenn eine neue Kommunikation anonym registriert wird. Dieser Text kann für jede der verfügbaren Sprachen konfiguriert werden, indem der Sprachselector verwendet wird. * Benutzerlimit: Gibt die maximale Anzahl von Benutzern an, die im System registriert werden können. Unterhalb dieses Limits wird eine Nachricht mit der aktuellen Benutzeranzahl angezeigt. * Kommunikationen löschen / anonymisieren erlauben. * Dient dazu, den Benutzern des Kanals das Löschen oder Anonymisieren von Kommunikationen zu erlauben. Falls deaktiviert, ist es nicht möglich, Kommunikationen aus dem System zu löschen. ![image-2023-9-21_16-45-13.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_9b4a5bffba7dbea187b774982432e9bca1ee773eb99a5071520cb04c9201337f/image-2023-9-21_16-45-13.png?cb=655751fdaa7e56a7cbfc0d9466f9e3fc) **Kommunikationen** * Autor im Zeitstrahl des Kommunikators anzeigen. * Ermöglicht die Konfiguration, ob im Verfolgungsbereich des Kommunikators der Name des Benutzer-Managers angezeigt wird, der einen Kommentar oder Anhang sichtbar für den Kommunikator registriert hat. * Ablauf von Kommunikationen aktivieren. * Ermöglicht die Aktivierung/Deaktivierung des Ablaufs von Kommunikationen und die Festlegung der Frist (in Tagen), ab der eine Kommunikation als abgelaufen oder beendet gilt, ab dem Datum ihrer Registrierung. * Falls aktiviert, wird im Menü eine zusätzliche Option angezeigt, um sie zu verwalten (siehe [Abgelaufene Kommunikationen](https://help.globalsuitesolutions.com/de/canal-denuncias/v1/comunicaciones-caducadas.md)). * Maximale Größe pro Kommunikation: Innerhalb des insgesamt aktivierten Speicherplatzes kann begrenzt werden, wie viel Speicherplatz in einer konkreten Kommunikation genutzt werden kann. Dieses Limit kann niemals höher als das Gesamtumfeld sein. * Empfangsfrist: Ermöglicht die Festlegung, wie viele Tage nach der Registrierung einer Kommunikation eine Benachrichtigung an die konfigurierten Empfänger gesendet wird, um eine Empfangsbestätigung durchzuführen. ![image2024-2-9_12-59-53.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_cf506749ec21a01edc44f12ca8117cbba4ff9d0a57594efa5ac34641fd579acf/image2024-2-9_12-59-53.png?cb=f4a11a57ba190bd09858a377366f03da) * Erlauben, Dateien an den Kommunikator anzuhängen: Dieses Feld dient zur Aktivierung oder Deaktivierung der Berechtigungen zum Anhängen lokaler Dateien in der zu sendenden Kommunikation. Wenn aktiviert, werden die folgenden Optionen angezeigt: * Löschen von Metadaten in Dateien: Wenn das Löschen von Metadaten aktiviert ist, durchlaufen alle Dateien, die einer Kommunikation beigefügt werden, einen Prozess, bei dem mögliche Metadaten entfernt werden, um die Privatsphäre zu schützen. Beim Hochladen einer Datei in eine Meldung ist das Entfernen ihrer Metadaten ein transparenter Prozess für den Benutzer. Falls erforderlich, kann die "Hinweismeldung beim Anhängen von Dateien" verwendet werden, um den Melder über die Entfernung der Metadaten während des Prozesses zu informieren. Die Dateitypen, die für das automatische Löschen von Metadaten unterstützt werden, sind die folgenden: pdf, doc, docx, txt, rtf, odt, ppt, xls, pptx, xlsx, odp, ods, jpg, jpeg, png, vsd, vsdx, pps, ppsx, csv, dot, dotx, msg, mpp, mpx, mpd, odg, bmp, gif, xlsm, zip, 7z, rar, mp4, mp3, avi, wmv, mkv, mov, ac3, wma, wav * Hinweismeldung beim Anhängen von Dateien: Falls das Hochladen von Anhängen aktiviert ist, kann eine Nachricht angepasst werden, die zusammen mit dem Feld "Anhänge" des Kommunikationsformulars angezeigt wird, um dem Melder Hinweise oder zusätzliche Informationen zu geben. ![image-2023-6-2_9-45-34.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_4830acc0b7b1e16e42962a6948fbeb5d3d8305877c44dc7b2509abcff8d790bd/image-2023-6-2_9-45-34.png?cb=afb8f0c21633f7e93705fd8217c25cdb) * Erlauben, Audio-Dateien für den Melder aufzunehmen: Wenn dieses Feld aktiviert ist, kann der Melder eine Sprachaufnahme machen, um eine weitere Möglichkeit zur Registrierung der Kommunikation zu bieten, die eine Verarbeitung zur Verzerrung der Stimme durchführt, als Teil des Prozesses zum Schutz der Privatsphäre des Melders. * Aufnahmehinweise: Wenn die Aufnahme von Sprachaufnahmen erlaubt ist, kann eine Nachricht mit Anweisungen oder zusätzlichen Informationen konfiguriert werden, die der Melder beim Aufnehmen des Audios sieht. ![image-2023-6-30_13-52-25.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_8bd937c4202657cf4be20dcfb1a0eda2490f2368121f0f9e687b0a2b83939b9a/image-2023-6-30_13-52-25.png?cb=c4c5e7f0dead51b0fafd29d64f5b9b1c) ### **Nutzungsbedingungen** * Sprache → Ermöglicht die Auswahl der Sprache, in der die Bedingungen der Umgebung angehängt werden. * Nutzungsbedingungen → Ermöglicht das Anhängen von Nutzungsbedingungen an das Tool, die für das Senden neuer Kommunikationen akzeptiert werden müssen. * Aktuelle Nutzungsbedingungen → Zeigt den Namen der Datei mit den Bedingungen an, die derzeit im Tool hochgeladen sind. * Text der Nutzungsbedingungen → Ermöglicht die Konfiguration des Titels des Abschnitts zur Akzeptanz der Nutzungsbedingungen, sowohl für interne Benutzer als auch für Melder. * Text zur Akzeptanz der Nutzungsbedingungen → Ermöglicht die Definition des spezifischen Textes zur Akzeptanz der Bedingungen. ![Captura_condiciones2.PNG](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_ee4ba9408f70a80589fdc45571ba5fb1ba93be0a973776b49bc63f64ad816114/Captura_condiciones2.PNG?cb=1f115287afb7c8f93c31ecfa3b64e8d3) Diese Änderungen werden in den Akzeptanzabschnitten des Benutzers angewendet: ![Captura_condiciones.PNG](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_7895091613c577116a7769b8e5c84cb222b80598163b230285b0f5624ffbf9db/Captura_condiciones.PNG?cb=de257cd4adb366ef55c253458060d0c8) #### **Datenschutzrichtlinie** In diesem Abschnitt kann die Datenschutzrichtlinie angepasst werden, die in der Ansicht des Melders oder Hinweisgebers verfügbar ist. * Sprache → Ermöglicht die Auswahl der Sprache, in der die Datenschutzrichtlinie angehängt wird. * Datenschutzrichtlinie → Ermöglicht das Anhängen der unternehmensweiten Datenschutzrichtlinie an das Tool, die vom Melder eingesehen werden kann. * Aktuelle Datenschutzrichtlinie → Zeigt den Namen der Datei mit den Bedingungen an, die derzeit im Tool hochgeladen sind. * Text der Datenschutzrichtlinie → Ermöglicht die Konfiguration des Titels des Links, über den die Melder die Datenschutzrichtlinie herunterladen können. ![image2021-5-17_11-56-51.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_69838397f962e090b82c191b452ae9ba7fae4e8df26c03252ec92f45b42b0fcb/image2021-5-17_11-56-51.png?cb=04bd8476529f403b89ff437e6f50fa2b) Diese Konfiguration wird in der Ansicht des Melders angewendet, sowohl bei neuen Kommunikationen als auch beim Zugriff auf die Nachverfolgung einer zuvor durchgeführten. ![Politica.PNG](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_f1843c425a7476bd54bfa9b7ffeab3b73fe7e010c27cadb6e312478503cb2096/Politica.PNG?cb=02ad3a1bcc277729b710a0834bb6ff6f) ##### **HINWEIS:** Diese Funktionalität wird als zusätzlicher Service angeboten. Wenn Sie weitere Informationen wünschen, wenden Sie sich bitte an Ihren Anbieter. ##### **Betreff** In diesem Abschnitt kann das Feld "Betreff" aktiviert/deaktiviert werden, damit es in den Karten der [Kommunikationen](https://help.globalsuite.es/display/CD/.Comunicaciones+vv2.46) sichtbar ist und in die Berichte aufgenommen wird, die aus dem Tool generiert werden können. Falls gewünscht, kann auch der Name des Feldes "Betreff" geändert werden. ![Configuración Asunto.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_a94d830ceb708b09d52dcb90e585e84f530dc2d5f52719f9cf36415d9061aea8/Configuraci%C3%B3n%20Asunto.png?cb=dd97238fd25fff35410ecff936f51c63) **Zwei-Faktor-Authentifizierung** Die Funktionalität zur Integration eines zweiten Authentifizierungsfaktors in das Tool GlobalSUITE Whistleblower Channel wurde hinzugefügt. ![2FA.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_9a3245de5c0d72cb0e334bfe9dff1b2f6428f54e6e6c871073f90ac93386b726/2FA.png?cb=a920a603ba63c2c495e531a54cf1e5e0) Zusätzlich zum aktuellen Authentifizierungsmechanismus (lokal, Active Directory oder ADFS Single Sign-On) kann ein zweiter Authentifizierungsfaktor mittels TOTP (Time-Based One-Time Password) aktiviert werden. Dieser Mechanismus ermöglicht die Synchronisierung eines Geräts, um einen numerischen Code einzugeben, der alle 30 Sekunden wechselt und beim Login des Benutzers im Tool abgefragt wird. Diese Konfiguration kann aktiviert werden, falls erforderlich, entweder optional oder verpflichtend, wobei die Benutzer dies beim nächsten Zugriff konfigurieren müssen. Es gibt Sicherheitsmechanismen, um einmaligen Zugriff auf das Tool zu ermöglichen (Wiederherstellungscodes) sowie die Möglichkeit, die Funktion für einen bestimmten Benutzer zu deaktivieren, falls das zugehörige Gerät verloren geht oder gelöscht wird. Um die Zwei-Faktor-Authentifizierung mittels TOTP zu aktivieren, müssen die Schritte unter Benutzer \> [Profil](https://help.globalsuite.es/display/CD/Configuraciones+Consulting) durchgeführt werden. ##### **Sekundäre Umgebung** In diesem Abschnitt wird die Möglichkeit aktiviert, Kommunikationen an eine sekundäre Umgebung zu senden, wenn sie aus der produktiven Umgebung gelöscht werden. ![image2020-6-5_16-11-55.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_babbe57abe96493544e59e5513eba29587fcc454514fea77df3b04b671a02d22/image2020-6-5_16-11-55.png?cb=f85585653c7b19b6bb0b1aa7b7fcea53) ## **Mailserver** Dies ist die vierte Option im oberen Menü, bei der ein eigener **Mailserver** für den Versand von Benachrichtigungen des Tools hinzugefügt werden kann: * TLS (Transport Layer Security) → Ermöglicht die Aktivierung eines kryptografischen Protokolls für den sicheren Versand von Benachrichtigungen. * URL-Adresse → Pfad des Servers, der von der technischen Abteilung angegeben werden muss. * Port → Port, der von der technischen Abteilung geöffnet werden muss, um sicherzustellen, dass die Kommunikations-E-Mails ihre Ziele erreichen. ### E-Mail-Konfiguration * Absender der E-Mail → Absender der Benachrichtigungs-E-Mails, die vom Tool gesendet werden. * Alias des Absenders → Name, den der Absender haben wird, wenn diese Benachrichtigungen per E-Mail empfangen werden. #### Authentifizierung auf dem Server * Benutzer → E-Mail-Konto, das auf dem Server aktiviert ist (nicht erforderlich, wenn Relay verwendet wird) * Passwort des Benutzers → Passwort des E-Mail-Kontos (nicht erforderlich, wenn Relay verwendet wird) ![image2019-2-21_12-42-12.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_44f118a35998bbaab1c6d9ee0ea6e62c0c0fd3205021d92888529f0d282399b5/image2019-2-21_12-42-12.png?cb=f63e08bd82680c49071c7260c12fc6a9) ## **Benachrichtigungen** Dies ist die fünfte Option im oberen Menü, bei der die Benachrichtigungen konfiguriert werden können, die das Tool in bestimmten Fällen sendet. ### Verfügbare Benachrichtigungen Es gibt eine Reihe von Benachrichtigungen, die spezifisch konfiguriert werden können und in der Liste dieses Abschnitts erscheinen. Auf der rechten Seite kann überprüft werden, ob jede von ihnen aktiviert ist oder nicht. Die verfügbaren Benachrichtigungen sind: * Neue Kommunikation → Diese Benachrichtigung wird gesendet, wenn eine neue Kommunikation registriert wird (anonym oder nicht) und ermöglicht es, die Benutzer zu informieren, die den Kanal verwalten. * Änderung des Kommunikationsstatus → Diese interne Benachrichtigung ermöglicht es, ausgewählte Benutzer zu alarmieren, wenn der Status einer Kommunikation geändert wird. * Änderung des Kommunikationsstatus. Externe Benachrichtigung → Ermöglicht es, die Person, die die Kommunikation durchgeführt hat (falls sie nicht anonym war), darüber zu informieren, dass der Status geändert wurde. * Ablauf von Kommunikationen → Diese automatische Warnung wird gesendet, wenn es abgelaufene Kommunikationen im Unternehmen gibt. Siehe [Abgelaufene Kommunikationen](https://help.globalsuitesolutions.com/de/canal-denuncias/v1/comunicaciones-caducadas.md) * Kommentare zur Kommunikation → Wenn diese Benachrichtigung aktiviert ist, wird eine E-Mail an die konfigurierten Empfänger gesendet, falls ein Kommentar zu einer Kommunikation registriert wird. * Öffentliche Kommentare zur Kommunikation → Diese Benachrichtigung ermöglicht es, dem Melder (nicht anonym) eine Warnung zu senden, wenn öffentliche Kommentare registriert werden, damit er auf die Nachverfolgung der Kommunikation zugreifen kann, um sie zu konsultieren. * Hochladen von Dokumenten in die Kommunikation → Diese Benachrichtigung informiert die entsprechenden Benutzer darüber, dass ein neues Dokument in einer Kommunikation hinzugefügt wurde. * Hochladen öffentlicher Dokumente → Ermöglicht es, den Melder (falls er nicht anonym ist) darüber zu informieren, dass ein Dokument in die Kommunikation hochgeladen wurde, und dass er darauf zugreifen kann, um es zu konsultieren. * Neue Benutzer → Ermöglicht die Anpassung der Nachricht, die an Benutzer eines beliebigen Profils gesendet wird, die in einem Unternehmen erstellt werden, mit Anweisungen und Zugangsdaten für den Zugriff auf den Administrationsbereich des Kanals. Diese Benachrichtigung muss die Variablen $userLogin und $userPassword zwingend enthalten. * Neue Melder → Diese Benachrichtigung, die nicht deaktiviert werden kann, ermöglicht die Anpassung der Nachricht, die an Melder (nicht anonym) gesendet wird, die eine neue Kommunikation registrieren, mit Anweisungen für den Zugriff auf die Nachverfolgung. Diese Benachrichtigung muss die Variablen $userLogin und $userPassword zwingend enthalten. * Neue Kommunikation zugewiesen → Diese Warnung ermöglicht die Anpassung des Textes, der an die Manager gesendet wird, denen eine Kommunikation zur Nachverfolgung zugewiesen wird. * Kommunikation nicht mehr zugewiesen → Ermöglicht die Konfiguration, wie Manager benachrichtigt werden, wenn ihnen eine zuvor zugewiesene Kommunikation nicht mehr zugewiesen wird. * Kommunikation gelöscht/ anonymisiert → Ermöglicht es, die ausgewählten Rollen zu alarmieren, wenn eine Kommunikation gelöscht oder anonymisiert wurde. Standardmäßig ist diese deaktiviert, um sie zu aktivieren, muss das Kontrollkästchen "Aktivieren/Deaktivieren" angeklickt werden. * Lizenzablauf → Ermöglicht die Definition, welche Empfänger benachrichtigt werden, wenn die Lizenz für den GlobalSuite® Whistleblower Channel kurz vor dem Ablauf steht. * Erinnerung an den Empfang einer Kommunikation → Diese interne Warnung ermöglicht es, die Benutzer des Kanals, einschließlich der zugewiesenen Manager, zu benachrichtigen, wenn eine Kommunikation vor X Tagen registriert wurde (diese Anzahl ist konfigurierbar). * Warnung über den Empfang einer Kommunikation an den Melder. Externe Benachrichtigung → Ermöglicht die Benachrichtigung über den Status oder die Situation der im Kanal registrierten Meldung, wenn eine bestimmte Anzahl von Tagen seit der Erstellung vergangen ist. Diese E-Mail-Warnung wird nur gesendet, wenn der Melder sie nicht anonym registriert hat. #### Benachrichtigungsdetails Wenn eine Benachrichtigung in der Tabelle der verfügbaren Benachrichtigungen ausgewählt wird, werden in diesem Abschnitt alle Informationen geladen, um diese zu konfigurieren. * Aktivieren / Deaktivieren → Ermöglicht das Aktivieren oder Deaktivieren einer bestimmten Benachrichtigung für das Unternehmen. * Verfügbare Rollen → Es ist möglich auszuwählen, an welche Benutzerprofile die E-Mail-Benachrichtigung gesendet wird. * Globaler Administrator: Alle Benutzer des Unternehmens mit diesem Profil. * Zugeordneter Manager: Benutzer des Typs Manager (oder Consulting-Manager des übergeordneten Unternehmens), die der Kommunikation zugewiesen sind. * Übergeordneter Globaler Administrator: Alle Benutzer des Typs "Globaler Administrator", die dem unmittelbar übergeordneten Verwaltungsunternehmen angehören. * Übergeordnetes Consulting: Benutzer mit dem Profil "Consulting", die dem Unternehmen zugewiesen sind, das benachrichtigt wird. * Zugeordnete Sprache → Ermöglicht das Wechseln der Sprache, in der die Nachricht der Benachrichtigung parametrisiert wird. (Sobald die Sprache ausgewählt ist, können die Textfelder in dieser Sprache ausgefüllt werden.) * Benachrichtigungsnachricht → Textfeld, das es ermöglicht, die Nachricht anzugeben, die im E-Mail-Textkörper für jede Benachrichtigung gesendet wird. Es ist möglich, Variablen oder Schlüsseltexte einzufügen, die durch den entsprechenden Parameter ersetzt werden. Diese sind: * $company: Entspricht dem Namen (Firmenname) des Unternehmens, an dem gearbeitet wird. * $communicationId: Ist der Identifikationscode der betroffenen Kommunikation. * $communicationStatus: Gibt den Status der Kommunikation an, über die benachrichtigt wird. * $userLogin: Gibt das Login-Feld oder die Benutzerkennung an (gültig sowohl für interne Benutzer als auch für Kommunikatoren). * $userPassword: Zeigt das generierte Passwort eines neuen Benutzers an (nur für Benachrichtigungen über Benutzer- und Kommunikatorerstellung verwendbar). * $userName: Vollständiger Name des Benutzers. * $userLastname: Nachname des Benutzers. * $publicURL: Wird durch die Zugriffs-URL auf die Kommunikatoransicht ersetzt, wo eine neue Kommunikation gemeldet oder eine vorherige eingesehen werden kann. * $adminURL: Ist die Zugriffsadresse für den internen Bereich des Kanals, wo sowohl Verwaltungs- als auch Consulting-Unternehmen verwaltet werden können. ![Captura1.PNG](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_b5031574cf5f5f554cfb8da6bd5802077cadd389ec1e0d88b3ab588b69ae2cd8/Captura1.PNG?cb=1404d44fa37cb605ad057734d53eacdf) ## **Dokumentation** Diese Option ermöglicht es Administratoren, Dokumente hinzuzufügen, die von anderen Manager-Benutzern in der Ansicht [Dokumente](https://help.globalsuitesolutions.com/de/canal-denuncias/v1/documentos-consulting.md) oder von Personen, die [eine neue Mitteilung erstellen](https://help.globalsuitesolutions.com/de/canal-denuncias/v1/alta-de-comunicados.md), eingesehen werden können. ![Captura_manual.PNG](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_2ca94cb78e4e428d5af2738a6c0b185cd350bf5bf6eca91d3cc8a5c8889003e7/Captura_manual.PNG?cb=907b263904af16ede582873d8f7d24c1) Beim Drücken der Schaltfläche + erscheint ein Fenster, in dem das neue Dokument mit den folgenden Feldern hochgeladen werden kann: * Zugeordnete Sprache → Die hochgeladene Datei wird für Benutzer sichtbar sein, die diese Sprache in dem Tool konfiguriert haben. Dies ermöglicht das Hochladen einer Version des Dokuments für jede Sprache. * Datei-Upload → Ermöglicht die Auswahl des Dokuments auf dem lokalen Gerät, das in diese Tabelle aufgenommen wird. * Sichtbar für Kunden → Wenn aktiviert, wird das Dokument für Personen verfügbar sein, die eine neue Kommunikation erstellen möchten. ![image2019-11-12_19-47-11.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_d447a359c4537ee615df9b46a73680326dae1a0927914a60333e0c798964d1ce/image2019-11-12_19-47-11.png?cb=faa9821264170b7411b3e6790e1e0d8a) ## **Verbindungen** Dieser Abschnitt ermöglicht es Administratoren, Verbindungen zu externen Systemen, Diensten oder Tools zu konfigurieren. ### ADFS Falls das Unternehmen mit dem unternehmenseigenen ADFS-Server integriert werden soll, kann dies in diesem Abschnitt konfiguriert werden. Dies ermöglicht Benutzern den Zugriff über Single Sign-On (SSO), direkt, wenn sie im Domain authentifiziert sind. ![adfs_2.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_31fa761557b9f9a78a78272312bfc11b3ad8828ef9875d0b60492ea36ca1f83f/adfs_2.png?cb=e67460dc2570222cf21f43831053f621) #### **HINWEIS:** Diese Funktionalität wird als zusätzlicher Service angeboten. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihren Anbieter. Zunächst muss die Integration aktiviert sein, um sie konfigurieren zu können (Häkchen **Aktiviert**). Anschließend stehen die folgenden Felder zur Verfügung: * Unternehmens-ID für ADFS-Verbindung → Dieses Feld wird automatisch generiert. Es gibt die Vertrauenskette an, die zwischen dem ADFS-Server und dem GlobalSUITE® Whistleblower Channel hergestellt wird. Es ist ein eindeutiges Feld. * Login-URL → Wenn eine Verbindung mit der Methode SP initiated SSO konfiguriert werden soll, muss die URL des IdP-Dienstes eingegeben werden, bei dem die Authentifizierung über ADFS erfolgt. * Logout-URL → Adresse, zu der weitergeleitet wird, wenn ein Benutzer mit ADFS-Authentifizierung seine Sitzung beendet. Wenn nicht definiert, wird beim Abmelden der Standard-Login-Bildschirm angezeigt. * Verschlüsselung aktivieren → ADFS-Verbindungskonfiguration, die es ermöglicht, dass die vom IdP empfangenen Parameter verschlüsselt sind. * Anfrage signieren → Gibt an, dass bei Verwendung der SP initiated SSO-Konfiguration die Authentifizierungsanfrage, die an den IdP gesendet wird, signiert wird. * Standardrolle für Benutzer → Hier kann angegeben werden, welche Standardrolle neue Benutzer erhalten, die über ADFS zugreifen. Diese können sein: * Administrator * Globaler Administrator * Manager Die Benutzerrollen können direkt vom ADFS-Server abgerufen werden. Falls keine Rollendaten empfangen werden oder die empfangenen Daten fehlerhaft sind, wird die in diesem Feld konfigurierte Rolle verwendet. Mit der Schaltfläche "XML-Konfigurationsdatei herunterladen" kann die XML-Konfigurationsdatei heruntergeladen werden, um sie als neuen Eintrag für die Vertrauenswürdigkeit von Benutzern zu laden. ##### **WICHTIGER HINWEIS:** Der SAML2-Standard verfügt über mehrere Binding-Protokolle * HTTP Redirect * HTTP POST * HTTP Artifact ###### Derzeit unterstützt der GlobalSuite® Whistleblower Channel nur das HTTP Redirect-Protokoll. ##### ADFS-Serverkonfiguration (SAML 2.0) In der ADFS-Serverkonfiguration muss angegeben werden, dass die in der Anfrage zu übermittelnden Daten mindestens Folgendes umfassen: * Name-ID (nameidentifier) * E-Mail-Adresse (emailaddress) ![image2020-7-23_12-1-46.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_0ec1f5ad99ed14f782f81940a7068d0d78f3a0a8399c2ba4987a272637da00f5/image2020-7-23_12-1-46.png?cb=ce56cdce584f1da96228b5c3910e5683) Wenn die Rollenkonfiguration für die Erstellung neuer ADFS-Benutzer gesendet werden soll, muss der folgende Claim verwendet werden: WICHTIG: Der vom ADFS-Server gesendete Rollenname muss mit einer der in GlobalSUITE konfigurierten Rollen übereinstimmen. Weitere Informationen zur Konfiguration des ADFS-Servers finden Sie unter: [https://docs.microsoft.com/de-de/windows-server/identity/ad-fs/operations/create-a-relying-party-trust](https://docs.microsoft.com/es-es/windows-server/identity/ad-fs/operations/create-a-relying-party-trust) ##### ADFS-Authentifizierung (SAML 2.0) Es gibt zwei Arten der Authentifizierung mit ADFS: * IDP initiated SSO, der Authentifizierungsprozess wird vom IdP initiiert. Der Benutzer hat eine Liste von "Unternehmensanwendungen", wählt die entsprechende GlobalSUITE-Anwendung aus und startet die Authentifizierung. Nachfolgend wird ein Beispielbild dieses Anwendungsformulars gezeigt. ![image2020-7-23_12-24-31.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_c76286a2ad36597131f6092a56a9493853cf2b3b0e4f25b23a4cefe357ce62f5/image2020-7-23_12-24-31.png?cb=54caba872ec2907070f15983cb0a9634) * SP initiated SSO, der Authentifizierungsprozess wird von GlobalSUITE initiiert. Um diese Methode zu verwenden, muss auf eine spezifische URL zugegriffen werden. Diese URL wird gebildet, indem die GlobalSUITE-URL mit dem Text: ?entityID=\[Vertrauens-ID\] verknüpft wird, wobei die Vertrauens-ID der in der Verbindung generierte Code ist, der im gleichnamigen Feld zu finden ist. Siehe Abschnitt 1 dieses Dokuments. Ein Beispiel für eine URL ist: Die Authentifizierung mit ADFS hat folgende Besonderheiten: * Wenn der Benutzer zum ersten Mal über ADFS auf das Tool zugreift, wird automatisch ein Benutzer mit dem in der SAML-Anfrage bereitgestellten Benutzernamen erstellt. * Wenn der Benutzername bereits in GlobalSUITE existiert und nicht mit dem bei der ersten Verbindung erstellten übereinstimmt, wird eine Fehlermeldung angezeigt. ## **Dashboard** Diese Option ermöglicht es Administratoren, die Diagramme anzupassen, die im Abschnitt [Start - Unternehmensübersicht](https://help.globalsuitesolutions.com/de/canal-denuncias/v1/inicio-vista-general-de-empresa.md) angezeigt werden. In diesem Abschnitt können wir die Diagramme neu anordnen, damit sie in der gewünschten Reihenfolge angezeigt werden, indem wir die Pfeile auf der rechten Seite verwenden. Falls wir ein Diagramm nicht anzeigen möchten, können wir es aus der Hauptansicht ausblenden. ![dashboard.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_a9a40578ba99ab041eefd11083049897488e8c7cf956e7095dee32a50d76ad49/dashboard.png?cb=623e6a645650ce86103f46f825de67a4) Standardmäßig sind diese Diagramme: * Kommunikationen nach Status * Kommunikationen nach Status und Manager * Kommunikationen nach Manager und Status * Kommunikationen nach Kategorie * Erstellung von Kommunikationen nach Datum * Auswahlfragen * Verifizierungsfragen * Speicherplatz --- version: "Working version" language: "de" --- # Unternehmensdaten ## **HINWEIS:** Diese Option ist für globale Administratoren und Administratoren verfügbar. In dieser Option können alle Unternehmensdaten eingesehen werden, das heißt die detaillierten Informationen dazu. Konkret sind die Felder wie folgt: * Name * Steuer-ID * Firmenname * E-Mail * Telefon * Adresse * Ort * Provinz * Land * Postleitzahl * Webseite ![image2019-11-28_17-54-22.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_451afe4ce1376b741502c85d94ca64a20711a62dee61694edfd6d7669dc92799/image2019-11-28_17-54-22.png?cb=0927c475e39aa0ed637b276352e489fd) Zusätzlich ist es im unteren Bereich des Formulars möglich, zu ändern, von welchem übergeordneten Unternehmen (Mutterunternehmen) das aktuelle Unternehmen abhängt. Dazu muss das Kontrollkästchen "Mutterunternehmen ändern" aktiviert werden, woraufhin die Liste der Administratorunternehmen erscheint, an die es übertragen werden kann. Falls dieses neue Mutterunternehmen keine verfügbaren Entitäten hat, wird es mir nicht erlaubt, es zu ändern. ![image2019-6-19_13-18-12.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_ae78a486c70a16d43d672ada6cd5804074672a176fe15589426ccd7f813715d4/image2019-6-19_13-18-12.png?cb=50c90b47cfc0ee5881ed45709c008bca) Im Abschnitt Lizenz kann der Lizenztyp des Unternehmens eingesehen werden, sowie ob es aktiv oder inaktiv ist und die zugehörigen Daten. Für übergeordnete Benutzer ist es möglich, das Limit der Unternehmen anzupassen, die unterhalb des aktuellen erstellt werden können. Außerdem wird angezeigt, wie viele erweitert werden können (Verfügbare Einheiten) und wie viele verwendet wurden (Verwendete Einheiten). ![image2019-11-28_17-55-35.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_c9fa771f7005c4a0faed29bf40dc4d59aa67b195e77103d09b13d51680b34a6f/image2019-11-28_17-55-35.png?cb=b6b6ec60e846f8a1f381e345fe4617d4) Um die Änderungen im Formular zu speichern, muss die Schaltfläche unten rechts auf dem Bildschirm gedrückt werden. --- version: "Working version" language: "de" --- # Dokumente ## **HINWEIS:** Diese Option ist für die Benutzer Globaler Administrator, Administrator und Consulting verfügbar. In diesem Abschnitt werden die Links zum Benutzerhandbuch und zur Datenschutzrichtlinie angezeigt. Wenn Sie auf die Schaltflächen klicken, werden diese in einem neuen Fenster geöffnet, um sie anzuzeigen. Außerdem, falls unterstützende Dokumente im Abschnitt [Konfigurationen](https://help.globalsuitesolutions.com/de/canal-denuncias/v1/configuraciones.md)(in der Sprache des Benutzers) hochgeladen wurden, erscheinen sie in der unteren Tabelle, um sie über das Symbol auf der linken Seite der Tabelle herunterladen zu können. ![image2019-11-12_20-6-38.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_ef2e14b0ca70220364fa9022d7d0ee1db7de2407847f2718e311e989ec998234/image2019-11-12_20-6-38.png?cb=9e43da57e106587a6b3f9c41b314adb7) **HINWEIS:** Es ist auch möglich, auf das Benutzerhandbuch über die Fußzeile der Plattform zuzugreifen, Option "Benutzerhandbuch". --- version: "Working version" language: "de" --- # Dokumente (Consulting) ## **HINWEIS:** Diese Option ist für die Benutzer Globaler Administrator, Administrator und Manager verfügbar. In diesem Abschnitt werden die Links zum Benutzerhandbuch und zur Datenschutzrichtlinie angezeigt. Wenn Sie auf die Schaltflächen klicken, werden diese in einem neuen Fenster geöffnet, um sie anzuzeigen. Außerdem, falls unterstützende Dokumente im Abschnitt [Konfigurationen](https://help.globalsuitesolutions.com/de/canal-denuncias/v1/configuraciones-consulting.md) (für die Sprache des Benutzers) hochgeladen wurden, erscheinen diese in der unteren Tabelle und können über das Symbol auf der linken Seite der Tabelle heruntergeladen werden. ![image2019-11-12_20-8-9.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_c1d38702177bb066e27d36b67c318baa09dc82bdad79bca6fb11371267ab6b0d/image2019-11-12_20-8-9.png?cb=9e43da57e106587a6b3f9c41b314adb7) **HINWEIS:**Es ist auch möglich, über die Fußzeile der Plattform auf das Benutzerhandbuch zuzugreifen, Option "Benutzerhandbuch". --- version: "Working version" language: "de" --- # Verwaltungsgesellschaft Art von Unternehmen, das die Verwaltung eines oder mehrerer Kommunikationskanäle ermöglicht. Nachfolgend werden die verschiedenen verfügbaren Optionen aufgeführt, die diese Art von Unternehmen hat: * [(de) Startseite - Unternehmensübersicht](https://help.globalsuitesolutions.com/de/canal-denuncias/v1/inicio-vista-general-de-la-empresa.md) * [Unternehmensdaten](https://help.globalsuitesolutions.com/de/canal-denuncias/v1/datos-de-empresa.md) * [Unternehmensverwaltung](https://help.globalsuitesolutions.com/de/canal-denuncias/v1/gestion-de-empresas.md) * [Dokumente](https://help.globalsuitesolutions.com/de/canal-denuncias/v1/documentos.md) * [Aufzeichnungen](https://help.globalsuitesolutions.com/de/canal-denuncias/v1/registros.md) * [Einstellungen](https://help.globalsuitesolutions.com/de/canal-denuncias/v1/configuraciones.md) * [Benutzer](https://help.globalsuitesolutions.com/de/canal-denuncias/v1/usuarios.md) --- version: "Working version" language: "de" --- # Unternehmen Consulting Art von Unternehmen, das die Einrichtung, Implementierung und Verwaltung eines Kommunikationskanals ermöglicht. Nachfolgend sind die verschiedenen Optionen aufgeführt, die diese Art von Unternehmen bietet: * [Startseite - Unternehmensübersicht](https://help.globalsuitesolutions.com/de/canal-denuncias/v1/inicio-vista-general-de-empresa.md) * [Unternehmen - Unternehmensdaten](https://help.globalsuitesolutions.com/de/canal-denuncias/v1/empresa-datos-de-empresa.md) * [Dokumente (Consulting)](https://help.globalsuitesolutions.com/de/canal-denuncias/v1/documentos-consulting.md) * [Benutzer (Consulting)](https://help.globalsuitesolutions.com/de/canal-denuncias/v1/usuarios-consulting.md) * [Consulting-Einstellungen](https://help.globalsuitesolutions.com/de/canal-denuncias/v1/configuraciones-consulting.md) * [Kommunikationen](https://help.globalsuitesolutions.com/de/canal-denuncias/v1/comunicaciones.md) * [Protokolle (Logs)](https://help.globalsuitesolutions.com/de/canal-denuncias/v1/registros-logs.md) * [Abgelaufene Mitteilungen](https://help.globalsuitesolutions.com/de/canal-denuncias/v1/comunicaciones-caducadas.md) --- version: "Working version" language: "de" --- # Unternehmen - Unternehmensdaten ## **HINWEIS:** Diese Option ist für globale Administratoren und Administratoren verfügbar. In dieser Option können alle Unternehmensdaten eingesehen werden, das heißt die detaillierten Informationen dazu. Konkret sind die Felder wie folgt: * Unternehmensname * **Zugriffs-URL für den Kommunikationsclient,**sie wird mit dem zusammenhängenden Unternehmensnamen enden. (/unternehmensname). Über diese Zugriffs-URL können die Benutzer auf den Kanal zugreifen, um eine neue Kommunikation zu formulieren. * Steuer-ID * Firmenname * E-Mail * Telefon * Adresse * Ort * Provinz * Land * Postleitzahl * Webseite ![image2019-2-26_9-24-59.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_dd0d6ee27b94d33bfeea590a83af27d2e1a855f9b5b4fbba95c94894b40e2cb1/image2019-2-26_9-24-59.png?cb=5512bfc94889aeb263340b5b1361c542) Zusätzlich ist es im unteren Bereich des Formulars möglich, zu ändern, von welchem übergeordneten Unternehmen (Mutterunternehmen) das aktuelle Unternehmen abhängt. Dazu muss das Kontrollkästchen "Mutterunternehmen ändern" aktiviert werden, woraufhin die Liste der Administratorunternehmen erscheint, an die es übertragen werden kann. Falls dieses neue Mutterunternehmen keine verfügbaren Entitäten hat, wird es mir nicht erlaubt, es zu ändern. ![empresa_padre.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_f8b09fd0d64d2b2307d4fdaf0ce8b9b64ea7b317a709e4d0811479dec4a5184a/empresa_padre.png?cb=50c90b47cfc0ee5881ed45709c008bca) Im Abschnitt Lizenz kann der Lizenztyp des Unternehmens eingesehen werden, sowie ob es aktiv oder inaktiv ist und die zugehörigen Daten. ![image2019-11-28_17-57-54.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_aeea88a1a202760cd82b48729dcb1cab8f32107105f320dc6a9650ef5b020ec3/image2019-11-28_17-57-54.png?cb=b6ac9703ba075e31e39f0c0dfed46748) Um die Änderungen im Formular zu speichern, muss die Schaltfläche unten rechts auf dem Bildschirm gedrückt werden. --- version: "Working version" language: "de" --- # Unternehmensverwaltung ## **HINWEIS:** Diese Option ist für die Benutzer Globaler Administrator, Administrator und Consulting verfügbar. Consulting-Benutzer sehen in dieser Option nur die Unternehmen, auf die sie Zugriff erhalten haben; standardmäßig keine. In diesem Tab können wir alle Unternehmen verwalten, auf sie zugreifen, ihre Konfigurationen und ihre Benutzer einsehen. Es gibt zwei Arten von Unternehmen: ![image2019-2-25_11-51-24.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_86afe137b76f8679c298d892f6ae97c4a4de2b9cb3e846263e426f9efba88d4d/image2019-2-25_11-51-24.png?cb=a79f02a90c46d79327b542f44ed4e2e6) Um ein Beispiel für beide Arten von Unternehmen zu sehen, wird in den folgenden Bildern gezeigt, wie diese erstellt werden: * Name des Unternehmens (erforderlich) * CIF ist die Steueridentifikationsnummer (erforderlich) * Firmenname. * Typ, das ist der Unternehmenstyp (Administrator oder Consulting) (erforderlich) * Das Administratorunternehmen kann untergeordnete Unternehmen haben und somit Lizenzen besitzen. * Lizenzen sind die Anzahl der Unternehmen, die Sie untergeordnet erstellen können. * Entitäten sind die Anzahl der Lizenzen, die Sie bereits verwendet haben. * E-Mail (erforderlich) * Telefon (erforderlich) * Adresse, Stadt, Provinz, Land, Postleitzahl ### Administratorunternehmen Sie können mit bestimmten Lizenzen erstellt werden, die nach der Erstellung nicht mehr geändert werden können. Wir können neue Unternehmen erstellen, abhängig von der Anzahl der erworbenen Lizenzen, und Unternehmen vom Typ Administrator und Consulting erstellen. Die Erstellung eines neuen Administratorunternehmens ermöglicht es uns, hierarchisch neue Kanäle zur Verwaltung zu erstellen oder neue Administratorunternehmen zur Untervergabe oder Aufteilung der Verwaltung dieser Kanäle zu erstellen. ![image2019-2-26_9-26-55.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_d8e491a9b358b7e7fb856c569d439361f35adfec071dd6c429fb545649f95a37/image2019-2-26_9-26-55.png?cb=9ea4b677be613f2d46d8d2dde7c8365d) ### Unternehmen Consulting Dies sind Kommunikationskanäle, das heißt, Endunternehmen für die Verwaltung von Kommunikationen. Die Erstellung eines neuen Consulting-Unternehmens ermöglicht es uns, einen neuen Kommunikationskanal zu generieren, ihn zu verwalten und zu konfigurieren. Nach der Erstellung des neuen Consulting-Unternehmens haben wir eine neue Zugriffs-URL, um Mitteilungen an diesen neuen Kanal zu senden. Die URL folgt dem Muster: https://DireccionDominio/ **nombreempresa** ![image2019-2-26_9-29-3.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_4424a79128b11e070cda231943a2e42b66b4be709c5e564b8e105d9dae5b8ee6/image2019-2-26_9-29-3.png?cb=734534b720f32e3d4d643939e0be7104) --- version: "Working version" language: "de" --- # Startseite - Unternehmensübersicht **HINWEIS:** Diese Option ist für die Benutzer Globaler Administrator, Administrator, Consulting und Manager verfügbar. Für den Benutzer Manager ist das Diagramm anders als für die anderen und wird im unteren Teil dieses Tabs detailliert beschrieben. * **Übersicht** Diese Option ermöglicht es, eine Zusammenfassung des Status des Kanals zu sehen. Es ist möglich, anzupassen, welche der verfügbaren Diagramme angezeigt werden sollen und in welcher Reihenfolge (siehe Abschnitt [Consulting-Einstellungen](https://help.globalsuitesolutions.com/de/canal-denuncias/v1/configuraciones-consulting.md)). Außerdem ist es möglich, nach einem Datumsbereich (Von, Bis) zu filtern, um das Dashboard anzupassen. Der standardmäßig angezeigte Datumsbereich entspricht dem letzten Jahr, wobei der Zeitraum, in dem die Informationen abgerufen werden sollen, angepasst werden kann. Wenn kein Filter angewendet wird, werden alle vorhandenen Informationen und Kommunikationen berücksichtigt. ![Dashboard.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_8b49292e042cb386b16c765c6e51d117acc2dbd2e35895f019c7717c97e8d926/Dashboard.png?cb=94bcf42318b3b22814e5744928447c08) Die Liste der verfügbaren Diagramme ist: * Kommunikationen nach Status: Kreisdiagramm zur Visualisierung des Status der Kommunikationen * Kommunikationen nach Status und Manager: Balkendiagramm zur Identifizierung, wie viele Kommunikationen jedem Manager zugewiesen sind und in welchem Status sie sich befinden. * Kommunikationen nach Manager und Status: Balkendiagramm zur Identifizierung der Anzahl der Kommunikationen nach Status und dem Manager, dem sie zugewiesen sind. * Kommunikationen nach Kategorie: Balkendiagramm zur Abfrage, wie viele Kommunikationen jeder Art monatlich erstellt wurden. * Erstellung von Kommunikationen nach Datum: Histogramm zur Überprüfung der Entwicklung, wie viele Kommunikationen monatlich im System generiert wurden. Diese Informationen berücksichtigen, basierend auf dem Log-Register, alle generierten Kommunikationen, auch wenn diese nicht mehr im System vorhanden sind. * Auswahlfragen: Ermöglicht die Abfrage, wie viele Kommunikationen bei Dropdown-Fragen jede ausgewählte Option haben. * Verifizierungsfragen: Ermöglicht die Abfrage, in wie vielen Kommunikationen jede Frage dieses Typs markiert wurde. * Speicherplatz: Zeigt den genutzten und verfügbaren Speicherplatz im Tool an. Der genutzte Speicherplatz wird unterteilt in Speicherplatz, der von Kommunikationen und Anhängen belegt wird, Speicherplatz, der von Anhängen der Manager belegt wird, und Speicherplatz, der von internen Dokumenten belegt wird. * **Manager-Ansicht** In der eingeschränkteren Ansicht der Manager erscheint die Zusammenfassung der Kommunikationen, die ihnen zugewiesen sind und die sie daher sehen und verwalten können, sowie die Details des Status und dessen Prozentsatz. ![image2019-3-12_15-37-44.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_b45ada89157dbe3810d5d67e70d61f82c9b5dbd01b233cdeb62683d94f91f8c6/image2019-3-12_15-37-44.png?cb=32c961ee420c0b2c688175aee6d5f66f) --- version: "Working version" language: "de" --- # (de) Startseite - Unternehmensübersicht ## **HINWEIS:** Diese Option ist für die Benutzer Globaler Administrator, Administrator und Consulting verfügbar. Im Falle der Benutzer Consulting sehen sie nur das Diagramm auf der linken Seite. Die Unternehmensübersicht bietet eine Referenz für die Anzahl der Lizenzen, die dem Unternehmen zur Verfügung stehen, und wie viele davon genutzt werden. Diese Option ermöglicht es uns, eine Buchführung darüber zu führen, damit das Unternehmen den Bedarf an zusätzlichen Lizenzen überprüfen kann. Dieses anfängliche Dashboard kann im Abschnitt [Einstellungen](https://help.globalsuitesolutions.com/de/canal-denuncias/v1/configuraciones.md) angepasst werden. Im Diagramm auf der linken Seite sind zu sehen: * **Gesamt** der Unternehmen oder Einheiten, die beauftragt wurden. * Einheiten, die **genutzt** werden, mit ihrem Prozentsatz im Verhältnis zur Gesamtzahl. * Einheiten, die **frei** verfügbar sind, ebenfalls mit ihrem Prozentsatz im Verhältnis zur Gesamtzahl der beauftragten Einheiten. Im Diagramm auf der rechten Seite sind zu sehen: * Gesamtzahl der verwalteten Kunden, das sind die direkt erstellten Tochterunternehmen. * Verwaltende Unternehmen zu diesem Zeitpunkt, mit ihrem Prozentsatz im Verhältnis zur Gesamtzahl. * Verwaltende Unternehmen, die vorhanden sind, und ihr Prozentsatz im Verhältnis zur Gesamtzahl. ![image2019-2-20_18-1-57.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_840d21c1d8400fe34f31635bcc2c0647c644f19a853a942d4f88e389a8189988/image2019-2-20_18-1-57.png?cb=e8b2c5156e43999b4d6ccfcc3b25c106) --- version: "Working version" language: "de" --- # Aufzeichnungen ## **HINWEIS:** Diese Option ist für globale Administratoren und Administratoren verfügbar. * **Verbindungen** In diesem Tab können wir alle Verbindungsversuche zum Tool einsehen, sowohl erfolgreiche als auch fehlgeschlagene. Es ist möglich, nach jedem der Felder zu suchen und zu filtern, sowie auf die Details zuzugreifen, indem man auf den Link in der ersten Spalte klickt. ![image2020-2-28_8-54-1.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_998999a36c33c561688cd27bf6618ec790a0caf70a976606d65715ec2f329b27/image2020-2-28_8-54-1.png?cb=7ddc0188f1127d05f7cc3aae851e1642) * **Aktionen** In diesem Tab können wir alle durchgeführten Aktionen wie Lesen, Schreiben, Bearbeiten, Herunterladen und Löschen von Daten im Unternehmen einsehen, mit spezifischen Details zu Datenbanken, Daten, Benutzern und IP-Adressen. Es ist möglich, nach jedem der Felder zu suchen und zu filtern, sowie auf die Details zuzugreifen, indem man auf den Link in der ersten Spalte klickt. ![image2020-2-28_8-55-26.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_6ec3eb2948428421c9a13b3e092ddcd0d10f93d47374e4c4a8b79d5f0a9b0b55/image2020-2-28_8-55-26.png?cb=e9f3e846c1e2640e96e8792b1da151cd) Über die Schaltfläche Herunterladen ![image-2023-9-21_17-1-17.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_cb6b439a5328404361082cf342eed4324f47c7b3328ef46f565cecc72b64a66b/image-2023-9-21_17-1-17.png?cb=21d6601bed4fdc791e7020d82af305a4) kann eine .csv-Datei mit den Protokollen der Verbindungen oder Aktionen generiert werden, wobei die zu diesem Zeitpunkt angewendeten Filter und die Sichtbarkeit der Spalten berücksichtigt werden, um die Informationen zu exportieren. --- version: "Working version" language: "de" --- # Protokolle (Logs) ## **HINWEIS:** Diese Option ist für globale Administratoren und Administratoren verfügbar. * **Verbindungen** In diesem Tab können wir alle Verbindungsversuche zum Tool einsehen, sowohl erfolgreiche als auch fehlgeschlagene. Es ist möglich, nach jedem der Felder zu suchen und zu filtern, sowie auf die Details zuzugreifen, indem man auf den Link in der ersten Spalte klickt. ![image2020-2-28_8-54-26.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_f0411f68f632b6f99d2adbf3cb382f9db758db39a2b3755e0f466db37d7de5af/image2020-2-28_8-54-26.png?cb=7ddc0188f1127d05f7cc3aae851e1642) * **Aktionen** In diesem Tab können wir alle durchgeführten Aktionen wie Lesen, Schreiben, Bearbeiten, Herunterladen und Löschen von Daten im Unternehmen einsehen, mit spezifischen Details zu Datenbanken, Daten, Benutzern und IP-Adressen. Es ist möglich, nach jedem der Felder zu suchen und zu filtern, sowie auf die Details zuzugreifen, indem man auf den Link in der ersten Spalte klickt. ![image2020-2-28_8-55-48.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_ea34f0bfac3c7c355a0c1bd8c6ff0dcc6309157cf864b69833e65872cac1f5be/image2020-2-28_8-55-48.png?cb=e9f3e846c1e2640e96e8792b1da151cd) Über die Schaltfläche Herunterladen ![image-2023-9-21_17-1-17.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_9cb6cf17be0f86428466dc399737f235be451e3d70f0bd61a2eef3e8337c7f89/image-2023-9-21_17-1-17.png?cb=21d6601bed4fdc791e7020d82af305a4) kann eine .csv-Datei mit den Protokollen der Verbindungen oder Aktionen generiert werden, wobei die zu diesem Zeitpunkt angewendeten Filter und die Sichtbarkeit der Spalten berücksichtigt werden, um die Informationen zu exportieren. HINWEIS: Die IP-Adresse wird in den Protokollen der Verbindungen und Aktionen gespeichert, die von den Kanalmanagern und nicht anonymen Kommunikatoren durchgeführt wurden. Im Falle von anonymen Kommunikatoren wird die IP-Adresse, von der aus die Aktion durchgeführt wurde, nicht gespeichert. --- version: "Working version" language: "de" --- # Benutzer ## **HINWEIS:** Diese Option ist für globale Administratoren und Administratoren verfügbar. In diesem Unternehmenstyp können drei Benutzertypen erstellt werden: ### **Globaler Administrator** Es ist die Benutzerrolle mit allen Berechtigungen, um die Möglichkeit zu haben, die Umgebung zu verwalten und zu konfigurieren. Außerdem hat sie Zugriff auf die Anzeige und Verwaltung von Mitteilungen. Sie kann Beschwerden an die Manager zuweisen. ![image2019-4-8_13-41-8.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_4b01e6cf2fb442fce65f75451ecab4113881a6df910e3c2cad153485214ee3b7/image2019-4-8_13-41-8.png?cb=4138aac00d22d0a74d0ea1ea5212ba8e) ### **Administrator** Dies ist die Benutzerrolle mit allen Berechtigungen, um die Umgebung zu verwalten und zu konfigurieren. Im Gegensatz zur vorherigen Rolle hat sie keinen Zugriff auf die Anzeige von Mitteilungen und kann diese nicht den Managern zuweisen. ![image2019-4-8_13-42-6.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_3f75db523d51b740cbb144ac45c3ccf8330d7ba3632277d49e60c3d1df92297c/image2019-4-8_13-42-6.png?cb=6b0fbd5f65932fa608688bcaa5effbb6) ### Consulting Benutzer, der die Möglichkeit hat, auf einen oder mehrere Kommunikationskanäle zuzugreifen. Innerhalb dieser hat er Zugriff auf die Anzeige und Verwaltung von Mitteilungen. Er kann Mitteilungen an die Manager zuweisen. Dieser Benutzer kann alle oben genannten Aktionen nur in Consulting-Unternehmen (Kommunikationskanäle) ausführen, zu denen ihm ein Globaler Administrator oder Administrator Zugang gewährt hat. ![image2019-2-25_12-6-49.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_b93ac6ff7b5b10e8c02de26349c43d7769056d490a8a9f838e85a92e457a9c26/image2019-2-25_12-6-49.png?cb=e92dd171c231aed58646e00641cbacb2) Als Beispiel für die Erstellung eines Consulting-Benutzers müssen die folgenden Daten eingegeben werden, um ihm Zugang zu einem oder mehreren Kanälen zu gewähren. ![image2019-4-8_13-43-35.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_70b1ea64777d94b0184f514710939bfab9c4c7b87fcfba57c2cfe132c25d7388/image2019-4-8_13-43-35.png?cb=ffa0f72901dd0d64980900c50a6e9d22) ### Consulting-Manager Benutzer, der die Möglichkeit hat, auf einen oder mehrere Kommunikationskanäle zuzugreifen, in die er aufgenommen wurde. Innerhalb dieser hat er ausschließlich Zugriff auf die Anzeige und Verwaltung der Mitteilungen, die ihm direkt zugewiesen werden (siehe [Mitteilungen](https://help.globalsuitesolutions.com/de/canal-denuncias/v1/comunicaciones.md)). Diesem Benutzer können nur Mitteilungen in Consulting-Unternehmen (Kommunikationskanäle) zugewiesen werden, zu denen ihm ein Globaler Administrator oder Administrator Zugang gewährt hat. ![image2020-7-9_11-21-53.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_12ebc253bfc99417dc3572788f8c90c464287bb02e8aeec466a677dfa3957404/image2020-7-9_11-21-53.png?cb=f6bada200d7ec232f1bbb1db3d43135d) #### Passwort zurücksetzen Es ist möglich, das Passwort eines Benutzers über die entsprechende Schaltfläche in seinem Profil zurückzusetzen. Beim Drücken wird ein neues temporäres Passwort generiert, das per E-Mail gesendet wird (der Benutzer muss es beim ersten Zugriff ändern). ![image2020-7-24_9-35-24.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_504c610b037bf74e9ab9e879cb226ad4129f858980d5502535f948f9de38eeee/image2020-7-24_9-35-24.png?cb=e7201d0848b78d08b56bbc73f0ccc472) Dies ist nur für Benutzer möglich, die über lokale Authentifizierung (mit benutzerdefinierten Anmeldedaten der Anwendung) zugreifen. Die eingegebenen Passwörter müssen die folgende Richtlinie für sichere Passwörter für lokale Benutzer erfüllen: * Ablauf: Passwörter haben eine maximale Gültigkeitsdauer von 180 Tagen (6 Monate). * Komplexität: Mindestens 13 Zeichen lang sein und Kleinbuchstaben, Großbuchstaben, Zahlen und Symbole ($, \&, @, ., #) enthalten. * Verlauf der letzten Passwörter: Beim Anfordern einer Passwortänderung muss das neue Passwort von dem aktuellen abweichen und darf nicht mit den letzten fünf verwendeten Passwörtern übereinstimmen. * Benutzersperre: Bei einer bestimmten Anzahl aufeinanderfolgender fehlgeschlagener Anmeldeversuche wird der Benutzer vorübergehend gesperrt. Falls der Benutzer über einen anderen Mechanismus (wie ADFS) authentifiziert wird, kann das Passwort nicht zurückgesetzt werden. ![image2020-7-24_9-39-22.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_c87669df6cc3b29a06d11202723e771de1b5fb01cb09a584d26b29855dce6668/image2020-7-24_9-39-22.png?cb=5baef349344a40e9a3e2f61e2ce6b424) ##### Benachrichtigungen Abgesehen von den Benachrichtigungen, die Manager-Benutzer erhalten, wenn ihnen eine Mitteilung zugewiesen wird, erhalten alle Benutzertypen die Benachrichtigungen, die in jeder Umgebung konfiguriert sind (siehe Abschnitt [Konfigurationen](https://help.globalsuitesolutions.com/de/canal-denuncias/v1/configuraciones-consulting.md)). In jedem Fall kann jeder Benutzer die Benachrichtigungen, die er erhält, zentral im Abschnitt Mein Profil deaktivieren und dort auch sein Passwort ändern: ![image2019-9-24_19-14-24.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_55fe2d66c61b51ae283b96e102b6ec9841d5afefdf9764699102950e13950de2/image2019-9-24_19-14-24.png?cb=a21844c0cfc6fae43e23f3b0442d9355) **Interessenkonflikt** Außerdem, wenn der Interessenkonflikt im Abschnitt [Konfigurationen \> Fragen](https://help.globalsuitesolutions.com/canal-comunicaciones/configuraciones-consulting#ConfiguracionesConsulting-Preguntas) aktiviert ist, ist es möglich zu konfigurieren, welche Benutzer, die Zugang zu den Beschwerden haben (die Rollen Globaler Administrator, Manager oder Consulting auf höherer Organisationsebene bei mehreren Kanälen), in den Interessenkonflikt einbezogen werden und für den Beschwerdeführer sichtbar sind. Dazu kann im Formular dieser Benutzer (außer bei der Rolle Administrator, die in keinem Fall Zugriff auf die Meldungen hat) aktiviert oder deaktiviert werden, ob sie für einen Interessenkonflikt anfällig sind. ![image-20240223-084748.png](https://changelog.globalsuitesolutions.com/__attachments/412844090/image-20240223-084748.png?inst-v=5452cb2b-281a-4c57-91b5-7f7ad2b3f90f) Dies ist so, damit in Fällen, in denen es auch unabhängige oder externe Benutzer gibt, die nicht beteiligt wären, diese für den Beschwerdeführer nicht sichtbar sind. --- version: "Working version" language: "de" --- # Benutzer (Consulting) ## **HINWEIS:** Diese Option ist für die Benutzer Globaler Administrator, Administrator und Consulting verfügbar. Letzterer kann nur Benutzer des Typs "Manager" erstellen. In diesem Unternehmenstyp können drei Benutzertypen erstellt werden: ### **Globaler Administrator** Dies ist die Benutzerrolle mit allen Berechtigungen, um die Umgebung zu verwalten und zu konfigurieren. Außerdem hat sie Zugriff auf die Anzeige und Verwaltung von Mitteilungen. Sie kann Beschwerden an die Manager zuweisen. ![image2019-4-8_13-41-8.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_4e53682352a3fb82cfae217ed01a4ac2cc66ec00c1c08396984088f6bb6791af/image2019-4-8_13-41-8.png?cb=4138aac00d22d0a74d0ea1ea5212ba8e) ### Administrator Dies ist die Benutzerrolle mit allen Berechtigungen, um die Umgebung zu verwalten und zu konfigurieren. Im Gegensatz zur vorherigen Rolle hat sie keinen Zugriff auf die Anzeige von Mitteilungen und kann diese nicht den Managern zuweisen. ![image2019-4-8_13-42-6.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_1e5f3110152dcdec37e73b436555cc4f48ae2174c50f165d368a5870853c6bf5/image2019-4-8_13-42-6.png?cb=6b0fbd5f65932fa608688bcaa5effbb6) ### Manager Dies ist die Rolle, die die Verwaltung von Mitteilungen ermöglicht. Anfangs hat sie keinen Zugriff auf Mitteilungen; ein Globaler Administrator oder ein Consulting muss ihr Zugriff auf die zu verwaltenden Mitteilungen gewähren. Benachrichtigungen: * Erhält Benachrichtigungen, wenn ihm neue Mitteilungen zugewiesen werden. * Erhält Benachrichtigungen, wenn ihm zuvor zugewiesene Mitteilungen entzogen werden. ![image2019-4-8_13-49-16.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_d03642910cec44167a1f1329ee5d951ed82c04d85425919e3faf972c0b777b34/image2019-4-8_13-49-16.png?cb=311e2425c818ed95cc076637f3355994) ![image2019-2-26_9-47-18.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_91ede37575aaed18391e01c0b84c5fcb966fcdc6b582ae349b08b7a264aa035f/image2019-2-26_9-47-18.png?cb=997ab8d5f2d4305838a854c1bac86af2) #### Passwort zurücksetzen Es ist möglich, das Passwort eines Benutzers über die entsprechende Schaltfläche in seinem Profil zurückzusetzen. Beim Drücken wird ein neues temporäres Passwort generiert, das per E-Mail gesendet wird (der Benutzer muss es beim ersten Zugriff ändern). ![image2020-7-24_9-35-24.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_bf21ce3fdc7520c6cb0e706d3e2d2a4668680a1c6e338729cbde434e255315fe/image2020-7-24_9-35-24.png?cb=e7201d0848b78d08b56bbc73f0ccc472) Dies ist nur für Benutzer möglich, die über lokale Authentifizierung (mit benutzerdefinierten Anmeldedaten der Anwendung) zugreifen. Die eingegebenen Passwörter müssen die folgende Richtlinie für sichere Passwörter für lokale Benutzer erfüllen: * Ablauf: Passwörter haben eine maximale Gültigkeitsdauer von 180 Tagen (6 Monate). * Komplexität: Mindestens 13 Zeichen lang sein und Kleinbuchstaben, Großbuchstaben, Zahlen und Symbole ($, \&, @, ., #) enthalten. * Verlauf der letzten Passwörter: Beim Anfordern einer Passwortänderung muss das neue Passwort von dem aktuellen abweichen und darf nicht mit den letzten fünf verwendeten Passwörtern übereinstimmen. * Benutzersperre: Bei einer bestimmten Anzahl aufeinanderfolgender fehlgeschlagener Anmeldeversuche wird der Benutzer vorübergehend gesperrt. Falls der Benutzer über einen anderen Mechanismus (wie ADFS) authentifiziert wird, kann das Passwort nicht zurückgesetzt werden. ![image2020-7-24_9-39-22.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_950b3f03a9d375a3b3a49b427e93eb8a197255c2b92062b26c4566823cbc14df/image2020-7-24_9-39-22.png?cb=5baef349344a40e9a3e2f61e2ce6b424) ##### Benachrichtigungen Abgesehen von den Benachrichtigungen, die Manager erhalten, wenn ihnen eine Mitteilung zugewiesen wird, erhalten alle Benutzertypen die Benachrichtigungen, die in jeder Umgebung konfiguriert sind (siehe Abschnitt [Konfigurationen](https://help.globalsuitesolutions.com/de/canal-denuncias/v1/configuraciones-consulting.md)). In jedem Fall kann jeder Benutzer die Benachrichtigungen, die er erhält, zentral im Abschnitt Mein Profil deaktivieren und dort auch sein Passwort ändern: ![image2019-9-24_19-12-45.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_a8240f302e1d3de3469b3c20f57b98ab7c339a844006a5a052ac6d944a23c5fa/image2019-9-24_19-12-45.png?cb=a21844c0cfc6fae43e23f3b0442d9355) **Zwei-Faktor-Authentifizierung** Ermöglicht die Aktivierung der Zwei-Faktor-Authentifizierung, wenn diese in der Konfiguration aktiviert, aber nicht obligatorisch ist. ![2FA Perfil.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_949d899792934a44cdb85a815bc7a970f923476dd935aa831788076c156fe11b/2FA%20Perfil.png?cb=32a1065bd6ceec0f5e41e55aea0c1733) * Die Schaltfläche "AKTIVIEREN" muss gedrückt und die auf dem Bildschirm angegebenen Schritte ausgeführt werden. ![Activar 2FA.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_2b369eb4d9ae6e343d71def9262a6a514d6355990a6d3bdb53d36ce40a2d5061/Activar%202FA.png?cb=6f1a65333b9f00651551815e1a8438ce) * Nach Abschluss der angegebenen Schritte muss die Schaltfläche "AKTIVIEREN" gedrückt werden. Es werden Wiederherstellungscodes generiert, die verwendet werden können, falls das Gerät oder die Anwendung, die die Codes generiert, verloren geht. Jeder dieser Codes ist nur einmal verwendbar. * Wenn der Benutzer erneut auf den Hinweiskanal zugreift, wird er aufgefordert, einen Code einzugeben. Dazu muss er die Anwendung öffnen, die den Code generiert, und den auf dem Gerät angezeigten Code eingeben. ![Log in 2FA.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_7220b0bcbcd789bbd76ef6b99716b5489264fc6158558323440e70d65f2a4083/Log%20in%202FA.png?cb=64185b3e51bc834c4c4a1d14732c3568) * Wenn die Zwei-Faktor-Authentifizierung deaktiviert werden soll, muss erneut auf das Profil zugegriffen und die Schaltfläche "Deaktivieren" gedrückt werden. ![Desactivar 2FA.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_39451ac3e83bd6d8c3b61dde82f2613cc0517775e667a4cb1564dd74109dfbf9/Desactivar%202FA.png?cb=89120522faccc166fbda9885d1a4f4fb) **HINWEIS:**Wenn die Zwei-Faktor-Authentifizierung als obligatorisch konfiguriert wurde, kann sie nicht deaktiviert werden. **Interessenkonflikt** Wenn der Interessenkonflikt im Abschnitt [Konfigurationen \> Fragen](https://help.globalsuitesolutions.com/canal-comunicaciones/configuraciones-consulting#ConfiguracionesConsulting-Preguntas) aktiviert ist, ist es möglich zu konfigurieren, welche Benutzer mit Zugriff auf die Hinweise (die Rollen Globaler Administrator, Manager oder Consulting auf höherer Organisationsebene bei mehreren Kanälen) in den Interessenkonflikt einbezogen werden und für den Hinweisgeber sichtbar sind. Dazu kann im Formular dieser Benutzer (außer bei der Rolle Administrator, die in keinem Fall Zugriff auf die Meldungen hat) aktiviert oder deaktiviert werden, ob sie für einen Interessenkonflikt anfällig sind. ![image-20240223-084748.png](https://changelog.globalsuitesolutions.com/__attachments/412844090/image-20240223-084748.png?inst-v=5452cb2b-281a-4c57-91b5-7f7ad2b3f90f) Dies dient dazu, dass unabhängige oder externe Benutzer, die nicht beteiligt sind, für den Hinweisgeber nicht sichtbar sind. --- version: "Working version" language: "en" --- # GlobalSuite® Whistleblowing Channel In this section, you can consult the user manual for GlobalSuite® Whistleblowing Channel. You can search the content of the manual or go to one of the pages it comprises: ## Index * [Consulting Company](https://help.globalsuitesolutions.com/en/canal-denuncias/v1/empresa-consulting.md) * [Managing Company](https://help.globalsuitesolutions.com/en/canal-denuncias/v1/empresa-administradora.md) * [Creation of Communications](https://help.globalsuitesolutions.com/en/canal-denuncias/v1/alta-de-comunicados.md) --- version: "Working version" language: "en" --- # Creation of Communications ## CREATION OF A COMMUNICATION When creating a communication, the steps indicated below must be completed (these steps are customizable, although this example contains the different types of sections available). At any time, it is possible to consult the support documentation that the channel manager has made available to the communicator: ![Manual usuario.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_d8436670d659d7a9c7beee29e88c44524f72d86d14cb8c5bbfbf2b35ea28eda0/Manual%20usuario.png?cb=045650b6ba68546638c0ef2386033750) By pressing the button, the list of documents will appear. If none exist, the link to access this user manual will appear. ![image2019-11-12_20-14-29.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_ade1c55dcc436774c1a52987a34cc835bced8b7d527f4417db9bdf5c1d6a2c2f/image2019-11-12_20-14-29.png?cb=ad91384c853196397b6657e82b021347) ### **1- Acceptance of the terms of use.** These are the terms of use defined by the company where the communication channel is implemented. ![image2019-2-25_18-11-17.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_3074457ba6a77965712824c1e6ba81325e5bed3725b27807ae7ffac92c30c2f1/image2019-2-25_18-11-17.png?cb=3a6b038ed4f11412bb327a288cda9393) ### **2 - Communication data** General form for drafting the communication. The available fields can be completed, including mandatory fields necessary for registration. If they exist, it will not be possible to proceed to the next step until they are completed. These fields may include dropdown options, textual fields, dates, or checkboxes. ![image2024-2-9_13-23-12.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_35e556e76c51347fddaeb38d4ede6464f9861b214ecea62dd901002e8cf44874/image2024-2-9_13-23-12.png?cb=7b65c981b44ad71e373e05a89cea7592) #### 2.1 - Categories If the categories are configured with at least one visible, within this step, a selector will be displayed to assign a category to the communication. ![image2024-2-9_13-24-7.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_11ce6a718f882242ac6fc6ea5c32a30644b3e36d53b03d751669a64d1a08f105/image2024-2-9_13-24-7.png?cb=d6979b7b4da73d04ec71e8b2e10003d9) To see more details about the category to select, there are several ways, the first by pressing the Information icon that appears to the right of the name, a pop-up window will open where you can get more information about the category. ![image2024-2-9_13-26-7.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_822cba128c883ecd289527156b1a7143ffeccb945e6af87b055f97ee8eca2d02/image2024-2-9_13-26-7.png?cb=505842afe5da4cadd687f27923749b1a) It can also be seen after selecting a category, below it: ![image2024-2-9_13-29-36.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_c32076383998c22ad5e5543fc5314a46ad1038a85ae640e27fe9cd2a947aa5e5/image2024-2-9_13-29-36.png?cb=03c8fe997fed0f02caf5b64cf8f612ad) ### **3 - Personal data** Personal data of the communicator. Depending on the configuration, the communication can be sent anonymously, or it will be necessary to identify oneself. In that case, the communicator must complete at least the "Email" field to be able to send it. ![image2019-2-25_18-23-27.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_d43d1cc9a62f5fe71409bba5a31dfba0a81d2bc1c112d78c9614515166a8dff3/image2019-2-25_18-23-27.png?cb=d16c9e5c69f77f3843ee5d20632c37f7) ### **4 - People involved in the events, informants, and attachments** Allows reporting on people involved in the reported event, informants who may have more information about it, and attaching files that serve as evidence or proof of the incident. ![image-2023-9-22_10-17-59.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_096578a1cffa8eabb86df3963363f6905c2bc8978749450f7a676a7671665a81/image-2023-9-22_10-17-59.png?cb=41c11e4f2f8f112e8989e788b8865d19) Example of introducing a person involved in the incident: ![image2019-2-25_18-24-30.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_8f95dfd4bcbb3bb6a3ec59d71d21a3a1a8a09fc853473240bfe45f67d6a28596/image2019-2-25_18-24-30.png?cb=5ecbc8b526568fdd42474966e9e7112f) In the case of the Attachments field, it is possible to upload information in two ways, depending on the channel configuration: ![image-2023-9-22_10-21-11.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_baed193aed808032d1257cced843130daa0e4ba63efb5caf77edd276fb59267c/image-2023-9-22_10-21-11.png?cb=8d909754ba826087cb2227a5d2291664) * Upload file: Allows selecting a file from the local device and uploading it to the communication form. The files that can be included in the communication must be of one of the allowed types: .7z, .ac3, .avi, .bmp, .bpm, .bpmc, .csv, .doc, .docx, .dot, .jpeg, .jpg, .mgr, .mkv, .mov, .mp3, .mp4, .mpp, .mpt, .msg, .odg, .odp, .ods, .odt, .pdf, .png, .pps, .ppsx, .ppt, .pptx, .rar, .rtf, .txt, .vsd, .vst, .wmv, .xls, .xlsm, .xlsx, .zip * Record audio: This option provides an alternative for recording the communication information using voice. By pressing it, a window will open to start the recording. ![image-2023-6-30_13-52-25.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_6364bf359d029f37348e89ed33d93a74f110f17c29121dc72b32c345b7fa09df/image-2023-6-30_13-52-25.png?cb=c4c5e7f0dead51b0fafd29d64f5b9b1c) During the recording, it can be paused to continue at any time or finish the recording. ![image-2023-6-30_13-53-3.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_8621b72ed5018b91e993806648495dc7061b5619d539c9664e05749709de1198/image-2023-6-30_13-53-3.png?cb=c93a4c795dd400a7dc10509c24a4274c) Once the recording is finished, it is processed to distort the voice and safeguard the communicator's privacy. The communicator can play the recorded audio before storing it. If the audio is not to be saved, it can be discarded, or otherwise, a subject can be assigned, and Accept can be pressed. ![image-2023-6-30_14-0-19.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_0421f6467bae02f082a83b0c5cd8a5ad9aa1be26e9f228ece623b5f0d5d91886/image-2023-6-30_14-0-19.png?cb=36a0bd021e98504dd45f36f45e15d49b) The voice audio (after the distortion process) will be stored in the attachments table and sent along with the rest of the information upon completing the communication. ![image-2023-6-30_14-2-27.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_af80aa5bf97e3f85d7b2be73bee43a7840bdefc6dd5f53d779c0abf484e28ea5/image-2023-6-30_14-2-27.png?cb=9bed33ba1082907394f44811a58700d1) ### **5 - Confirmation** Summary view of the communication to be sent, indicating how many questions available in the form have been completed, whether any files have been attached, and the communicator's information or if there are people involved. ![image2019-2-25_18-29-30.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_9c2546ed055b19ba94f9d72001c57de6db5bcd25a568ac0782054e834ea3d266/image2019-2-25_18-29-30.png?cb=17720d4f072114d96569d9b1064ce1d9) If the conflict of interest is enabled in the Channel, in addition to the summary of the provided information, the communicator will see which users will receive the communication being sent. By default, the users corresponding by default or associated with the category selected by the communicator will appear marked. ![image-20240223-101328.png](https://changelog.globalsuitesolutions.com/__attachments/412844090/image-20240223-101328.png?inst-v=5452cb2b-281a-4c57-91b5-7f7ad2b3f90f) Other managers who do not apply to the selected category will also be displayed, unselected, as alternative recipients. If the communicator considers that any of the people who will receive the communication may be involved and should not have access to it, they can unmark them and mark an alternative. To ensure that the communication can be managed in the Channel, it will only be possible to send it if at least one user is marked to receive it; otherwise, the Send button will appear disabled. ![image-20240223-111851.png](https://changelog.globalsuitesolutions.com/__attachments/412844090/image-20240223-111851.png?inst-v=5452cb2b-281a-4c57-91b5-7f7ad2b3f90f) When the communication is sent, channel users who do not have access will not receive any notification or alert about it. ### **6 - User and Password** Access credentials for future review of the communication. ![image2019-2-25_18-33-34.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_e9acb160102e08451573ee925a10e8d9ac6aed9dbcaffb7b9c98aee6ef232fba/image2019-2-25_18-33-34.png?cb=db659acfc658fc1ea2f5014f635e13fc) **IMPORTANT NOTE:** It is very important to store the credentials that appear in the last step, especially in the case of making an anonymous communication, because once the process is completed, they cannot be recovered, and it is the only way to track the communication made. If the communicator has identified themselves, this username and password will be sent to them by email. --- version: "Working version" language: "en" --- # Communications ## **NOTE:** This option is available for Global Administrator, Consulting, and Manager users. ## Communications List This option allows viewing the entire list of channel communications. In this initial view, we can see the communication ID, Managers assigned to the communication, its current Status, and Creation Date. The fields in this section are as follows: * Identifier, an alphanumeric code randomly generated by the system. * Managers, the people assigned to the communication who can access its management. * Current status, the different statuses of the communication. They can be as follows: * Pending * Processed * Investigating * Resolved → Status in which the communication is locked except for the status dropdown, which can be modified to **reopen** the communication. * Open → This is a filter applied by default when entering this view, showing all communications that are not in the Resolved status (they are pending or in process). **NOTE:** These statuses are proposed by default but can be modified in the [Consulting Settings](https://help.globalsuitesolutions.com/en/canal-denuncias/v1/configuraciones-consulting.md) section. * Subject: displays a summary or code to facilitate the management of the communication if the option is enabled in Settings \> [System.](https://help.globalsuite.es/display/CD/.Configuraciones+Consulting+vv2.46) Additionally, searches can be performed on it to simplify its identification or location, and it will be included in the CSV download available in this view. **NOTE:** If the subject field is completed with the same value as another communication, the system will display an informational warning but will allow you to proceed. * Managers: displays the manager or managers assigned to the communication. * Excluded Administrators: If the Conflict of Interest is enabled in the [Settings \> Questions](https://help.globalsuitesolutions.com/canal-comunicaciones/configuraciones-consulting#ConfiguracionesConsulting-Preguntas) section, it will show which users have been excluded from the communication and do not have access to it. * Category, displays the category (or categories, if multiple assignment is allowed) assigned to each communication. * Creation Date, the day and time the communication was created. * Communicator: the email of the communicator can be viewed for non-anonymous communications. Additionally, it can be filtered by this field, and it will be included in the CSV download available in this view. * Questions from the communication form. Configured questions from the [Consulting Settings](https://help.globalsuitesolutions.com/en/canal-denuncias/v1/configuraciones-consulting.md) (Questions) section can be added, which can be consulted, filtered, or downloaded in this view. ![Vista listado Comunicaciones.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_478210723dfb160a6d56f3497c9043329ad3b54b4b8137bfdcf30d53b61054f4/Vista%20listado%20Comunicaciones.png?cb=cf7e66d02c3853f095d5b536f5463107) In addition to these columns that appear visible by default, it is possible to display an additional column called "Type." This column can be viewed with the icon ![image2020-7-9_11-1-39.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_f6665d272093a3ebf5d124b3879cef8bef2fc0c57d1cbb0ef209255ca15f6a78/image2020-7-9_11-1-39.png?cb=473d2de65ecc8f1e31ac0897cbecd52e) that appears in the upper right corner. By doing so, a dropdown of all columns appears to show or hide the ones you want: ![image2020-7-9_11-2-28.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_c574ae417289280ecc0eec552717236b069d12c428edaf2b9b72fe95c43506ed/image2020-7-9_11-2-28.png?cb=c39895c5108aa7fb91fb197cad3c8272) The Type column allows filtering communications by the following parameters: * Active → These are communications that are in the process of being managed. * Anonymized → In these communications, the anonymization process has been carried out to remove personal data. * Archived → These are communications that have exceeded the defined maximum period and have been marked to remain in the environment from the [Expired Communications](https://help.globalsuitesolutions.com/en/canal-denuncias/v1/comunicaciones-caducadas.md) section. * Anonymized and Archived → These communications, which exceeded the defined maximum period, have been marked to remain in the environment, and the personal data they contained have also been anonymized. **NOTE:**The columns that have been selected or hidden will remain so throughout the session. It is possible to download the list of communications through the ![image2021-4-8_18-13-20.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_6b5a98026f482ec6eb8c75049dece93a003a2776e9eadd032faddeec9991fe1d/image2021-4-8_18-13-20.png?cb=4be6f55c8d397adae9417fd4bda9579d) button that appears at the top, in CSV format, for storage or further processing. This report takes into account the filters and column selection applied to the view. ## General view of the Communication, Status, Communication ID, and communicator/sender. By clicking the link that appears in the Communication Identifier, the detailed view of the communication will appear. ![Ficha Asunto.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_23855afa79e689f85cf39afd814b96bb981afa2127300e5e837121e9485a0b53/Ficha%20Asunto.png?cb=0ced42e9adceae28dc6401b09ed6027a) In this section, the communication can be managed. Here, we can see the general form completed by the communicator, responsible persons for the incident, informants, and attached documentation. The "Subject" field can also be used to indicate a summary or code to facilitate the management of the communication if enabled (in Settings \> [System](https://help.globalsuite.es/display/CD/.Configuraciones+Consulting+vv2.46)). This field will be visible in the main Communications list, and searches can be performed on it to simplify its identification or location. Additionally, if enabled, it will also be included in the reports that can be obtained from the tool, both in CSV format and the detailed PDF report of a case. The communication can also be transitioned to another status, or categories can be assigned and removed from the communication, if enabled. Additionally, we will have four buttons for: * Add Comment → Comments can be made on the management of communications, which will be reflected in the Timeline. This comment can be made visible to the Communicator/Sender if the "Private Comment" checkbox is unchecked, in which case it will be visible in their Timeline. If the checkbox remains checked, it will only be visible to the communication managers, as it is a Private Comment. ![image2019-4-8_13-26-46.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_0038fc8e8403ef944e14c7e8af66cbb77488b6ba499d5093a2760bd07e90d5a6/image2019-4-8_13-26-46.png?cb=616ef15ea79daf0d0e45aca6a69ba3ab) * Attach Documentation → Documentation can be attached for the management of communications, which will be accessible from the Timeline. If we want the document to be downloadable by the Communicator/Sender, we must uncheck the "Private Comment" checkbox. Otherwise, it will only be available to managers and administrators of the environment. ![image2019-4-8_13-30-8.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_4175645bce8ccb532e849094486a860d68eaff84d257e6d730698bafafada3ea/image2019-4-8_13-30-8.png?cb=9b2a11253aa7a51e1f0c8278a60d67bd) The files that can be included in the communication must be of one of the allowed types: .7z, .ac3, .avi, .bmp, .bpm, .bpmc, .csv, .doc, .docx, .dot, .jpeg, .jpg, .mgr, .mkv, .mov, .mp3, .mp4, .mpp, .mpt, .msg, .odg, .odp, .ods, .odt, .pdf, .png, .pps, .ppsx, .ppt, .pptx, .rar, .rtf, .txt, .vsd, .vst , .wav, .wma, .wmv, .xls, .xlsm, .xlsx, .zip If the comment or attachment is not marked as private, the Communicator/Sender will see it in their Communication Timeline. The name of the responsible person who added it will appear or not, depending on the [Configuration](https://help.globalsuitesolutions.com/en/canal-denuncias/v1/configuraciones-consulting.md) (System / Communications). * Manager Management → Allows assigning or unassigning a communication to a manager for them to handle it. (Only Global Administrator and Consulting users can do this). It is also possible to see the managers assigned to a communication without opening the selection window. Within this list, users with the Consulting Manager role belonging to the parent company and assigned to this channel will also appear, if any. These users will only see the communications assigned to them with this button. The action of assigning or unassigning a manager from the communication will generate an entry in the Timeline of the same, to visualize when it was done. * Download Communication → Allows downloading all the information of the communication stored in the tool. Once the button is pressed, a confirmation message will appear: ![image2019-6-5_10-31-43.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_d9be231a63e79918074a2612bbf1b0a2fb06d423f880d145267af4658cef53bb/image2019-6-5_10-31-43.png?cb=498a7266056c9d0a6c87b24ed44fa1b2) When we accept the message, a .zip file will be generated with all the information of the communication, which includes: * * * PDF report with all the information provided by the communicator, the Timeline, comments, and list of attachments. * In an attachments folder, the attachments provided to the communication will be included. * In a commentsAttachments folder, the attachments provided to the communication will be included. * Delete Communication → Allows deleting a communication from the tool, and automatically generates the download of all the information of said communication. Once the button is pressed, a confirmation message will appear: ![image2019-6-19_10-50-19.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_084ecb4549008cd196dcfb22bae5ba3eae35361b62efccd85d4963f503acb8c9/image2019-6-19_10-50-19.png?cb=66000e42fe9fb0846786a6e93a5f38fa) When we accept the message, a .zip file will be generated with all the information of the communication, which includes: * * * PDF report with all the information provided by the communicator, the Timeline, comments, and list of attachments. * In an attachments folder, the attachments provided to the communication will be included. Finally, it permanently deletes all the information of the communication from the system, leaving a log record of this action. If the Secondary Environment is enabled (see [Settings](https://help.globalsuitesolutions.com/en/canal-denuncias/v1/configuraciones-consulting.md)), in the confirmation request, it can be marked to send the communication to the enabled secondary environment before deleting it. ![image2020-6-5_16-28-29.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_497ca9e1bba9dcaa6d0cc362ff958667b4f622baa4618fb1b290e95be2c28946/image2020-6-5_16-28-29.png?cb=fa4662e0607eb7aecd23c17806628f78) ## Communication Sections ### 1 - Timeline In this tab, we can see the entire progress of the report, with a Timeline of everything that happened, status changes, comments, attached documentation, the assignment of Managers, as well as the detail of which user made each progress. ![Timeline.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_afc0c9456aa8c74cad447f87598f742f7d8cff8ba6decfb1e2b7f00cc33d0b5a/Timeline.png?cb=f90e9e0907f02fbf39372918f844c5ab) ### 2 - Communication Data This section refers to the form completed by the person who sent the communication. Example of a sent communication: ![image2019-2-25_18-37-14.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_974361762f7a9aab6df6737b7984148a3ced1a6dbf8e7533bd50f72d43f57849/image2019-2-25_18-37-14.png?cb=9c7b26577406754122570c8252df45cf) ### 3 - Communicator Data In this section, we can view, if the communication is not anonymous, the data of the person who sent the communication. In the case of non-anonymous communications, we can reset the communicator's password if necessary, in addition to consulting the different fields that the communicator can complete, which are: * First and Last Name * Position in the company * Email (This is the only mandatory field) * Phone * NID * Address * City * Province * Country ![image2019-2-25_18-38-30.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_3fbd6e3e7803984b9d9b78070a5a3e0ef036c86da5dcce284755d258ff52eb96/image2019-2-25_18-38-30.png?cb=c211f1514725f3f6db8f248b3ec942c9) ### 4 - Related Persons In this tab, we can see the responsible persons added to the communication, the informants, and the files attached to it by the communicator. * Responsible Persons → People who participated in the reported incident. * Informants → People who might know more about the incident. ![image2019-2-26_11-39-37.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_cf5739735a334d62538d82f33baeff024fbcff0a41ec25c18531f39860662265/image2019-2-26_11-39-37.png?cb=ef2116e751f242a7cf93af639426289a) ### 5 - Attachments In this tab, we can see the documentation attached by the communicator at the time of sending the communication. ![image2019-2-26_11-41-31.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_7bc85053509060c7470dac034ef0535e022fc10fe6695ba7d9d357ccbffe80ab/image2019-2-26_11-41-31.png?cb=5b016c6f0068f834d8ddd28990a1003c) ## Anonymization Once the management of the communication is completed, or if it has exceeded the maximum allowed period (the communication is [Expired](https://help.globalsuitesolutions.com/en/canal-denuncias/v1/comunicaciones-caducadas.md)), it is possible to anonymize the personal data contained in it. To do this, you will need to click the Anonymization button located in the top menu. ![Captura111.PNG](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_eeea76ebfe1acaea6f04a1eada7765b769c22f3470e8791dafae9171b9aec4f6/Captura111.PNG?cb=6aec950bc1385e1f884293b9da1a3653) When clicked, a confirmation message will be displayed: ![image2020-6-5_16-49-10.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_65c266719271af9adc33521fa9983935d22e98c6d896cd271b9c3c9f2b65ea4e/image2020-6-5_16-49-10.png?cb=4389d43befca7b33be88392a8ff6c5cb) Upon acceptance, the communication will automatically delete the data of the communicator and related individuals, if any. ![Captura112.PNG](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_4b93a1bbbe2e6168a79325cda326cfad70cafc4f1c35761174f2f6283d82e6d9/Captura112.PNG?cb=18209c7bf305d661aac980de47c29991) Only the Download and Delete buttons for the communication will then be enabled. The rest of the fields that may contain personal data must be reviewed manually. However, the fields containing data of these types will be highlighted: * Email address * NID / NIF ![image2020-6-5_17-4-52.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_9d9b3fda60b5b93b68999499e5f34a9445b7a48a56d9efae17588001d45eb548/image2020-6-5_17-4-52.png?cb=736dbf1f25f2eced7bfa947f390f2478) ![image2020-6-5_17-7-47.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_f607225685e79ac9df7f1abce5acf18034f1b78b25be103a0d16f7e065ad4c0d/image2020-6-5_17-7-47.png?cb=5fd9b6fd6dcd3a120c14fdf41c4d1486) Similarly, the attached files can be downloaded to review their content to ensure they do not include personal data. ![image2020-6-5_17-6-59.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_e61c9b1dc417ffe47b6e7178d33dc34180db93faf97db9af9ee6a29c625fa3e0/image2020-6-5_17-6-59.png?cb=d8344aeef267ab37004c56c313e4bb2f) These fields can be anonymized manually by clicking the button ![image2020-6-5_17-5-46.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_e09e0fe66be2300e30f0629de3b7bfc1849214deee4eb742c7830f3ec2fb7d13/image2020-6-5_17-5-46.png?cb=8e0184093207d090cd2bea616db2b836) , with the information being replaced by the label "Anonymized." ![image2020-6-5_17-9-18.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_d069be85a73918ab37bc3a840d8270407c59de268c92f67086d16806e02e387f/image2020-6-5_17-9-18.png?cb=dfb6486ff01ee961ffb849bd110435e3) When the communication is anonymized, it can still be managed internally, with new comments or documents added and its status changed. However, it will not be possible to communicate with the complainant (as personal data will have been deleted), nor can it be consulted by the communicator from the portal. Once fully reviewed and anonymized, the communication can be retained in the production environment, downloaded and deleted, or sent to the secondary environment. --- version: "Working version" language: "en" --- # Expired Communications ## List of Expired Communications This option allows viewing the entire list of communications that are expired, meaning those that were registered before the deadline (in days) configured in the section Settings \> System. In this first view, we can see the communication ID, Managers assigned to the communication, Current status, and Creation date. The fields in this section are as follows: * Identifier, an alphanumeric code randomly generated by the system. * Managers, the people assigned to the communication who can access its management. * Current status, the different statuses of the communication. They can be as follows: * Pending * Processed * Investigating * Resolved → Status in which the communication is locked except for the status dropdown, which can be modified to reopen the communication. NOTE: These statuses are proposed by default but can be modified in the section [Consulting Settings](/en/canal-denuncias/v1/configuraciones-consulting.md) * Category, displays the category (or categories, if multiple assignment is allowed) assigned to each communication. * Registration date, the day the communication was created. * Questions from the communication form. Questions configured in the section [Consulting Settings](https://help.globalsuitesolutions.com/en/canal-denuncias/v1/configuraciones-consulting.md) (Questions) can be added, which can be consulted, filtered, or downloaded in this view. ![image2021-4-8_18-22-5.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_ede6e91adfec31705787fb8349157addefbe2f14860182c896280500b801348b/image2021-4-8_18-22-5.png?cb=270b6da38421221df77f15f0e1885766) It is possible to download the list of expired communications through the button ![image2021-4-8_18-13-20.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_8ed90ee64d174ad2cea91af7c71d3e037fb10892137274715a26fbe22f757509/image2021-4-8_18-13-20.png?cb=4be6f55c8d397adae9417fd4bda9579d) that appears at the top, in CSV format, for storage or further processing. This report takes into account the filters and column selection applied to the view. In this view, multiple communications from those that are expired can be selected. For these selected communications, it is possible to mark them so they do not appear in this view by clicking the "Keep Communications" button. Once clicked, they will disappear from the expired communications view but will still appear in the general Communications view. ![image2021-4-8_18-22-47.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_6c8f18bfdc1dcf6e43f9c2b499d0eb76ebba83032a82e05cb0b37dd7d80be39c/image2021-4-8_18-22-47.png?cb=f4600a9975f5b9227938861562768918) Similarly, it is possible to download these selected communications by clicking the "Download Communications" button. ![image2019-7-18_10-47-12.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_aa346b9e02a1e6a3f1c3733aea04fa7e9154e53ffdaa7a3d2fe2b71c1ed014df/image2019-7-18_10-47-12.png?cb=3bc16dfa504e6b16e4598f94d9c24591) As well as permanently delete the selected communications using the "Download and Delete Communications" button. If the Secondary Environment is enabled (see [Settings](https://help.globalsuitesolutions.com/en/canal-denuncias/v1/configuraciones-consulting.md)), in the confirmation request, it will be possible to mark that before deleting the communication, it should be sent to the enabled secondary environment. ![image2020-6-5_16-35-42.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_4010ca77a97507686225d33a0abe0333df94cd2be713a582f350038c78c98af2/image2020-6-5_16-35-42.png?cb=fa4662e0607eb7aecd23c17806628f78) Finally, we can access the details of the communication by clicking on the link that appears in the "Identifier" column, and manage them individually. --- version: "Working version" language: "en" --- # Settings ## **NOTE:** This option is available for Global Administrator and Administrator users. ## **Questions** This option allows us to create a communication form from scratch, so its structure will be as desired, following a row-by-column pattern. If a type of form is defined in a company, all subsidiary companies created will, by default, have that type of pre-configured form, which can be modified without affecting the other companies. We have a button at the bottom to add a new question. ![image2019-2-20_18-28-56.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_06be7427d597b9f2fe236bfe9e910f473675d7d19a258f1335c1a3d8f66032aa/image2019-2-20_18-28-56.png?cb=f1a53ac5f52020025a2c0b3d388eacb3) **Form Structure** Allows parameterizing the communication form, we can **add, edit, and delete** the questions we want within the types explained below. Additionally, we can determine the location of each of these questions. For each question to be configured, the following information must be completed: * Type, which can be a field of type: * Textual → Allows adding text to complete the question. * Selector → Allows providing different options to answer the question. * Verification → Gives us two options to mark Yes or No. * Date → Allows marking a date as the answer to the question. * Question Language → To define the form questions in the different possible languages. * Question to be asked, it is a mandatory field → The specific question must be detailed. * Number of Options (only in the case of Selector) → Allows defining the possible options to answer a Selector-type question. * Size → Allows defining the size of the question within the form, with the following options: * S * M * L * XL ![image2019-2-20_18-36-41.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_96fe7df5e6cd5a620e1d514655b76c9a2b072e89dad50e37b2bfd23b71b62ce1/image2019-2-20_18-36-41.png?cb=f0671a4798ec8b88826e921c9097adcd) It must be filled out to define the form/questionnaire by clicking the button at the bottom right, then the tool allows moving them to configure where each one is located, as well as its size and other options if necessary. In this way, creating, editing, or deleting questions is very intuitive. ![image2019-2-21_12-16-27.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_692d5292342f42eee1777ff06c299a2251e35c558a31c7836cd1b862f87f1771/image2019-2-21_12-16-27.png?cb=f7e8a06b6f1cc260f5dddc836177dcfd) ### Additionally, there are two Check options: * Is it a mandatory question? * Allows defining if it is mandatory to complete the question to send the communication. * Is the question visible in the communication? * Allows defining if the question will be shown in the form, or if it is a question that is not approved and is temporarily disabled. * Is the question visible in the communication list? * Allows configuring if the question will be visible in the main communication list, to perform searches or filters on it, or to download its information in a CSV list. ![image2021-5-17_11-51-59.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_3f522c8d9053ce030c0943a8f9b11f9749f3dca0097dfc009427eeb3c95de89e/image2021-5-17_11-51-59.png?cb=4c9ea284b1601652c9d90a248377bd69) ![image2021-5-17_11-52-13.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_78ac60e44997bf32a8b22c2c637924cddeb7c9d20690be7e606045f5eb520a83/image2021-5-17_11-52-13.png?cb=6c2585d35578ca357a3d5463b41f871e) ![image2021-5-17_11-52-30.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_f863ba56ef300a55e6b66903c3c13f338525674f095b668833fa4f4018aaa810/image2021-5-17_11-52-30.png?cb=3be2cb74c09591e5012ca9736dd9f097) Below the configuration of the communication form questions, there is a section where two parts of the communication can be enabled or disabled: * People Involved in the Communication: Allows showing or hiding the section to register people involved in the reported events. * Informants: By checking or unchecking this field, the section to register informants who can provide more data about the communication will appear or not. ![image2019-12-12_13-38-37.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_4efec02f6e61e2de66a2fae1ebdda912dfb9972dae4a86339463831e1550e5e3/image2019-12-12_13-38-37.png?cb=d04b430988047d3778b8789eed094edc) **Sections** Allows configuring which sections are defined in the complaint form and what will be shown in each one. This section allows adding, editing, ordering, and deleting sections. It also allows the possibility of showing or not a Final Summary of the completed information before sending it. ![Apartados.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_dee40cf7df39fdd6198b08a2cbb0120aff0d95387362e8c1967ad42e4c69417a/Apartados.png?cb=ba2ce99f415b1325de984905782d4fd5) When proceeding to edit a section (by clicking the pencil icon), the following actions can be performed: * Reorganize the form questions. * Allows selecting the language. * Customize the labels and the section names. * Add from the "Fields" option the questions created in the form. ![apartado 2.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_4483fda7c7aee552643af1e615c63b8ef28fafb30a177756683987bfedb4dd10/apartado%202.png?cb=3273c0db8bb9c90efb19e5e5568380dc) **NOTE:**If the default section related to the Acceptance of Terms of Use is edited, it will only be reflected in the section name. To edit the link name, it must be done through the "System" tab in the "Terms of Use Text" option. To define whether to show or not the Final Summary of a complaint, the "Include Summary Field" check must be activated or not. This information is provided by default in the "Confirmation" section. If the check is enabled, this information will appear in the last section of the list, even if this section is deleted or reordered elsewhere other than the last. Likewise, if the check is disabled, this information will not appear, even if the "Confirmation" section is created. It is also possible to activate another additional field to address and avoid potential conflicts of interest with the channel managers when a whistleblower registers a report, which is the "Enable Conflict of Interest" field ![image-20240223-083724.png](https://changelog.globalsuitesolutions.com/__attachments/412844090/image-20240223-083724.png?inst-v=5452cb2b-281a-4c57-91b5-7f7ad2b3f90f) There, the field indicating whether the conflict of interest feature is enabled or not is displayed. Like the Summary field, it is shown at the end since it will be in the last section of the report form where the whistleblower can see the recipients of the report. If so, a text field "Warning message to the communicator" is displayed to define an informational message that the complainant will see in that section. ## **Personal Data** In this section of the Configuration, it is possible to parameterize which fields and personal data can be completed, and which must be completed as mandatory, by the communicator registering a report (when it is not anonymous). ![Captura_campos.PNG](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_db758bd8b2d1ae67a73abe56035575c73def95bd8f1c5ba03a23078957ae9e13/Captura_campos.PNG?cb=3cd63678b310c5db0820cf8b404558e2) When selecting a field, a form is enabled at the bottom showing the field type (Name, field format) and it is possible to mark or unmark it as: * Visible: if deactivated, it will not appear in the complainant's view. * Mandatory: in which case it must be filled out before the complaint can be sent. ![image2020-12-17_14-31-59.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_7062b49cdc2e446d5efb66cac5e49aaf7aa9f558e448504c03a7546427d27716/image2020-12-17_14-31-59.png?cb=1507fec10a5c0c43a2f5746e8e0fec79) NOTE: The "Email" field is mandatory and cannot be deactivated, as it is necessary for sending access passwords and other purposes. ## **Customization** In this Configuration option, it is possible to parameterize several sections such as the following: **Texts** * Language → Allows us to switch between which language we are parameterizing the fields. (Once the language is selected, we can complete the text of the fields in that language) * Application Title → Title that appears next to the logos in the upper left corner. ![Personalizacion.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_e002c1ffa9ebbf91a1933c4da0541ba3159da82c2cd8d2973fcba56f813a1527/Personalizacion.png?cb=6fa58983e2c78bf140e495e800a8ffd3) **Images and Colors** * Modify the visible logos in the upper part of the tool's administration, and they are also visible in the communication forms. The images must occupy a maximum of 2MB in size. These two logos are available: * Application Logo → This is the logo that will appear in the channel management views. * Communication Logo → This is the logo that will appear in the communication channel. * Color Customization → Provides the possibility to adapt the corporate colors of the interface. This change applies to both the **administration interface** (internal backoffice for channel management) and especially to the **whistleblower's view** (public form), both when reporting a new case and when following up on a previous one. In the configuration, the current solution colors appear by default, but they can be customized based on different parameters. ![image-20240509-090058.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_61428b61d90cac7de53bbccd212c7ac95aa5a906a4932ad2c4ecf3b37cf5bab5/image-20240509-090058.png?cb=3033ab3c53b88b2106a82158f2b45617) 1. Main color: This color will be applied to the main menu bar, buttons, titles, and the main front of the whistleblower's view. 2. Vertical menu: This color will be used for the vertical menu band of the panel 3. Texts and icons of the main menu: With the option to choose between white and black, it will be used to represent the texts and icons in the main menu 4. Texts and icons of the vertical menu: The chosen color (white or black) will be used to represent the icons and texts of the side menu This is designed so that, in addition to aligning with the corporate image, the texts and icons are legible and adapt to the contrast and accessibility criteria set by the [WCAG 2](https://www.w3.org/WAI/standards-guidelines/wcag/) (Web Content Accessibility Guidelines). Once any of the parameters have been modified, it is necessary to click the "Preview" button, which shows in a window how the user interface will look without applying the changes. ![image-20240509-090124.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_9822f6c33a2e7905ac9e98d1919708a6750cf63308df0c3fa968fe48ad224026/image-20240509-090124.png?cb=728c178d5e29120990a0ccf982558bb4) When opened, it will display a window to visualize how it will look with the proposed adjustments, showing the changes in different views: * Settings Section * Landing Section * Whistleblowing form ![image-20240509-090151.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_821c58e62362053fe5c4f27b31dbd241352761948a6261d4f5a9214fb398938d/image-20240509-090151.png?cb=fb60e2cf0500a473891373a6063ebc19) Once the preview has been reviewed, changes can be applied using the Save button, and the interface will be updated for all users. **Client** In this section, you can customize the client's Home page, as well as enable or disable the buttons "Submit New Communication" or "View a Previous Communication". * Language → Allows us to switch between which language we are parameterizing the text fields. (Once the language is selected, we can complete the text of the fields in that language) * Informative Text "Whistleblowing Channel" → Text field that allows customizing the message that appears in the client's Home window. If no text is provided, the default text will appear: Welcome to the Communication Channel. Here you can perform the relevant actions to communicate any matter, query, or incident of your interest. Please select an action. * Button "Submit New Communication" → It is possible to activate or deactivate the button that allows registering a new communication, as well as customize the text that appears on it. * Button "View a Previous Communication" → It is possible to activate or deactivate the button that allows consulting previously registered communications, as well as customize the text that appears on it. * Field "Communication Summary Text" → Text field to customize the message displayed before confirming the submission of a new communication. ![image2023-11-16_14-10-55.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_f013c87c39b123979fee78d56e311eccf10f17beaf23c777ebd366a05de78355/image2023-11-16_14-10-55.png?cb=591faefb3cab04cbcf135b639f2e41a9) **Languages** In this section, the languages enabled in the company are displayed. **NOTE:**The activation of new languages among those available must be requested from the support service. Currently, the available languages are: Spanish, English, German, French, Portuguese, Brazilian, Czech, Basque, Catalan, Galician, and Valencian. * Default Language → It will be possible to choose the default language in the company (among the available ones). This will be the default language in which users are created, and in which the complainant's view will appear. ![image2020-4-2_19-59-5.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_1ed270307fe1ac15a1908d73931a0f4f103ae0c7d9a656414b98388aba220305/image2020-4-2_19-59-5.png?cb=edc9cde9f0ebe3e93167ed4aff668c5a) **Statuses** In this section, it is possible to customize the states through which a communication will pass, starting from those created by default. In the table displayed, it is possible to edit and reorder the current states. To change their order, simply click the corresponding arrows. The first and last states cannot be deleted, only edited. The initial state will be the one taken by new communications created, and the final state is the state in which the communication is already closed (it can be reopened later). ![image2020-7-9_11-57-28.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_c1aeb19977eb421ba01571df741ea5dac82dc24e38fd29e91fdddd8d04f7288c/image2020-7-9_11-57-28.png?cb=8accbffbd0feb213cd7de5192bf846b3) If we click on the trash can symbol, we can delete the corresponding status. Confirmation of the action will be requested. ![image2020-7-9_12-7-12.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_a1f486aa84b7506721d4a72e4ce92a3d0ea32d9e5cc283373253b24875684600/image2020-7-9_12-7-12.png?cb=60d2d17d7c3a33a948ae4b5d3af7875e) To create a new state, simply click the + symbol next to the section name. Clicking it will open a new window to configure it: ![image2020-7-9_11-40-24.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_839e858efde7b2bdc740e9c4131d0831d1efd5231177bcf64b7b26922e766ac9/image2020-7-9_11-40-24.png?cb=43b93ea9fe9a75f8f2d9e25b42a030ac) * Associated Language → By default, the company's main language appears, which can be changed to define the text if more languages exist. * State Text → In this field, the name that this state will take in the selected language is defined. * Color → It is possible to select the color of the state, which will allow it to be quickly distinguished. ![Captura_color.PNG](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_38d78722d7efaf6e02c0f13489107aaa315870ff52a73e58f8886134c9b05523/Captura_color.PNG?cb=e950236bcb47fae07ee0ea5cb1de096a) * Icon → Similarly, it is possible to choose, from a set of available icons, the one that will be used for this state. ![Captura_icono.PNG](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_b0f00e56d5a954aef9ada4475435111060d1a831d5f6bb39b095129528a3c539/Captura_icono.PNG?cb=0ea2bb7dbcbca049afa524b3665b4656) **Categories** In this section, it is possible to customize the categories that can be assigned to a communication, starting from those created by default. In the table displayed, it is possible to add, delete, and edit the categories. ![image2024-2-9_11-45-3.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_a64ded6c3856d8d45ecb0b7837377d7e01b87c2b094ccd3d6c04610628413556/image2024-2-9_11-45-3.png?cb=e485c2efac337deb838a3374db996df5) **NOTE:** If no categories are configured to classify communications or they are deleted, the field will no longer appear in the form, as well as in previously registered communications. Therefore, the categories provided by the communicator or the manager in each communication will disappear. By clicking the button with the + next to the title, we can add a new category, or by clicking the pencil icon on a category, we can edit its properties: ![image2024-2-9_10-20-14.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_5fd16ed3d3aff3f85da1baacc4bb062ddb83eb1ec9fc0030a24a881ec65dca78/image2024-2-9_10-20-14.png?cb=8a59b9547a3a8312800af0c5c64261a8) * Associated language → By default, the company's primary language appears, but it can be changed to define the category text if more languages exist. * Category name → In this field, the name that the category will take in the selected language is defined. * Category Description → This field allows adding additional details about the category in the selected language. * Type of communication by category → If the category is enabled to be assigned by a communicator, it allows defining the type of identification for it: * By default: If the channel is configured to allow anonymous communications or communications with an identified reporter, it will maintain the general configured behavior. * Anonymous: If this type is assigned, when the communicator assigns this category, the communication will necessarily be anonymous regardless of the general configuration. * Identified communicator: If this type is defined, the communicator will be required to identify themselves (see Personal Data section), regardless of the general configuration. * Include category in the communicator's form → This field allows enabling the category so it can be selected by the communicator when registering a new communication. If not checked, the category will only be available internally for channel managers. NOTE: If no category is enabled for the communicator's form, this field will not appear when registering a new communication. * Managers: Allows automatically assigning reports to the defined Managers based on a category. If we click on the trash can symbol, we can delete the corresponding category. A confirmation of the action will be requested. ![image2021-4-8_17-25-10.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_c51b65a91d5695eb106cbd940ea5968119aceec867d2a09a6fa3ff7144482b74/image2021-4-8_17-25-10.png?cb=01b2260a472d6ef854448514c7dbdbaa) Below, there are two additional configuration fields for the categories: * Mandatory category → Allows indicating that if we enable a category to be included in the communicator's form, it must be assigned before registering it. * Multiple category → If this field is enabled, channel managers can assign more than one category to the same communication. The Save button at the bottom right must be clicked for the changes to take effect. **Visibility of Communication List** In this section, you can adjust which global fields of the report (apart from the customizable questions in the form) will be visible in the main Communications or Expired Communications list, and in what order. By clicking the Eye icon, you can show or hide the column, which will appear or not in the communication list. Using the arrows, you can reorder them to display in the desired order. The fields that can be displayed are: * Identifier: This field is the communication ID, which is automatically generated by the solution and is unique. This column cannot be hidden as it serves as a link to access the details of a communication. * Subject: Editable field to indicate a summary or code to identify a specific case or communication. * Managers: List of users assigned to a communication for its treatment. * Current status: Shows the status of each communication. By default, this column is filtered to show only communications that are not closed. * Category: Details the category or categories assigned to a communication. * Type: Field that shows whether a communication has been anonymized, archived, or is active, and allows filtering to locate those of a specific type. * Creation date: This column shows the registration date of a communication. * Communicator: For communications where the person who registered it identified themselves, their email address is displayed. In anonymous communications (or those that were anonymized), the field "Anonymous" is displayed. ![image-2023-9-21_16-6-23.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_5f071768c94c559580c8e5fad45c8c87a4e84d05baf845ae8d2c400ba24ec341/image-2023-9-21_16-6-23.png?cb=edce5aef46fda8f2c6fa21e54b21abaf) **System** **General** * Allowed types of communications. * This option allows indicating whether anonymous communications can be made, requiring the reporter to identify themselves, or both types. * Default type. * If the previous field allows both types of communications (anonymous or with an identified communicator), this field can define which of the two modes will be marked by default in the [Communication Registration](https://help.globalsuitesolutions.com/en/canal-denuncias/v1/alta-de-comunicados.md) form. * Password expiration. * Number of days it takes for user passwords to expire. After these days from the date it was changed, it will request modification at the next login. * Maximum storage size: Indicates the storage space enabled for files included in communications. Below this limit, a message appears with the space used and the percentage relative to the maximum. * Message for anonymous communication: This field is used to customize the information for the communicator when registering a new communication anonymously. This text can be configured for each available language using the Language selector. * User limit: Indicates the maximum number of users that can be registered in the system. Below this limit, a message appears with the current number of users. * Allow Deleting / Anonymizing Communications. * Allows users of the channel to delete or anonymize communications. If disabled, it will not be possible to delete communications from the system. ![image-2023-9-21_16-45-13.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_e7d243070e52d684efa9bb1aa86656055ef7278b9ff8d1f504624ad22ca3e451/image-2023-9-21_16-45-13.png?cb=655751fdaa7e56a7cbfc0d9466f9e3fc) **Communications** * Show author in the communicator's Timeline. * Allows configuring whether the name of the manager user who registered a comment or attachment visible to the communicator can be displayed or not in the communicator's tracking view. * Enable expiration of Communications. * Allows enabling/disabling the expiration of communications and defining the period (in days) for a communication to be considered expired or overdue from the date it was registered. * If activated, an additional option will appear in the menu to manage them (see [Expired Communications](https://help.globalsuitesolutions.com/en/canal-denuncias/v1/comunicaciones-caducadas.md)). * Maximum size per communication: Within the total enabled space, it is possible to limit how much space can be occupied in a specific communication. This limit can never exceed the total environment. * Reception period: Allows defining how many days from the registration of a communication an alert will be sent to the configured recipients to acknowledge receipt. ![image2024-2-9_12-54-43.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_30156f1bd81ec5da985a1f66ac2606645f440043aedc76e3ff966a77bf197c1f/image2024-2-9_12-54-43.png?cb=afd6d9d188d63f861afb28e1bcde8e7b) * Allow attaching files to the communicator: This field is used to enable or disable permissions to attach local files in the communication to be sent. When enabled, the following options will be displayed: * Metadata removal in files: If metadata removal is enabled, all files attached to a communication will undergo a process where possible metadata will be removed to protect privacy. When a file is uploaded in a report, the removal of its metadata is a transparent process for the user. If necessary, the "Warning message when attaching files" can be used to inform the communicator about the metadata removal during the process. * Warning message when attaching files: If the upload of attachments is enabled, a message can be customized to appear along with the "Attachments" field in the communication form to provide instructions or additional information to the communicator. ![image-2023-6-2_9-45-34.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_3b2d53a54ea55df99cc6d5d026e0ae48c93721f53dfda6c016a3570d2047c6eb/image-2023-6-2_9-45-34.png?cb=afb8f0c21633f7e93705fd8217c25cdb) * Allow recording audio files for the communicator: If this field is enabled, the communicator can record a voice audio to provide another mechanism for registering the communication, which will undergo a process to distort the voice as part of safeguarding the communicator's privacy. * Recording instructions: If voice audio recording is allowed, a message with instructions or additional information can be configured for the communicator to see when recording the audio. ![image-2023-6-30_13-52-25.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_e106304edf1d8635dc5e7d421520491e87ff70950af9d3636c6a0a0d1de2a505/image-2023-6-30_13-52-25.png?cb=c4c5e7f0dead51b0fafd29d64f5b9b1c) ### **Terms of Use** * Language → Allows selecting the language in which the environment's terms are being attached. * Terms of Use → Allows attaching terms of use to the tool, which must be accepted for sending new communications. * Current terms of use → Displays the name of the terms file currently uploaded in the tool. * Terms of Use text → Allows configuring the title of the acceptance section for the terms of use, for both internal users and communicators. * Terms of Use acceptance text → Allows defining the specific text for accepting the terms. ![Captura_condiciones2.PNG](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_d8edadec942a90b80fb393ea6904f9e1bd9b60a0da802bfe998765cbf947d268/Captura_condiciones2.PNG?cb=1f115287afb7c8f93c31ecfa3b64e8d3) These changes will apply to the user acceptance sections: ![Captura_condiciones.PNG](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_a3e180726e2c9dc272fd6f846801e37672734ff65e8a4fcf8a266e3eb85a2a90/Captura_condiciones.PNG?cb=de257cd4adb366ef55c253458060d0c8) #### **Privacy Policy** In this section, the privacy policy that will be available in the Communicator or reporter's view can be customized. * Language → Allows selecting the language in which the Privacy Policy is being attached. * Privacy Policy → Allows attaching the corporate Privacy Policy to the tool, which can be consulted by the communicator. * Current Privacy Policy → Displays the name of the conditions file currently uploaded in the tool. * Privacy Policy text → Allows configuring the title of the link where the privacy policy can be downloaded by communicators. ![image2021-5-17_11-56-51.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_1d6067dd61ed8ffe4a10d53af2c77f5e8337dabf372362e3c369c2dd51458c82/image2021-5-17_11-56-51.png?cb=04bd8476529f403b89ff437e6f50fa2b) This configuration will apply to the communicator's view, both when making new communications and when accessing the tracking of a previously made one. ![Politica.PNG](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_fbaec2f28939146a253899ab92a5f94546633ddbabbb5110abc4fbcf25531cc3/Politica.PNG?cb=02ad3a1bcc277729b710a0834bb6ff6f) ##### **Subject** In this section, it is possible to enable/disable the "Subject" field to make it visible in the [Communications](https://help.globalsuite.es/display/CD/.Comunicaciones+vv2.46) records and it will be included in the reports that can be obtained from the tool. If desired, the name of the "Subject" field can also be modified. ![Configuración Asunto.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_b1a02110c990d1e39554541cb9c4f08bbdf34e527f4308beae6bdb740b6d706c/Configuraci%C3%B3n%20Asunto.png?cb=dd97238fd25fff35410ecff936f51c63) **Two-Factor Authentication**: The functionality to incorporate a second authentication factor has been added to the GlobalSUITE Whistleblower Channel tool. ![2FA.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_15eb9a21bd9de6e5ef1646fa581b745ac94307714b5fdb940e6ad9514a5e6192/2FA.png?cb=a920a603ba63c2c495e531a54cf1e5e0) * In addition to the current authentication mechanism (local, Active Directory, or ADFS Single Sign-On), a second authentication factor can be activated using TOTP (Time-Based One-Time Password). This mechanism allows synchronizing a device to enter a numeric code that changes every 30 seconds and will be requested when the user logs into the tool. * This configuration can be activated if required, either optionally or mandatorily, in which case users will need to configure it on their next access. * It includes security mechanisms to allow one-time access to the tool (Recovery Codes), as well as the ability to deactivate it for a specific user in case of loss or deletion of the associated device. To activate Two-Factor Authentication via TOTP, follow these steps: 1. Install and use one of the applications that allow managing this two-factor authentication. Some of them are: * Google Authenticator ( [Apple Store](https://apps.apple.com/es/app/google-authenticator/id388497605), [Play Store](https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.apps.authenticator2&hl=es&gl=US))) * Microsoft Authenticator ( [Apple Store](https://apps.apple.com/es/app/microsoft-authenticator/id983156458), [Play Store](https://play.google.com/store/apps/details?id=com.azure.authenticator&hl=es&gl=US)) * FreeOTP ( [Apple Store](https://apps.apple.com/us/app/freeotp-authenticator/id872559395), [Play Store](https://play.google.com/store/apps/details?id=org.fedorahosted.freeotp&hl=es&gl=US)) * Others 2. Once installed, use the application to scan the QR code displayed on the screen or manually input the "Secret Key" textually. 3. Once linked, you must enter the token or temporary code generated in the application and click the "Activate" button. IMPORTANT: This token changes every 30 seconds, so once that time has passed, it will no longer be valid. 4. Finally, you must securely store the recovery codes. These codes will allow you to authenticate one time in WhistleblowerChannel in case of device loss or application deletion. ## **Mail Server** This is the next option in the top menu, where it is possible to add a **Mail Server** for sending notifications from the tool: * TLS (Transport Layer Security) → Allows enabling a cryptographic protocol for secure notifications. * URL Address → Path to the server that must be provided by the technical department. * Port → Port that needs to be open from the area or technical department to allow communication emails to reach their destinations. ### Email Configuration * Email Sender → Sender of the notifications sent by the tool. * Sender Alias → Name that the sender will have when these notifications arrive in the email. #### Server Authentication * User → Email account enabled on the server (Not necessary if Relay is used). * User Password → Password for the email account. (Not necessary if Relay is used). ![image2019-2-21_12-42-12.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_a1920b27bdf2b6bb4fd51c20e5ebff1e9cbe0235345c8260d0a018e0ba9eda85/image2019-2-21_12-42-12.png?cb=f63e08bd82680c49071c7260c12fc6a9) ## **Notifications** This is the section in the top menu where it is possible to configure the notifications sent by the tool in certain cases. ### Available Notifications There is a series of notifications that can be specifically configured, which appear in the list in this section. On the right side, it is possible to check whether each of them is enabled or not. The available notifications are: * New Communication Registration → This notification is sent when a new communication is registered (anonymously or not) and allows informing the users managing the channel. * Communication Status Change → This internal notification allows alerting selected users when a status change is made in a communication. * Communication Status Change. External Notification → Allows informing the person who made the communication (if they were not anonymous) that a status change has been made. * Communication Expiry → This automatic alert is sent if there are expired communications in the company. See [Expired Communications](https://help.globalsuitesolutions.com/en/canal-denuncias/v1/comunicaciones-caducadas.md) * Communication Comments → If this notification is enabled, it will send an email to the configured recipients if a comment is registered in a communication. * Public Communication Comments → This notification allows sending a notice to the communicator (non-anonymous) when public comments are registered, so they can access the communication tracking to review them. * Document Upload in Communication → This notification alerts the corresponding users that a new attached document has been added to a communication. * Public Document Upload → Allows informing the communicator (if not anonymous) that an attached document has been uploaded to the communication, and they can access it to review it. * User Registration → Allows customizing the message that will be sent to users of any profile created in a company, with instructions and credentials to access the channel's administration section. This notification must contain the variables $userLogin and $userPassword, mandatorily. * Communicator Registration → This notification, which cannot be disabled, allows customizing the message that will be sent to communicators (non-anonymous) who register a new communication, with instructions to access the follow-up. This notification must contain the variables $userLogin and $userPassword, mandatorily. * New Communication Assigned → This alert allows customizing the text that will be sent to the Managers assigned to a communication for tracking. * Communication Unassigned → Allows configuring how Managers will be notified when a communication previously assigned to them is unassigned. * Deleted/Anonymized Communication → Allows alerting selected roles when a communication has been deleted or anonymized. By default, it is disabled; to activate it, the "Activate/Deactivate" checkbox must be clicked. * License Expiry → Allows defining which recipients will receive a notification when the GlobalSuite® Whistleblower Channel license is about to expire. * Communication Receipt Reminder → This internal alert allows notifying Channel users, including assigned managers, when a communication was registered X days ago (this amount is configurable). * Communication Receipt Notice to Communicator. External Notification → Allows notifying the status or situation of the report registered in the Channel, after a certain number of days from its creation. This email alert will only be sent if the communicator did not register it anonymously. #### Notification Details When a notification is selected in the available notifications table, all the information to configure it is loaded in this section. * Activate / Deactivate → Allows enabling or disabling a specific notification for the company. * Available Roles → It is possible to select which user profiles will receive an email for that notification. * Global Administrator: All users of the company with that profile. * Consulting: Users with the "Consulting" profile assigned to the company being notified. * Associated Language → Allows toggling which language the notification message is being parameterized in. (Once the language is selected, the text fields can be completed in that language). * Notification Message → Text field that allows specifying the message to be sent in the email body for each notification. It is possible to include variables or key texts to be replaced by the corresponding parameter. These are: * $company: Corresponds to the name (Corporate Name) of the company being worked on. * $communicationId: It is the identifier code of the affected communication. * $communicationStatus: Indicates the status of the communication being notified. * $userLogin: Indicates the login field or user identifier (valid for both internal users and communicators). * $userPassword: Displays the password generated for a new user (usable only for User Registration and Communicator Registration notifications). * $userName: Full name of the user. * $userLastname: Last name of the user. * $publicURL: Replaced by the access URL to the communicator's view, where they can report a new communication or view a previous one. * $adminURL: It is the access address for the internal channel part, where both Administrator and Consulting companies can be managed. ![Captura1.PNG](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_cb8ac365655c11ed3d1afd61a39d13994699c1f62a082405bd858e791f254f16/Captura1.PNG?cb=8855de4bc673495a6b2d1da04f73753c) ##### **NOTE** : Notifications do not apply to Administrator companies. However, it is possible to configure them because this configuration is copied to lower-level companies. ###### Notifications for Global Administrator and Consulting users are managed within each channel. ## **Documentation** This option allows administrators to incorporate documents to be consulted by other manager users from the [Documents](https://help.globalsuitesolutions.com/en/canal-denuncias/v1/documentos.md) view, or by people registering a [new communication](https://help.globalsuitesolutions.com/en/canal-denuncias/v1/alta-de-comunicados.md). ![Captura_manual.PNG](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_8df9aabbb8f008d31166d1a922fc0291d0b4d84422083f3bacaeafad9c70d28f/Captura_manual.PNG?cb=907b263904af16ede582873d8f7d24c1) By clicking the + button, a window appears where you can upload this new document, with the following fields: * Associated Language → The uploaded file will be visible to users who have configured that language in the tool. This allows uploading a version of the document for each language. * File Upload → Allows selecting on the local device the document to be added to this table. * Visible to Client → When checked, the document will be available to people who are going to submit a new communication. ![image2019-11-12_19-47-11.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_33c5ada9834b2b89f09708206fb6391c544707c756c0c903eb0f829218d24a61/image2019-11-12_19-47-11.png?cb=faa9821264170b7411b3e6790e1e0d8a) ## **Connections** This section allows administrators to configure connections with external systems, services, or tools. ### ADFS If you want to integrate the company with the corporate ADFS server, it can be configured in this section. This will allow users to access via Single Sign-On (SSO) directly if authenticated in the domain. ![adfs_3.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_c9d4e83e2637a108ea3dda0d52600236e39844226713209265eda378b7689081/adfs_3.png?cb=13bbd5690e65400bf16816fa63436bab) #### **NOTE:** This functionality is offered as an additional service. If you want more information, please contact your provider. First, to configure the integration, it must be enabled (check **Enabled**). The following fields are then available: * Company ID for ADFS Connection → This field is automatically generated. It indicates the trust chain established between the ADFS server and GlobalSUITE® Whistleblower Channel. It is a unique field. * Login URL → When configuring a connection using the SP initiated SSO method, the IdP service URL where authentication via ADFS is performed must be entered. * Logout URL → Address to which users with ADFS authentication are redirected when they log out. If not defined, logging out will return to the default login screen. * Enable Encryption → ADFS connection configuration that allows parameters received from the IdP to be encrypted. * Sign Request → Indicates that, using the SP initiated SSO configuration, the authentication request sent to the IdP will be signed. * Default Initial Role for Users → Here you can indicate the default role for new users accessing via ADFS. They can be: * Administrator * Global Administrator * Consulting * Consulting Manager User roles can be obtained directly from the ADFS server. If no role data is received or the received data is incorrect, the role configured in this field will be used. Using the "Download Configuration XML" button, you can download the configuration XML file to load it as a new trusted user veracity entry. ##### **IMPORTANT NOTE:** The SAML2 standard provides several binding protocols * HTTP Redirect * HTTP POST * HTTP Artifact ###### Currently, GlobalSuite® Whistleblower Channel only supports the HTTP Redirect protocol. ##### ADFS Server Configuration (SAML 2.0) In the ADFS server configuration, it must be indicated that the data to be passed in the request are at least: * Name ID (nameidentifier) * Email Address (emailaddress) ![image2020-7-23_12-1-46.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_ccbb5ee638519ac36a8161e4f6a3b49d0604e094f0ffc9460dfb08d957850b0b/image2020-7-23_12-1-46.png?cb=ce56cdce584f1da96228b5c3910e5683) If you want to send the role configuration to create new ADFS users, you must use the claim: IMPORTANT: The role name sent from the ADFS server must match one of the roles configured in GlobalSUITE. For more information on ADFS server configuration, you can access: [https://docs.microsoft.com/en-us/windows-server/identity/ad-fs/operations/create-a-relying-party-trust](https://docs.microsoft.com/es-es/windows-server/identity/ad-fs/operations/create-a-relying-party-trust) ##### ADFS Authentication (SAML 2.0) There are two types of authentication with ADFS: * IDP initiated SSO, the authentication process is initiated by the idp, the user has a list of "corporate applications," selects the one corresponding to GlobalSUITE, and starts the authentication. Below is a sample image of this application form. ![image2020-7-23_12-24-31.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_187161e3af17eedae5708250f90e74752f7ada0c3972a0af3c78bef8ca9812bb/image2020-7-23_12-24-31.png?cb=54caba872ec2907070f15983cb0a9634) * SP initiated SSO, the authentication process is initiated by GlobalSUITE. To use this method, you must access a specific URL. This URL is formed by concatenating the GlobalSUITE URL with the text: ?entityID=\[Trust Identifier\], where the trust identifier is the code generated in the connection and can be found in the field with the same name. See section 1 of this document. An example of a URL is: https://demochannel.globalsuitesolutions.com/admin/?entityId=5ee724ad10a35 Authentication with ADFS has the following particularities: * If the user is accessing the tool for the first time through ADFS, a user will be automatically created with the username provided in the SAML request. * If the username already exists in GlobalSUITE and is not the same as the one created in the first connection, an error message will be displayed. #### Azure AD If you want to integrate the company with the corporate Azure AD server, it can be configured in this section. This will allow users to access via Single Sign-On (SSO), directly if authenticated in the domain. ![https://help.globalsuite.es/download/attachments/117644314/image-2023-10-24_10-10-9.png?version=1&modificationDate=1698135009622&api=v2](https://help.globalsuite.es/download/attachments/117644314/image-2023-10-24_10-10-9.png?version=1&modificationDate=1698135009622&api=v2) ##### **NOTE:** This functionality is offered as an additional service. If you want more information, please contact your provider. First, to configure the integration, it must be enabled (check **Enabled**). The following fields are then available: * Application ID → This is a field that is automatically generated in the Azure AD configuration panel and is unique to identify the application to be integrated. * Object ID → This parameter is optional, but it allows the use of roles defined in the Azure identity manager in GlobalSuite. * Directory (tenant) ID → This is the Azure Active Directory's Global unique identifier (GUID). * Login Url → Automatic field When configuring a connection using the SP initiated SSO method, the service URL of the IdP where authentication via ADFS is performed must be entered. * Logout Url → Address to which a user authenticated with Azure AD is redirected when logging out. If not defined, logging out will return to the default login screen. * Default Initial Role for Users → Here you can indicate the default role for new users accessing via ADFS. They can be: * Administrator * Global Administrator * Consulting * Consulting Manager User roles can be obtained directly from the AzureAD server. If no role data is received or the received data is incorrect, the role configured in this field will be used. * Authentication will be done through Single Sign-On, for which the user will only need to access the specific URL in the configuration. * If the user is already authenticated on their device, access will be direct to the system. * If they are not authenticated in the browser, or have multiple active accounts, they will be prompted to choose which account to use or enter valid credentials. ![https://help.globalsuite.es/download/attachments/117643933/Login.png?version=1&modificationDate=1697713548000&api=v2](https://help.globalsuite.es/download/attachments/117643933/Login.png?version=1&modificationDate=1697713548000&api=v2) * If the use of MFA (Multi-Factor Authentication) is configured in Azure AD, the verification code will be requested through Microsoft Authenticator, email, or SMS. This is compatible with the 2FA mechanism included in GlobalSuite® Whistleblower Channel and can be enabled. ![https://help.globalsuite.es/download/attachments/117643933/Azure_Microsoft_Authenticator.png?version=2&modificationDate=1697726268000&api=v2](https://help.globalsuite.es/download/attachments/117643933/Azure_Microsoft_Authenticator.png?version=2&modificationDate=1697726268000&api=v2) ![https://help.globalsuite.es/download/attachments/117643933/Azure_MFA.png?version=2&modificationDate=1697726282000&api=v2](https://help.globalsuite.es/download/attachments/117643933/Azure_MFA.png?version=2&modificationDate=1697726282000&api=v2) * When an authorized user accesses for the first time, they will be registered in the Channel, assigning them the default role defined in the configuration. ![https://help.globalsuite.es/download/attachments/117643933/Configuracion_AzureAD.png?version=1&modificationDate=1697725452000&api=v2](https://help.globalsuite.es/download/attachments/117643933/Configuracion_AzureAD.png?version=1&modificationDate=1697725452000&api=v2) * If the username already exists in GlobalSuite Whistleblower Channel and is not the same as the one created in the first connection, an error message would be displayed. ## **Dashboard** This option allows administrators to customize the graphs that appear in the section [Home - Company Overview](https://help.globalsuitesolutions.com/en/canal-denuncias/v1/inicio-vista-general-de-la-empresa.md) In this section, we can reorder the charts to appear in the desired order using the arrows on the right side. If we do not want to display a particular chart, we can hide it from the main view. ![Captura_dash.PNG](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_6563c524acbf71383ed37ac92799751ec477a9a0d050177f3705dee7a1aa3b1c/Captura_dash.PNG?cb=3d138e78c501e153ad029d2bd2908877) By default, these charts are: * Total entities (number of whistleblower channels) * Total clients (number of subordinate companies) --- version: "Working version" language: "en" --- # Consulting Settings ## **NOTE:** This option is available for Global Administrator and Administrator users. ## **Questions** ### **NOTE:** This functionality is offered as an additional service. This option allows us to create a communication form from scratch, so its structure will follow a row-by-column pattern as desired. If a type of form is defined in a company, all subsidiary companies created will by default have that type of pre-configured form, which can be modified without affecting the other companies. We have a button at the bottom to add a new question. ![image2019-2-20_18-28-56.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_60992ffba08a0734fb62267512809eef441ebd13f7dbd8e1c34576febfc80de8/image2019-2-20_18-28-56.png?cb=f1a53ac5f52020025a2c0b3d388eacb3) **Form Structure** Allows the communication form to be parameterized, enabling us to **add, edit, and delete** the questions we want within the types explained below. Additionally, we can determine the location of each of these questions. For each question to be configured, the following information must be completed: * Type, which can be a field of type: * Textual → Allows adding text to complete the question. * Selector → Allows providing different options to answer the question. * Verification → Gives us two options to mark Yes or No. * Date → Allows marking a date as the answer to the question. * Question Language → To define the form questions in the different possible languages. * Question to be asked, is a mandatory field → The specific question must be detailed. * Number of Options (only in the case of Selector) → Allows defining the possible options to answer a Selector-type question. * Size → Allows defining the size of the question within the form, with the following options: * S * M * L * XL ![image2019-2-20_18-36-41.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_b768760cfa8cce8df4b925b08285baba05ab495db82d4f4934997a77d518ae76/image2019-2-20_18-36-41.png?cb=f0671a4798ec8b88826e921c9097adcd) It must be completed to define the form/questionnaire by clicking the button at the bottom right., then the tool allows moving them to configure their location, size, and other options if necessary. This way, creating, editing, or deleting questions is very intuitive. ![image2019-2-21_12-16-27.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_81d79cb3c2cee103eaaf72ea648403c11f4b7561953fa7ee9ad94f8bdd635e3e/image2019-2-21_12-16-27.png?cb=f7e8a06b6f1cc260f5dddc836177dcfd) #### Additionally, there are two Check options: * Is it a mandatory question? * Allows defining whether it is mandatory to complete the question to send the communication. * Is the question visible in the communication? * Allows defining whether the question will be displayed in the form or is a question that is not approved and is temporarily disabled. * Is the question visible in the communication list? * Allows configuring whether the question will be visible in the main communication list, enabling searches or filters on it, or downloading its information in a CSV list. ![image2021-5-17_11-51-59.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_ebe4087e058718a451c5f87b3bbb1bd1e3d468106a82488bb853a33423166792/image2021-5-17_11-51-59.png?cb=4c9ea284b1601652c9d90a248377bd69) ![image2021-5-17_11-52-30.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_8242fd032917dea0112780d877111f52c06a6376abb439172816ed4cd8339e99/image2021-5-17_11-52-30.png?cb=3be2cb74c09591e5012ca9736dd9f097) **Sections** Allows configuring which sections are defined in the complaint form and what will be displayed in each. This section allows adding, editing, sorting, and deleting sections. It also allows the possibility of showing or not a Final Summary of the completed information before sending it. ![Apartados.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_029e567391049d9194d21747ee314ee520e0e87ca6cbda88a5b42f71722a4423/Apartados.png?cb=ba2ce99f415b1325de984905782d4fd5) When proceeding to edit a section (by clicking the pencil icon), the following actions can be performed: * Reorganize the form questions. * Allows selecting the language. * Customize the labels and names of the sections. * Add questions created in the form from the "Fields" option. ![apartado 2.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_b4478548d074eb8549bf8c95e3318d4f3d7a3e7b66d9e0b2d88b8bf9531ccd50/apartado%202.png?cb=3273c0db8bb9c90efb19e5e5568380dc) **NOTE:**If the default section related to Acceptance of Terms of Use is edited, only the section name will be reflected. To edit the link name, it must be done through the " " option in the "Terms of Use Text" tab. To define whether to show or not the Final Summary of a complaint, the "Include Summary Field" check must be activated or not. This information is provided by default in the "Confirmation" section. If the check is enabled, this information will appear in the last section of the list, even if this section is deleted or reordered elsewhere other than the last. Similarly, if the check is disabled, this information will not appear, even if the "Confirmation" section is created. Additionally, it is possible to activate another additional field to address and avoid potential conflicts of interest with channel managers when a complainant registers a complaint, which is the "Enable Conflict of Interest" field ![image-20240223-083724.png](https://changelog.globalsuitesolutions.com/__attachments/412844090/image-20240223-083724.png?inst-v=5452cb2b-281a-4c57-91b5-7f7ad2b3f90f) There, the field indicating whether the conflict of interest is enabled or not is displayed. Like the Summary field, it is displayed at the end since it will be in the last section of the complaint form where the complainant can see the recipients of the complaint. If enabled, a text field "Warning Message to the Communicator" is displayed to define an informative message that the complainant will see in that section. ## **Personal Data** In this section of the Configuration, it is possible to parameterize which fields and personal data the communicator registering a complaint can complete, and which must be completed as mandatory (when the complaint is not anonymous). ![Captura_campos.PNG](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_105720bce70ec485f93cd297fd36f47689f9de5c611ec751c835f595574747a9/Captura_campos.PNG?cb=3cd63678b310c5db0820cf8b404558e2) When selecting a field, a form is enabled at the bottom showing the field type (Name, field format), and it is possible to mark or unmark it as: * Visible: if deactivated, it will not appear in the complainant's view. * Mandatory: in which case it must be completed before the complaint can be sent. ![image2020-12-17_14-31-59.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_d4a606e5e0f02cc071b9e84b3fbefee3a49c803b3cf664395d77763dc77b9f3e/image2020-12-17_14-31-59.png?cb=1507fec10a5c0c43a2f5746e8e0fec79) NOTE: The "Email" field is mandatory and cannot be deactivated, as it is necessary for sending access passwords and other purposes. ## **Customization** In the second option of the Configuration, it is possible to parameterize several sections such as the following: **Texts** * Language → Allows us to switch between which language we are parameterizing the fields. (Once the language is selected, we can complete the field texts in that language) * Application Title → Title that appears next to the logos in the upper left corner. ![Captura2.PNG](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_cb71238eda4bdc7bffa212fa449e72874ae03ff04b23be06d8fd28247b28340b/Captura2.PNG?cb=549ac3d431b28f62380d6b87199f308e) **Images and Colors** * Modify the visible logos in the upper part of the tool's administration, which are also visible in communication forms. Images must occupy a maximum size of 2MB. These two logos are available: * Application Logo → This is the logo that will appear in the management views of the communication channel. * Communication Logo → This is the logo that will appear in the communication channel. * Color Customization → Provides the ability to adapt the corporate colors of the interface. This change applies to both the **administration interface** (internal backoffice for channel management) and especially to the **complainant's view** (public form), both when reporting a new complaint and tracking a previous one. In the configuration, the current solution colors appear by default, but it is possible to customize them based on different parameters. ![image-20240509-090058.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_2ec8675a53a2c6402850ebc90b278a6471a1e3999d497451f53caa5c4222363b/image-20240509-090058.png?cb=3033ab3c53b88b2106a82158f2b45617) 1. Main Color: This color will be applied to the main menu bar, buttons, titles, and main front of the complainant's view. 2. Vertical Menu: This color will be used for the vertical menu band of the panel. 3. Texts and icons of the main menu: With the possibility of choosing between white and black, it will be used to represent the texts and icons in the main menu. 4. Texts and icons of the vertical menu: The chosen color (white or black) will be used to represent the icons and texts in the side menu. This is designed so that, in addition to aligning with the corporate image, the texts and icons are legible and adapt to the contrast and accessibility criteria set by the [WCAG 2](https://www.w3.org/WAI/standards-guidelines/wcag/) (Web Content Accessibility Guidelines). Once any parameters are modified, it is necessary to click the "Preview" button, which shows in a window how the user interface will look without applying the changes. ![image-20240509-090124.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_3397a1fe265e1a58674819778be40c66972a3cd8cc77039cc78a934492f2af28/image-20240509-090124.png?cb=728c178d5e29120990a0ccf982558bb4) When opened, it will display a window to visualize how it will look with the proposed adjustments, showing the changes in different views: * Configuration Section * Landing Section * Complaint Form ![image-20240509-090151.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_87ed77c4230560cea16cbabf00399356878f1e6ced2cdb0e93fb8c0c280ed527/image-20240509-090151.png?cb=fb60e2cf0500a473891373a6063ebc19) Once the preview is reviewed, changes can be applied using the Save button, and the interface will be updated for all users. **Client** In this section, the client's Home page can be customized, as well as enabling or disabling the buttons "Submit New Communication" or "View Previous Communication." * Language → Allows us to switch between which language we are parameterizing the text fields. (Once the language is selected, we can complete the field texts in that language) * Informative Text "Complaint Channel" → Text field that allows customizing the message that appears in the client's Home window. If no text is provided, the default text will appear: Welcome to the Communication Channel. Here you can perform the relevant actions to communicate any matter, query, or incident of interest to you. Please select an action. * Button "Submit New Communication" → It is possible to activate or deactivate the button that allows registering a new communication, as well as customizing the text that appears on it. * Button "View Previous Communication" → It is possible to activate or deactivate the button that allows consulting previously registered communications, as well as customizing the text that appears on it. * Field "Communication Summary Text" → Text field to customize the message displayed before confirming the submission of a new communication. ![image2023-11-16_14-10-55.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_369c7549736f864b7a3c22401fcf083b885059aa1a160902360c13b43a4c60a6/image2023-11-16_14-10-55.png?cb=591faefb3cab04cbcf135b639f2e41a9) **Languages** This section displays the languages enabled in the company. **NOTE:** Enabling new languages among those available must be requested from the support service. Currently, the available languages are: Spanish, English, German, French, Portuguese, Brazilian, Czech, Basque, Catalan, Galician, and Valencian. * Default language → You can choose the default language for the company (among those available). This will be the default language in which users are created and in which the whistleblower's view will appear. ![image2020-4-2_20-3-3.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_8a5629848c10e3a521b1463bcaab9f57b822c9f4c79323d6e0e828a6dc4750af/image2020-4-2_20-3-3.png?cb=edc9cde9f0ebe3e93167ed4aff668c5a) **States** In this section, it is possible to customize the states through which a communication will pass, based on the default ones. In the table displayed, it is possible to edit and reorder the current states. To change their order, simply click the corresponding arrows. The first and last states cannot be deleted, only edited. The initial state will be the one taken by new communications created, and the final state is the state in which the communication is already closed (though it can be reopened later). ![image2020-7-9_11-57-28.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_a7e57275f8d213849fd6f83d2eaadea9c293d550318912a4c5d65c7af6904c10/image2020-7-9_11-57-28.png?cb=8accbffbd0feb213cd7de5192bf846b3) If you click on the trash can icon, you can delete the corresponding state. Since there may be communications in that state, during confirmation, you will need to select another available state before deleting. Communications in the deleted state will move to the selected state. ![image2020-7-9_12-3-11.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_f3c79f8f3af6d51b0485304e77db05047c930d7b7d88a8b5f53cfbe54050dba7/image2020-7-9_12-3-11.png?cb=72f02b4f328a39b7061cf02c82121f30) To create a new state, simply click the + symbol next to the section name. Clicking it will open a new window to configure it: ![image2020-7-9_11-40-39.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_7a9dc724a5df8fa03a77dc2c9bb16d807b6ac2fe8ada12c367480e37038027c8/image2020-7-9_11-40-39.png?cb=43b93ea9fe9a75f8f2d9e25b42a030ac) * Associated language → By default, the company's primary language appears, but it can be changed to define the text if more languages exist. * State text → In this field, the name that the state will take in the selected language is defined. * Color → You can select the color of the state, which will allow for quick distinction. ![Captura_color.PNG](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_47109ebafc17efd12d93c32adaa5b0eb8470d48892cdbc318dc45cdf2c99a4d8/Captura_color.PNG?cb=e950236bcb47fae07ee0ea5cb1de096a) * Icon → Similarly, you can choose from a set of available icons the one that will be used for this state. ![Captura_icono.PNG](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_a13b1e2520ba65caddd7f79e5f59a3be606943abb88c8ec07eff92247b5194ea/Captura_icono.PNG?cb=0ea2bb7dbcbca049afa524b3665b4656) **Categories** In this section, it is possible to customize the categories that can be assigned to a communication, based on the default ones. In the table displayed, it is possible to add, delete, and edit categories. ![image2024-2-9_11-50-19.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_e7128f8c0d9c49220ebb16c090a309a39a76f5b83829a9bec9f306b161b4ce2d/image2024-2-9_11-50-19.png?cb=9d483e36963c246110f139d62a00a975) **NOTE:** If categories are not configured to classify communications or are deleted, the field will no longer appear in the form, as well as in communications previously registered. Therefore, the categories provided by the communicator or the manager in each communication will disappear. By clicking the "+" button next to the title, you can add a new category, or by clicking the pencil icon of a category, you can edit its properties: ![image2024-2-9_11-51-15.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_1bb5c2f5689c57b7c2f66b76ced5c06f74e46fc2aea0e555d1c51117a45a44f4/image2024-2-9_11-51-15.png?cb=58677c89387b8c6392957d868828fff0) * Associated language → By default, the company's primary language appears, but it can be changed to define the text of the category if more languages exist. * Category name → In this field, the name that the category will take in the selected language is defined. * Category description → This field allows adding additional details about the category in the selected language. * Type of communication by category → If the category is enabled to be assigned by a communicator, it allows defining the type of identification for the communicator: * By default: If the channel is configured to allow anonymous communications or communications with the whistleblower identified, it will maintain the general configured behavior. * Anonymous: If this type is assigned, if the communicator assigns this category, the communication will necessarily be anonymous regardless of the general configuration. * Identified communicator: If this type is defined, the communicator will necessarily have to identify themselves (see Personal Data section), regardless of the general configuration. * Include category in the communicator's form → This field allows enabling the category so that it can be selected by the communicator when registering a new communication. If not checked, the category will only be available internally for channel managers, will no longer be visible in previous communications, and cannot be assigned to new ones. NOTE: If no category is enabled for the communicator's form, this field will not appear when registering a new communication. * Managers: Allows automatically assigning complaints to the defined Managers based on a category. If you click on the trash can icon, you can delete the corresponding category. Confirmation of the action will be required. ![image2021-4-8_17-25-10.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_1b4fbe8d3aab77821ff83b4e42751567c6d01f37529d41d0e6b012a1271e4cc7/image2021-4-8_17-25-10.png?cb=01b2260a472d6ef854448514c7dbdbaa) Below, there are two additional configuration fields for the categories: * Mandatory category → Allows indicating that, if we enable a category to be included in the communicator's form, it must be assigned before registering it. * Multiple category → If this field is enabled, channel managers can assign more than one category to the same communication. You must click the Save button at the bottom right to apply the changes. **Visibility of Communications List** In this section, you can adjust which global fields of the complaint (apart from the customizable questions in the form) will be visible in the main Communications or Expired Communications list, and in what order. By clicking the eye-shaped icon, you can show or hide the column, which will appear or not in the communications list. Using the arrows, you can reorder them to display them in the desired order. The fields that can be displayed are: * Identifier: This field is the communication ID, which is automatically generated by the solution and is unique. This column cannot be hidden as it serves as a link to access the details of a communication. * Subject: Editable field to indicate a summary or code to identify a specific case or communication. * Managers: List of users assigned to a communication for its treatment. * Current state: Displays the state in which each communication is located. By default, this column is filtered to show only communications that are not closed. * Category: Details the category or categories assigned to a communication. * Type: Field that shows whether a communication has been anonymized, archived, or is active, and allows filtering to locate those of a specific type. * Creation date: This column shows the registration date of a communication. * Communicator: For communications where the person who registered it identified themselves, their email address is displayed. In anonymous communications (or those that were anonymized), the field "Anonymous" is displayed. ![image-2023-9-21_16-6-23.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_cdafe6f8fd4802fde6f140039c267c7eea47a534343ae014787166069574b9b7/image-2023-9-21_16-6-23.png?cb=edce5aef46fda8f2c6fa21e54b21abaf) ## **System** This is the third Configuration option, where it is possible to change internal parameters for the form: **General** * Allowed types of communications. * This option allows indicating whether anonymous communications can be made, requiring the whistleblower to identify themselves, or both types. * Default type. * If the previous field allows both types of communications (anonymous or with identified communicator), this field can define which of the two modes will appear marked by default in the [Communication Registration](https://help.globalsuitesolutions.com/en/canal-denuncias/v1/alta-de-comunicados.md) form. * Password expiration. * Number of days it takes for user passwords to expire. After these days from the date it was changed, it will require modification at the next login. * Maximum storage size: Indicates the storage space enabled for files included in communications. Below this limit, a message appears with the space used and the percentage relative to the maximum. * Message for anonymous communication: This field is used to customize the information for the communicator when registering a new communication anonymously. This text can be configured for each of the available languages using the Language selector. * User limit: Indicates the maximum number of users that can be registered in the system. Below this limit, a message appears with the current number of users. * Allow Deleting / Anonymizing Communications. * Used to allow users of the channel to delete or anonymize communications. If disabled, it will not be possible to delete communications from the system. ![image-2023-9-21_16-45-13.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_6e8a05917605b009b8ce9075538c301a5f4e9d298bd9a75198aa1ae541637f27/image-2023-9-21_16-45-13.png?cb=655751fdaa7e56a7cbfc0d9466f9e3fc) **Communications** * Show author in the communicator's Timeline. * Allows configuring whether the name of the manager user who registered a visible comment or attachment for the communicator can be displayed in the communicator's tracking view. * Activate expiration of Communications. * Allows enabling/disabling the expiration of communications and defining the period (in days) for a communication to be considered expired or overdue from the date it was registered. * If activated, an additional option will appear in the menu to manage them (see [Expired Communications](https://help.globalsuitesolutions.com/en/canal-denuncias/v1/comunicaciones-caducadas.md)). * Maximum size per communication: Within the total enabled space, it is possible to limit how much space can be occupied in a specific communication. This limit can never exceed the total environment. * Reception deadline: Allows defining how many days from the registration of a communication an alert will be sent to the configured recipients to acknowledge receipt. ![image2024-2-9_12-59-53.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_371bab4abea3fb684d710c55154868877de8dac11405e3cbcee3c676328677e5/image2024-2-9_12-59-53.png?cb=f4a11a57ba190bd09858a377366f03da) * Allow attaching files to the communicator: This field is used to enable or disable permissions to attach local files in the communication to be sent. Enabling it will display the following options: * Metadata deletion in files: If metadata deletion is enabled, all files attached to a communication will undergo a process where possible metadata will be removed to protect privacy. When a file is uploaded in a complaint, the metadata deletion process is transparent to the user. If necessary, the "Warning message when attaching files" can be used to inform the communicator about the metadata deletion during the process. The file types supported for automatic metadata deletion are as follows: pdf, doc, docx, txt, rtf, odt, ppt, xls, pptx, xlsx, odp, ods, jpg, jpeg, png, vsd, vsdx, pps, ppsx, csv, dot, dotx, msg, mpp, mpx, mpd, odg, bmp, gif, xlsm, zip, 7z, rar, mp4, mp3, avi, wmv, mkv, mov, ac3, wma, wav * Warning message when attaching files: If enabling the upload of attachments, a message can be customized to appear alongside the "Attachments" field in the communication form to provide instructions or additional information to the communicator. ![image-2023-6-2_9-45-34.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_ba8a76779132747867078b11bf037f4ce51d24f705cc3c9aa6d588e529712dc4/image-2023-6-2_9-45-34.png?cb=afb8f0c21633f7e93705fd8217c25cdb) * Allow the communicator to record audio files: If this field is enabled, the communicator will be able to record a voice audio to provide another mechanism for registering the communication, which will undergo data processing to distort the voice as part of the process to safeguard the communicator's privacy. * Recording instructions: If voice audio recording is allowed, a message with instructions or additional information can be parameterized for the communicator to see when recording the audio. ![image-2023-6-30_13-52-25.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_94ae87cabb41ff18de440f7be713d23487f8b508f6e6d3f0aa22bb70431ba28f/image-2023-6-30_13-52-25.png?cb=c4c5e7f0dead51b0fafd29d64f5b9b1c) ### **Terms of Use** * Language → Allows us to select the language in which we are attaching the environment's terms. * Terms of Use → Allows attaching terms of use to the tool, which must be accepted for sending new communications. * Current Terms of Use → Displays the name of the terms file currently uploaded in the tool. * Terms of Use Text → Allows configuring the title of the section for accepting the terms of use, for both internal users and communicators. * Terms of Use Acceptance Text → Allows defining the specific text for accepting the terms. ![Captura_condiciones2.PNG](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_85c575fa4853f7aa77932346634db34d6bfc8111b9c4523661a3cfe154771dde/Captura_condiciones2.PNG?cb=1f115287afb7c8f93c31ecfa3b64e8d3) These changes will be applied in the user acceptance sections: ![Captura_condiciones.PNG](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_66194a352c38de05d6e9e4e7b3e22465545f91ce80f9df1687d0bef688363255/Captura_condiciones.PNG?cb=de257cd4adb366ef55c253458060d0c8) #### **Privacy Policy** In this section, the privacy policy can be customized to be available in the Communicator or complainant's view. * Language → Allows us to select the language in which we are attaching the Privacy Policy. * Privacy Policy → Allows attaching the corporate Privacy Policy to the tool, which can be consulted by the communicator. * Current Privacy Policy → Displays the name of the terms file currently uploaded in the tool. * Privacy Policy Text → Allows configuring the title of the link where communicators can download the privacy policy. ![image2021-5-17_11-56-51.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_c91d513ec34f2e939a6b7a8c1b909b1aa2f7326acaab410541091dd5252f3f97/image2021-5-17_11-56-51.png?cb=04bd8476529f403b89ff437e6f50fa2b) This configuration will apply to the communicator's view, both when making new communications and when accessing the follow-up of a previously made one. ![Politica.PNG](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_7e0f01a9f7bc55bc4f86133042a6ddb7f2cb1c89af5833dea522c758f6a070fc/Politica.PNG?cb=02ad3a1bcc277729b710a0834bb6ff6f) ##### **NOTE:** This functionality is offered as an additional service. For more information, please contact your provider. ##### **Subject** In this section, it is possible to enable/disable the "Subject" field so that it is visible in the [Communications](https://help.globalsuite.es/display/CD/.Comunicaciones+vv2.46) records and will be included in the reports that can be obtained from the tool. If desired, the name of the "Subject" field can also be modified. ![Configuración Asunto.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_7ac61248dc2a3c19f85b4792a318369160679568d36b55ff9f4ed245d1f13783/Configuraci%C3%B3n%20Asunto.png?cb=dd97238fd25fff35410ecff936f51c63) **Two-Factor Authentication** The functionality to incorporate a second authentication factor has been added to the GlobalSUITE Whistleblower Channel tool. ![2FA.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_9b78f313977a76965a6a813237887fc208b89f36798df0b44a397c4e6e94e826/2FA.png?cb=a920a603ba63c2c495e531a54cf1e5e0) In addition to the current authentication mechanism (local, Active Directory, or ADFS Single Sign-On), a second authentication factor can be activated using TOTP (Time-Based One-Time Password). This mechanism allows synchronizing a device to enter a numeric code that changes every 30 seconds and will be requested when the user logs into the tool. This configuration can be activated as required, either optionally or mandatorily, in which case users will need to configure it on their next access. It includes security mechanisms to allow one-time access to the tool (Recovery Codes) and can be disabled for a specific user in case of loss or deletion of the associated device. To activate Two-Factor Authentication using TOTP, follow the steps indicated in Users \> [Profile](https://help.globalsuite.es/display/CD/Configuraciones+Consulting) ##### **Secondary Environment** In this section, the possibility of sending communications to a secondary environment when they are deleted from the productive environment is activated. ![image2020-6-5_16-11-55.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_290b5da07949422f531e15adead8147dc84739dbfe01640837278a3a994e1529/image2020-6-5_16-11-55.png?cb=f85585653c7b19b6bb0b1aa7b7fcea53) ## **Mail Server** It is the fourth option in the top menu, where it is possible to add a **Mail Server** for sending notifications from the tool: * TLS (Transport Layer Security) → Allows enabling a cryptographic protocol for sending secure notifications. * URL Address → Path to the server that must be set by the technical department. * Port → Port that needs to be open from the area or technical department to allow communication emails to reach their destinations. ### Email Configuration * Email Sender → Sender of the notification emails sent by the tool. * Sender Alias → Name that the sender will have when these notifications arrive in the email. #### Server Authentication * User → Email account enabled on the server (Not required if Relay is available) * User Password → Password for the email account. (Not required if Relay is available) ![image2019-2-21_12-42-12.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_6290168ea4df4e3a2b25dc041a823663e13b5427247a40400511f538b7971d8f/image2019-2-21_12-42-12.png?cb=f63e08bd82680c49071c7260c12fc6a9) ## **Notifications** It is the fifth option in the top menu, where it is possible to configure the notifications sent by the tool in certain cases. ### Available Notifications There is a series of notifications that can be specifically configured, which appear in the list of this section. On the right side, it is possible to check whether each of them is enabled or not. The available notifications are: * New Communication Registration → This notification is sent at the moment a new communication is registered (anonymously or not) and allows informing the users managing the channel. * Communication Status Change → This internal notification allows alerting selected users when a status change is made in a communication. * Communication Status Change. External Notification → Allows informing the person who made the communication (if they were a non-anonymous communicator) that a status change has been made. * Communication Expiry → This automatic alert is sent if there are expired communications in the company. See [Expired Communications](https://help.globalsuitesolutions.com/en/canal-denuncias/v1/comunicaciones-caducadas.md) * Communication Comments → If this notification is enabled, it will send an email to the configured recipients if a comment is registered in a communication. * Public Communication Comments → This notification allows sending an alert to the communicator (non-anonymous) when public comments are registered, so they can access the communication follow-up to review them. * Uploading Documentation in Communication → This notification alerts the corresponding users that a new attached document has been added to a communication. * Uploading Public Documentation → Allows informing the communicator (if they are not anonymous) that an attached document has been uploaded to the communication, and they can access it to review it. * User Registration → Allows customizing the message that will be sent to users of any profile created in a company, with instructions and credentials to access the channel administration section. This notification must contain the variables $userLogin and $userPassword, mandatorily. * Communicator Registration → This notification, which cannot be disabled, allows customizing the message that will be sent to communicators (non-anonymous) who register a new communication, with instructions to access the follow-up. This notification must contain the variables $userLogin and $userPassword, mandatorily. * New Communication Assigned → This alert allows customizing the text that will be sent to Managers assigned to a communication for follow-up. * Communication Unassigned → Allows configuring how Managers will be notified when a communication previously assigned to them is unassigned. * Communication Deleted/Anonymized → Allows alerting selected roles when a communication has been deleted or anonymized. By default, it is disabled; to activate it, the checkbox field "Activate/Deactivate" must be clicked. * License Expiry → Allows defining which recipients will receive an alert when the GlobalSuite® Whistleblower Channel license is nearing expiration. * Communication Reception Reminder → This internal alert allows notifying Channel users, including assigned managers, when a communication was registered X days ago (this amount is configurable). * Communication Reception Notice to Communicator. External Notification → Allows notifying the status or situation of the complaint registered in the Channel when a certain number of days have passed since its creation. This email alert will only be sent if the communicator did not register it anonymously. #### Notification Details When a notification is selected in the table of available notifications, all the information to configure it is loaded in this section. * Activate / Deactivate → Allows enabling or disabling a specific notification for the company. * Available Roles → It is possible to select which user profiles will receive an email for that notification. * Global Administrator: All company users with that profile. * Associated Manager: Users of type Manager (or Consulting Manager from the parent company) who are assigned to the communication. * Superior Global Administrator: All users of type "Global Administrator" belonging to the parent company immediately above the specific one. * Superior Consulting: Users with the "Consulting" profile who are assigned to the company being notified. * Associated Language → Allows us to switch to the language in which we are parameterizing the notification message. (Once the language is selected, we can complete the text of the fields in that language) * Notification Message → Text field that allows specifying the message to be sent in the email body for each notification. Variables or key texts can be incorporated to be replaced by the corresponding parameter. These are: * $company: Corresponds to the name (Corporate Name) of the company being worked on. * $communicationId: This is the identifier code of the affected communication. * $communicationStatus: Indicates the status of the communication being notified. * $userLogin: Indicates the login field or user identifier (valid for both internal users and communicators). * $userPassword: Displays the password generated for a new user (usable only for User Registration and Communicator Registration notifications). * $userName: Full name of the user. * $userLastname: Last name of the user. * $publicURL: Replaced by the access URL to the communicator view, where they can report a new communication or view a previous one. * $adminURL: This is the access address for the internal part of the channel, where both Administrator and Consulting company management can be accessed. ![Captura1.PNG](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_3676baf1c6a8d028fff24b0c9db5bf94ccbf37d82ddf33f5187fa78666990f13/Captura1.PNG?cb=1404d44fa37cb605ad057734d53eacdf) ## **Documentation** This option allows administrators to incorporate documents that can be consulted by other manager users from the [Documents](https://help.globalsuitesolutions.com/en/canal-denuncias/v1/documentos-consulting.md) view, or by people who are going to [register a new communication](https://help.globalsuitesolutions.com/en/canal-denuncias/v1/alta-de-comunicados.md). ![Captura_manual.PNG](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_69bead35e4915a9176b26e7b5286a2bce56f6ab552d7f5f17d4ab1f5daa29594/Captura_manual.PNG?cb=907b263904af16ede582873d8f7d24c1) By clicking the + button, a window appears where you can upload the new document, with the following fields: * Associated Language → The uploaded file will be visible to users who have that language configured in the tool. This allows uploading a version of the document for each language. * File Upload → Allows selecting the document to be incorporated into this table from the local device. * Visible to Client → When checked, the document will be available to people who are going to formulate a new communication. ![image2019-11-12_19-47-11.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_e7dfd9f4aa8b6458c6e24a896380b8ea7e0bb23900661bd0ddcc9b26b28e3772/image2019-11-12_19-47-11.png?cb=faa9821264170b7411b3e6790e1e0d8a) ## **Connections** This section allows administrators to configure connections with external systems, services, or tools. ### ADFS If you want to integrate the company with the corporate ADFS server, it can be configured in this section. This will allow users to access via Single Sign-On (SSO) directly if authenticated in the domain. ![adfs_2.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_efe2195b1a17092135c87127fb567dcfe341fdf3ad28fb97793284b439611e4e/adfs_2.png?cb=e67460dc2570222cf21f43831053f621) #### **NOTE:** This functionality is offered as an additional service. If you want more information, contact your provider. First, to configure the integration, it must be enabled (check **Enabled**). Next, the following fields are available: * Company ID for ADFS Connection → This field is automatically generated. It indicates the trust chain established between the ADFS server and GlobalSUITE® Whistleblower Channel. It is a unique field. * Login URL → When configuring a connection using the SP initiated SSO method, the IdP service URL where authentication via ADFS is performed must be entered. * Logout URL → Address to which users with ADFS authentication are redirected when they log out. If not defined, logging out will return to the default login screen. * Enable Encryption → ADFS connection configuration that allows parameters received from the IdP to be encrypted. * Sign Request → Indicates that, using the SP initiated SSO configuration, the authentication request made to the IdP will be signed. * Default Initial Role for Users → Here you can specify the default role for new users accessing via ADFS. They can be: * Administrator * Global Administrator * Manager User roles can be obtained directly from the ADFS server. If no role data is received or the received data is incorrect, the role configured in this field will be used. Using the "Download Configuration XML" button, you can download the configuration XML file to load it as a new entry for trusted user veracity. ##### **IMPORTANT NOTE:** The SAML2 standard has several binding protocols. * HTTP Redirect * HTTP POST * HTTP Artifact ###### Currently, GlobalSuite® Whistleblower Channel only supports the HTTP Redirect protocol. ##### ADFS Server Configuration (SAML 2.0) In the ADFS server configuration, it must be indicated that the data to be passed in the request are at least: * Name ID (nameidentifier) * Email Address (emailaddress) ![image2020-7-23_12-1-46.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_e18dd206040316b6abbd9080ef15d1213e32e61a30037eaa5dea75166e5e0e7d/image2020-7-23_12-1-46.png?cb=ce56cdce584f1da96228b5c3910e5683) If you want to send the role configuration to create new ADFS users, the claim must be used: IMPORTANT: The role name sent from the ADFS server must match one of the roles configured in GlobalSUITE. For more information about ADFS server configuration, you can access: [https://docs.microsoft.com/en-us/windows-server/identity/ad-fs/operations/create-a-relying-party-trust](https://docs.microsoft.com/es-es/windows-server/identity/ad-fs/operations/create-a-relying-party-trust) ##### ADFS Authentication (SAML 2.0) There are two types of authentication with ADFS: * IDP initiated SSO, the authentication process is initiated by the IdP. The user has a list of "corporate applications," selects the one corresponding to GlobalSUITE, and initiates authentication. Below is a sample image of this application form. ![image2020-7-23_12-24-31.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_536835e40dcd51f02bebe01d8649839ba5656c6f8fba7b71620b1e78f083d62c/image2020-7-23_12-24-31.png?cb=54caba872ec2907070f15983cb0a9634) * SP initiated SSO, the authentication process is initiated by GlobalSUITE. To use this method, you must access with a specific URL. This URL is formed by concatenating the GlobalSUITE URL with the text: ?entityID=\[Trust Identifier\], where the trust identifier is the code generated in the connection and can be found in the field with the same name. See section 1 of this document. An example of a URL is: Authentication with ADFS has the following particularities: * If the user is accessing the tool for the first time via ADFS, a user will be automatically created with the username provided in the SAML request. * If the username already exists in GlobalSUITE and is not the same as the one created in the first connection, an error message will be displayed. ## **Dashboard** This option allows administrators to customize the graphs that appear in the [Home - General Company Overview](https://help.globalsuitesolutions.com/en/canal-denuncias/v1/inicio-vista-general-de-empresa.md) section. In this section, we can reorder the graphs to appear in the desired order using the arrows on the right side. If we do not want to view a particular graph, we can hide it from the main view. ![dashboard.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_0e00ed4b6e07410d74d6077ece50539796339100adc3a57ce419729b100a3a0e/dashboard.png?cb=623e6a645650ce86103f46f825de67a4) By default, these graphs are: * Communications by Status * Communications by Status and Manager * Communications by Manager and Status * Communications by Category * Creation of Communications by Date * Selection Questions * Verification Questions * Storage Space --- version: "Working version" language: "en" --- # Company Data ## **NOTE:** This option is available for Global Administrator and Administrator users. In this option, all company data can be viewed, that is, the detailed information of the company. Specifically, the fields are as follows: * Name * Tax ID (CIF) * Corporate Name * Email * Phone * Address * City * Province * Country * Postal Code * Website ![image2019-11-28_17-54-22.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_ade0b328fbc15f701d861120d6055af9730bbd7afd42a1edf7b32cb3c53b2e2d/image2019-11-28_17-54-22.png?cb=0927c475e39aa0ed637b276352e489fd) Additionally, at the bottom of the form, it is possible to change which parent company (superior company) the current one will depend on. To do this, you need to check the "Change parent company" box, after which a list of Administrator companies to which it can be transferred will appear. If that new parent company does not have a limit of available entities, it will not allow me to change it. ![image2019-6-19_13-18-12.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_634a67037de08f80af7f6df0e9203050eba6b4c34839c62e4a0b682abcf95019/image2019-6-19_13-18-12.png?cb=50c90b47cfc0ee5881ed45709c008bca) In the License section, you can check the type of company license, as well as whether it is Active or Inactive, and the associated dates. For senior users, it is possible to adjust the limit of companies that can be created below the current one. Additionally, it is reported how many can be expanded (Available entities), and how many have been used (Used entities). ![image2019-11-28_17-55-35.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_6b9bad49e31c73d0e29f7968a99152a2868fb5261e9c2683624a8804c765c346/image2019-11-28_17-55-35.png?cb=b6b6ec60e846f8a1f381e345fe4617d4) To save the modifications to the form, you need to click the button located at the bottom right of the screen. --- version: "Working version" language: "en" --- # Documents ## **NOTE:** This option is available for Global Administrator, Administrator, and Consulting users. This section displays the links to the User Manual and the Privacy Policy. Clicking on the buttons opens them in a new window for viewing. Additionally, if supporting documents have been uploaded in the [Settings](https://help.globalsuitesolutions.com/en/canal-denuncias/v1/configuraciones.md)section (in the user's language), they appear in the table below and can be downloaded through the icon on the left side of the table. ![image2019-11-12_20-6-38.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_23cc91b7e4fb5af6ec11e6b322ad5df06d789341771fff6469a86570b603000c/image2019-11-12_20-6-38.png?cb=9e43da57e106587a6b3f9c41b314adb7) **NOTE:** It is also possible to access the User Manual from the platform's footer, under the "User Manual" option. --- version: "Working version" language: "en" --- # Documents (Consulting) ## **NOTE:** This option is available for Global Administrator, Administrator, and Manager users. This section displays the links to the User Manual and the Privacy Policy. Clicking on the buttons opens them in a new window for viewing. Additionally, if support documents have been uploaded in the [Settings](https://help.globalsuitesolutions.com/en/canal-denuncias/v1/configuraciones-consulting.md) section (for the user's language), they appear in the table below and can be downloaded using the icon on the left side of the table. ![image2019-11-12_20-8-9.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_2aef8905dd82ea647717b0681f88d8131dddaad471ff48c9705fa69eddf2562f/image2019-11-12_20-8-9.png?cb=9e43da57e106587a6b3f9c41b314adb7) **NOTE:**It is also possible to access the User Manual from the platform's footer, under the "User Manual" option. --- version: "Working version" language: "en" --- # Managing Company Type of company that allows the management of one or several communication channels. Below are the different options available for this type of company: * [(en) Home - Company Overview](https://help.globalsuitesolutions.com/en/canal-denuncias/v1/inicio-vista-general-de-la-empresa.md) * [Company Data](https://help.globalsuitesolutions.com/en/canal-denuncias/v1/datos-de-empresa.md) * [Company Management](https://help.globalsuitesolutions.com/en/canal-denuncias/v1/gestion-de-empresas.md) * [Documents](https://help.globalsuitesolutions.com/en/canal-denuncias/v1/documentos.md) * [Records](https://help.globalsuitesolutions.com/en/canal-denuncias/v1/registros.md) * [Settings](https://help.globalsuitesolutions.com/en/canal-denuncias/v1/configuraciones.md) * [Users](https://help.globalsuitesolutions.com/en/canal-denuncias/v1/usuarios.md) --- version: "Working version" language: "en" --- # Consulting Company Type of company that allows establishing, implementing, and managing a communication channel. Below are the different options available for this type of company: * [Home - Company Overview](https://help.globalsuitesolutions.com/en/canal-denuncias/v1/inicio-vista-general-de-empresa.md) * [Company - Company Data](https://help.globalsuitesolutions.com/en/canal-denuncias/v1/empresa-datos-de-empresa.md) * [Documents (Consulting)](https://help.globalsuitesolutions.com/en/canal-denuncias/v1/documentos-consulting.md) * [Users (Consulting)](https://help.globalsuitesolutions.com/en/canal-denuncias/v1/usuarios-consulting.md) * [Consulting Settings](https://help.globalsuitesolutions.com/en/canal-denuncias/v1/configuraciones-consulting.md) * [Communications](https://help.globalsuitesolutions.com/en/canal-denuncias/v1/comunicaciones.md) * [Records (Logs)](https://help.globalsuitesolutions.com/en/canal-denuncias/v1/registros-logs.md) * [Expired Communications](https://help.globalsuitesolutions.com/en/canal-denuncias/v1/comunicaciones-caducadas.md) --- version: "Working version" language: "en" --- # Company - Company Data ## **NOTE:** This option is available for Global Administrator and Administrator users. In this option, all company data can be viewed, that is, the detailed information of the company. Specifically, the fields are as follows: * Company Name * **Communications client access URL,**it will end with the company name all together. (/companyname). Through this access URL to the channel, users will be able to submit a new communication. * Tax ID (CIF) * Corporate Name * Email * Phone * Address * City * Province * Country * Postal Code * Website ![image2019-2-26_9-24-59.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_80395c0d79c554e8affaf71b71b7884e6c5fbfd7affef458efa604f7fcdb2318/image2019-2-26_9-24-59.png?cb=5512bfc94889aeb263340b5b1361c542) Additionally, at the bottom of the form, it is possible to change which parent company (superior company) the current one will depend on. To do this, you need to check the "Change parent company" box, after which a list of Administrator companies to which it can be transferred will appear. If that new parent company does not have a limit of available entities, it will not allow me to change it. ![empresa_padre.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_82c2523e602eb95ab42b1dfc74bc6fa37997c19b3d95970a4488999dfb1aaaa2/empresa_padre.png?cb=50c90b47cfc0ee5881ed45709c008bca) In the License section, you can check the type of company license, as well as whether it is Active or Inactive, and the associated dates. ![image2019-11-28_17-57-54.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_311727aaecfee245733402998b6a2268f11f7c478cb4a3b93dda4f0efad0f971/image2019-11-28_17-57-54.png?cb=b6ac9703ba075e31e39f0c0dfed46748) To save the modifications to the form, you need to click the button located at the bottom right of the screen. --- version: "Working version" language: "en" --- # Company Management ## **NOTE:** This option is available for Global Administrator, Administrator, and Consulting users. Consulting users will only see within this option those companies to which they have been granted access; by default, none. In this tab, we can manage all companies, access them, their configurations, and their users. There are two types of companies: ![image2019-2-25_11-51-24.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_f2af36199559978f83945e3d476d3c499f046865452cf40506f8818375e93e3a/image2019-2-25_11-51-24.png?cb=a79f02a90c46d79327b542f44ed4e2e6) Specifically, to see an example of both types of companies, the following images show how they are created: * Company name (mandatory) * CIF is the tax identification code (mandatory) * Corporate name. * Type, it is the type of company (Administrator or Consulting) (mandatory) * The administrator company can have companies below it and therefore have licenses. * Licenses are the number of companies you can create below. * Entities are the number of licenses you have already used. * Email (mandatory) * Phone (mandatory) * Address, City, Province, Country, Postal Code ### Administrator Companies They can be created with specific licenses that, once created, cannot be modified. We can create new companies based on the number of contracted licenses, being able to create Administrator-type and Consulting-type companies. Creating a new Administrator company will allow us to hierarchically create new channels for management or new Administrator companies to subcontract or divide the management of these channels. ![image2019-2-26_9-26-55.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_75e0259271ae41c3a53fbbd15cab8651e55745b8687408a45c6f27dd101f57c8/image2019-2-26_9-26-55.png?cb=9ea4b677be613f2d46d8d2dde7c8365d) ### Consulting Company They are communication channels, that is, final companies for communication management. Creating a new Consulting company will allow us to generate a new communication channel, manage it, and parameterize it. Once the new Consulting company is created, we will have a new access URL to send communications to this new channel. The URL will follow the pattern: https://DomainAddress/ **companyname** ![image2019-2-26_9-29-3.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_f7b66e6b69d666f9d883e1dd2bcfd166873268b20763d8828c7cc9622285a796/image2019-2-26_9-29-3.png?cb=734534b720f32e3d4d643939e0be7104) --- version: "Working version" language: "en" --- # Home - Company Overview **NOTE:** This option is available for Global Administrator, Administrator, Consulting, and Manager users. For the Manager user, the chart is different from the rest and is detailed at the bottom of this tab. * **Overview** This option allows viewing a summary of the channel's status. It is possible to customize which charts among the available ones you want to display and in what order (see section [Consulting Settings](https://help.globalsuitesolutions.com/en/canal-denuncias/v1/configuraciones-consulting.md)). Additionally, it will be possible to filter by a date range (From, To) to adjust the Dashboard. The default date range displayed corresponds to the last year, and the period for which you want to query the information can be adjusted. If no filter is applied, all existing information and communications will be considered. ![Dashboard.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_cb88b1f6fdc9d13873a355734fea6be3a4a45824a15b618bcc3fad47e4a6c2cf/Dashboard.png?cb=94bcf42318b3b22814e5744928447c08) The list of available charts is: * Communications by status: Pie chart to visualize the status of communications. * Communications by status and manager: Bar chart to identify how many communications are assigned to each manager and their status. * Communications by manager and status: Bar chart to identify the number of communications by status and the manager to whom they are assigned. * Communications by Category: Bar chart to check how many communications of each type have been created, by month. * Creation of communications by date: Histogram chart to verify the evolution of how many communications have been generated, by month, in the system. This information considers, based on log records, all generated communications, even if the communications are no longer in the system. * Selection Questions: Allows querying how many communications have each option selected from dropdown-type questions. * Verification Questions: Allows querying in how many communications each question of this type has been marked. * Storage Space: Displays the storage space used and available in the tool. The used space is divided into storage occupied by communications and attachments, space occupied by attachments provided by managers, and space occupied by internal documents. * **Managers View** In the Managers' view, which is more limited, the summary of the communications associated with them and therefore that they can view and manage appears, as well as the detail of the status and its percentage. ![image2019-3-12_15-37-44.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_2e54e524951e403c857eb849c75b72925014e51d836fddd11d4820834f25ec03/image2019-3-12_15-37-44.png?cb=32c961ee420c0b2c688175aee6d5f66f) --- version: "Working version" language: "en" --- # (en) Home - Company Overview ## **NOTE:** This option is available for Global Administrator, Administrator, and Consulting users. In the case of Consulting users, they will only see the graph on the left. The company summary provides a reference for the number of licenses the company has, and of those, how many are being used. This option allows us to account for them so that the company can check the need to expand these licenses. This initial Dashboard can be adjusted in the [Settings](https://help.globalsuitesolutions.com/en/canal-denuncias/v1/configuraciones.md) section. The following can be seen in the graph on the left: * **Total** companies or entities contracted. * Entities **Used** at that moment, with their percentage relative to the total. * Entities **Free** to be used, also with their percentage relative to the total contracted. The following can be seen in the graph on the right: * Total clients managed, which are the directly created subsidiary companies. * Administrator companies at that moment, with their percentage relative to the total. * Managing companies that are available and their percentage relative to the total. ![image2019-2-20_18-1-57.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_1278e813ef8db81abb408dd44afa81ad81b85cb02887f3bbbd7b3ce1d8a2a58a/image2019-2-20_18-1-57.png?cb=e8b2c5156e43999b4d6ccfcc3b25c106) --- version: "Working version" language: "en" --- # Records ## **NOTE:** This option is available for Global Administrator and Administrator users. * **Connections** In this tab, we can see all connection attempts to the tool, both successful and unsuccessful. It is possible to perform searches and apply filters for each of the fields, as well as access the details by clicking on the link that appears in the first column. ![image2020-2-28_8-54-1.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_a41c96ac63d3c728e112f6e509160d15c67985abeced6a38a393f8f2f6c0637f/image2020-2-28_8-54-1.png?cb=7ddc0188f1127d05f7cc3aae851e1642) * **Actions** In this tab, we can see all actions performed such as reading, writing, editing, downloading, and deleting data in the company, with specific details of databases, dates, users, and IP addresses. It is possible to perform searches and apply filters for each of the fields, as well as access the details by clicking on the link that appears in the first column. ![image2020-2-28_8-55-26.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_f5af0fdca2706549bc683504ff256f5162fba51bf8fb4323d5d9b1a833c6f98c/image2020-2-28_8-55-26.png?cb=e9f3e846c1e2640e96e8792b1da151cd) Using the Download button ![image-2023-9-21_17-1-17.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_3cfb947eeb7f525d8f385ddee54f7bc8680e10d7a12e68feaf2e491ea0fe8e10/image-2023-9-21_17-1-17.png?cb=21d6601bed4fdc791e7020d82af305a4) , a .csv file can be generated with the records of Connections or Actions, applying the filters and column visibility set at that moment, to export the information. --- version: "Working version" language: "en" --- # Records (Logs) ## **NOTE:** This option is available for Global Administrator and Administrator users. * **Connections** In this tab, we can see all connection attempts to the tool, both successful and unsuccessful. It is possible to perform searches and apply filters for each of the fields, as well as access the details by clicking on the link that appears in the first column. ![image2020-2-28_8-54-26.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_5a2ee20eb86178d30580de05ee25cdce4551499ad6d8c391e419ba7eed2eef93/image2020-2-28_8-54-26.png?cb=7ddc0188f1127d05f7cc3aae851e1642) * **Actions** In this tab, we can see all actions performed such as reading, writing, editing, downloading, and deleting data in the company, with specific details of databases, dates, users, and IP addresses. It is possible to perform searches and apply filters for each of the fields, as well as access the details by clicking on the link that appears in the first column. ![image2020-2-28_8-55-48.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_1f729e22aa64f162e7d861b1b96fefc0b5863faf5b5b0836fa6ac0e256a4dd3e/image2020-2-28_8-55-48.png?cb=e9f3e846c1e2640e96e8792b1da151cd) Using the Download button ![image-2023-9-21_17-1-17.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_3bf9835ced19957d25d37161ce1f72d46fe9a35ac3561323ed123af70e3e8c16/image-2023-9-21_17-1-17.png?cb=21d6601bed4fdc791e7020d82af305a4) , a .csv file can be generated with the records of Connections or Actions, applying the filters and column visibility set at that moment, to export the information. NOTE: The IP will be stored in the records of connections and actions performed by the channel managers and by communicators who are not anonymous. If they are anonymous, the IP address from which the action was performed will not be stored. --- version: "Working version" language: "en" --- # Users ## **NOTE:** This option is available for Global Administrator and Administrator users. In this type of company, it is possible to create three types of users: ### **Global Administrator** It is the user role with all permissions to manage and configure the environment. Additionally, it will have access to the visualization and management of communications. It can assign reports to managers. ![image2019-4-8_13-41-8.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_805cd30c31bc429c227b1b4be0eaeacef449884ebcb95b3be4dd5f1a9682935d/image2019-4-8_13-41-8.png?cb=4138aac00d22d0a74d0ea1ea5212ba8e) ### **Administrator** This is the user role with all permissions to manage and configure the environment. Unlike the previous role, it will not have access to view communications or assign them to managers. ![image2019-4-8_13-42-6.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_9aa3f07f8b8cd029720b617fd43de998da3951cd33cb2e349170237d2fa08604/image2019-4-8_13-42-6.png?cb=6b0fbd5f65932fa608688bcaa5effbb6) ### Consulting User who will have the ability to access one or more communication channels. Within these, they will have access to the visualization and management of communications. They can assign communications to managers. This user will only be able to perform all the aforementioned actions in Consulting companies (Communication Channels) to which a Global Administrator or Administrator has granted access. ![image2019-2-25_12-6-49.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_b307be683fc72a30e2b6e4efdaabd461281f1c5987e7727cec2a5132060c2033/image2019-2-25_12-6-49.png?cb=e92dd171c231aed58646e00641cbacb2) As an example of creating a Consulting user, the following data must be provided to grant access to one or more channels. ![image2019-4-8_13-43-35.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_436def6306b1dcdf431b642a1b41a5686bc942557832ddad9a2cfcf516a29115/image2019-4-8_13-43-35.png?cb=ffa0f72901dd0d64980900c50a6e9d22) ### Consulting Manager User who will have the ability to access one or more communication channels in which they have been included. Within these, they will only have access to the visualization and management of communications directly assigned to them (see [Communications](https://help.globalsuitesolutions.com/en/canal-denuncias/v1/comunicaciones.md)). This user can only be assigned communications in Consulting companies (Communication Channels) to which a Global Administrator or Administrator has granted access. ![image2020-7-9_11-21-53.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_c1f166a0fab48e52a4d3ded80176a0944bdc73b590d4cd385cd742d76983f407/image2020-7-9_11-21-53.png?cb=f6bada200d7ec232f1bbb1db3d43135d) #### Reset Password It is possible to reset a user's password through the corresponding button available in their profile. By pressing it, a new temporary password will be generated and sent to them via email (the user must change it on their first login). ![image2020-7-24_9-35-24.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_28ffb1339e5b1af8bdd8ae111280027ceff6d4c2bd2f594865e7c9cd8d6de863/image2020-7-24_9-35-24.png?cb=e7201d0848b78d08b56bbc73f0ccc472) This is only possible for users who access through local authentication (with a username and password specific to the application). The entered passwords must comply with the following secure password policy for local users: * Expiration: passwords will have a maximum expiration of 180 days (6 months). * Complexity: Must have at least 13 characters and contain lowercase letters, uppercase letters, numbers, and symbols ($, \&, @, ., #). * Password history: When requesting a password change, the new one must be different from the current one and must not match the last five passwords used. * User lockout: After a number of consecutive failed attempts during the authentication process, the user will be temporarily locked out. If the user has authentication through another mechanism (such as ADFS), the password cannot be reset. ![image2020-7-24_9-39-22.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_63c4f25b8fbc3ad00626b23fa4cb40447b01916a07f9db01cd2521822511781c/image2020-7-24_9-39-22.png?cb=5baef349344a40e9a3e2f61e2ce6b424) ##### Notifications Apart from the notifications that Managers receive when a communication is assigned to them, all user types will receive the notifications configured in each environment (see section [Configurations](https://help.globalsuitesolutions.com/en/canal-denuncias/v1/configuraciones-consulting.md)). In any case, each user can centrally disable the notifications they receive in the My Profile section, as well as change their password: ![image2019-9-24_19-14-24.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_e10210c7f4a6225991b337644fec2f4b0b67a98d12cef9ba9f5843ef19a5cf64/image2019-9-24_19-14-24.png?cb=a21844c0cfc6fae43e23f3b0442d9355) **Conflict of Interest** Additionally, when the Conflict of Interest is enabled in the section [Configurations \> Questions](https://help.globalsuitesolutions.com/canal-comunicaciones/configuraciones-consulting#ConfiguracionesConsulting-Preguntas), it is possible to configure which users with access to reports (the roles Global Administrator, Manager, or Consulting at a higher organizational level in case of having multiple channels) will be included in the conflict of interest and will be visible to the reporter. To do this, by accessing the form of these users (except for those with the Administrator role, who in no case have access to reports), it will be possible to enable or disable their susceptibility to having a conflict of interest. ![image-20240223-084748.png](https://changelog.globalsuitesolutions.com/__attachments/412844090/image-20240223-084748.png?inst-v=5452cb2b-281a-4c57-91b5-7f7ad2b3f90f) This is to ensure that in cases where there are also independent or third-party users who would not be involved, they do not appear to the reporter. --- version: "Working version" language: "en" --- # Users (Consulting) ## **NOTE:** This option is available for Global Administrator, Administrator, and Consulting users. The latter can only create users of the "Manager" type. In this type of company, it is possible to create three types of users: ### **Global Administrator** This is the user role with all permissions to manage and configure the environment. Additionally, it will have access to view and manage communications. It can assign reports to managers. ![image2019-4-8_13-41-8.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_f41b7f2bfb239c8332a59b4b6b9a3e2bb62fb222bc230901f6793b3256eec580/image2019-4-8_13-41-8.png?cb=4138aac00d22d0a74d0ea1ea5212ba8e) ### Administrator This is the user role with all permissions to manage and configure the environment. Unlike the previous role, it will not have access to view communications or assign them to managers. ![image2019-4-8_13-42-6.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_80fdb2962e3e735cf9bd8bc502ccc76eab3f3addc45ee68de57af5ff6eaf285e/image2019-4-8_13-42-6.png?cb=6b0fbd5f65932fa608688bcaa5effbb6) ### Manager This is the role that allows the management of communications. Initially, it will not have access to any communication; a Global Administrator or a Consulting user will need to grant access to the communications that need to be managed. Notifications: * You will receive notifications when new communications are assigned to you. * You will receive notifications when communications previously assigned to you are unassigned. ![image2019-4-8_13-49-16.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_e2fb9d07325c22a97bcd8d297b3c0e2e7172274b3d9d479c4641003213ad9f7f/image2019-4-8_13-49-16.png?cb=311e2425c818ed95cc076637f3355994) ![image2019-2-26_9-47-18.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_67acf3f1d3dc32db1135f3f010dffd1367a130dd36fcbf8bc889018b9eedb608/image2019-2-26_9-47-18.png?cb=997ab8d5f2d4305838a854c1bac86af2) #### Reset Password It is possible to reset a user's password through the corresponding button available in their profile. By pressing it, a new temporary password will be generated and sent to them via email (the user must change it on their first login). ![image2020-7-24_9-35-24.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_7eb5703dfce741740497375212ee1ef33dde42b479c7eccc784991217224d03d/image2020-7-24_9-35-24.png?cb=e7201d0848b78d08b56bbc73f0ccc472) This is only possible for users who access through local authentication (with a username and password specific to the application). The entered passwords must comply with the following secure password policy for local users: * Expiration: passwords will have a maximum expiration of 180 days (6 months). * Complexity: Must have at least 13 characters and contain lowercase letters, uppercase letters, numbers, and symbols ($, \&, @, ., #). * Password history: When requesting a password change, the new one must be different from the current one and must not match the last five passwords used. * User lockout: After a number of consecutive failed attempts during the authentication process, the user will be temporarily locked out. If the user has authentication through another mechanism (such as ADFS), the password cannot be reset. ![image2020-7-24_9-39-22.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_38ec8efc8b014e7aa587419af13e9e091841627ec8e599f87aa71a834f446c96/image2020-7-24_9-39-22.png?cb=5baef349344a40e9a3e2f61e2ce6b424) ##### Notifications Apart from the notifications that Managers receive when a communication is assigned to them, all user types will receive the notifications configured in each environment (see section [Settings](https://help.globalsuitesolutions.com/en/canal-denuncias/v1/configuraciones-consulting.md)). In any case, each user can centrally disable the notifications they receive in the My Profile section, as well as change their password: ![image2019-9-24_19-12-45.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_006575026c584fc4a85f64d6c86982091121bc3e0edb3be2ed426215f01133ff/image2019-9-24_19-12-45.png?cb=a21844c0cfc6fae43e23f3b0442d9355) **Two-Factor Authentication** Allows enabling the Two-Factor Authentication option when it is enabled in the Settings but not mandatory. ![2FA Perfil.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_14e94586bb80ef719d60d8bc1ea41f6963f53534e8de3df51fa67ec35b8f84ff/2FA%20Perfil.png?cb=32a1065bd6ceec0f5e41e55aea0c1733) * You must press the "ACTIVATE" button and follow the steps indicated on the screen. ![Activar 2FA.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_2c25f62413ad2fc65dfa70c4bfc28a8257480bd25454d36b5c14eb259612de1c/Activar%202FA.png?cb=6f1a65333b9f00651551815e1a8438ce) * Once the indicated steps are completed, you must press the "ACTIVATE" button. Recovery codes will be generated, which can be used in case the device or application generating the codes is lost. Each of these codes is single-use. * When the user logs back into the Whistleblowing Channel, they will be asked to enter a code. To do this, they must go to the application that generates it and enter the code displayed on the device's screen. ![Log in 2FA.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_2ca7841b2477cbaa908c156f9a9c2bbac7df6a482e527bb2910e7ade582011f8/Log%20in%202FA.png?cb=64185b3e51bc834c4c4a1d14732c3568) * If you want to deactivate Two-Factor Authentication, you must go back to your Profile and press the "Deactivate" button. ![Desactivar 2FA.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_5b4446cbbf8611a5f3db270e86577d2689df86165d970c40f0832d7f44c049de/Desactivar%202FA.png?cb=89120522faccc166fbda9885d1a4f4fb) **NOTE:**If Two-Factor Authentication has been configured as mandatory, it cannot be deactivated. **Conflict of Interest** Additionally, when the Conflict of Interest is enabled in the [Settings \> Questions](https://help.globalsuitesolutions.com/canal-comunicaciones/configuraciones-consulting#ConfiguracionesConsulting-Preguntas) section, it is possible to configure which users with access to reports (the Global Administrator, Manager, or Consulting roles at a higher organizational level in case of multiple channels) will be included in the conflict of interest and visible to the whistleblower. To do this, by accessing the form of these users (except for those with the Administrator role, who in no case have access to reports), it will be possible to enable or disable their susceptibility to having a conflict of interest. ![image-20240223-084748.png](https://changelog.globalsuitesolutions.com/__attachments/412844090/image-20240223-084748.png?inst-v=5452cb2b-281a-4c57-91b5-7f7ad2b3f90f) This is to ensure that independent or third-party users who are not involved do not appear to the whistleblower. --- version: "Working version" language: "es" --- # GlobalSuite® Canal de denuncias En este apartado se puede consultar el manual de funcionamiento de GlobalSuite® Canal de denuncias. Puede realizar una búsqueda sobre el contenido del manual, o ir a una de las páginas que lo componen: ## Índice * [Empresa Consulting](https://help.globalsuitesolutions.com/es/canal-denuncias/v1/empresa-consulting.md) * [Empresa Administradora](https://help.globalsuitesolutions.com/es/canal-denuncias/v1/empresa-administradora.md) * [Alta de Comunicados](https://help.globalsuitesolutions.com/es/canal-denuncias/v1/alta-de-comunicados.md) * [Cumplimiento y Normativas Aplicables](https://help.globalsuitesolutions.com/es/canal-denuncias/v1/cumplimiento-y-normativas-aplicables.md) --- version: "Working version" language: "es" --- # Alta de Comunicados ## CREACIÓN DE UNA COMUNICACIÓN Al crear una comunicación, se deben completar los pasos indicados a continuación (estos pasos son personalizables, aunque este ejemplo contiene los diferentes tipos de apartados disponibles). En cualquier momento, es posible consultar la documentación de apoyo que el gestor del canal haya dejado a disposición del comunicante: ![Manual usuario.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_bd49172dfbe10d6ad6eff0db81cdb60a50a3c5d3a5be66c5a16a259bcaace77c/Manual%20usuario.png?cb=045650b6ba68546638c0ef2386033750) Al pulsar el botón, aparece el listado de documentos. En caso de no existir ninguno, aparecerá el enlace para acceder a este manual de usuario. ![image2019-11-12_20-14-29.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_a355ec6bbe90612f78a189d0cd8d12d5805353529d039392b97f23d68edad6b9/image2019-11-12_20-14-29.png?cb=ad91384c853196397b6657e82b021347) ### **1- Aceptación de las condiciones de uso.** Son las condiciones de uso definidas por la empresa en la que está implantada el canal de comunicación. ![image2019-2-25_18-11-17.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_51e6be8b4d292f9b92a4745505be57c881d9d410d3c121623fa34c966413b863/image2019-2-25_18-11-17.png?cb=3a6b038ed4f11412bb327a288cda9393) ### **2 - Datos de la comunicación** Formulario general para la redacción de la comunicación. Se podrán completar los campos disponibles, pudiendo incluir campos obligatorios necesarios para registrarla. En caso de existir, no se podrá pasar al siguiente paso hasta que estén completos. Estos campos podrán ser desplegables de opciones, campos textuales, fechas o checks. ![image2024-2-9_13-23-12.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_e8a3baf14135628399805fa1f796359f571ab627ebb2a3a47cc82901b9f2172d/image2024-2-9_13-23-12.png?cb=7b65c981b44ad71e373e05a89cea7592) #### 2.1 - Categorías En el caso de que las categorías estén configuradas con al menos una visible, dentro de este paso, se vera un selector para asignar una categoría a la comunicación. ![image2024-2-9_13-24-7.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_9922069d1bafd9bdb42069c40032d241d020cf207de5a06703b9ad16efae5194/image2024-2-9_13-24-7.png?cb=d6979b7b4da73d04ec71e8b2e10003d9) Para ver mas detalles sobre la categoría a seleccionar, existen varias formas, la primera al presionar el icono de Informacion ![info](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_f459e177e409334d9b037e92680b9c07315fecbdcd338b39abdb3ab6e3d33cd2/atlassian-info?cb=feab5cd71111204d6b52545f3027dd0c) que aparece a la derecha del nombre, se abrirá una ventana emergente donde podrá tener mas información sobre la categoría. ![image2024-2-9_13-26-7.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_1c095044a6cf0c167d00a56e9706cdc550e72ee05c832ed374f2ba66788cf1d5/image2024-2-9_13-26-7.png?cb=505842afe5da4cadd687f27923749b1a) También se podrá ver luego de seleccionar una categoría, debajo de la misma: ![image2024-2-9_13-29-36.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_eed76d70099d6a0d65130144b4e89632241209c1be1485e0f04d111a425bb936/image2024-2-9_13-29-36.png?cb=03c8fe997fed0f02caf5b64cf8f612ad) ### **3 - Datos personales** Datos personales del comunicador. En función de la configuración, se podrá mandar el comunicado como anónimo, o será necesario identificarse. En ese caso, el comunicador deberá completar al menos el campo "Email" para poder realizar el envío. ![image2019-2-25_18-23-27.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_77785207a17c36efd29e5ba01f66ba2a0cb3db6c822978a5bf6398f7ec6b4cff/image2019-2-25_18-23-27.png?cb=d16c9e5c69f77f3843ee5d20632c37f7) ### **4 - Personas implicadas en los hechos, informantes y archivos adjuntos** Permite informar sobre personas implicadas en el hecho comunicado, personas informantes que puedan tener más información al respecto y adjuntar archivos que sirvan como pruebas o evidencias del suceso. ![image-2023-9-22_10-17-59.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_34b0729c3ec0199d547d3ef40f60cb85c6f71f749fae107e26cef06671657317/image-2023-9-22_10-17-59.png?cb=41c11e4f2f8f112e8989e788b8865d19) Ejemplo de introducir a una persona implicada en el suceso: ![image2019-2-25_18-24-30.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_ce91f57f8eaa6f3c52f056d2bc2e16d1013b73edfc56b0fe261066e716dc82d6/image2019-2-25_18-24-30.png?cb=5ecbc8b526568fdd42474966e9e7112f) En el caso del campo de Adjuntos, es posible cargar información de dos formas, en función de la configuración del canal: ![image-2023-9-22_10-21-11.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_83e7e1e8d8d303231ade1c00f520e2cedbc143d5f2c699293ab534f6af7ae2a1/image-2023-9-22_10-21-11.png?cb=8d909754ba826087cb2227a5d2291664) * Subir archivo: Permite seleccionar un archivo del dispositivo local, y cargarlo en el formulario de la comunicación. Los archivos que se pueden incluir en la comunicación tienen que ser de uno de los tipos permitidos: .7z, .ac3, .avi, .bmp, .bpm, .bpmc, .csv, .doc, .docx, .dot, .jpeg, .jpg, .mgr, .mkv, .mov, .mp3, .mp4, .mpp, .mpt, .msg, .odg, .odp, .ods, .odt, .pdf, .png, .pps, .ppsx, .ppt, .pptx, .rar, .rtf, .txt, .vsd, .vst, .wmv, .xls, .xlsm, .xlsx, .zip * Grabar audio: Esta opción, permite una alternativa a la hora de registrar la información de la comunicación, pudiendo hacerlo mediante voz. Al pulsarlo, abrirá una ventana para poder comenzar la grabación. ![image-2023-6-30_13-52-25.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_827b19c5c8b9ef6466e4a45c8114b1c7a6bebb09fa3ac31c5d4a7c90b7e9d925/image-2023-6-30_13-52-25.png?cb=c4c5e7f0dead51b0fafd29d64f5b9b1c) Durante la grabación, se podrá pausar para continuar la misma en cualquier momento, o finalizar la grabación. ![image-2023-6-30_13-53-3.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_8c64d86aae9043bf2f4e60b075e17c01e1c90991103ff5bdf9f72f26392bf36f/image-2023-6-30_13-53-3.png?cb=c93a4c795dd400a7dc10509c24a4274c) Una vez que se finaliza la grabación, esta se procesa para distorsionar la voz y salvaguardar la privacidad del comunicador. El comunicador podrá reproducir el audio grabado antes de almacenarlo. Si no se quiere guardar el audio, se podrá descartar, o en caso contrario asignarle un asunto y pulsar Aceptar. ![image-2023-6-30_14-0-19.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_f4678ef8451e6c007e98d7f20aa0b5b7ac7ef40aa34e88ca1337bce69be246ca/image-2023-6-30_14-0-19.png?cb=36a0bd021e98504dd45f36f45e15d49b) El audio de voz (tras el proceso de distorsión) quedará almacenado en la tabla de adjuntos, y se enviará junto con el resto de información al finalizar la comunicación. ![image-2023-6-30_14-2-27.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_a9239a64ace858e0239c383d4873ac0cda97647e3706756d001f3888ec19a467/image-2023-6-30_14-2-27.png?cb=9bed33ba1082907394f44811a58700d1) ### **5 - Confirmación** Vista de resumen del comunicado a enviar, indicando cuántas preguntas de las disponibles en el formulario se han completado, si se ha adjuntado algún archivo y la información del comunicador o y si existen personas involucradas. ![image2019-2-25_18-29-30.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_f4ee5e4aded522c5ba1b51c3fbb349a7089e00bce91e294f583a567b66bec77c/image2019-2-25_18-29-30.png?cb=17720d4f072114d96569d9b1064ce1d9) En caso de estar habilitado el conflicto de intereses en el Canal, además del resumen de la información aportada, al comunicador le aparecerá qué usuarios van a recibir la comunicación que se envíe. Por defecto, aparecerán marcados los usuario que correspondan por defecto o que estén asociados a la categoría seleccionada por el comunicador. ![image-20240223-101328.png](https://changelog.globalsuitesolutions.com/__attachments/412844090/image-20240223-101328.png?inst-v=5452cb2b-281a-4c57-91b5-7f7ad2b3f90f) También se mostrarán, sin marcar, otros gestores que no apliquen para la categoría seleccionada, como destinatarios alternativos. En caso de que el comunicador considere que alguna persona de las que van a recibir esa comunicación puede estar involucrada y no debería tener acceso a la misma, puede desmarcarlo, y marcar alguno alternativo. Para asegurar que la comunicación se pueda gestionar en el Canal, sólo será posible enviarla si hay al menos marcado un usuario que recibirá la misma, en caso contrario el botón de Enviar aparecerá deshabilitado. ![image-20240223-111851.png](https://changelog.globalsuitesolutions.com/__attachments/412844090/image-20240223-111851.png?inst-v=5452cb2b-281a-4c57-91b5-7f7ad2b3f90f) Cuando se envíe la comunicación, los usuarios del canal que no tengan acceso, no recibirán ninguna notificación o alerta al respecto. ### **6 - Usuario y Password** Claves de acceso para la futura revisión de la comunicación. ![image2019-2-25_18-33-34.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_29f1bd937d166ef7953d9b28e47448f18c23e7f5bdc004e3a6389256e386e35a/image2019-2-25_18-33-34.png?cb=db659acfc658fc1ea2f5014f635e13fc) **NOTA IMPORTANTE:** Es muy importante almacenar las credenciales que aparecen en el último paso, sobre todo en caso de realizar una comunicación anónima, porque al finalizar el proceso no se podrán recuperar, y es la única forma de poder hacer seguimiento de la comunicación realizada. En caso de que el comunicador se haya identificado, este usuario y contraseña se le enviarán por correo electrónico. --- version: "Working version" language: "es" --- # Comunicaciones ## **NOTA:** Esta opción está disponible para los usuarios Administrador Global, Consulting y Gestor. ## Listado de Comunicaciones Esta opción permite visualizar todo el listado de comunicaciones del canal. En esta primera vista podremos ver el ID de la comunicación, Gestores asignados a la comunicación, Estado en el que se encuentra y Fecha de creación. Los campos de esta sección son los siguientes: * Identificador, es un código alfanumérico aleatorio, generado por el sistema. * Gestores, son las personas que están asignadas a la comunicación y que pueden acceder a la gestión de la misma. * Estado actual, son los diferentes estados de la comunicación. Pueden ser los siguientes: * Pendiente * Procesado * Investigando * Resuelta → Estado en el que la comunicación queda bloqueada salvo el desplegable de estado, el cual se podrá modificar para **reabrir** la comunicación. * Abiertas → Es un filtro, que se aplica por defecto al entrar en esta vista, y que muestra todas las comunicaciones que no se encuentran en estado Resuelta (están pendientes o en proceso). **NOTA:** Estos estados son los que se proponen por defecto, pero son modificables en el apartado [Configuraciones Consulting](https://help.globalsuitesolutions.com/es/canal-denuncias/v1/configuraciones-consulting.md) * Asunto: muestra un resumen o código que facilite la gestión de la comunicación en caso de que se haya habilitado la opción en Configuración \> [Sistema.](https://help.globalsuite.es/display/CD/.Configuraciones+Consulting+vv2.46) Además se podrán realizar búsquedas sobre el mismo, para simplificar su identificación o localización y se incluirá en la descarga CSV que se puede realizar en esta vista. **NOTA:**En caso de completar el campo asunto con el mismo valor que ya contenga otra comunicación, el sistema mostrará un aviso informativo, aunque permitirá continuar. * Gestores: muestra el gestor o gestores asignados a la comunicación. * Administradores Excluidos: En caso de que el Conflicto de Intereses está habilitado en el apartado de [Configuraciones \> Preguntas](https://help.globalsuitesolutions.com/canal-comunicaciones/configuraciones-consulting#ConfiguracionesConsulting-Preguntas), se mostrarán qué usuarios han sido excluidos de la comunicación y no tienen acceso a la misma. * Categoría, muestra la categoría (o categorías, si se permite asignación múltiple), que tiene cada comunicación asignada. * Fecha de creación, día y hora en el cual se creó la comunicación. * Comunicador: se podrá visualizar el e-mail del comunicador para comunicaciones no anónimas. Además se podrá filtrar por este campo, y se incluirá en la descarga CSV que se puede realizar en esta vista. * Preguntas del formulario de una comunicación. Se podrán añadir preguntas configuradas en el apartado [Configuraciones Consulting](https://help.globalsuitesolutions.com/es/canal-denuncias/v1/configuraciones-consulting.md) (Preguntas) que podrán ser consultadas, filtradas o descargadas en esta vista. ![Vista listado Comunicaciones.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_269889d3b7507966a1a0dbc82a889b804d0b2856cf240b3cf235da8affda15b4/Vista%20listado%20Comunicaciones.png?cb=cf7e66d02c3853f095d5b536f5463107) Además de estas columnas que aparecen visibles por defecto, es posible mostrar una columna adicional denominada "Tipo". Esta columna se puede visualizar con el icono ![image2020-7-9_11-1-39.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_df01f125007c28eec8d4be6dff301203fe5bcdb2955b67e89bd3e258192a8c5f/image2020-7-9_11-1-39.png?cb=473d2de65ecc8f1e31ac0897cbecd52e) que aparece en la parte superior derecha. Al hacerlo, aparece el desplegable de todas las columnas para mostrar u ocultar las que se quieran: ![image2020-7-9_11-2-28.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_0a573af0be623e34c5e5b5114ac15b33fa67a9771bd7c500c652bf46a43c47ca/image2020-7-9_11-2-28.png?cb=c39895c5108aa7fb91fb197cad3c8272) La columna Tipo permite filtrar las comunicaciones por los siguientes parámetros: * Activa → Son las comunicaciones que se encuentran en proceso de gestión. * Anonimizada → En estas comunicaciones se ha realizado el proceso de anonimización, para eliminar los datos de carácter personal. * Archivada → Son las comunicaciones que han superado el plazo máximo definido, y desde el apartado de [Comunicaciones Caducadas](https://help.globalsuitesolutions.com/es/canal-denuncias/v1/comunicaciones-caducadas.md) se ha marcado para mantenerla en el entorno. * Anonimizada y Archivada → Estas comunicaciones, que superaban el plazo máximo definido, se han marcado para mantenerlas en el entorno, y además se han anonimizado los datos personales que contuviera. **NOTA:**Las columnas que se hayan seleccionado u ocultado, se mantendrán durante toda sesión. Es posible descargar el listado de comunicaciones a través del botón ![image2021-4-8_18-13-20.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_2f70c94f166bed169060ce1383725c91cf0d4af3ba9d7ecc01aaf96277e76a44/image2021-4-8_18-13-20.png?cb=4be6f55c8d397adae9417fd4bda9579d) que aparece en la parte superior, en formato CSV, para su almacenamiento o tratamiento posterior. Este informe tiene en cuenta los filtros y selección de columnas que se hayan aplicado sobre la vista. ## Visualización general de la Comunicación, Estado, ID de la comunicación y comunicador/emisor. Pulsando el enlace que aparece en el Identificador de la comunicación, nos aparecerá la vista de detalle de la comunicación. ![Ficha Asunto.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_3784591e3bd936ed5ab34fc03fed28f23b2d409f588df3d4c993f1dd469a5542/Ficha%20Asunto.png?cb=0ced42e9adceae28dc6401b09ed6027a) En esta sección se podrá realizar la gestión de la comunicación, para ello podremos ver el formulario general completado por el comunicador, personas responsables del suceso, personas informantes, documentación adjunta. También se podrá indicar en el campo "Asunto", un resumen o código que facilite la gestión de la comunicación en caso de estar habilitado (en Configuración \> [Sistema](https://help.globalsuite.es/display/CD/.Configuraciones+Consulting+vv2.46)) Este campo será visible en el listado principal de Comunicaciones, y se podrán realizar búsquedas sobre el mismo, para simplificar su identificación o localización. Asimismo, en caso de estar habilitado también se incluirá en los informes que se pueden obtener de la herramienta, tanto en formato CSV como el informe PDF detallado de un caso. También se podrá transicionar la comunicación a otro estado, o asignar y quitar categorías a la comunicación, en caso de estar habilitado. Adicionalmente dispondremos de cuatro botones para: * Añadir Comentario → Podremos realizar comentarios sobre la gestión de las comunicaciones, quedarán reflejados en el Timeline. Podremos hacer este comentario visible al Comunicador/Emisor en caso de que desmarquemos que se trata de un "Comentario Privado", en cuyo caso será visible en su Timeline. Si ese check queda marcado, solamente será visible por los gestores de la comunicación, al tratarse de un Comentario Privado. ![image2019-4-8_13-26-46.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_fe004a3f866238c5f9dfa16e2badef9667af86eff3781b48e0f928d336bda339/image2019-4-8_13-26-46.png?cb=616ef15ea79daf0d0e45aca6a69ba3ab) * Adjuntar Documentación → Podremos adjuntar documentación para la gestión de las comunicaciones, quedarán accesibles desde el Timeline. En caso de que queramos que el documento se pueda descargar por parte del Comunicador/Emisor, deberemos desmarcar el check de "Comentario Privado". Si no, solamente estará disponible por parte de los gestores y administradores del entorno. ![image2019-4-8_13-30-8.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_9c3e6313017cb42d3074ddbeacb8b926dee69f448fb8cb6ffc19c281e5c0a741/image2019-4-8_13-30-8.png?cb=9b2a11253aa7a51e1f0c8278a60d67bd) Los archivos que se pueden incluir en la comunicación tienen que ser de uno de los tipos permitidos: .7z, .ac3, .avi, .bmp, .bpm, .bpmc, .csv, .doc, .docx, .dot, .jpeg, .jpg, .mgr, .mkv, .mov, .mp3, .mp4, .mpp, .mpt, .msg, .odg, .odp, .ods, .odt, .pdf, .png, .pps, .ppsx, .ppt, .pptx, .rar, .rtf, .txt, .vsd, .vst, .wav, .wma, .wmv, .xls, .xlsm, .xlsx, .zip Si el comentario o el adjunto no se marca como privado, lo verá el Comunicador/Emisor en su Timeline de seguimiento de la comunicación. El nombre del responsable que lo ha incorporado, aparecerá o no, en función de la [Configuración](https://help.globalsuitesolutions.com/es/canal-denuncias/v1/configuraciones-consulting.md) (Sistema / Comunicaciones). * Gestión de Gestores → Permite asignar o desasignar una comunicación a un gestor para que pase a tratarla. (Sólo podrán hacerlo usuarios Administrador Global y Consulting). También es posible ver los gestores asignados a una comunicación sin necesidad de abrir la ventana de selección. Dentro de este listado también aparecerán, en caso de haberlos, usuarios con rol Gestor Consulting que pertenezcan a la empresa superior, y estén asignados a este canal. Esos usuarios verán únicamente las comunicaciones que se le hayan asignado con este botón. La acción de asignar o desasignar un gestor de la comunicación, generará una entrada en el Timeline de la misma, para poder visualizar en qué momento se realizó. * Descargar Comunicación → Permite descargar toda la información de la comunicación que hay almacenada en la herramienta. Una vez pulsado el botón, nos aparecerá un mensaje de confirmación: ![image2019-6-5_10-31-43.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_3fdb1a0a03c2bf57a68d133cb840f7f1ba847755ca5f54d610ce3dfb9188d252/image2019-6-5_10-31-43.png?cb=498a7266056c9d0a6c87b24ed44fa1b2) Cuando aceptemos el mensaje, se generará un fichero .zip con toda la información de la comunicación, que comprende: * * * Informe PDF con toda la información aportada por el comunicador, el Timeline, comentarios y listado de adjuntos. * En una carpeta *attachments* se incluirán los adjuntos aportados a la comunicación. * En una carpeta *commentsAttachments*se incluirán los adjuntos aportados a la comunicación. * Eliminar Comunicación → Permite eliminar una comunicación de la herramienta, y de manera automática nos genera la descarga de toda la información de dicha comunicación. Una vez pulsado el botón, nos aparecerá un mensaje de confirmación: ![image2019-6-19_10-50-19.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_b4a2ec770e8b65bd65273d5c1179e398b5a007f7b13e83cab4e85d5054e4b9d0/image2019-6-19_10-50-19.png?cb=66000e42fe9fb0846786a6e93a5f38fa) Cuando aceptemos el mensaje, se generará un fichero .zip con toda la información de la comunicación, que comprende: * * * Informe PDF con toda la información aportada por el comunicador, el Timeline, comentarios y listado de adjuntos. * En una carpeta *attachments* se incluirán los adjuntos aportados a la comunicación. Finalmente, borra definitivamente del sistema toda la información de la comunicación, dejando un registro de log de dicha acción. En caso de que esté habilitado el Entorno Secundario (ver [Configuraciones](https://help.globalsuitesolutions.com/es/canal-denuncias/v1/configuraciones-consulting.md)), en la petición de confirmación se podrá marcar que antes de eliminar la comunicación la envíe al entorno secundario habilitado. ![image2020-6-5_16-28-29.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_32649840299dd474d6d0cc516410e1097555e6c170589e57981fbfa8c77c057a/image2020-6-5_16-28-29.png?cb=fa4662e0607eb7aecd23c17806628f78) ## Apartados de la Comunicación ### 1 - Timeline En esta pestaña podremos ver todo el avance de la denuncia, con un Timeline de todo los sucedido, cambios de estado, comentarios, documentación adjuntada, la asignación de Gestores, así como el detalle de que usuario ha realizado cada avance. ![Timeline.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_1c2cb1126b8f8f3410e68d9c1a4e23126b876017d36d584a076051ca96e35262/Timeline.png?cb=f90e9e0907f02fbf39372918f844c5ab) ### 2 - Datos de la comunicación Esta sección hace referencia al formulario completado por la persona que envió la comunicación. Ejemplo de una comunicación enviada: ![image2019-2-25_18-37-14.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_b637ec146203fcf6172bf35e0922ed5a38ee3cb4c7aaac1710713251a2cb2123/image2019-2-25_18-37-14.png?cb=9c7b26577406754122570c8252df45cf) ### 3 - Datos del comunicador En esta sección podemos visualizar en caso de que la comunicación no sea anónima, los datos de la persona que ha enviado la comunicación. En caso de comunicaciones no anónimas, podremos restaurar la password del comunicador si es necesario, además de poder consultar los diferentes campos que puede completar el comunicador que son: * Nombre y Apellidos * Cargo en la empresa * Email (Es el único campo obligatorio) * Teléfono * DNI * Dirección * Ciudad * Provincia * País ![image2019-2-25_18-38-30.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_90e97c816dd14df3d6382648d7d9a751db3db83870895627ad8d262c6c5f728a/image2019-2-25_18-38-30.png?cb=c211f1514725f3f6db8f248b3ec942c9) ### 4 - Personas relacionadas En esta pestaña podremos ver los responsables añadidos a la comunicación, los informantes y los ficheros adjuntados a la misma, por parte del comunicador. * Responsables → Personas que han participado en el suceso que se ha comunicado. * Informadores → Personas que puede que conozca algo más sobre el suceso. ![image2019-2-26_11-39-37.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_9233be543dd10b9137dabac1da81c704166dc618eeed9d449d7e58a75e2ed68b/image2019-2-26_11-39-37.png?cb=ef2116e751f242a7cf93af639426289a) ### 5 - Archivos adjuntos En esta pestaña podremos ver la documentación adjuntada por el comunicador en el momento de enviar la comunicación. ![image2019-2-26_11-41-31.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_bc3903af7cd99e5cb7ce5f235358fb06034ed6a4388b09b4722c739c9623384d/image2019-2-26_11-41-31.png?cb=5b016c6f0068f834d8ddd28990a1003c) ## Anonimización Una vez finalizada la gestión de la comunicación, o en caso de que haya superado el plazo máximo previsto (la comunicación esté [Caducada](https://help.globalsuitesolutions.com/es/canal-denuncias/v1/comunicaciones-caducadas.md)), es posible anonimizar los datos de carácter personal de la misma. Para ello, habrá que pulsar el botón de Anonimización que se encuentra en el menú superior. ![Captura111.PNG](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_66a61e8a407e2185d0a9895140a241ea5ff784454c21ad4b73a303274d3a093f/Captura111.PNG?cb=6aec950bc1385e1f884293b9da1a3653) Al pulsarlo, se mostrará un mensaje de confirmación: ![image2020-6-5_16-49-10.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_477cf107816625c56d2d943f78284e86fe5f1c3cf196d698a83ef0594a9861e0/image2020-6-5_16-49-10.png?cb=4389d43befca7b33be88392a8ff6c5cb) Al aceptar, la comunicación ya elimina automáticamente los datos del comunicador y de las personas relacionadas, en caso de haberlas. ![Captura112.PNG](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_620b7eb0108535c496d6aef084b26dad38d5f070fa487717490255a07eef78ac/Captura112.PNG?cb=18209c7bf305d661aac980de47c29991) También quedarán habilitados únicamente los botones de Descarga y Borrado de la comunicación. El resto de campos susceptibles de tener datos de carácter personal deberá ser revisado manualmente. No obstante, se resaltarán los campos que contengan datos de estos tipos: * Dirección de correo electrónico (email) * DNI / NIF ![image2020-6-5_17-4-52.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_a66bc11f8e292dcd0f2515bc56759ea865754496fed068f43c3b3e2924102f38/image2020-6-5_17-4-52.png?cb=736dbf1f25f2eced7bfa947f390f2478) ![image2020-6-5_17-7-47.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_91fc7434f6dfe54e07e875f72031a41fe1e4b0fb3a7799dfc52e23cd9fc3184e/image2020-6-5_17-7-47.png?cb=5fd9b6fd6dcd3a120c14fdf41c4d1486) Igualmente, se podrá descargar los adjuntos incorporados para revisar que su contenido no incluye datos de carácter personal. ![image2020-6-5_17-6-59.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_ef60637fa87d763ed5abe0e52fe44dca27792fb60836b4b1763c037f9dd0dd0d/image2020-6-5_17-6-59.png?cb=d8344aeef267ab37004c56c313e4bb2f) Estos campos, podrán ser anonimizados manualmente, pulsando el botón ![image2020-6-5_17-5-46.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_80dad229bd45dbdb6f7733ded9e5386cd67d77e950f622deb6a720fa6944a17c/image2020-6-5_17-5-46.png?cb=8e0184093207d090cd2bea616db2b836) , siendo sustituida la información por la etiqueta "Anonimizado". ![image2020-6-5_17-9-18.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_684691961053ade7c573866a32a7e112d3b49fc64a5d8cf9f16d8cc081df75d7/image2020-6-5_17-9-18.png?cb=dfb6486ff01ee961ffb849bd110435e3) Cuando se anonimice la comunicación, esta podrá seguir gestionándose internamente, añadirse nuevos comentarios o documentos y cambiar de estado. Sin embargo no se podrá comunicarse con el denunciante (al haberse eliminado los datos personales), ni consultarse por el comunicador desde el portal. Una vez revisada y anonimizada completamente, la comunicación se podrá conservar en el entorno productivo, descargar y eliminar, o enviar al entorno secundario. --- version: "Working version" language: "es" --- # Comunicaciones Caducadas ## Listado de Comunicaciones Caducadas Esta opción permite visualizar todo el listado de comunicaciones que están caducadas, es decir, que fueron registradas antes del plazo (en días) configurado en el apartado Configuraciones \> Sistema. En esta primera vista podremos ver el ID de la comunicación, Gestores asignados a la comunicación, Estado en el que se encuentra y Fecha de creación. Los campos de esta sección son los siguientes: * Identificador, es un código alfanumérico aleatorio, generado por el sistema. * Gestores, son las personas que están asignadas a la comunicación y que pueden acceder a la gestión de la misma. * Estado actual, son los diferentes estados de la comunicación. Pueden ser los siguientes: * Pendiente * Procesado * Investigando * Resuelta → Estado en el que la comunicación queda bloqueada salvo el desplegable de estado, el cual se podrá modificar para reabrir la comunicación. NOTA: Estos estados son los que se proponen por defecto, pero son modificables en el apartado [Configuraciones Consulting](/es/canal-denuncias/v1/configuraciones-consulting.md) * Categoría, muestra la categoría (o categorías, si se permite asignación múltiple), que tiene cada comunicación asignada. * Fecha de registro, día en el cual se creó la comunicación. * Preguntas del formulario de una comunicación. Se podrán añadir preguntas configuradas en el apartado [Configuraciones Consulting](https://help.globalsuitesolutions.com/es/canal-denuncias/v1/configuraciones-consulting.md) (Preguntas) que podrán ser consultadas, filtradas o descargadas en esta vista. ![image2021-4-8_18-22-5.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_13e8171a9edf0bd0123315c475fb15b5f5808f54baeeeb736916a72ececa30bd/image2021-4-8_18-22-5.png?cb=270b6da38421221df77f15f0e1885766) Es posible descargar el listado de comunicaciones caducadas a través del botón ![image2021-4-8_18-13-20.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_4b5ec8f2a3fe8c9df8b78199f2fb895ef30c5f47dde61850902666ba02e77af0/image2021-4-8_18-13-20.png?cb=4be6f55c8d397adae9417fd4bda9579d) que aparece en la parte superior, en formato CSV, para su almacenamiento o tratamiento posterior. Este informe tiene en cuenta los filtros y selección de columnas que se hayan aplicado sobre la vista. En esta vista, se pueden seleccionar múltiples comunicaciones de entre las que están caducadas. Para estas comunicaciones seleccionadas es posible marcarlas para que no aparezcan en esta vista, pulsando el botón "Mantener Comunicaciones". Una vez pulsado, desaparecerán de la vista de comunicaciones caducadas, aunque seguirán apareciendo en la vista de Comunicaciones general. ![image2021-4-8_18-22-47.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_c23a4b64b55e68ccfeeccd8a24845c3f4e07eec8defd02be51890aed276ce228/image2021-4-8_18-22-47.png?cb=f4600a9975f5b9227938861562768918) Igualmente, es posible descargar esas comunicaciones seleccionadas, pulsando el botón "Descargar Comunicaciones". ![image2019-7-18_10-47-12.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_ab80d1ca128832acdbd6cb63d32cded27e5fb95e8f558ebd59cb97b4770f79a3/image2019-7-18_10-47-12.png?cb=3bc16dfa504e6b16e4598f94d9c24591) Así como eliminar definitivamente las comunicaciones seleccionadas mediante el botón "Descargar y Eliminar Comunicaciones". En caso de que esté habilitado el Entorno Secundario (ver [Configuraciones](https://help.globalsuitesolutions.com/es/canal-denuncias/v1/configuraciones-consulting.md)), en la petición de confirmación se podrá marcar que antes de eliminar la comunicación la envíe al entorno secundario habilitado. ![image2020-6-5_16-35-42.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_b0b2a5168e6b49f5566cf11a43683e2006cd74691a06718c4d05cc4ae6db8314/image2020-6-5_16-35-42.png?cb=fa4662e0607eb7aecd23c17806628f78) Por último, podremos acceder al detalle de la comunicación pulsando en el link que aparece en la columna "Identificador", y poder gestionarlas de forma particular. --- version: "Working version" language: "es" --- # Configuraciones ## **NOTA:** Esta opción está disponible para los usuarios Administrador Global y Administrador. ## **Preguntas** Esta opción nos permite crear un formulario de comunicados desde cero, de tal forma que su estructura será la que se quiera siguiendo un patrón de fila por columna. Si definimos en una empresa un tipo de formulario, todas aquellas empresas hijas que se cree, aparecerán por defecto con ese tipo de formulario ya parametrizado, este podrá ser modificado sin que afecte al resto de empresas sus cambios. Disponemos de un botón en la parte inferior para agregar una nueva pregunta. ![image2019-2-20_18-28-56.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_077ad9f1e6444e17780ca3b77787a0487de01cec0715df25c40c9507e80eb092/image2019-2-20_18-28-56.png?cb=f1a53ac5f52020025a2c0b3d388eacb3) **Estructura del formulario** Permite parametrizar el formulario de la comunicación, podremos **añadir, editar y eliminar**las preguntas que queramos dentro de los tipos que se explican a continuación. Además podremos determinar la ubicación de cada una de estas preguntas. Con cada pregunta que se quiera configurar se ha de rellenar la siguiente información: * Tipo, que puede ser un campo de tipo: * Textual → Permite añadir texto para completar la pregunta. * Selector → Permite dar diferentes opciones para responder la pregunta. * Verificación → Nos da dos opciones para marcar un Si o No. * Fecha → Permite marcar una fecha como respuesta a la pregunta. * Idioma de la pregunta → Para definir las preguntas del formulario en los diferentes idiomas posibles. * Pregunta a formular, es un campo obligatorio → Hay que detallar la pregunta concreta. * Número de Opciones (sólo en el caso de Selector) → Permite definir las opciones posibles para contestar una pregunta de tipo Selector. * Tamaño → Permite definir el tamaño de la pregunta dentro del formulario, están las siguientes opciones: * S * M * L * XL ![image2019-2-20_18-36-41.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_f39096a8712f15a50e564eb2e5a8c2c479ad8d860eec2d68e64e3773db03cc6f/image2019-2-20_18-36-41.png?cb=f0671a4798ec8b88826e921c9097adcd) Se ha de ir rellenando para definir el formulario/cuestionario dándole al botón de abajo a la derecha ![plus](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_29af669afdaecfd0f05d124eb6eb495c4d403125d9d9f15eafe81b74aa7b94b2/atlassian-plus?cb=252830f8c1dfea9d1e09927ba78d1476) , posteriormente permite la herramienta desplazarlas para configurar donde estén cada una de ellas, al igual que su tamaño y otras opciones si hiciera falta. De esta forma la creación, edición o eliminación de preguntas, es muy intuitiva. ![image2019-2-21_12-16-27.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_b800ca0a7d8e284dca84510f12b3a53fbac521189809e82d856e1e80c166ba64/image2019-2-21_12-16-27.png?cb=f7e8a06b6f1cc260f5dddc836177dcfd) ### Adicionalmente existen dos opciones Check: * ¿Es una pregunta obligatoria? * Permite definir si obligatorio completar la pregunta para poder enviar el comunicado. * ¿Está la pregunta visible en la comunicación? * Permite definir si la pregunta se va a mostrar en el formulario, o es una pregunta que no está aprobada y está temporalmente deshabilitada. * ¿Está la pregunta visible en el listado de comunicaciones? * Permite configurar si la pregunta se verá en el listado principal de comunicaciones, para poder realizar búsquedas o filtrados sobre ella, o poder descargar la información de la misma en un listado CSV ![image2021-5-17_11-51-59.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_925db44cb15e36f7c0c93391b79e93949cb427df2562f928e2a1eb640e030df5/image2021-5-17_11-51-59.png?cb=4c9ea284b1601652c9d90a248377bd69) ![image2021-5-17_11-52-13.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_f5db4aeef7d94f11382c3f010d5bf901b79408c2f406147cb7a7794e9a4571c9/image2021-5-17_11-52-13.png?cb=6c2585d35578ca357a3d5463b41f871e) ![image2021-5-17_11-52-30.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_8784acc7035a4431a166ca334d8119b81cce5437c3426740bc2453ab0554920d/image2021-5-17_11-52-30.png?cb=3be2cb74c09591e5012ca9736dd9f097) Debajo de la configuración de las preguntas del formulario de la comunicación, existe un apartado donde se pueden habilitar o deshabilitar dos apartados de la comunicación: * Personas Implicadas en la comunicación: Permite mostrar u ocultar el apartado para registrar personas implicadas en los hechos que se comunican. * Informantes: Marcando o desmarcando este campo, aparecerá o no el apartado para registrar informantes que puedan aportar más datos sobre la comunicación. ![image2019-12-12_13-38-37.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_c028a0f64561a2dc0eefae786591338e6be104a928888f7d355dedda6e5be48d/image2019-12-12_13-38-37.png?cb=d04b430988047d3778b8789eed094edc) **Apartados** Permite configurar qué apartados se definen en el formulario de una denuncia y qué se mostrará en cada uno. Esta sección permite añadir, editar, ordenar y eliminar los apartados. También permite la posibilidad de mostrar o no un Resumen final de la información completada antes de enviarla. ![Apartados.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_ea903815c53c264ca90537af83851deb6ed07053a9592f748724e9979662a777/Apartados.png?cb=ba2ce99f415b1325de984905782d4fd5) Cuando se procede a editar un apartado, (al pulsar el icono del lápiz), se pueden realizar las siguientes acciones: * Reorganizar las preguntas del formulario. * Permite seleccionar el idioma. * Personalizar las etiquetas y el nombre de los apartados. * Añadir desde la opción "Campos" las preguntas creadas en el formulario. ![apartado 2.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_eff502636063ccbfebde94c853113a31fa4317089edd6f64ceab74270bf8ce48/apartado%202.png?cb=3273c0db8bb9c90efb19e5e5568380dc) **NOTA:**Si se edita el apartado que viene por defecto relativo a la Aceptación de las condiciones de Uso, solo se vera reflejado en el nombre del apartado. Para editar el nombre del link, debe realizarse a través de la pestaña "Sistema" en la opción de "Texto de las condiciones de Uso". Para definir si mostrar o no el Resumen final de una denuncia se debe activar o no el check "Incluir campo Resumen". Esta información se proporciona por defecto en el apartado de "Confirmación". Si el check está habilitado , dicha información aparecerá en el último apartado de la lista, incluso si se elimina este apartado o se ordena en otro lugar que no sea el último. Asimismo, si el check esta deshabilitado, esta información no aparecerá, aunque este el apartado de "Confirmación" creado. Además es posible activar otro campo adicional para tratar y evitar posibles conflictos de intereses con los gestores del canal a la hora de que un denunciante registre una denuncia, que es el campo "Habilitar Conflicto de Intereses" ![image-20240223-083724.png](https://changelog.globalsuitesolutions.com/__attachments/412844090/image-20240223-083724.png?inst-v=5452cb2b-281a-4c57-91b5-7f7ad2b3f90f) Ahí se muestra el campo que indica si el conflicto de intereses está habilitado o no. Al igual que el campo Resumen, se muestra al final ya que será en el último apartado del formulario de la denuncia donde el denunciante podrá ver los receptores de la denuncia. En caso de estarlo, se muestra un campo de texto "Mensaje de aviso al comunicador" para poder definir un mensaje informativo que verá el denunciante en ese apartado. ## **Datos Personales** En este apartado de la Configuración, es posible parametrizar qué campos y qué datos personales puede completar, y cuáles debe completar por ser obligatorios, el comunicador que registra una denuncia (cuando esta no es anónima). ![Captura_campos.PNG](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_a80b4e1899b93ed58129e18d60278cd8f217367603e6dd0db78a51f23ecba2d5/Captura_campos.PNG?cb=3cd63678b310c5db0820cf8b404558e2) Al seleccionar un campo, en la parte inferior se habilita un formulario donde se muestra el tipo de campo (Nombre, formato del campo) y es posible marcar o desmarcar el mismo como: * Visible: en caso de estar desactivado no aparecerá en la vista del denunciante. * Obligatorio: en cuyo caso deberá rellenarse antes de poder enviar la denuncia. ![image2020-12-17_14-31-59.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_5385322a8d8d0e71de31edde0049a527e713b39f53bdb77ebe292c2f385cd162/image2020-12-17_14-31-59.png?cb=1507fec10a5c0c43a2f5746e8e0fec79) NOTA: El campo "Email" es obligatorio y no se puede desactivar, ya que es necesario para el envío de contraseña de acceso y otros propósitos. ## **Personalización** En esta opción de la Configuración, es posible parametrizar varios apartados como son los siguientes: **Textos** * Idioma → Nos permite alternar sobre qué idioma estamos parametrizando los campos. (Una vez seleccionado el idioma, podremos completar el texto de los campos en dicho idioma) * Título de la Aplicación → Título que aparece al lado de los logos en la parte superior izquierda. ![Personalizacion.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_b7237138a33fba0101f8870a0aa41169cc1f61de045ad50cd3f3dc885bd187f3/Personalizacion.png?cb=6fa58983e2c78bf140e495e800a8ffd3) **Imágenes y Colores** * Modificar los logos visibles en la parte superior de administración de la herramienta, y también es visible en los formularios de comunicaciones. Las imágenes deben como máximo ocupar 2Mb de tamaño. Se tiene estos dos logos: * Logo de Aplicación → Es el logo que aparecerá en las vistas de gestión del canal de comunicación. * Logo de Comunicaciones → Es el logo que aparecerá en el canal de comunicación. * Personalización de colores → Da la posibilidad de adaptar los colores corporativos de la interfaz. Este cambio aplica tanto a la **interfaz de administración** (backoffice interno de gestión del canal) como sobre todo a la **vista del denunciante** (formulario público), tanto a la hora de reportar una nueva denuncia como de hacer seguimiento de una previa. En la configuración, por defecto aparecen los colores actuales de la solución, pero es posible personalizarlos en función de distintos parámetros. ![image-20240509-090058.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_74fbab2e4881373e5741d7105a33cbffd4cd16516382c2c3173a3188e3bc06f9/image-20240509-090058.png?cb=3033ab3c53b88b2106a82158f2b45617) 1. Color principal: Este color será el que se aplicará a la barra principal del menú, botones, títulos y frontal principal de la vista del denunciante. 2. Menú vertical: Este color se utilizará para la banda de menú vertical del panel 3. Textos e iconos del menú principal: Con la posibilidad de elegir entre blanco y negro, se utilizará para representar los textos e iconos que existan en el menú principal 4. Textos e iconos del menú vertical: El color elegido (blanco o negro) se utilizará para representar los iconos y textos del menú lateral Esto está pensado para que, además de ir alineado con la imagen corporativa, los textos e iconos sean legibles y se adapten a los criterios de contraste y accesibilidad marcados por las [WCAG 2](https://www.w3.org/WAI/standards-guidelines/wcag/) (Web Content Accesibility Guidelines). Una vez modificado alguno de los parámetros, es necesario pulsar el botón "Vista Previa" que en una ventana te muestra cómo queda la interfaz de usuario sin necesidad de aplicar los cambios. ![image-20240509-090124.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_83d619160fa9155bde769d938cfe52471647a8d1a43974a60863924ba46c3853/image-20240509-090124.png?cb=728c178d5e29120990a0ccf982558bb4) Al abrirlo, mostrará una ventana para visualizar cómo quedará con los ajustes propuestos, viendo los cambios en distintas vistas: * Sección de Configuración * Sección de Landing * Formulario de denuncia ![image-20240509-090151.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_32e90657e1bd54ae8558d5a948371bf02ed977c235d2772afd21dcd419d968cc/image-20240509-090151.png?cb=fb60e2cf0500a473891373a6063ebc19) Una vez revisada la vista previa, se podrán aplicar los cambios mediante el botón Guardar y se actualizará la interfaz para todos los usuarios. **Cliente** En este apartado se puede personalizar la página de Inicio del cliente, así como el habilitar o deshabilitar los botones de "Formular Nueva Comunicación" o "Ver una Comunicación Previa". * Idioma → Nos permite alternar sobre qué idioma estamos parametrizando los campos de texto. (Una vez seleccionado el idioma, podremos completar el texto de los campos en dicho idioma) * Texto informativo "Canal de Denuncias" → Campo de texto que permite personalizar el mensaje que aparece en la ventana de Inicio del cliente. En caso de no proporcionar ningún texto, aparecerá el texto por defecto: *Bienvenido al Canal de Comunicación. Aquí podrá realizar las acciones pertinentes para comunicar cualquier cuestión, consulta o incidencia que sea de su interés. Por favor, seleccione una acción.* * Botón "Formular Nueva Comunicación" → Es posible activar o desactivar el botón que permite dar de alta una nueva comunicación, además de personalizar el texto que aparece en el mismo. * Botón "Ver una Comunicación Previa" → Es posible activar o desactivar el botón que permite consultar comunicaciones registradas previamente, además de personalizar el texto que aparece en el mismo. * Campo "Texto Resumen de la Comunicación" → Campo de texto para personalizar el mensaje que se muestra antes de confirmar el envío de una nueva comunicación. ![image2023-11-16_14-10-55.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_bfd1827618c97c54c1ea82be6d62abd30a34de732395bf990216ac715644b93e/image2023-11-16_14-10-55.png?cb=591faefb3cab04cbcf135b639f2e41a9) **Idiomas** En este apartado se muestran los idiomas habilitados en la empresa. **NOTA:**La habilitación de nuevos idiomas entre los disponibles debe solicitarse al servicio de soporte. Actualmente los idiomas disponibles son: Español, Inglés, Alemán, Francés, Portugués, Brasileño, Checo, Euskera, Catalán, Gallego y Valenciano. * Idioma por defecto → Se podrá elegir cuál es el idioma por defecto en la empresa (entre los disponibles). Ese será el idioma por defecto en el que se creen los usuarios, y en el que aparecerá la vista del denunciante. ![image2020-4-2_19-59-5.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_bc2dbef542086a3bf495aa09b0c22234245a9cca88d44983bb62052787a539ef/image2020-4-2_19-59-5.png?cb=edc9cde9f0ebe3e93167ed4aff668c5a) **Estados** En este apartado es posible personalizar los estados por los que pasará una comunicación, a partir de los que se crean por defecto. En la tabla que se muestra, es posible editar y reordenar los estados actuales. Para cambiarlos de orden, únicamente hay que pulsar las flechas correspondientes. El primer estado y el último no son posibles eliminarlos, únicamente editarlos. El estado inicial será el que tomen las nuevas comunicaciones que se creen, y el estado final es el estado en el que la comunicación ya se encuentra cerrada (siendo posible reabrirla posteriormente). ![image2020-7-9_11-57-28.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_ac5443b50de491d2041d169c56d2fd7d173fead02aa6a310609817efdc5cf7bd/image2020-7-9_11-57-28.png?cb=8accbffbd0feb213cd7de5192bf846b3) Si pulsamos en el símbolo de papelera podremos eliminar el estado correspondiente. Para lo cual nos pedirá confirmación de la acción. ![image2020-7-9_12-7-12.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_f201045492fe4359b8a41e1d211095861e6b474e9e92146a9bbcc767a0e8b0c7/image2020-7-9_12-7-12.png?cb=60d2d17d7c3a33a948ae4b5d3af7875e) Para crear un nuevo estado, simplemente hay que pulsar el símbolo + que aparece al lado del nombre de la sección. Al pulsarlo se abrirá una nueva ventana para configurarlo: ![image2020-7-9_11-40-24.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_d8cbe9f8ac16bc7c6f1e34ff13dfc550e8dbea785717e08bf401eb1e49400403/image2020-7-9_11-40-24.png?cb=43b93ea9fe9a75f8f2d9e25b42a030ac) * Idioma asociado → Por defecto aparece el idioma principal de la empresa, pudiendo cambiarlo para definir el texto en caso de existir más idiomas. * Texto del estado → En este campo se define el nombre que tomará ese estado en el idioma seleccionado. * Color → Es posible seleccionar el color del estado, que permitirá distinguirlo rápidamente. ![Captura_color.PNG](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_c4b9ea9ccf376cd90ddaa28ce2d1e41dc9a82233e85f7b72f4c5942ba65db639/Captura_color.PNG?cb=e950236bcb47fae07ee0ea5cb1de096a) * Icono → De igual manera, es posible elegir, entre un conjunto de iconos disponibles, el que se utilizará para este estado. ![Captura_icono.PNG](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_1c78db122bb7c0ee51a2b2e8e6804302e2b30b82561aff96d78c16ef1f22b2de/Captura_icono.PNG?cb=0ea2bb7dbcbca049afa524b3665b4656) **Categorías** En este apartado es posible personalizar las categorías que se pueden asignar a una comunicación, a partir de los que se crean por defecto. En la tabla que se muestra, es posible añadir, eliminar y editar las categorías. ![image2024-2-9_11-45-3.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_a8ee08c1dcc70bfa0921dd0cec0143986f3d665451e550e2bec930cb57b0041d/image2024-2-9_11-45-3.png?cb=e485c2efac337deb838a3374db996df5) **NOTA:** En caso de que no se tengan configuradas categorías para clasificar las comunicaciones o se eliminen, ya no aparecerá el campo en el formulario de la misma, así como también en las comunicaciones que se hayan registrado previamente. Por lo tanto, las categorías proporcionadas por el comunicador o el gestor de la misma en cada comunicación desaparecerán. Al pulsar el botón con el + que tenemos al lado del título, podremos añadir una nueva categoría, o al pulsar el icono con el lápiz, de una categoría, podremos editar sus propiedades: ![image2024-2-9_10-20-14.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_f97e4c2dd1a2f24bfe09b9923e2eca0df0bcd71e115084ee63ed705d4278c61e/image2024-2-9_10-20-14.png?cb=8a59b9547a3a8312800af0c5c64261a8) * Idioma asociado → Por defecto aparece el idioma principal de la empresa, pudiendo cambiarlo para definir el texto de la categoría en caso de existir más idiomas. * Nombre de la categoría → En este campo se define el nombre que tomará esa categoría en el idioma seleccionado. * Descripción de la categoría → Este campo permite agregar detalles adicionales sobre la categoría en el idioma seleccionado. * Tipo de comunicación por categoría→ En caso de que la categoría sea habilitada para que pueda asignarla un comunicador, permite definir el tipo de identificación del mismo: * Por defecto: Si el canal está configurado para permitir comunicaciones anónimas o con el denunciante identificado, mantendrá el comportamiento configurado de forma general. * Anónima: En caso de asignar este tipo, si el comunicador asigna esta categoría, obligatoriamente la comunicación se realizará de forma anónima independientemente de la configuración general. * Comunicador identificado: Si se define este tipo, el comunicador deberá obligatoriamente a identificarse (ver apartado Datos Personales), independientemente de la configuración general. * Incluir categoría en el formulario del comunicador → Este campo permite habilitar la categoría para que pueda ser seleccionada por el comunicador a la hora de dar de alta una nueva comunicación. En caso de que no se marque, la categoría estará disponible únicamente de manera interna para los gestores del canal. NOTA: Si no se habilita ninguna categoría para el formulario del comunicador, este campo no aparecerá a la hora de registrar una nueva comunicación. * Gestores: Permite asignar las denuncias automáticamente a los Gestores definidos, en función a una categoría. Si pulsamos en el símbolo de papelera podremos eliminar la categoría correspondiente. Para lo cual nos pedirá confirmación de la acción. ![image2021-4-8_17-25-10.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_ab3668b6a8586636a267fc76473acc755cc3b389c123e963a9eddb34d1eaec88/image2021-4-8_17-25-10.png?cb=01b2260a472d6ef854448514c7dbdbaa) Debajo, se tienen dos campos adicionales de configuración de las categorías: * Categoría obligatoria → Permite indicar que, en caso de que habilitemos alguna categoría para ser incluida en el formulario del comunicador, sea obligado asignarle una antes de registrarla. * Categoría múltiple → Si se habilita este campo, los gestores del canal podrán asignar más de una categoría a una misma comunicación. Se debe pulsar el botón *Guardar* de la parte inferior derecha para que los cambios sean efectuados. **Visibilidad listado Comunicaciones** En este apartado se puede ajustar qué campos globales de la denuncia (aparte de las preguntas personalizables del formulario) van a estar visibles en el listado principal de Comunicaciones o Comunicaciones Caducadas, y en qué orden. Pulsando el icono con el Ojo, se puede mostrar u ocultar la columna, la cual aparecerá o no en el listado de comunicaciones. Mediante las flechas, se podrán reordenar para visualizarlas en el orden que se desee. Los campos que se pueden visualizar son: * Identificador: Este campo es el Id de la comunicación, que genera automáticamente la solución, y es único. Esta columna no se puede ocultar, ya que sirve de enlace para acceder al detalle de una comunicación. * Asunto: Campo editable para indicar un resumen o código para identificar un caso o comunicación concreta. * Gestores: Listado de usuarios asignados a una comunicación para su tratamiento. * Estado actual: Muestra el estado en que se encuentra cada una de las comunicaciones. Por defecto, esta columna aparece filtrada para mostrar únicamente las comunicaciones que no estén cerradas. * Categoría: Detalla la categoría o categorías asignadas a una comunicación. * Tipo: Campo que muestra si una comunicación ha sido anonimizada, archivada o se encuentra activa, y permite filtrar para localizar las de un tipo concreto. * Fecha de creación: En esta columna se muestra la fecha de registro de una comunicación. * Comunicador: Para las comunicaciones en las que la persona que la registró se identificó, se muestra su dirección de correo electrónico. En las comunicaciones anónimas (o que fueron anonimizadas) muestra el campo "Anónima". ![image-2023-9-21_16-6-23.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_e7a9f45e241cb44c8c54090da9179388668a33c655a6121ec5610f097b8bf072/image-2023-9-21_16-6-23.png?cb=edce5aef46fda8f2c6fa21e54b21abaf) **Sistema** **General** * Tipos de comunicaciones permitidas. * Esta opción permite indicar si se podrán realizar comunicaciones anónimas, obligando a identificarse al denunciante, o de ambos tipos. * Tipo por defecto. * En caso de que en el campo anterior se permitan realizar ambos tipos de comunicaciones (anónimas o con comunicador identificado), en este campo se podrá definir cual de ambos modos aparecerá marcado por defecto en el formulario de [Alta de Comunicación](https://help.globalsuitesolutions.com/es/canal-denuncias/v1/alta-de-comunicados.md). * Expiración de Contraseña. * Número de días que tarda en caducar la contraseña de los usuarios, pasados estos días respecto a la fecha en que se cambió, pedirá modificarla en el siguiente inicio de sesión. * Tamaño máximo de almacenamiento: Nos indica el espacio de almacenamiento que tenemos habilitado para los archivos incluidos en las comunicaciones. Debajo de ese límite, aparece un mensaje con el espacio utilizado, y el porcentaje respecto al máximo. * Mensaje para comunicación anónima: Este campo sirve para personalizar la información para el comunicador cuando se vaya a registrar una nueva comunicación de forma anónima. Este texto se puede configurar para cada uno de los idiomas disponibles, utilizando el selector de Idioma. * Límite de usuarios: Nos indica el número máximo de usuarios que podemos tener registrados en el sistema. Debajo de ese límite, aparece un mensaje con el número de usuarios actual. * Permitir Eliminar / Anonimizar Comunicaciones. * Sirve para permitir eliminar o anonimizar comunicaciones a los usuarios del canal. En caso de estar desactivado no será posible eliminar comunicaciones del sistema. ![image-2023-9-21_16-45-13.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_d276346dd28a7ebb15932252418a9a7fe3c54c4afd4fce69adebaac55139fd61/image-2023-9-21_16-45-13.png?cb=655751fdaa7e56a7cbfc0d9466f9e3fc) **Comunicaciones** * Mostrar autor en Timeline del comunicador. * Permite configurar que desde la vista de seguimiento del comunicador, se pueda visualizar o no, el nombre del usuario gestor que ha registrado un comentario o adjunto visible por el comunicador. * Activar caducidad de Comunicaciones. * Permite habilitar/deshabilitar la caducidad de las comunicaciones, y definir el plazo (en días) para que una comunicación se considere caducada o vencida, desde la fecha en que se registró. * En caso de estar activada, se mostrará una opción adicional en el menú para poder gestionarlas (ver [Comunicaciones Caducadas](https://help.globalsuitesolutions.com/es/canal-denuncias/v1/comunicaciones-caducadas.md)). * Tamaño máximo por comunicación: Dentro del espacio total habilitado, es posible limitar cuánto espacio es posible ocupar en una comunicación concreta. Este límite nunca puede ser superior al total del entorno. * Plazo de Recepción: Permite definir cuántos días desde el registro de una comunicación se enviará una alerta a los destinatarios configurados, para realizar un acuse de recibo. ![image2024-2-9_12-54-43.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_5e3743a544fb55a1d4476bca704b7f2e9e1165a5a44c6002fc442c03227dd02b/image2024-2-9_12-54-43.png?cb=afd6d9d188d63f861afb28e1bcde8e7b) * Permitir adjuntar archivos al comunicador: Este campo sirve para habilitar o deshabilitar los permisos para adjuntar archivos locales en la propia comunicación que se enviará. Al habilitarlo se mostraran las siguientes opciones: * Borrado de Metadatos en Archivos: Si se habilita el borrado de metadatos, todos los archivos que se adjunten a una comunicación pasarán un proceso donde se eliminarán los posibles metadatos para proteger la privacidad. Cuando se carga un archivo en una denuncia, la eliminación de sus metadatos es un proceso transparente para el usuario. En caso de ser necesario, se puede emplear el "Mensaje de aviso al adjuntar archivos" para informar al comunicador acerca de la eliminación de los metadatos durante el proceso. * Mensaje de aviso al adjuntar archivos: En caso de habilitar la subida de adjuntos, se puede personalizar un mensaje que aparecerá junto con el campo de "Archivos adjuntos" del formulario de la comunicación para proporcionar indicaciones o información adicional al comunicador. ![image-2023-6-2_9-45-34.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_8ffda1ff356a851a1d1ed3dfe85862360f7042afeeaacc7b693b763e8d1dfb18/image-2023-6-2_9-45-34.png?cb=afb8f0c21633f7e93705fd8217c25cdb) * Permitir grabar archivos de audio al comunicador: Si se habilita este campo, el comunicador podrá registrar un audio de voz para ofrecer otro mecanismo para registrar la comunicación, que realizará un tratamiento para distorsionar la voz, como parte del proceso de salvaguardar la privacidad del comunicador. * Indicaciones de grabación: Si se permite la grabación de audios de voz, se podrá parametrizar un mensaje con las instrucciones o información adicional que el comunicador verá a la hora de grabar el audio. ![image-2023-6-30_13-52-25.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_7ad5392867e6c26df6aa0f4fd929accbb8d78d09c586fad918f647f1c5f453a0/image-2023-6-30_13-52-25.png?cb=c4c5e7f0dead51b0fafd29d64f5b9b1c) ### **Condiciones de Uso** * Idioma → Nos permite seleccionar sobre qué idioma estamos adjuntando las condiciones del entorno. * Condiciones de Uso → Permite adjuntar unas condiciones de uso a la herramienta, que tendrán que se aceptadas para el envío de nuevas comunicaciones. * Actuales condiciones de uso → Muestra el nombre del archivo de condiciones que se tiene actualmente subido en la herramienta. * Texto de las Condiciones de Uso → Permite configurar el título del apartado de aceptación de las condiciones de uso, tanto de usuarios internos como de comunicadores. * Texto de aceptación de las Condiciones de Uso → Permite definir el texto específico de la aceptación de las condiciones. ![Captura_condiciones2.PNG](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_07fc6379af03a7005a598d32f11898de60af1d8ee24c0d41668adca68c15a518/Captura_condiciones2.PNG?cb=1f115287afb7c8f93c31ecfa3b64e8d3) Estos cambios se aplicarán en los apartados de aceptación del usuario: ![Captura_condiciones.PNG](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_0528ad0c5edebe0b9d7f35ca4c939b328749b8be367e8d9ec6a3ec9e7ee46827/Captura_condiciones.PNG?cb=de257cd4adb366ef55c253458060d0c8) #### **Política de Privacidad** En este apartado se puede personalizar la política de privacidad que estará disponible en la vista del Comunicador o denunciante. * Idioma → Nos permite seleccionar sobre qué idioma estamos adjuntando la Política de Privacidad. * Política de Privacidad → Permite adjuntar la Política de Privacidad corporativa a la herramienta, que podrá consultarse por el comunicador. * Actual Política de Privacidad → Muestra el nombre del archivo de condiciones que se tiene actualmente subido en la herramienta. * Texto de la Política de Privacidad → Permite configurar el título del enlace donde se podrá descargar la política de privacidad por parte de los comunicadores. ![image2021-5-17_11-56-51.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_5459c49d4b59142e81ecb400da9238ad60ca097ccbf02a51710db945a8e950b3/image2021-5-17_11-56-51.png?cb=04bd8476529f403b89ff437e6f50fa2b) Esta configuración se aplicará a la vista del comunicador, tanto al realizar nuevas comunicaciones como al acceder al seguimiento de una realizada previamente. ![Politica.PNG](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_265e3b53bf5706370f035fe4a0ac427e1eac8e359fc9909aaa7f02ab71812a61/Politica.PNG?cb=02ad3a1bcc277729b710a0834bb6ff6f) ##### **Asunto** En este apartado permite la posibilidad de habilitar/deshabilitar el campo "Asunto" para que sea visible en las fichas de las [Comunicaciones](https://help.globalsuite.es/display/CD/.Comunicaciones+vv2.46) y se incluirá en los informes que se pueden obtener de la herramienta. Si se desea también se puede modificar el nombre del campo "Asunto". ![Configuración Asunto.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_78a1145ef96282b51356b549f47eeaaa758a3ed2258bf010db049d42dfbb7196/Configuraci%C3%B3n%20Asunto.png?cb=dd97238fd25fff35410ecff936f51c63) **Doble Factor de Autenticación**: Se ha incorporado la funcionalidad de incorporar un segundo factor de autenticación en la herramienta GlobalSUITE Whistleblower Channel. ![2FA.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_c6876019899a054d2601eb8c6460267dd8c427e81846f5d94323b421d73c62f5/2FA.png?cb=a920a603ba63c2c495e531a54cf1e5e0) * De manera adicional al mecanismo de autenticación actual (local, Active Directory, o ADFS Single Sign-On) se puede activar un segundo factor de autenticación mediante TOTP (Time-Based One-Time Password). Este mecanismo permite sincronizar algún dispositivo para introducir un código numérico que cambia cada 30 segundos, y que será solicitado en el momento que el usuario realiza login en la herramienta. * Esta configuración se puede activar si así se requiere, bien de forma opcional, o habilitarlo de forma obligatoria, en cuyo caso a los usuarios tendrán que configurarlo en el siguiente acceso. * Cuenta con mecanismos de seguridad para poder acceder una única vez a la herramienta (Códigos de Recuperación), así como poder desactivarse para un usuario concreto en caso de pérdida o borrado del dispositivo asociado. *Para activar el Doble Factor de Autenticación mediante TOTP, debe realizar los siguientes pasos:* *1. Instalar y utilizar alguna de las aplicaciones que permiten gestionar este doble factor. Algunas de ellas son:* * *Google Authenticator (* [*Apple Store*](https://apps.apple.com/es/app/google-authenticator/id388497605)*,* [*Play Store*](https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.apps.authenticator2&hl=es&gl=US))*)* * *Microsoft Authenticator (* [*Apple Store*](https://apps.apple.com/es/app/microsoft-authenticator/id983156458)*,* [*Play Store*](https://play.google.com/store/apps/details?id=com.azure.authenticator&hl=es&gl=US)*)* * *FreeOTP (* [*Apple Store*](https://apps.apple.com/us/app/freeotp-authenticator/id872559395)*,* [*Play Store*](https://play.google.com/store/apps/details?id=org.fedorahosted.freeotp&hl=es&gl=US)*)* * *Otros* *2. Una vez la tenga instalada, mediante la aplicación debe escanear el código QR que le aparece en pantalla, o introducir la "Cadena de secreto" de forma textual.* *3. Una vez enlazado, deberá introducir el token o código temporal que se genera en la aplicación, y pulsar el botón "Activar".* *IMPORTANTE: Este token cambia cada 30 segundos, por lo que una vez pasado ese tiempo, dejará de ser válido.* *4. Por último, deberá almacenar de forma segura los códigos de recuperación. Estos códigos le servirán para autenticarse una única vez en WhistleblowerChannel en caso de pérdida del dispositivo o borrado de la aplicación.* ## **Servidor de Correo** Es la siguiente opción del menú superior, donde es posible añadir un **Servidor de Correo** propio para el envío de las notificaciones de la herramienta: * TLS (Transport Layer Security) → Permite habilitar un protocolo criptográfico, para el envío de notificaciones seguras. * Direccion URL → Ruta del servidor que ha de ponerse desde el departamento técnico. * Puerto → Puerto que es necesario tener abierto desde al área o departamento técnico para permitir que los emails de comunicación lleguen a sus destinos. ### Configuración de Email * Remitente del Email → Remitente del correo de las notificaciones que envía la herramienta. * Alias del Remitente → Nombre que va a tener el remitente cuando lleguen estas notificaciones al correo. #### Autenticación en el Servidor * Usuario → Cuenta de correo habilitada en el servidor (No necesaria en caso de tener Relay) * Contraseña del usuario → Contraseña de la cuenta de correo. (No necesario en caso de tener Relay) ![image2019-2-21_12-42-12.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_7074f7b5c3c5d71f1f2aa489205c85a18c06719202f68dd7d0eb1d726e309af9/image2019-2-21_12-42-12.png?cb=f63e08bd82680c49071c7260c12fc6a9) ## **Notificaciones** Es este apartado del menú superior, donde es posible configurar las notificaciones que envía la herramienta en determinados casos. ### Notificaciones disponibles Existe una serie de notificaciones que se pueden configurar de manera específica, que aparecen en el listado de este apartado. En la parte derecha es posible consultar si cada una de ellas están habilitadas o no. Las notificaciones disponibles son: * Alta de Comunicaciones → Esta notificación se envía en el momento en que se registra una nueva comunicación (de forma anónima o no), y permite informar a los usuarios que gestionan el canal. * Cambio de estado de Comunicación → Esta notificación interna, permite alertar a los usuarios seleccionados cuando se realiza un cambio de estado en una comunicación. * Cambio de estado de Comunicación. Notificación Externa → Permite informar a la persona que realizó la comunicación (en caso de que fuera un comunicador no anónimo) de que se ha realizado un cambio de estado. * Caducidad de Comunicaciones → Esta alerta automática, se envía en caso de que existan comunicaciones caducadas en la empresa. Ver [Comunicaciones Caducadas](https://help.globalsuitesolutions.com/es/canal-denuncias/v1/comunicaciones-caducadas.md) * Comentarios de la Comunicación → Si se habilita esta notificación, enviará un correo a los destinatarios configurados en caso de que se registre un comentario en una comunicación * Comentarios públicos de la Comunicación → Esta notificación permite enviar un aviso al comunicador (no anónimo) cuando se registren comentarios públicos, para que pueda acceder al seguimiento de la comunicación para consultarlos. * Subida de documentación en la Comunicación → Esta notificación avisa a los usuarios correspondientes de que se ha incorporado un nuevo documento adjunto en una comunicación. * Subida de documentación pública → Permite informar al comunicador (en caso de que no sea anónimo) de que se ha subido un documento adjunto a la comunicación, y que pueda acceder para consultarlo. * Alta de Usuarios → Permite personalizar el mensaje que se enviará a los usuarios de cualquier perfil que se creen en una empresa, con las instrucciones y credenciales para acceder al apartado de administración del canal. Esta notificación deberá contener las variables *$userLogin* y *$userPassword*, de forma obligatoria. * Alta de Comunicadores → Esta notificación, que no puede ser desactivada, permite personalizar el mensaje que se enviará a los comunicadores (no anónimos) que registren una nueva comunicación, con las instrucciones para acceder al seguimiento. Esta notificación deberá contener las variables *$userLogin* y *$userPassword*, de forma obligatoria. * Nueva comunicación asignada → Esta alerta permite personalizar el texto que se enviará a los Gestores a los que se asigne una comunicación para su seguimiento. * Desasignado de la comunicación → Permite configurar cómo se avisará a los Gestores cuando se les desasigne una comunicación que tenían previamente asignada. * Comunicación Eliminada/ Anonimizada → Permite alertar a los roles seleccionados cuando una comunicación haya sido eliminada o anonimizada. Por defecto esta desactivada, para activarla se deberá pulsar el campo tipo check "Activar/Desactivar". * Caducidad de Licencia → Permite definir qué destinatarios recibirán aviso cuando la licencia de GlobalSuite® Whistleblower Channel esté próxima a caducar. * Recordatorio recepción de comunicación → Esta alerta interna, permite notificar a los usuarios del Canal, incluyendo a los gestores asignados, cuando una comunicación se haya registrado X días antes (siendo esta cantidad configurable) * Aviso recepción de comunicación al comunicador. Notificación externa → Permite notificar del estado o situación de la denuncia registrada en el Canal, cuando pase un determinado número de días desde la creación. Esta alerta por correo electrónico se enviará únicamente en caso de que el comunicador no la haya registrado de forma anónima. #### Detalles de la notificación Cuando se selecciona una notificación en la tabla de notificaciones disponibles, se carga en este apartado toda la información para configurar la misma. * Activar / Desactivar → Permite habilitar o deshabilitar una notificación concreta para la empresa. * Roles Disponibles → Es posible seleccionar a qué perfiles de usuario se enviará correo electrónico de esa notificación. * Administrador Global: Todos los usuarios de la empresa con ese perfil. * Consulting: Los usuarios de perfil "Consulting" que estén asignados a la empresa que se está notificando. * Idioma asociado → Nos permite alternar sobre qué idioma estamos parametrizando el mensaje de la notificación. (Una vez seleccionado el idioma, podremos completar el texto de los campos en dicho idioma) * Mensaje de la notificación → Campo de texto que permite especificar el mensaje que se enviará en el cuerpo del correo para cada notificación. Es posible incorporar variables o textos clave para que sean sustituidos por el parámetro correspondiente. Estos son: * *$company*: Corresponde al nombre (Razón social) de la empresa sobre la que se está trabajando * *$communicationId*: Es el código identificador de la comunicación afectada. * *$communicationStatus*: Indica el estado en el que se encuentra la comunicación sobre la que se está notificando. * *$userLogin:* Indica el campo login, o identificador del usuario (válido tanto para usuarios internos como comunicadores) * *$userPassword:* Muestra la contraseña generada en un nuevo usuario (utilizable solamente para las notificaciones de Alta de Usuario y Alta de Comunicador) * *$userName*: Nombre completo del usuario * *$userLastname*: Apellidos del usuario * *$publicURL:* Se sustituye por la URL de acceso a la vista de comunicadores, donde podrán reportar una nueva comunicación, o visualizar una previa. * *$adminURL:* Es la dirección de acceso para la parte interna del canal, donde se tiene acceso a la gestión de una empresa tanto Administradora como Consulting. ![Captura1.PNG](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_fdae4048d96b7dc8faf99d4e45bb0c2ad0a89b610013186b61da40c531290a0a/Captura1.PNG?cb=8855de4bc673495a6b2d1da04f73753c) ##### **NOTA** : En las empresas Administradoras no aplican las notificaciones. Sin embargo, es posible configurarlas porque esa configuración se copia a las empresas inferiores. ###### Las notificaciones para usuarios Administradores Global y Consulting se gestionan dentro de cada canal. ## **Documentación** Esta opción permite a los administradores incorporar documentos que sean consultados por otros usuarios gestores desde la vista de [Documentos](https://help.globalsuitesolutions.com/es/canal-denuncias/v1/documentos.md), o por las personas que van a dar de [alta un nuevo comunicado](https://help.globalsuitesolutions.com/es/canal-denuncias/v1/alta-de-comunicados.md). ![Captura_manual.PNG](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_2b9c997af5d0e7f3890ff5e5f74b62429eccf1998980c1f154896537bd5091b1/Captura_manual.PNG?cb=907b263904af16ede582873d8f7d24c1) Al pulsar el botón + aparece una ventana donde poder subir ese nuevo documento, con los siguientes campos: * Idioma asociado → El archivo incorporado será visible para los usuarios que tengan configurado dicho idioma en la herramienta. Esto permite subir una versión del documento para cada idioma. * Subida de ficheros → Permite seleccionar en el equipo local, el documento que se incorporará a esta tabla. * Visible en cliente → Al marcarlo, el documento estará disponible para las personas que vayan a formular una nueva comunicación. ![image2019-11-12_19-47-11.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_bfc0a2f9f3922c926a3e3639701845046047414c04becc7c373f27cc98c58534/image2019-11-12_19-47-11.png?cb=faa9821264170b7411b3e6790e1e0d8a) ## **Conexiones** Este apartado permite a los administradores configurar conexiones con sistemas, servicios o herramientas externas. ### ADFS En caso de querer integrar la empresa con el servidor de ADFS corporativo, se podrá configurar en este apartado. Esto permitirá a los usuarios acceder mediante Single Sign-On (SSO), directamente en caso de estar autenticado en el dominio. ![adfs_3.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_71a9d950a903a5353774057d27c7743c78ff59f476cf78463f1919714f5fe2d9/adfs_3.png?cb=13bbd5690e65400bf16816fa63436bab) #### **NOTA:** Esta funcionalidad se ofrece como un servicio adicional. Si quiere más información, póngase en contacto con su proveedor. En primer lugar, para poder configurar la integración, esta tiene que estar habilitada (check **Habilitado**). A continuación se dispone de los siguientes campos: * Id de Empresa para Conexión ADFS → Es un campo que se genera de forma automática. Indica la cadena de confianza que se establece entre el servidor ADFS y GlobalSUITE® Whistleblower Channel. Es un campo único. * Login Url → Cuando se desea configurar una conexión usando el método SP initiated SSO, se debe introducir la url del servicio del IdP donde se realiza la autenticación vía ADFS. * Logout Url → Dirección a la que se redirige cuando un usuario con autenticación ADFS cierra la su sesión. Si no se define, al cerrar sesión volverá a la pantalla de login por defecto. * Habilitar encriptación → Configuración de la conexión ADFS que permite que los parámetros que se reciben desde el IdP vayan cifrados. * Firmar petición → Indica que, usando la configuración SP initiated SSO, la petición de autenticación que se realiza al IdP será firmada. * Rol inicial por defecto para usuarios → Aquí se puede indicar qué rol por defecto tomarán los nuevos usuarios que accedan por ADFS. Pueden ser: * Administrador * Administrador Global * Consulting * Gestor Consulting Los roles de usuario pueden ser obtenidos directamente del servidor de ADFS, en caso de no recibir datos sobre el rol o que los datos que se reciban sean erróneos se utilizará el rol configurado en este campo. Mediante el botón "Descargar XML de Configuración" se puede descargar el fichero XML de configuración para cargarlo como una nueva entrada de veracidad de usuarios de confianza. ##### **NOTA IMPORTANTE:** El estándar SAML2 dispone de varios protocolos de binding * HTTP Redirect * HTTP POST * HTTP Artifact ###### Actualmente GlobalSuite® Whistleblower Channel soporta únicamente el protocolo HTTP Redirect. ##### Configuración Servidor ADFS (SAML 2.0) En la configuración del servidor ADFS se debe indicar que los datos a pasar en la petición son como mínimo: * Id. Nombre (nameidentifier) * Dirección de correo electrónico (emailaddress) ![image2020-7-23_12-1-46.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_b1737a379140c48f38e6da43a92c5a738b04fe075b1fb3f1829d7cd4bec26709/image2020-7-23_12-1-46.png?cb=ce56cdce584f1da96228b5c3910e5683) Si se desea enviar la configuración del rol para crear los nuevos usuarios de ADFS deberá utilizarse el claim: IMPORTANTE: El nombre del rol que se envía desde el servidor de ADFS debe coincidir con alguno de los roles configurados en GlobalSUITE. Para obtener más información sobre la configuración del servidor ADFS puede acceder a: ##### Autenticación ADFS (SAML 2.0) Existen dos tipos de autenticación con ADFS: * IDP initiated SSO, el proceso de autenticación es iniciado por el idp, el usuario dispone de una lista de "aplicaciones corporativas", selecciona la que corresponde de GlobalSUITE e inicia la autenticación. A continuación, se muestra una imagen tipo de este formulario de aplicaciones. ![image2020-7-23_12-24-31.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_63d8d93017e8f35acb663f70bd74b8b3b10febdcd12d43030bcf04accd2829ee/image2020-7-23_12-24-31.png?cb=54caba872ec2907070f15983cb0a9634) * SP initiated SSO, el proceso de autenticación es iniciado por GlobalSUITE, para usar este método se debe acceder con una url específica. Esta url se forma concatenando la url de GlobalSUITE con el texto: *?entityID=\[Identificador de Confianza\]*, donde el identificador de confianza es el código generado en la conexión y que puede encontrase en el campo con el mismo nombre, ver apartado 1 de este documento. Un ejemplo de url es: https://demochannel.globalsuitesolutions.com/admin/?entityId=5ee724ad10a35 La autenticación con ADFS tiene las siguientes particularidades: * Si el usuario está accediendo por primera vez a la herramienta, a través de ADFS, se creará un usuario automáticamente con el nombre de usuario que se provee en la petición SAML. * Si el nombre de usuario ya existe en GlobalSUITE y no es el mismo que se ha creado en la primera conexión se lanzaría un mensaje de error. #### Azure AD En caso de querer integrar la empresa con el servidor de Azure AD corporativo, se podrá configurar en este apartado. Esto permitirá a los usuarios acceder mediante Single Sign-On (SSO), directamente en caso de estar autenticado en el dominio. ![https://help.globalsuite.es/download/attachments/117644314/image-2023-10-24_10-10-9.png?version=1&modificationDate=1698135009622&api=v2](https://help.globalsuite.es/download/attachments/117644314/image-2023-10-24_10-10-9.png?version=1&modificationDate=1698135009622&api=v2) ##### **NOTA:** Esta funcionalidad se ofrece como un servicio adicional. Si quiere más información, póngase en contacto con su proveedor. En primer lugar, para poder configurar la integración, esta tiene que estar habilitada (check **Habilitado**). A continuación se dispone de los siguientes campos: * Application ID → Es un campo que se genera de forma automática en el panel de configuración de Azure AD y es único para identificar la aplicación que se va a integrar. * Object ID → Este parámetro es opcional, pero permite utilizar los roles definidos en el gestor de identidades de Azure en GlobalSuite. * Directory (tenant) ID → Este es el Azure Active Directory's Global unique identifier (GUID). * Login Url → Campo automático Cuando se desea configurar una conexión usando el método SP initiated SSO, se debe introducir la url del servicio del IdP donde se realiza la autenticación vía ADFS. * Logout Url → Dirección a la que se redirige cuando un usuario con autenticación con Azure AD cierra la su sesión. Si no se define, al cerrar sesión volverá a la pantalla de login por defecto. * Rol inicial por defecto para usuarios → Aquí se puede indicar qué rol por defecto tomarán los nuevos usuarios que accedan por ADFS. Pueden ser: * Administrador * Administrador Global * Consulting * Gestor Consulting Los roles de usuario pueden ser obtenidos directamente del servidor de AzureAD, en caso de no recibir datos sobre el rol o que los datos que se reciban sean erróneos se utilizará el rol configurado en este campo. * La autenticación se hará mediante Single Sign-On, para lo cual el usuario únicamente tendrá que acceder a la URL específica en la configuración. * Si el usuario ya está autenticado en su equipo, el acceso será directo al sistema. * Si no está autenticado en el navegador, o se tiene varias cuentas activas, se solicitará elegir qué cuenta utilizar o introducir las credenciales válidas. ![https://help.globalsuite.es/download/attachments/117643933/Login.png?version=1&modificationDate=1697713548000&api=v2](https://help.globalsuite.es/download/attachments/117643933/Login.png?version=1&modificationDate=1697713548000&api=v2) * En caso de tener configurado el uso de MFA (Multi Factor Autentication) en Azure AD se solicitará el código de verificación a través de Microsoft Authenticator, correo electrónico o SMS. Esto es compatible con el mecanismo de 2FA que está incluido en GlobalSuite® Whistleblower Channel y que se podrá habilitar. ![https://help.globalsuite.es/download/attachments/117643933/Azure_Microsoft_Authenticator.png?version=2&modificationDate=1697726268000&api=v2](https://help.globalsuite.es/download/attachments/117643933/Azure_Microsoft_Authenticator.png?version=2&modificationDate=1697726268000&api=v2) ![https://help.globalsuite.es/download/attachments/117643933/Azure_MFA.png?version=2&modificationDate=1697726282000&api=v2](https://help.globalsuite.es/download/attachments/117643933/Azure_MFA.png?version=2&modificationDate=1697726282000&api=v2) * Cuando un usuario autorizado accede por primera vez, se registrará en el Canal asignándole el rol por defecto definido en la configuración. ![https://help.globalsuite.es/download/attachments/117643933/Configuracion_AzureAD.png?version=1&modificationDate=1697725452000&api=v2](https://help.globalsuite.es/download/attachments/117643933/Configuracion_AzureAD.png?version=1&modificationDate=1697725452000&api=v2) * Si el nombre de usuario ya existe en GlobalSuite Whistleblower Channel y no es el mismo que se ha creado en la primera conexión se lanzaría un mensaje de error. ## **Dashboard** Esta opción permite a los administradores personalizar las gráficas que aparecen en el apartado de [Inicio - Vista General de la Empresa](https://help.globalsuitesolutions.com/es/canal-denuncias/v1/inicio-vista-general-de-la-empresa.md) En este apartado podremos reordenar las gráficas para que aparezcan en el orden que deseemos, a través de las flechas de la parte derecha. En caso de que no queramos visualizar alguna gráfica, podremos ocultarla de la vista principal. ![Captura_dash.PNG](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_1c06c0eb2beb4c65db9b2c0f31e0a235819e86df9a568c46be1ea9b69212c49e/Captura_dash.PNG?cb=3d138e78c501e153ad029d2bd2908877) Por defecto, estas gráficas son: * Entidades totales (nº de canales de denuncia) * Clientes totales (nº de empresas inferiores) --- version: "Working version" language: "es" --- # Configuraciones Consulting ## **NOTA:** Esta opción está disponible para los usuarios Administrador Global y Administrador. ## **Preguntas** ### **NOTA:** Esta funcionalidad se ofrece como un servicio adicional. Esta opción nos permite crear un formulario de comunicados desde cero, de tal forma que su estructura será la que se quiera siguiendo un patrón de fila por columna. Si definimos en una empresa un tipo de formulario, todas aquellas empresas hijas que se cree, aparecerán por defecto con ese tipo de formulario ya parametrizado, este podrá ser modificado sin que afecte al resto de empresas sus cambios. Disponemos de un botón en la parte inferior para agregar una nueva pregunta. ![image2019-2-20_18-28-56.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_baa21eba38610a00e208fcff95eb422dfff0b2baa02a3597bacc37769fbe9307/image2019-2-20_18-28-56.png?cb=f1a53ac5f52020025a2c0b3d388eacb3) **Estructura del formulario** Permite parametrizar el formulario de la comunicación, podremos **añadir, editar y eliminar**las preguntas que queramos dentro de los tipos que se explican a continuación. Además podremos determinar la ubicación de cada una de estas preguntas. Con cada pregunta que se quiera configurar se ha de rellenar la siguiente información: * Tipo, que puede ser un campo de tipo: * Textual → Permite añadir texto para completar la pregunta. * Selector → Permite dar diferentes opciones para responder la pregunta. * Verificación → Nos da dos opciones para marcar un Si o No. * Fecha → Permite marcar una fecha como respuesta a la pregunta. * Idioma de la pregunta → Para definir las preguntas del formulario en los diferentes idiomas posibles. * Pregunta a formular, es un campo obligatorio → Hay que detallar la pregunta concreta. * Número de Opciones (sólo en el caso de Selector) → Permite definir las opciones posibles para contestar una pregunta de tipo Selector. * Tamaño → Permite definir el tamaño de la pregunta dentro del formulario, están las siguientes opciones: * S * M * L * XL ![image2019-2-20_18-36-41.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_1bb812190b96dcd401b33bbe263c7022074b2a8c62c53030a69c4b6335c8c789/image2019-2-20_18-36-41.png?cb=f0671a4798ec8b88826e921c9097adcd) Se ha de ir rellenando para definir el formulario/cuestionario dándole al botón de abajo a la derecha ![plus](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_29af669afdaecfd0f05d124eb6eb495c4d403125d9d9f15eafe81b74aa7b94b2/atlassian-plus?cb=252830f8c1dfea9d1e09927ba78d1476) , posteriormente permite la herramienta desplazarlas para configurar donde estén cada una de ellas, al igual que su tamaño y otras opciones si hiciera falta. De esta forma la creación, edición o eliminación de preguntas, es muy intuitiva. ![image2019-2-21_12-16-27.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_f35b7a1600068349b341d801e4edc107757b12a5cf4685aa1449569a4630e39c/image2019-2-21_12-16-27.png?cb=f7e8a06b6f1cc260f5dddc836177dcfd) #### Adicionalmente existen dos opciones Check: * ¿Es una pregunta obligatoria? * Permite definir si obligatorio completar la pregunta para poder enviar el comunicado. * ¿Está la pregunta visible en la comunicación? * Permite definir si la pregunta se va a mostrar en el formulario, o es una pregunta que no está aprobada y está temporalmente deshabilitada. * ¿Está la pregunta visible en el listado de comunicaciones? * Permite configurar si la pregunta se verá en el listado principal de comunicaciones, para poder realizar búsquedas o filtrados sobre ella, o poder descargar la información de la misma en un listado CSV ![image2021-5-17_11-51-59.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_1bf7bf01864797b769b1debc677f43e8a0ed5c861c7ada327ea48c57a14a6762/image2021-5-17_11-51-59.png?cb=4c9ea284b1601652c9d90a248377bd69) ![image2021-5-17_11-52-30.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_ef91691b5484a5310d995adb083f131d78ce0cd955de4b822dd3145f6634239f/image2021-5-17_11-52-30.png?cb=3be2cb74c09591e5012ca9736dd9f097) **Apartados** Permite configurar qué apartados se definen en el formulario de una denuncia y qué se mostrará en cada uno. Esta sección permite añadir, editar, ordenar y eliminar los apartados. También permite la posibilidad de mostrar o no un Resumen final de la información completada antes de enviarla. ![Apartados.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_063d338c4ccc38ec7b18677348bd9548b977b54fcd12dcd18f78811f939ce9f4/Apartados.png?cb=ba2ce99f415b1325de984905782d4fd5) Cuando se procede a editar un apartado, (al pulsar el icono del lápiz), se pueden realizar las siguientes acciones: * Reorganizar las preguntas del formulario. * Permite seleccionar el idioma. * Personalizar las etiquetas y el nombre de los apartados. * Añadir desde la opción "Campos" las preguntas creadas en el formulario. ![apartado 2.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_752e61241f5b2a4b1c82b503370f6790f404d3fcfc781aed272297897a9ae957/apartado%202.png?cb=3273c0db8bb9c90efb19e5e5568380dc) **NOTA:**Si se edita el apartado que viene por defecto relativo a la Aceptación de las condiciones de Uso, solo se vera reflejado en el nombre del apartado. Para editar el nombre del link, debe realizarse a través de la pestaña " " en la opción de "Texto de las condiciones de Uso". Para definir si mostrar o no el Resumen final de una denuncia se debe activar o no el check "Incluir campo Resumen". Esta información se proporciona por defecto en el apartado de "Confirmación". Si el check está habilitado , dicha información aparecerá en el último apartado de la lista, incluso si se elimina este apartado o se ordena en otro lugar que no sea el último. Asimismo, si el check esta deshabilitado, esta información no aparecerá, aunque este el apartado de "Confirmación" creado. Además es posible activar otro campo adicional para tratar y evitar posibles conflictos de intereses con los gestores del canal a la hora de que un denunciante registre una denuncia, que es el campo "Habilitar Conflicto de Intereses" ![image-20240223-083724.png](https://changelog.globalsuitesolutions.com/__attachments/412844090/image-20240223-083724.png?inst-v=5452cb2b-281a-4c57-91b5-7f7ad2b3f90f) Ahí se muestra el campo que indica si el conflicto de intereses está habilitado o no. Al igual que el campo Resumen, se muestra al final ya que será en el último apartado del formulario de la denuncia donde el denunciante podrá ver los receptores de la denuncia. En caso de estarlo, se muestra un campo de texto "Mensaje de aviso al comunicador" para poder definir un mensaje informativo que verá el denunciante en ese apartado. ## **Datos Personales** En este apartado de la Configuración, es posible parametrizar qué campos y qué datos personales puede completar, y cuáles debe completar por ser obligatorios, el comunicador que registra una denuncia (cuando esta no es anónima). ![Captura_campos.PNG](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_374f14924859fddc2f11c40f8c56ee58a842965f7d74a93be93e4708a4d45f04/Captura_campos.PNG?cb=3cd63678b310c5db0820cf8b404558e2) Al seleccionar un campo, en la parte inferior se habilita un formulario donde se muestra el tipo de campo (Nombre, formato del campo) y es posible marcar o desmarcar el mismo como: * Visible: en caso de estar desactivado no aparecerá en la vista del denunciante. * Obligatorio: en cuyo caso deberá rellenarse antes de poder enviar la denuncia. ![image2020-12-17_14-31-59.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_a65a59a239dc08c70e5600f311bba0119a53eefc02c69af98d25069a71c8be03/image2020-12-17_14-31-59.png?cb=1507fec10a5c0c43a2f5746e8e0fec79) NOTA: El campo "Email" es obligatorio y no se puede desactivar, ya que es necesario para el envío de contraseña de acceso y otros propósitos. ## **Personalización** En la segunda opción de la Configuración, es posible parametrizar varios apartados como son los siguientes: **Textos** * Idioma → Nos permite alternar sobre qué idioma estamos parametrizando los campos. (Una vez seleccionado el idioma, podremos completar el texto de los campos en dicho idioma) * Título de la Aplicación → Título que aparece al lado de los logos en la parte superior izquierda. ![Captura2.PNG](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_a2f0915ebe75063e1cfaf3ebcc12275376e43cbaede0583d58466366a4344e43/Captura2.PNG?cb=549ac3d431b28f62380d6b87199f308e) **Imágenes y Colores** * Modificar los logos visibles en la parte superior de administración de la herramienta, y también es visible en los formularios de comunicaciones. Las imágenes deben como máximo ocupar 2Mb de tamaño. Se tiene estos dos logos: * Logo de Aplicación → Es el logo que aparecerá en las vistas de gestión del canal de comunicación. * Logo de Comunicaciones → Es el logo que aparecerá en el canal de comunicación. * Personalización de colores → Da la posibilidad de adaptar los colores corporativos de la interfaz. Este cambio aplica tanto a la **interfaz de administración** (backoffice interno de gestión del canal) como sobre todo a la **vista del denunciante** (formulario público), tanto a la hora de reportar una nueva denuncia como de hacer seguimiento de una previa. En la configuración, por defecto aparecen los colores actuales de la solución, pero es posible personalizarlos en función de distintos parámetros. ![image-20240509-090058.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_3982d1c0094d9396a40042edbb235c48e1d441225425508039e707b548198155/image-20240509-090058.png?cb=3033ab3c53b88b2106a82158f2b45617) 1. Color principal: Este color será el que se aplicará a la barra principal del menú, botones, títulos y frontal principal de la vista del denunciante. 2. Menú vertical: Este color se utilizará para la banda de menú vertical del panel 3. Textos e iconos del menú principal: Con la posibilidad de elegir entre blanco y negro, se utilizará para representar los textos e iconos que existan en el menú principal 4. Textos e iconos del menú vertical: El color elegido (blanco o negro) se utilizará para representar los iconos y textos del menú lateral Esto está pensado para que, además de ir alineado con la imagen corporativa, los textos e iconos sean legibles y se adapten a los criterios de contraste y accesibilidad marcados por las [WCAG 2](https://www.w3.org/WAI/standards-guidelines/wcag/) (Web Content Accesibility Guidelines). Una vez modificado alguno de los parámetros, es necesario pulsar el botón "Vista Previa" que en una ventana te muestra cómo queda la interfaz de usuario sin necesidad de aplicar los cambios. ![image-20240509-090124.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_529c81f04c01092b8be0d7798ec64095c34c6a6a62e401e721b3e6db568d427b/image-20240509-090124.png?cb=728c178d5e29120990a0ccf982558bb4) Al abrirlo, mostrará una ventana para visualizar cómo quedará con los ajustes propuestos, viendo los cambios en distintas vistas: * Sección de Configuración * Sección de Landing * Formulario de denuncia ![image-20240509-090151.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_634c3cd1454db639bf41fa8c9f64b0d5b1a55154afb7880605022bb7051a68ea/image-20240509-090151.png?cb=fb60e2cf0500a473891373a6063ebc19) Una vez revisada la vista previa, se podrán aplicar los cambios mediante el botón Guardar y se actualizará la interfaz para todos los usuarios. **Cliente** En este apartado se puede personalizar la página de Inicio del cliente, así como el habilitar o deshabilitar los botones de "Formular Nueva Comunicación" o "Ver una Comunicación Previa". * Idioma → Nos permite alternar sobre qué idioma estamos parametrizando los campos de texto. (Una vez seleccionado el idioma, podremos completar el texto de los campos en dicho idioma) * Texto informativo "Canal de Denuncias" → Campo de texto que permite personalizar el mensaje que aparece en la ventana de Inicio del cliente. En caso de no proporcionar ningún texto, aparecerá el texto por defecto: *Bienvenido al Canal de Comunicación. Aquí podrá realizar las acciones pertinentes para comunicar cualquier cuestión, consulta o incidencia que sea de su interés. Por favor, seleccione una acción.* * Botón "Formular Nueva Comunicación" → Es posible activar o desactivar el botón que permite dar de alta una nueva comunicación, además de personalizar el texto que aparece en el mismo. * Botón "Ver una Comunicación Previa" → Es posible activar o desactivar el botón que permite consultar comunicaciones registradas previamente, además de personalizar el texto que aparece en el mismo. * Campo "Texto Resumen de la Comunicación" → Campo de texto para personalizar el mensaje que se muestra antes de confirmar el envío de una nueva comunicación. ![image2023-11-16_14-10-55.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_72077441864590d54677be7e65ac3e83a72e3244370593a8c8f6158b3c628250/image2023-11-16_14-10-55.png?cb=591faefb3cab04cbcf135b639f2e41a9) **Idiomas** En este apartado se muestran los idiomas habilitados en la empresa. **NOTA:** La habilitación de nuevos idiomas entre los disponibles debe solicitarse al servicio de soporte. Actualmente los idiomas disponibles son: Español, Inglés, Alemán, Francés, Portugués, Brasileño, Checo, Euskera, Catalán, Gallego y Valenciano. * Idioma por defecto → Se podrá elegir cuál es el idioma por defecto en la empresa (entre los disponibles). Ese será el idioma por defecto en el que se creen los usuarios, y en el que aparecerá la vista del denunciante. ![image2020-4-2_20-3-3.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_f326bee776ec8c1faa8e7855b48e81fa087ec0edb2a0b28a8b249b20f1dc0781/image2020-4-2_20-3-3.png?cb=edc9cde9f0ebe3e93167ed4aff668c5a) **Estados** En este apartado es posible personalizar los estados por los que pasará una comunicación, a partir de los que se crean por defecto. En la tabla que se muestra, es posible editar y reordenar los estados actuales. Para cambiarlos de orden, únicamente hay que pulsar las flechas correspondientes. El primer estado y el último no son posibles eliminarlos, únicamente editarlos. El estado inicial será el que tomen las nuevas comunicaciones que se creen, y el estado final es el estado en el que la comunicación ya se encuentra cerrada (siendo posible reabrirla posteriormente). ![image2020-7-9_11-57-28.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_88cc1601c252e1a5c6d592ee0735fd31f99fc40ab4a33a67d0ffb5f9ce9e0d1c/image2020-7-9_11-57-28.png?cb=8accbffbd0feb213cd7de5192bf846b3) Si pulsamos en el símbolo de papelera podremos eliminar el estado correspondiente. Como pueden existir comunicaciones que se encuentren en ese estado, en la confirmación necesitaremos seleccionar otro de los estados disponibles antes de eliminar. Las comunicaciones en el estado eliminado, pasarán a estar en el estado seleccionado. ![image2020-7-9_12-3-11.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_b540ae0004d73cda2b51a7fd1e4e1ac8dd62d5a3dfaf3902978c583d508e4db5/image2020-7-9_12-3-11.png?cb=72f02b4f328a39b7061cf02c82121f30) Para crear un nuevo estado, simplemente hay que pulsar el símbolo + que aparece al lado del nombre de la sección. Al pulsarlo se abrirá una nueva ventana para configurarlo: ![image2020-7-9_11-40-39.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_885d30878f16bc5b78b3d40faaa80c85a943d0cdb4bb823b3a58f27755ef9cc5/image2020-7-9_11-40-39.png?cb=43b93ea9fe9a75f8f2d9e25b42a030ac) * Idioma asociado → Por defecto aparece el idioma principal de la empresa, pudiendo cambiarlo para definir el texto en caso de existir más idiomas. * Texto del estado → En este campo se define el nombre que tomará ese estado en el idioma seleccionado. * Color → Es posible seleccionar el color del estado, que permitirá distinguirlo rápidamente. ![Captura_color.PNG](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_3b17b35af539b4c16cb5825a0b15503174da1ed86a2ec3e03b3f240c84307417/Captura_color.PNG?cb=e950236bcb47fae07ee0ea5cb1de096a) * Icono → De igual manera, es posible elegir, entre un conjunto de iconos disponibles, el que se utilizará para este estado. ![Captura_icono.PNG](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_81c68e7f062db93a0231f6793a370828f2eef0e2c118b33926e44365b9dc8de7/Captura_icono.PNG?cb=0ea2bb7dbcbca049afa524b3665b4656) **Categorías** En este apartado es posible personalizar las categorías que se pueden asignar a una comunicación, a partir de los que se crean por defecto. En la tabla que se muestra, es posible añadir, eliminar y editar las categorías. ![image2024-2-9_11-50-19.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_230f3f47626fa0d8d6ae758f1e8e8eb4ad419c8781e7ec92b83dbf2c3535f74d/image2024-2-9_11-50-19.png?cb=9d483e36963c246110f139d62a00a975) **NOTA:** En caso de que no se tengan configuradas categorías para clasificar las comunicaciones o se eliminen, ya no aparecerá el campo en el formulario de la misma, así como también en las comunicaciones que se hayan registrado previamente. Por lo tanto, las categorías proporcionadas por el comunicador o el gestor de la misma en cada comunicación desaparecerán. Al pulsar el botón "+" que tenemos al lado del título, podremos añadir una nueva categoría, o al pulsar el icono del lápiz de una categoría, podremos editar sus propiedades: ![image2024-2-9_11-51-15.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_165f7ffcf7943d0d61d7f61115b98a42f6c8ff27314396704bda5c0af0f96fb9/image2024-2-9_11-51-15.png?cb=58677c89387b8c6392957d868828fff0) * Idioma asociado → Por defecto aparece el idioma principal de la empresa, pudiendo cambiarlo para definir el texto de la categoría en caso de existir más idiomas. * Nombre de la categoría → En este campo se define el nombre que tomará esa categoría en el idioma seleccionado. * Descripción de la categoría → Este campo permite agregar detalles adicionales sobre la categoría en el idioma seleccionado. * Tipo de comunicación por categoría→ En caso de que la categoría sea habilitada para que pueda asignarla un comunicador, permite definir el tipo de identificación del mismo: * Por defecto: Si el canal está configurado para permitir comunicaciones anónimas o con el denunciante identificado, mantendrá el comportamiento configurado de forma general. * Anónima: En caso de asignar este tipo, si el comunicador asigna esta categoría, obligatoriamente la comunicación se realizará de forma anónima independientemente de la configuración general. * Comunicador identificado: Si se define este tipo, el comunicador deberá obligatoriamente a identificarse (ver apartado Datos Personales), independientemente de la configuración general. * Incluir categoría en el formulario del comunicador → Este campo permite habilitar la categoría para que pueda ser seleccionada por el comunicador a la hora de dar de alta una nueva comunicación. En caso de que no se marque, la categoría estará disponible únicamente de manera interna para los gestores del canal, y dejará de ser visible en comunicaciones anteriores, además de no poder asignarse en nuevas. NOTA: Si no se habilita ninguna categoría para el formulario del comunicador, este campo no aparecerá a la hora de registrar una nueva comunicación. * Gestores: Permite asignar las denuncias automáticamente a los Gestores definidos, en función a una categoría. Si pulsamos en el símbolo de papelera podremos eliminar la categoría correspondiente. Para lo cual nos pedirá confirmación de la acción. ![image2021-4-8_17-25-10.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_4fe044bf7cc81e4282b9bd2940e765b3d751469efe28300ee2962cea69cb33ee/image2021-4-8_17-25-10.png?cb=01b2260a472d6ef854448514c7dbdbaa) Debajo, se tienen dos campos adicionales de configuración de las categorías: * Categoría obligatoria → Permite indicar que, en caso de que habilitemos alguna categoría para ser incluida en el formulario del comunicador, sea obligado asignarle una antes de registrarla. * Categoría múltiple → Si se habilita este campo, los gestores del canal podrán asignar más de una categoría a una misma comunicación. Se debe pulsar el botón *Guardar* de la parte inferior derecha para que los cambios sean efectuados. **Visibilidad listado Comunicaciones** En este apartado se puede ajustar qué campos globales de la denuncia (aparte de las preguntas personalizables del formulario) van a estar visibles en el listado principal de Comunicaciones o Comunicaciones Caducadas, y en qué orden. Pulsando el icono con forma de ojo se puede mostrar u ocultar la columna, la cual aparecerá o no en el listado de comunicaciones. Mediante las flechas, se podrán reordenar para visualizarlas en el orden que se desee. Los campos que se pueden visualizar son: * Identificador: Este campo es el Id de la comunicación, que genera automáticamente la solución, y es único. Esta columna no se puede ocultar, ya que sirve de enlace para acceder al detalle de una comunicación. * Asunto: Campo editable para indicar un resumen o código para identificar un caso o comunicación concreta. * Gestores: Listado de usuarios asignados a una comunicación para su tratamiento. * Estado actual: Muestra el estado en que se encuentra cada una de las comunicaciones. Por defecto, esta columna aparece filtrada para mostrar únicamente las comunicaciones que no estén cerradas. * Categoría: Detalla la categoría o categorías asignadas a una comunicación. * Tipo: Campo que muestra si una comunicación ha sido anonimizada, archivada o se encuentra activa, y permite filtrar para localizar las de un tipo concreto. * Fecha de creación: En esta columna se muestra la fecha de registro de una comunicación. * Comunicador: Para las comunicaciones en las que la persona que la registró se identificó, se muestra su dirección de correo electrónico. En las comunicaciones anónimas (o que fueron anonimizadas) muestra el campo "Anónima". ![image-2023-9-21_16-6-23.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_acbe22b7081045c16a6c897779b4c55b84c2615509445feb599b2423382ab8d5/image-2023-9-21_16-6-23.png?cb=edce5aef46fda8f2c6fa21e54b21abaf) ## **Sistema** Es la tercera opción de Configuración, donde es posible cambiar parámetros internos para el formulario: **General** * Tipos de comunicaciones permitidas. * Esta opción permite indicar si se podrán realizar comunicaciones anónimas, obligando a identificarse al denunciante, o de ambos tipos. * Tipo por defecto. * En caso de que en el campo anterior se permitan realizar ambos tipos de comunicaciones (anónimas o con comunicador identificado), en este campo se podrá definir cual de ambos modos aparecerá marcado por defecto en el formulario de [Alta de Comunicación](https://help.globalsuitesolutions.com/es/canal-denuncias/v1/alta-de-comunicados.md). * Expiración de Contraseña. * Número de días que tarda en caducar la contraseña de los usuarios, pasados estos días respecto a la fecha en que se cambió, pedirá modificarla en el siguiente inicio de sesión. * Tamaño máximo de almacenamiento: Nos indica el espacio de almacenamiento que tenemos habilitado para los archivos incluidos en las comunicaciones. Debajo de ese límite, aparece un mensaje con el espacio utilizado, y el porcentaje respecto al máximo. * Mensaje para comunicación anónima: Este campo sirve para personalizar la información para el comunicador cuando se vaya a registrar una nueva comunicación de forma anónima. Este texto se puede configurar para cada uno de los idiomas disponibles, utilizando el selector de Idioma. * Límite de usuarios: Nos indica el número máximo de usuarios que podemos tener registrados en el sistema. Debajo de ese límite, aparece un mensaje con el número de usuarios actual. * Permitir Eliminar / Anonimizar Comunicaciones. * Sirve para permitir eliminar o anonimizar comunicaciones a los usuarios del canal. En caso de estar desactivado no será posible eliminar comunicaciones del sistema. ![image-2023-9-21_16-45-13.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_2bef126a78fae2e8ad007136327aacb7d9f88254663eb3b6847c3db1c160de81/image-2023-9-21_16-45-13.png?cb=655751fdaa7e56a7cbfc0d9466f9e3fc) **Comunicaciones** * Mostrar autor en Timeline del comunicador. * Permite configurar que desde la vista de seguimiento del comunicador, se pueda visualizar o no, el nombre del usuario gestor que ha registrado un comentario o adjunto visible por el comunicador. * Activar caducidad de Comunicaciones. * Permite habilitar/deshabilitar la caducidad de las comunicaciones, y definir el plazo (en días) para que una comunicación se considere caducada o vencida, desde la fecha en que se registró. * En caso de estar activada, se mostrará una opción adicional en el menú para poder gestionarlas (ver [Comunicaciones Caducadas](https://help.globalsuitesolutions.com/es/canal-denuncias/v1/comunicaciones-caducadas.md)). * Tamaño máximo por comunicación: Dentro del espacio total habilitado, es posible limitar cuánto espacio es posible ocupar en una comunicación concreta. Este límite nunca puede ser superior al total del entorno. * Plazo de Recepción: Permite definir cuántos días desde el registro de una comunicación se enviará una alerta a los destinatarios configurados, para realizar un acuse de recibo. ![image2024-2-9_12-59-53.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_09996ac5e5e13258f59b41aacbd2fae3bd5a5461cea7e1ff3edf49681defb1c5/image2024-2-9_12-59-53.png?cb=f4a11a57ba190bd09858a377366f03da) * Permitir adjuntar archivos al comunicador: Este campo sirve para habilitar o deshabilitar los permisos para adjuntar archivos locales en la propia comunicación que se enviará. Al habilitarlo se mostraran las siguientes opciones: * Borrado de Metadatos en Archivos: Si se habilita el borrado de metadatos, todos los archivos que se adjunten a una comunicación pasarán un proceso donde se eliminarán los posibles metadatos para proteger la privacidad. Cuando se carga un archivo en una denuncia, la eliminación de sus metadatos es un proceso transparente para el usuario. En caso de ser necesario, se puede emplear el "Mensaje de aviso al adjuntar archivos" para informar al comunicador acerca de la eliminación de los metadatos durante el proceso. Los tipos de archivo que están soportados para el borrado automático de metadatos son los siguientes: *pdf, doc, docx, txt, rtf, odt, ppt, xls, pptx, xlsx, odp, ods, jpg, jpeg, png, vsd, vsdx, pps, ppsx, csv, dot, dotx, msg, mpp, mpx, mpd, odg, bmp, gif, xlsm, zip, 7z, rar, mp4, mp3, avi, wmv, mkv, mov, ac3, wma, wav* * Mensaje de aviso al adjuntar archivos: En caso de habilitar la subida de adjuntos, se puede personalizar un mensaje que aparecerá junto con el campo de "Archivos adjuntos" del formulario de la comunicación para proporcionar indicaciones o información adicional al comunicador. ![image-2023-6-2_9-45-34.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_194186825757ffa048af238022792f5fa7c2162e04371c2846aece7afaadf4eb/image-2023-6-2_9-45-34.png?cb=afb8f0c21633f7e93705fd8217c25cdb) * Permitir grabar archivos de audio al comunicador: Si se habilita este campo, el comunicador podrá registrar un audio de voz para ofrecer otro mecanismo para registrar la comunicación, que realizará un tratamiento para distorsionar la voz, como parte del proceso de salvaguardar la privacidad del comunicador. * Indicaciones de grabación: Si se permite la grabación de audios de voz, se podrá parametrizar un mensaje con las instrucciones o información adicional que el comunicador verá a la hora de grabar el audio. ![image-2023-6-30_13-52-25.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_da1799981cf1bf1900edd6b0a434d3add61bc81904c056b91fd6fbdf3d4150e9/image-2023-6-30_13-52-25.png?cb=c4c5e7f0dead51b0fafd29d64f5b9b1c) ### **Condiciones de Uso** * Idioma → Nos permite seleccionar sobre qué idioma estamos adjuntando las condiciones del entorno. * Condiciones de Uso → Permite adjuntar unas condiciones de uso a la herramienta, que tendrán que se aceptadas para el envío de nuevas comunicaciones. * Actuales condiciones de uso → Muestra el nombre del archivo de condiciones que se tiene actualmente subido en la herramienta. * Texto de las Condiciones de Uso → Permite configurar el título del apartado de aceptación de las condiciones de uso, tanto de usuarios internos como de comunicadores. * Texto de aceptación de las Condiciones de Uso → Permite definir el texto específico de la aceptación de las condiciones. ![Captura_condiciones2.PNG](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_364af3bc334aa72cd6283997f7b20c87365d980feaf3722f9c140d036f3e0162/Captura_condiciones2.PNG?cb=1f115287afb7c8f93c31ecfa3b64e8d3) Estos cambios se aplicarán en los apartados de aceptación del usuario: ![Captura_condiciones.PNG](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_85396ccfc4b0155d0ea3c4b2349505a025d4ed4eb72dd8ef039ac479221d9ee8/Captura_condiciones.PNG?cb=de257cd4adb366ef55c253458060d0c8) #### **Política de Privacidad** En este apartado se puede personalizar la política de privacidad que estará disponible en la vista del Comunicador o denunciante. * Idioma → Nos permite seleccionar sobre qué idioma estamos adjuntando la Política de Privacidad. * Política de Privacidad → Permite adjuntar la Política de Privacidad corporativa a la herramienta, que podrá consultarse por el comunicador. * Actual Política de Privacidad → Muestra el nombre del archivo de condiciones que se tiene actualmente subido en la herramienta. * Texto de la Política de Privacidad → Permite configurar el título del enlace donde se podrá descargar la política de privacidad por parte de los comunicadores. ![image2021-5-17_11-56-51.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_ae711e0109cfd53047c67a8c3f1a596da371b3f54ae12679ee6a905600fc5627/image2021-5-17_11-56-51.png?cb=04bd8476529f403b89ff437e6f50fa2b) Esta configuración se aplicará a la vista del comunicador, tanto al realizar nuevas comunicaciones como al acceder al seguimiento de una realizada previamente. ![Politica.PNG](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_90b8b53c064d06547a16f7c5e8402cfaa1fcf29a398e414ec67bf18468417f6f/Politica.PNG?cb=02ad3a1bcc277729b710a0834bb6ff6f) ##### **NOTA:** Esta funcionalidad se ofrece como un servicio adicional. Si quiere más información, póngase en contacto con su proveedor. ##### **Asunto** En este apartado permite la posibilidad de habilitar/deshabilitar el campo "Asunto" para que sea visible en las fichas de las [Comunicaciones](https://help.globalsuite.es/display/CD/.Comunicaciones+vv2.46) y se incluirá en los informes que se pueden obtener de la herramienta. Si se desea también se puede modificar el nombre del campo "Asunto". ![Configuración Asunto.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_eb9234b812a277654ccf1a9625f4d549b121053c264b1224af33a56601736709/Configuraci%C3%B3n%20Asunto.png?cb=dd97238fd25fff35410ecff936f51c63) **Doble Factor de Autenticación** Se ha incorporado la funcionalidad de incorporar un segundo factor de autenticación en la herramienta GlobalSUITE Whistleblower Channel. ![2FA.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_711afc3cd80b5f86a7977cd60ae1015ed4c88cf34b83ffe79d13d3106d4f24d7/2FA.png?cb=a920a603ba63c2c495e531a54cf1e5e0) De manera adicional al mecanismo de autenticación actual (local, Active Directory, o ADFS Single Sign-On) se puede activar un segundo factor de autenticación mediante TOTP (Time-Based One-Time Password). Este mecanismo permite sincronizar algún dispositivo para introducir un código numérico que cambia cada 30 segundos, y que será solicitado en el momento que el usuario realiza login en la herramienta. Esta configuración se puede activar si así se requiere, bien de forma opcional, o habilitarlo de forma obligatoria, en cuyo caso a los usuarios tendrán que configurarlo en el siguiente acceso. Cuenta con mecanismos de seguridad para poder acceder una única vez a la herramienta (Códigos de Recuperación), así como poder desactivarse para un usuario concreto en caso de pérdida o borrado del dispositivo asociado. Para activar el Doble Factor de Autenticación mediante TOTP, deberán realizar los pasos indicados en Usuarios \> [Perfil](https://help.globalsuite.es/display/CD/Configuraciones+Consulting) ##### **Entorno Secundario** En este apartado se activa la posibilidad de enviar las comunicaciones a un entorno secundario cuando se eliminan del productivo. ![image2020-6-5_16-11-55.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_40ade797e0ab3efdf1094765fd8046fba5784324773505b0724ac0e3c3a714c3/image2020-6-5_16-11-55.png?cb=f85585653c7b19b6bb0b1aa7b7fcea53) ## **Servidor de Correo** Es la cuarta opción del menú superior, donde es posible añadir un **Servidor de Correo** propio para el envío de las notificaciones de la herramienta: * TLS (transpor Layer Security) → Permite habilitar un protocolo criptográfico, para el envío de notificaciones seguras. * Direccion URL → Ruta del servidor que ha de ponerse desde el departamento técnico. * Puerto → Puerto que es necesario tener abierto desde al área o departamento técnico para permitir que los emails de comunicación lleguen a sus destinos. ### Configuración de Email * Remitente del Email → Remitente del correo de las notificaciones que envía la herramienta. * Alias del Remitente → Nombre que va a tener el remitente cuando lleguen estas notificaciones al correo. #### Autenticación en el Servidor * Usuario → Cuenta de correo habilitada en el servidor (No necesaria en caso de tener Relay) * Contraseña del usuario → Contraseña de la cuenta de correo. (No necesario en caso de tener Relay) ![image2019-2-21_12-42-12.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_0e5c6fc6d5ab77d1743b43e3eb6835d189025fb7a85fb745d41791f79b640bda/image2019-2-21_12-42-12.png?cb=f63e08bd82680c49071c7260c12fc6a9) ## **Notificaciones** Es la quinta opción del menú superior, donde es posible configurar las notificaciones que envía la herramienta en determinados casos. ### Notificaciones disponibles Existe una serie de notificaciones que se pueden configurar de manera específica, que aparecen en el listado de este apartado. En la parte derecha es posible consultar si cada una de ellas están habilitadas o no. Las notificaciones disponibles son: * Alta de Comunicaciones → Esta notificación se envía en el momento en que se registra una nueva comunicación (de forma anónima o no), y permite informar a los usuarios que gestionan el canal. * Cambio de estado de Comunicación → Esta notificación interna, permite alertar a los usuarios seleccionados cuando se realiza un cambio de estado en una comunicación. * Cambio de estado de Comunicación. Notificación Externa → Permite informar a la persona que realizó la comunicación (en caso de que fuera un comunicador no anónimo) de que se ha realizado un cambio de estado. * Caducidad de Comunicaciones → Esta alerta automática, se envía en caso de que existan comunicaciones caducadas en la empresa. Ver [Comunicaciones Caducadas](https://help.globalsuitesolutions.com/es/canal-denuncias/v1/comunicaciones-caducadas.md) * Comentarios de la Comunicación → Si se habilita esta notificación, enviará un correo a los destinatarios configurados en caso de que se registre un comentario en una comunicación * Comentarios públicos de la Comunicación → Esta notificación permite enviar un aviso al comunicador (no anónimo) cuando se registren comentarios públicos, para que pueda acceder al seguimiento de la comunicación para consultarlos. * Subida de documentación en la Comunicación → Esta notificación avisa a los usuarios correspondientes de que se ha incorporado un nuevo documento adjunto en una comunicación. * Subida de documentación pública → Permite informar al comunicador (en caso de que no sea anónimo) de que se ha subido un documento adjunto a la comunicación, y que pueda acceder para consultarlo. * Alta de Usuarios → Permite personalizar el mensaje que se enviará a los usuarios de cualquier perfil que se creen en una empresa, con las instrucciones y credenciales para acceder al apartado de administración del canal. Esta notificación deberá contener las variables *$userLogin* y *$userPassword*, de forma obligatoria. * Alta de Comunicadores → Esta notificación, que no puede ser desactivada, permite personalizar el mensaje que se enviará a los comunicadores (no anónimos) que registren una nueva comunicación, con las instrucciones para acceder al seguimiento. Esta notificación deberá contener las variables *$userLogin* y *$userPassword*, de forma obligatoria. * Nueva comunicación asignada → Esta alerta permite personalizar el texto que se enviará a los Gestores a los que se asigne una comunicación para su seguimiento. * Desasignado de la comunicación → Permite configurar cómo se avisará a los Gestores cuando se les desasigne una comunicación que tenían previamente asignada. * Comunicación Eliminada/ Anonimizada → Permite alertar a los roles seleccionados cuando una comunicación haya sido eliminada o anonimizada. Por defecto esta desactivada, para activarla se deberá pulsar el campo tipo check "Activar/Desactivar". * Caducidad de Licencia → Permite definir qué destinatarios recibirán aviso cuando la licencia de GlobalSuite® Whistleblower Channel esté próxima a caducar. * Recordatorio recepción de comunicación → Esta alerta interna, permite notificar a los usuarios del Canal, incluyendo a los gestores asignados, cuando una comunicación se haya registrado X días antes (siendo esta cantidad configurable) * Aviso recepción de comunicación al comunicador. Notificación externa → Permite notificar del estado o situación de la denuncia registrada en el Canal, cuando pase un determinado número de días desde la creación. Esta alerta por correo electrónico se enviará únicamente en caso de que el comunicador no la haya registrado de forma anónima. #### Detalles de la notificación Cuando se selecciona una notificación en la tabla de notificaciones disponibles, se carga en este apartado toda la información para configurar la misma. * Activar / Desactivar → Permite habilitar o deshabilitar una notificación concreta para la empresa. * Roles Disponibles → Es posible seleccionar a qué perfiles de usuario se enviará correo electrónico de esa notificación. * Administrador Global: Todos los usuarios de la empresa con ese perfil. * Gestor Asociado: Los usuarios de tipo Gestor (o Gestor Consulting de la empresa superior), que estén asignados a la comunicación. * Administrador Global Superior: Todos los usuarios de tipo "Administrador Global" que pertenezcan a la empresa Administradora inmediatamente superior a la concreta. * Consulting Superior: Los usuarios de perfil "Consulting" que estén asignados a la empresa que se está notificando. * Idioma asociado → Nos permite alternar sobre qué idioma estamos parametrizando el mensaje de la notificación. (Una vez seleccionado el idioma, podremos completar el texto de los campos en dicho idioma) * Mensaje de la notificación → Campo de texto que permite especificar el mensaje que se enviará en el cuerpo del correo para cada notificación. Es posible incorporar variables o textos clave para que sean sustituidos por el parámetro correspondiente. Estos son: * *$company*: Corresponde al nombre (Razón social) de la empresa sobre la que se está trabajando * *$communicationId*: Es el código identificador de la comunicación afectada. * *$communicationStatus*: Indica el estado en el que se encuentra la comunicación sobre la que se está notificando. * *$userLogin:* Indica el campo login, o identificador del usuario (válido tanto para usuarios internos como comunicadores) * *$userPassword:* Muestra la contraseña generada en un nuevo usuario (utilizable solamente para las notificaciones de Alta de Usuario y Alta de Comunicador) * *$userName*: Nombre completo del usuario * *$userLastname*: Apellidos del usuario * *$publicURL:* Se sustituye por la URL de acceso a la vista de comunicadores, donde podrán reportar una nueva comunicación, o visualizar una previa. * *$adminURL:* Es la dirección de acceso para la parte interna del canal, donde se tiene acceso a la gestión de una empresa tanto Administradora como Consulting. ![Captura1.PNG](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_89f8dfc1f71198df3189218d3de414f242abc1f35d3f6c3c187648c632748633/Captura1.PNG?cb=1404d44fa37cb605ad057734d53eacdf) ## **Documentación** Esta opción permite a los administradores incorporar documentos que sean consultados por otros usuarios gestores desde la vista de [Documentos](https://help.globalsuitesolutions.com/es/canal-denuncias/v1/documentos-consulting.md), o por las personas que van a dar de [alta un nuevo comunicado](https://help.globalsuitesolutions.com/es/canal-denuncias/v1/alta-de-comunicados.md). ![Captura_manual.PNG](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_694f6aa65c263335f1c34fccfd8770e27ad9710c38adbdfb30d7c6d6298967c8/Captura_manual.PNG?cb=907b263904af16ede582873d8f7d24c1) Al pulsar el botón + aparece una ventana donde poder subir ese nuevo documento, con los siguientes campos: * Idioma asociado → El archivo incorporado será visible para los usuarios que tengan configurado dicho idioma en la herramienta. Esto permite subir una versión del documento para cada idioma. * Subida de ficheros → Permite seleccionar en el equipo local, el documento que se incorporará a esta tabla. * Visible en cliente → Al marcarlo, el documento estará disponible para las personas que vayan a formular una nueva comunicación. ![image2019-11-12_19-47-11.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_c996a89a9eb6ef3579cad8ba61e6b9157535644f3b0310e6013d0054b71537d1/image2019-11-12_19-47-11.png?cb=faa9821264170b7411b3e6790e1e0d8a) ## **Conexiones** Este apartado permite a los administradores configurar conexiones con sistemas, servicios o herramientas externas. ### ADFS En caso de querer integrar la empresa con el servidor de ADFS corporativo, se podrá configurar en este apartado. Esto permitirá a los usuarios acceder mediante Single Sign-On (SSO), directamente en caso de estar autenticado en el dominio. ![adfs_2.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_016f80834733c66ab48a8ae2ec329adb0c363b319221aef92f5fe54835be6e7c/adfs_2.png?cb=e67460dc2570222cf21f43831053f621) #### **NOTA:** Esta funcionalidad se ofrece como un servicio adicional. Si quiere más información, póngase en contacto con su proveedor. En primer lugar, para poder configurar la integración, esta tiene que estar habilitada (check **Habilitado**). A continuación se dispone de los siguientes campos: * Id de Empresa para Conexión ADFS → Es un campo que se genera de forma automática. Indica la cadena de confianza que se establece entre el servidor ADFS y GlobalSUITE® Whistleblower Channel. Es un campo único. * Login Url → Cuando se desea configurar una conexión usando el método SP initiated SSO, se debe introducir la url del servicio del IdP donde se realiza la autenticación vía ADFS. * Logout Url → Dirección a la que se redirige cuando un usuario con autenticación ADFS cierra la su sesión. Si no se define, al cerrar sesión volverá a la pantalla de login por defecto. * Habilitar encriptación → Configuración de la conexión ADFS que permite que los parámetros que se reciben desde el IdP vayan cifrados. * Firmar petición → Indica que, usando la configuración SP initiated SSO, la petición de autenticación que se realiza al IdP será firmada. * Rol inicial por defecto para usuarios → Aquí se puede indicar qué rol por defecto tomarán los nuevos usuarios que accedan por ADFS. Pueden ser: * Administrador * Administrador Global * Gestor Los roles de usuario pueden ser obtenidos directamente del servidor de ADFS, en caso de no recibir datos sobre el rol o que los datos que se reciban sean erróneos se utilizará el rol configurado en este campo. Mediante el botón "Descargar XML de Configuración" se puede descargar el fichero XML de configuración para cargarlo como una nueva entrada de veracidad de usuarios de confianza. ##### **NOTA IMPORTANTE:** El estándar SAML2 dispone de varios protocolos de binding * HTTP Redirect * HTTP POST * HTTP Artifact ###### Actualmente GlobalSuite® Whistleblower Channel soporta únicamente el protocolo HTTP Redirect. ##### Configuración Servidor ADFS (SAML 2.0) En la configuración del servidor ADFS se debe indicar que los datos a pasar en la petición son como mínimo: * Id. Nombre (nameidentifier) * Dirección de correo electrónico (emailaddress) ![image2020-7-23_12-1-46.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_67e2ad97ec11e451d0f1cd9de0965f3ec1f9614bc7484518534abd3ef9164091/image2020-7-23_12-1-46.png?cb=ce56cdce584f1da96228b5c3910e5683) Si se desea enviar la configuración del rol para crear los nuevos usuarios de ADFS deberá utilizarse el claim: IMPORTANTE: El nombre del rol que se envía desde el servidor de ADFS debe coincidir con alguno de los roles configurados en GlobalSUITE. Para obtener más información sobre la configuración del servidor ADFS puede acceder a: ##### Autenticación ADFS (SAML 2.0) Existen dos tipos de autenticación con ADFS: * IDP initiated SSO, el proceso de autenticación es iniciado por el idp, el usuario dispone de una lista de "aplicaciones corporativas", selecciona la que corresponde de GlobalSUITE e inicia la autenticación. A continuación, se muestra una imagen tipo de este formulario de aplicaciones. ![image2020-7-23_12-24-31.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_37c2fbd609c1a213551921c5ca8a85749e8c56a3457a37e9706ecc533f079c77/image2020-7-23_12-24-31.png?cb=54caba872ec2907070f15983cb0a9634) * SP initiated SSO, el proceso de autenticación es iniciado por GlobalSUITE, para usar este método se debe acceder con una url específica. Esta url se forma concatenando la url de GlobalSUITE con el texto: *?entityID=\[Identificador de Confianza\]*, donde el identificador de confianza es el código generado en la conexión y que puede encontrase en el campo con el mismo nombre, ver apartado 1 de este documento. Un ejemplo de url es: La autenticación con ADFS tiene las siguientes particularidades: * Si el usuario está accediendo por primera vez a la herramienta, a través de ADFS, se creará un usuario automáticamente con el nombre de usuario que se provee en la petición SAML. * Si el nombre de usuario ya existe en GlobalSUITE y no es el mismo que se ha creado en la primera conexión se lanzaría un mensaje de error. ## **Dashboard** Esta opción permite a los administradores personalizar las gráficas que aparecen en el apartado de [Inicio - Vista General de la Empresa](https://help.globalsuitesolutions.com/es/canal-denuncias/v1/inicio-vista-general-de-empresa.md) En este apartado podremos reordenar las gráficas para que aparezcan en el orden que deseemos, a través de las flechas de la parte derecha. En caso de que no queramos visualizar alguna gráfica, podremos ocultarla de la vista principal. ![dashboard.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_932ba4862695a00ac9d41ada8c0c05550dc3f5ea6fcdc04b26f95575131ccc3e/dashboard.png?cb=623e6a645650ce86103f46f825de67a4) Por defecto, estas gráficas son: * Comunicaciones por estado * Comunicaciones por estado y gestor * Comunicaciones por gestor y estado * Comunicaciones por Categoría * Creación de comunicaciones por fecha * Preguntas de Selección * Preguntas de Verificación * Espacio de Almacenamiento --- version: "Working version" language: "es" --- # Cumplimiento y Normativas Aplicables ## 01 Introducción El presente documento tiene como objeto la comparación y especificación del cumplimiento de la herramienta GlobalSuite Canal de Denuncias con los marcos normativos aplicables. Concretamente se recoge el cumplimiento de la plataforma con: · Directiva Europea 2019/1937 · ISO 37002 sobre sistemas de gestión de denuncias. · Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales. Aplicable sólo a España. · Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. ## 02 Directiva (UE) 2019/1937 El principal objetivo de la directiva (UE) 2019/1937 es garantizar la protección de los denunciantes cuando informen sobre posibles infracciones. En este sentido, la norma establece un marco común mínimo para garantizar esa protección de manera efectiva. **GlobalSuite permite a las organizaciones implementar y asegurar este marco de protección a través de su Canal de Denuncias, proporcionando la máxima transparencia y seguridad.** En primer lugar, destacar que el **Canal de Denuncias de GlobalSuite permite la comunicación interna de denuncias dentro de las organizaciones permitiendo cubrir, con un único canal, el alcance completo del término "denunciante" que recoge la directiva**: trabajadores, personas en situación de dependencia económica de la empresa, contratistas y proveedores. De esta manera las organizaciones dispondrán de un sistema centralizado donde analizar, investigar y gestionar todas las comunicaciones sobre posibles infracciones ahorrando costes y tiempo y creando un centro de investigación común. La característica más importante del Canal de Denuncias de GlobalSuite con respecto al cumplimiento de la directiva 2019/1937, consiste en que **las organizaciones podrán asegurar la confidencialidad y protección del denunciante desde varias perspectivas.** La primera de ellas es**permitir la creación de denuncias anónimas** sin necesidad de requerir, transferir, ni almacenar ningún tipo de dato personal que pudiera comprometer la identidad del denunciante. En segundo lugar, **la seguridad está garantizada en todas las capas y componentes de la aplicación** : desde la recolección de la información, a través del cifrado de las comunicaciones o del almacenamiento de los datos cifrados en las bases de datos del sistema. En tercer lugar, GlobalSuite **pone a disposición de las organizaciones un sistema de roles y permisos** que garantizan el acceso a la información, **sistemas de logs donde se registra todas las actuaciones** de todos los implicados y una monitorización continua del sistema. Además, permite gestionar el ciclo de vida de la denuncia y asegurar los plazos de vigencia de las mismas habilitando a las organizaciones sistemas de alertas sobre la temporalidad de las denuncias y permitiendo su transferencia a canales alternativos fuera de los entornos productivos. ## 03 ISO 37002 sobre Sistemas de Gestión de denuncias La norma ISO 37002 establece elementos esenciales que deberán cumplir las herramientas de Canales de Denuncias y que GlobalSuite cumple actualmente: * ++**Asignación de roles y responsabilidades.**++ En este sentido el canal de denuncias de GlobalSuite permite establecer varios roles y niveles de acceso al canal de denuncias para delimitar las responsabilidades y actuaciones de cada uno de ellos, permitiendo el acceso de terceros independientes para la gestión de las denuncias. Toda actividad es registrada en el sistema de log y puede ser auditada posteriormente. * ++**Clasificación y evaluación de las comunicaciones.**++ La norma indica que el sistema tendrá que especificar un procedimiento de clasificación, identificando el riesgo. En este aspecto el Canal de Denuncias es configurable y permite crear campos específicos para implementar el sistema de clasificación y evaluación que la organización defina. * ++**Investigación de las comunicaciones.**++ En este aspecto GlobalSuite asegura el cumplimiento de la norma estableciendo un procedimiento para la investigación de las denuncias definiendo varias fases en la investigación de las mismas, permitiendo la comunicación con el denunciante (incluso aunque la denuncia sea anónima), ampliando la información y contrastando la misma y garantizando la seguridad de los denunciantes y de las personas que pudieran ser sujeto del informe a través de control de acceso, sistema de roles, cifrado de información, vigencia y temporalidad de la información, etc. * ++**Cierre de denuncias.**++ GlobalSuite permitirá el cierre de denuncias permitiendo a las organizaciones separar denuncias abiertas de las cerradas que deban ser almacenadas en entornos independientes al productivo. Además, junto con el resto de las herramientas de la plataforma GlobalSuite se podrá gestionar acciones y recomendaciones resultado de las investigaciones y del cierre de denuncias pudiendo gestionar y llevar los seguimientos de estas acciones. ## 04 Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción La Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción habilita que los sistemas de denuncias sean gestionados por un tercero externo; siempre y cuando el sistema ofrezca garantías adecuadas de respeto de la independencia, la confidencialidad, la protección de datos y el secreto de las comunicaciones de denunciante y denunciado (art. 6). **El Canal de Denuncias de GlobalSuite garantiza el cumplimiento** de los extremos mencionados anteriormente permitiendo **presentar la información de forma anónima** para evitar la identificación del informante. Asimismo, cuenta con **medidas técnicas y organizativas adecuadas para preservar la identidad y garantizar la confidencialidad** de los datos correspondientes a las personas afectadas y a cualquier tercero que se mencione en la información suministrada, especialmente la identidad del informante en caso de que se hubiera identificado. Entre las principales características que permite al Canal de Denuncias GlobalSuite cumplir con la ley cabe destacar: · Accesibilidad y facilidad de uso para los denunciantes. · Anonimato y confidencialidad asegurados. · Protección contra posibles represalias hacia los denunciantes. · Posibilidad de enviar denuncias de forma segura y encriptada. · Capacidad para recibir denuncias en diferentes idiomas. · Seguimiento y registro de las denuncias recibidas. · Notificación de recibido y de seguimiento de la denuncia al denunciante. · Comunicación directa y confidencial entre el denunciante y el responsable del canal de denuncias. · Posibilidad de realizar una investigación interna a partir de la denuncia. · Registro y documentación de las medidas tomadas para dar solución a las denuncias recibidas. · Garantía de que el canal de denuncias no será utilizado para fines fraudulentos o con otros propósitos. Adicionalmente, GlobalSuite Canal de Denuncias facilita la gestión y el cumplimiento de la normativa con funcionalidades añadidas como: · Identificación de denuncias que han cumplido el plazo y notificación de estas denuncias a los gestores para otorgar un tratamiento prioritario. · Posibilidad de anonimizar la denuncia y eliminar cualquier dato personal. · Descarga de informes. · Dashboard interactivo con la información más relevante de las denuncias recibidas. Por último, el canal de denuncias también contribuye a la promoción de una cultura ética y transparente en las organizaciones, ya que permite la difusión de información relevante sobre políticas y procedimientos internos, así como la gestión de casos de conducta inapropiada o sospechosa. GlobalSuite ostenta la consideración de encargado del tratamiento a efectos de la legislación sobre protección de datos personales. El tratamiento se regirá por el acto o contrato al que se refiere el artículo 28.3 del Reglamento (UE) 2016/679, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, de forma previa a la contratación del servicio. ## 05 Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD) De cara a cumplir con la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales, el Canal de Denuncias de GlobalSuite (a) no guarda la IP del sujeto que interpone la denuncia en los supuestos en los que el interesado decide interponen la denuncia de manera anónima y (b) almacena la información contenida en las denuncias en backups un máximo de tres (3) meses. En relación con los logs de GlobalSuite®, estos se conservan de forma inmutable con la finalidad de evidenciar que el sistema funciona correctamente, siguiendo las directrices de la Agencia Española de Protección de Datos, la cual habilita a conservar esta tipología de información para el fin indicado anteriormente. En todo caso, la información del log se conservará durante la relación contractual con el cliente y, posteriormente, durante el plazo legal de prescripción de las acciones o normativa que resulte aplicable en la materia. El Canal de Denuncias de GlobalSuite permite interponer denuncias de manera anónima a los interesados. No obstante, respecto de aquellas denuncias que se interponen identificando al interesado, los datos personales de quien formule la comunicación y de los empleados y terceros implicados en las denuncias, se conservan únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados. En todo caso, transcurridos tres (3) meses desde la introducción de los datos, se faculta al responsable a la supresión de la denuncia del Canal de Denuncias de GlobalSuite para cumplir con lo exigido por la LOPDGDD. --- version: "Working version" language: "es" --- # Datos de Empresa ## **NOTA:** Esta opción está disponible para los usuarios Administrador Global y Administrador. En esta opción se pueden ver todos los datos de la empresa, es decir la información detallada de la misma, concretamente los campos son los siguientes: * Nombre * CIF * Razón Social * Email * Teléfono * Dirección * Población * Provincia * País * Código Postal * Web site ![image2019-11-28_17-54-22.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_3a08c60ecdf511d5a02d855f38fae0e8ccaddcdfd3554c68e574f5d4712e0c4d/image2019-11-28_17-54-22.png?cb=0927c475e39aa0ed637b276352e489fd) De manera adicional, en la parte inferior del formulario, es posible cambiar de qué empresa superior (empresa padre) va a depender la actual. Para ello, hay que activar el check de "Cambiar empresa padre", tras lo cual nos aparecerá el listado de empresas Administradoras a las que se puede transferir. En caso de que esa nueva empresa padre no disponga de límite de entidades disponibles, no me permitirá cambiarla. ![image2019-6-19_13-18-12.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_a2c008699b769a6b1bc673153a1bab7ece74876395d6706d26604a9deb3f126e/image2019-6-19_13-18-12.png?cb=50c90b47cfc0ee5881ed45709c008bca) En el apartado de Licencia, se puede consultar el tipo de licencia de la empresa, además de si se encuentra de Alta, o de Baja, y las fechas asociadas. Para los usuarios superiores, es posible ajustar el límite de empresas que se pueden crear por debajo de la actual. Además, se informa de cuántas se pueden ampliar (Entidades disponibles), y cuántas se han usado (Entidades usadas). ![image2019-11-28_17-55-35.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_097953196c827b8a410ed3aeb71aa731bee1508c02b5bd5218dfc735502550ce/image2019-11-28_17-55-35.png?cb=b6b6ec60e846f8a1f381e345fe4617d4) Cuando se quieran almacenar las modificaciones del formulario, hay que pulsar el botón situado en la parte inferior derecha de la pantalla. --- version: "Working version" language: "es" --- # Documentos ## **NOTA:** Esta opción está disponible para los usuarios Administrador Global, Administrador y Consulting. En esta sección se muestran los enlaces del Manual de Usuario y la Política de privacidad, si se pulsa encima de los botones se abren en una ventana nueva para poderlo ver. Además, en caso de que se hayan subido documentos de apoyo en el apartado de [Configuraciones](https://help.globalsuitesolutions.com/es/canal-denuncias/v1/configuraciones.md)(en el idioma del usuario), aparecen en la tabla inferior para poder descargarlos a través del icono de la parte izquierda de la tabla. ![image2019-11-12_20-6-38.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_325129874756fe03c324052f3cadd86572b3ae73975a17f4fbf28780858f2706/image2019-11-12_20-6-38.png?cb=9e43da57e106587a6b3f9c41b314adb7) **NOTA:** También es posible acceder al Manual de usuario desde el pie de pagina de la plataforma, opción "Manual de usuario" --- version: "Working version" language: "es" --- # Documentos (Consulting) ## **NOTA:** Esta opción está disponible para los usuarios Administrador Global, Administrador y Gestor. En esta sección se muestran los enlaces del Manual de Usuario y la Política de privacidad, si se pulsa encima de los botones se abren en una ventana nueva para poderlo ver. Además, en caso de que se hayan subido documentos de apoyo en el apartado de [Configuraciones](https://help.globalsuitesolutions.com/es/canal-denuncias/v1/configuraciones-consulting.md)(para el idioma del usuario), aparecen en la tabla inferior para poder descargarlos a través del icono de la parte izquierda de la tabla. ![image2019-11-12_20-8-9.png](https://help.globalsuitesolutions.com/__attachments/a_bac873fd6041c6c81c4973d0e919497446a9df7ee030cbd8ec1821ad8d9a3ab9/image2019-11-12_20-8-9.png?cb=9e43da57e106587a6b3f9c41b314adb7) **NOTA:**También es posible acceder al Manual de usuario desde el pie de pagina de la plataforma, opción "Manual de usuario" --- version: "Working version" language: "es" --- # Empresa Administradora Tipo de empresa que permite la administración de uno o varios canales de comunicación. A continuación se muestras las diferentes opciones disponibles que tiene este tipo de empresa: * [Inicio - Vista General de la Empresa](https://help.globalsuitesolutions.com/es/canal-denuncias/v1/inicio-vista-general-de-la-empresa.md) * [Datos de Empresa](https://help.globalsuitesolutions.com/es/canal-denuncias/v1/datos-de-empresa.md) * [Gestión de Empresas](https://help.globalsuitesolutions.com/es/canal-denuncias/v1/gestion-de-empresas.md) * [Documentos](https://help.globalsuitesolutions.com/es/canal-denuncias/v1/documentos.md) * [Registros](https://help.globalsuitesolutions.com/es/canal-denuncias/v1/registros.md) * [Configuraciones](https://help.globalsuitesolutions.com/es/canal-denuncias/v1/configuraciones.md) * [Usuarios](https://help.globalsuitesolutions.com/es/canal-denuncias/v1/usuarios.md) --- version: "Working version" language: "es" --- # Empresa Consulting Tipo de empresa que permite establecer, implantar y gestionar un canal de comunicación. A continuación se muestran las diferentes opciones de las que dispone este tipo de empresa: * [Inicio - Vista general de Empresa](https://help.globalsuitesolutions.com/es/canal-denuncias/v1/inicio-vista-general-de-empresa.md) * [Empresa - Datos de Empresa](https://help.globalsuitesolutions.com/es/canal-denuncias/v1/empresa-datos-de-empresa.md) * [Documentos (Consulting)](https://help.globalsuitesolutions.com/es/canal-denuncias/v1/documentos-consulting.md) * [Usuarios (Consulting)](https://help.globalsuitesolutions.com/es/canal-denuncias/v1/usuarios-consulting.md) * [Configuraciones Consulting](https://help.globalsuitesolutions.com/es/canal-denuncias/v1/configuraciones-consulting.md) * [Comunicaciones](https://help.globalsuitesolutions.com/es/canal-denuncias/v1/comunicaciones.md) * [Registros (Logs)](https://help.globalsuitesolutions.com/es/canal-denuncias/v1/registros-logs.md) * [Comunicaciones Caducadas](https://help.globalsuitesolutions.com/es/canal-denuncias/v1/comunicaciones-caducadas.md) [Next Page](https://help.globalsuitesolutions.com/llms-full.txt/1)